Прогрес до нас поспішає: вивчаємо сучасність та майбутнє електронного документообігу

Олександра ОЛЬХОВСЬКА, експерт з питань оплати праці (e-mail: ot@id.factor.ua)
Оплата труда Январь, 2015/№ 2/1
В избранном В избранное
Печать
Паперові документи скоро залишаться у минулому, завтрашній день — за їх електронними «родичами»! Приблизно такими словами охарактеризуємо курс Мін’юсту на впровадження електронного документообігу в установах, який визначили восени 2014 року. Про переваги ел-доку й говорити нічого: він швидко потрапляє на наступний етап обробки (або до виконавця, адресата), з ним не треба бігати від відділу до відділу з проханням підписати саме «дивіться, ось тут», а сформована база електронних документів дозволяє знайти документ у декілька «кліків мишкою». Чи дійде прогрес із електронного документообігу до установ уже у 2015 році? Давайте з’ясовувати разом!

Вивчаємо нормативне підґрунтя ел-докпрориву

Почнемо з головного — Мін’юст наказом № 1886 (набрав чинності 28.11.2014 р.) затвердив цілий пакет нормативно-правових документів, якими передбачено запровадження електронного документообігу. У центрі уваги такого пакета — Порядок № 1886, оскільки у ньому зібрані топові норми з організації та ведення електронного документообігу та створення електронних документів.

Що сказати у цілому про названий документ? По-перше, у ньому йдеться про створення усіх документів (у тому числі з кадрових питань) в електронному вигляді та перехід на електронний документообіг.

Зверніть увагу! Кадрове діловодство — одна із складових системи документообігу установи. Тож створення «безпаперових» документів торкнеться і його.

По-друге, він однозначно важкий для сприйняття, оскільки у буквальному сенсі рясніє термінологією та абревіатурами програмістів, системників. А ось для вуха звичайних користувачів комп’ютерів ці поняття далекі та диковинні. Тому наша задача — розібратися із тими положеннями Порядку № 1886, які стануть у нагоді кадровику, а конвертації та XML-визначення — залишимо комп’ютерникам.

 

Хто переходить на ел-документацію

Впровадити електронний документообіг та організувати роботу з електронними документами повинні: держоргани, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності.

Важливо! Формально застосовувати електронний документопотік повинні усі бюджетні установи. Проте наказ № 1886 не містить граничних строків із його запровадження.

Насправді ел-документування для окремих держорганів — далеко не новинка. Такий підхід до формату документів вже декілька років поспіль використовують центральні та місцеві органи виконавчої влади (на базі Типової інструкції № 1242, Типового порядку № 1453). Нам відомо, що на практиці в деяких обласних державних адміністраціях уже працює система створення документів та подальшої роботи з ними в електрон­ному вигляді.

 

Як працювати в ел-докпросторі

Ми вже відзначали, що Порядок № 1886 «добряче» укомплектований програмними термінами. Більш того, висуває вимоги до кожної стадії обробки «безпаперника»… Усі нюанси не перелічити, а про них треба пам’ятати та враховувати раз за разом при створенні і подальшому супроводі документа.

Як бути? На нашу думку, врегулювати процес електронного документування повинні спеціальні комп’ютерні програми. Вказує на це і Порядок № 1886: у його нормах звучать вимоги щодо спеціалізованого програмного забезпечення та наведене його визначення. На ринку вже існують системи електронного документообігу, які здатні автоматизувати весь комплекс робіт з електронними документами.

При цьому текстовий файл електронного документа повинен створюватися за допомогою поширеного програмного забезпечення, що не потребує додаткового навчання працівників установи та додаткових фінансових витрат (п. 1 гл. 4 розд. II Порядку № 1886).

Важливо! Електронний документ оформлюють за загальними правилами документування. Вказують у ньому ті самі реквізити, що установлені для аналогічного паперового документа (п. 2 гл. 1 розд. II Порядку № 1886). Так само і при побудові електронного документообігу перш за все беруть до уваги вже існуючу в установі інструкцію з діловодства (документообіг) з урахуванням технічних та програмних засобів, що вже функціонують (п. 1 гл. 1 розд. III Порядку № 1886).

Виходить, що кадрова документація в електронному вигляді не повинна відрізнятися від її паперового двійника. Цікава деталь: створення документів з кадрових питань в електронній формі ви повинні погодити з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради (п. 4 гл. 1 розд. I Порядку № 1886).

Важливий нюанс! Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання установи зобов’язані створювати у двох формах, тобто паперовій та електронній (п. 4 гл. 1 розд. I Порядку № 1886). Для цього після оформлення електрон­ного документа одразу створюють його паперовий примірник (п. 1 гл. 6 розд. IV Порядку № 1886). Як бачимо, деякі електронні документи (у тому числі з кадрових питань) все ж таки доведеться створювати паралельно й у паперовій формі.

Що ще цікавого у створенні електронних документів? Спочатку пригадайте їх паперового аналога — він обов’язково містить печатку установи (інших відділів, наприклад кадрової служби) та підписи посадових осіб. У більшості випадків його підписують ще й інші працівники, засвідчуючи таким чином свою обізнаність з документом або погодження з його змістом.

Як підписати віртуальний документ? За допомогою ЕЦП! Майте на увазі: створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП (п. 4 гл. 4 розд. II Порядку № 1886). До накладання ЕЦП він вважається лише проектом електронного документа.

У майбутньому, на нашу думку, ЕЦП треба наділити кожного працівника. Чому абсолютно усіх? Вони також розписуються у внутрішній документації установи, особливо при оформленні зарплатно-кадрової.

Звісно, що відтиснути печатку на електронному документі неможливо. Що залишається? Знову ж таки отримати ЕЦП і для таких цілей. З цього приводу процитуємо норму п. 6 гл. 2 розд. II Порядку № 1886: «у разі якщо згідно із законодавством необхідне засвідчення печаткою підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам, установа застосовує спеціально призначений для таких цілей електронний цифровий підпис».

Наостанок відзначимо, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578).

 

Зворотний бік медалі — ел-документування

Високопосадовці переслідують прогресивну мету — запровадити створення електронних документів та впровадити електронний  документообіг в усіх без винятку держорганах та установах (у тому числі бюджетних). Плани гранді­озні, а головне, вони крокують у ногу із сучасністю!

Та чи побачать установи заявлений прогрес уже до кінця 2015 року? На нашу думку — одиниці, й то лише «верхівки», а інші бюджетні установи будуть чекати свого часу ☹. У кращому випадку останні можуть сподіватися на часткове запровадження електронного документообігу.

Пояснення такого погляду лежить на поверхні: в країні тотальна економія бюджетних коштів. Водночас організація електронного документування передбачає закупівлю та установлення спеціального програмного забезпечення (ліцензійного!) та його обслуговування. Та що вже казати про обслуговування всього процесу та придбання ЕЦП. Все це потребує значних коштів, які навряд чи виділять бюджетникам.

 

Використані документи і скорочення

Типова інструкція № 1242 — Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 р. № 1242.

Типовий порядок № 1453 — Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 р. № 1453.

Наказ № 1886 — наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Порядок № 1886 — Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Перелік № 578 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5.

ЕЦП — електронний цифровий підпис.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно