Кадровик подає звітність у 2015 році: куди, коли та як

Людмила БЄЛЄВЦОВА, експерт з питань оплати праці (e-mail: l.belevtsova@id.factor.ua)
Оплата труда Январь, 2015/№ 2/1
В избранном В избранное
Печать
Кадровики опинилися серед «щасливчиків», які повинні складати та подавати цілий список звітів. Де шукати той список? Адже кадрова звітність не зібрана в одному уніфікованому документі! А між тим спеціалістам кадрових служб треба і у «статистику» забігти, і у «зайнятість» встигнути та до відділу соцзахисту інвалідів зазирнути… Не хапайтеся за голову — читайте цю статтю! У ній ми зібрали найбільш поширені звіти, які традиційно заповнюють та подають кадровики.

Збірник кадрової звітності — 2015

«Пік» граничних дат із подання кадрової звітності припадає на останній зимовий місяць — лютий. У цей період спеціалісти кадрової служби подають звіти, які тягнуться з попереднього звітного періоду (у нашому випадку звітність за 2014 рік) та не забувають про «кадрово-звітні» справи вже поточного року (тобто 2015 року)*. Такий ось симбіоз! Як тут не розгубитися і тримати усе в голові? Не будемо вас томити та в таблиці на с. 6 цього номера покажемо обіцяний список звітів, які заповнюють кадровики у 2015 році.

* Держстат щороку доводить список звітів, які подають у відповідному році. Зараз керуємось Загальним табелем (Переліком) форм державних статистичних спостережень на 2015 рік, затвердженим наказом Держстату від 19.12.2014 р. № 398.ср. 025069200

Також не забувайте, що до обов’язків спеціалістів відділу кадрів може входити складання та подання кадрової звітності, притаманної певній галузі. Крім того, подекуди кадровика залучають до заповнення окремих граф інших звітів. Наприклад, бухгалтер просить допомогти із обчисленням або поділитися вже розрахованими показниками облікової кількості штатних працівників (відображають у формі № 1ДФ та формі № Д4) та середньооблікової кількості штатних працівників (відображають у формі № Д4). До речі, про обчислення цих показників йдеться у статті «Один, два… і тебе врахували, або Визначаємо кількість працівників» // «ОП», 2014, № 6, с. 13, також стане у нагоді довідкова інформація, наведена у вказаному номері нашої газети на с. 29.

 

Назва звіту

Керівництво по заповненню

Граничний строк подання

Місце подання

Регламентований

Конкретний для 2015 року

1

2

3

4

5

6

«Статистична» звітність

Форма № 1-ПВ (місячна)

Інструкція, затверджена наказом Держкомстату від 26.10.2009 р. № 403

Не пізніше 7-го числа після звітного періоду

За місяць

Дата

Орган держстатистики за місцем здійснення діяльності

Січень

09.02.2015 р.

Лютий

10.03.2015 р.

Березень

07.04.2015 р.

Квітень

07.05.2015 р.

Травень

08.06.2015 р.

Червень

07.07.2015 р.

Липень

07.08.2015 р.

Серпень

07.09.2015 р.

Вересень

07.10.2015 р.

Жовтень

09.11.2015 р.

Листопад

07.12.2015 р.

Грудень

08.01.2016 р.*

Форма № 1-ПВ (квартальна)

Інструкція, затверджена наказом Держкомстату від 26.10.2009 р. № 404

Не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом

За квартал

Дата

I

07.04.2015 р.

II

07.07.2015 р.

III

07.10.2015 р.

IV

08.01.2016 р.*

Форма № 6-ПВ (річна)

Інструкція, затверджена наказом Держкомстату від 06.11.2006 р. № 508, роз’яснення Держстату від 06.08.2014 р. № 18.1-12/21 ср. 025069200

Не пізніше 7-го лютого

09.02.2015 р.

Форма № 9-ДС (річна)

Інструкція, затверджена наказом Держкомстату від 07.10.2010 р. № 415, роз’яснення Держстату від 07.10.2014 р. № 17.4-12/33

Не пізніше 7-го лютого

09.02.2015 р.

Орган держстатистики за місцем знаходження

Форма № 1-РС (один раз на чотири роки)

Інструкція, затверджена наказом Держкомстату від 07.10.2010 р. № 414

Не пізніше 7-го квітня

07.04.2015 р.

Орган держстатистики за місцем здійснення діяльності

Звітність до служби зайнятості

Річний звіт за квотою 5 %

Порядок, затверджений наказом Мінсоцполітики від 16.05.2013 р. № 271

Не пізніше 1-го лютого після звітного року

30.01.2015 р.**

Територіальний орган Держслужби зайнятості у районі, місті, районі у місті (незалежно від місцезнаходження установи)

Форма № 3-ПН (подають за наявності вакансії)

Порядок, затверджений наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 316

Не пізніше 10 робочих днів з дати відкриття вакансії

Якщо роботодавець відкрив вакансію 03.03.2015 р., то останній день подання звіту — 17.03.2015 р.

Територіальний орган Держслужби зайнятості України у місті Києві, районі, місті, районі у місті (незалежно від місцезнаходження роботодавця)

Форма № 4-ПН (подають при масовому вивільненні працівників***)

Порядок, затверджений наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 317

Не пізніше ніж за 2 місяці до масового вивільнення

Якщо роботодавець запланував вивільнення на 27.04.2015 р, то останній день подання звіту — 27.02.2015 р.

Територіальний орган Держслужби зайнятості України у місті Києві, районі, місті, районі у місті (за місцем реєстрації роботодавця як платника ЄСВ)

Звітність про працівників-інвалідів

Форма № 10-ПІ (річна)

Інструкція № 42

У формі — не пізніше 1 березня після звітного періоду, а в Інструкції — до 1 березня

27.02.2015 р.

Відділення Фонду соцзахисту інвалідів за місцем реєстрації установи

Звітність з військового обліку

Список призовників (подають щороку)****

Інструкція, затверджена наказом Міноборони від 15.12.2010 р. № 660

Не пізніше 1 грудня поточного року

01.12.2015 р.

Військовий комісаріат за місцем реєстрації установи

* Дата наведена без урахування можливих перенесень робочих днів для відзначання новорічно-різдвяних свят. ** Якщо орган служби зайнятості, до якого ви подаєте Річний звіт за квотою 5 %, скористається «кабмінівськими» перенесеннями для відзначання новорічних свят, то 31.01.2015 р. для нього — робочий день. Тоді гранична дата подання цього Звіту саме останній день січня. Щоб пересвідчитися, чи дійсно цей орган зайнятості працює 31.01.2015 р., — зателефонуйте до нього та дізнайтеся, чи дійсно він у цей день прийматиме звіти. *** Визначення масового вивільнення працівників див. у статті «Скорочуємо персонал грамотно: покрокова шпаргалка» // «ОП», 2014, № 10, с. 22. **** Також читайте статтю «Абсолютно не таємно: ведення військового обліку в установі» // спецвипуск «ОП», 2014, № 18/1, с. 16.

 

Звітуємо вчасно

Проґавити граничну дату подання звітності — неприпустима помилка. У певному сенсі на допомогу кадровикам приходять форми самих звітів — на більшості з них стоїть остання дата, коли ще можна встигнути «переправити» звіт. Як бути, якщо така дата припадає на вихідний (святковий, неробочий) день? Що ж, непорозуміння тут існує, адже жодний нормативний документ, який роз’яснює подання звіту, не дає відповіді на це запитання. У той же час кожне відомство обрало свій власний шлях.

Статистика. Представники Держстату вже давно йдуть на певні поступки роботодавцям. На практиці, якщо гранична дата подання звіту припадає на вихідний (святковий, неробочий), то цей строк переноситься на наступний робочий день після такого вихідного (святкового, неробочого) дня. Пересвідчитися у такому можна — для цього достатньо «завітати» на офіційний сайт Держстату (www.ukrstat.gov.ua) і перейти до розділу «Респондентам» / «Календар подання форм державних статистичних спостережень та фінансової звітності у 2015 році».

Отже, нині ми можемо констатувати, що органи Держстату вже давно «закрили очі» на посилання у п. 3.1 Порядку № 521, яким передбачений досить складний механізм перенесення граничних дат із подання статистичних звітів.

Зайнятість та «інвалідний» звіт. Зовсім інші правила перенесення застосовують у разі співпадання вихідного (святкового, неробочого) дня та граничної дати із подання звітів до служби зайнятості та Фонду соцзахисту інвалідів. До цих відомств звітність треба подати в останній робочий день, що передує вихідному (святковому, неробочому), на який припадає граничний строк подання звітності. Пояснення напрочуд просте: згадані служби відмовчуються з приводу подібного перенесення, а тому на практиці застосовують саме такий підхід.

Важливо! Порада кадровику від редакції: не чекайте грачиної дати подання звітів, а передавайте їх до органів заздалегідь.

 

До кого нести звіт

Про місце подання звіту сказано прямо на бланку кожного кадрового звіту, що нами розглядається. Пригадайте, куди саме нести звіт, переглянувши таблицю на початку цієї статті.

Органи Держстату скоординували подання статзвітності установами та організаціями, розташованими на неспокійних територіях Донецької та Луганської областей. На офіційному сайті (www.ukrstat.gov.ua) згаданого органу з посиланням на наказ від 09.07.2014 р. № 209 сказано: респонденти Донецької та Луганської областей можуть подати форми державної статзвітності у паперовому вигляді до територіального органу держстатистики (на рівні області, району, міста) у будь-якому регіоні України. А ось порядок подання електронної звітності не змінився.

У вас є відокремлений підрозділ? Тоді при поданні статзвітності вам знадобиться п. 1.2 Інструкції № 286. Установа, яка розміщена на одній адміністративній території зі своїм структурним підрозділом, подає звіт з урахуванням даних свого відокремленого підрозділу. Головна установа подає звітність за місцезнаходженням несамостійного підрозділу, коли структурний підрозділ не веде первинний облік робочого часу та не здійснює нарахування зарплати. Якщо ж установа та самостійний структурний підрозділ розташовані на різних адмінтериторіях, то структурний підрозділ самостійно подає звіти зі статистики.

Що стосується форми № 10-ПІ, то роботодавці, які мають відокремлені підрозділи, подають зведений звіт (п. 1.2 Інструкції № 42). І це зрозуміло, адже цей Звіт заснований на розрахунках, в основі яких середньооблікова кількість штатних працівників усієї установи.

На нашу думку, і це підтверджує практика, Річний звіт за квотою 5 % та форму № 3-ПН установа та уповноважені відокремлені структурні підрозділи подають до центру зайнятості за місцем реєстрації. А ось при поданні форми № 4-ПН виходять перш за все із місця реєстрації роботодавця як платника ЄСВ.

Список призовників до військового комісаріату установа та уповноважені відокремлені підрозділи подають до військового комісаріату за місцем реєстрації.

 

В якій формі подати: електронній або паперовій

Прогрес не стоїть на місці — сьогодні вже більшість звітів ми подаємо в електронному вигляді. Більшість, але не всі! На жаль, до заповнення окремих звітів відомства підходять «консервативно» — на папері, і тільки на папері.

Статистика. Які способи подання звітності пропонують нам органи Держстату? Обидва, але з умовами!

Важливо! В електронному вигляді роботодавець може подати форми № 1-ПВ (місячна), № 1-ПВ (квартальна), № 6-ПВ (річна). Подавати ці звіти ще на паперових носіях не потрібно.

Додамо декілька слів стосовно можливості подання в електронному вигляді форми № 1-ПВ (квартальна). Справа у тому, що Держстат на своєму офіційному сайті в одному випадку називає цей Звіт серед тих, що подаються в електронному вигляді, а ось в інших випадках — ні. Оскільки можливість передати форму № 1-ПВ (квартальна) була і минулого 2014 року, то 2015 рік, на нашу думку, не стане винятком. Сумніваєтесь? Тоді зв’яжіться із представником «рідного» для вас органу Держстату, щоб отримати точну інформацію з цього приводу.

Вважаємо, що установа може подати згадані звіти у паперовому вигляді замість електронного. Принаймні винятків із цього приводу нормативна база не містить.

Зверніть увагу! За інформацію веб-джерела Держстату, форми № 9-ДС та № 1-РС подають виключно у паперовій формі.

Як передати статзвітність, складену на папері, до відповідального відомства? Що ж, уточнень з цього приводу немає. Звіт, складений на папері, як правило, направляють до відомства поштою. Якщо ви користуєтесь саме цим «каналом» передачі — переправляйте його рекомендованим листом заздалегідь до граничної дати подання звітів.

Зайнятість. Рекомендацій щодо способів подання звітів до органів зайнятості немає. На практиці таку звітність подають особисто фахівцям цього відомства на паперових носіях.

Звіт про працівників-інвалідів. На цей час форму № 10-ПІ приймають виключно у паперовому вигляді, можливості її передачі в електронному вигляді до Фонду соцзахисту інвалідів немає. Про це йдеться у листі Фонду від 15.09.2010 р. № 1/6-299/03-01 та на його офіційному сайті (www.ispf.gov.ua). Подають паперовий носій із формою № 10-ПІ особисто або направляють його поштою рекомендованим листом.

Звітність з військового обліку. Її за старинкою подають тільки на паперових носіях. У більшості випадків передає її представник установи безпосередньо до військового комісаріату.

 

Як заповнити

Під кожний звіт розроблений нормативний документ із його заповнення — Інструкція або Порядок. У них розписані відомості, які відображають у рядках кадрових звітів.

Будьте уважними при використанні інструкцій, розроблених для оформлення статистичних звітів. Керуватися ними можна, але уважно слідкуйте за рядками. Пояснимо: такі допоміжні матеріали розроблювалися ще під звіти, форми яких вже не використовуються. Тому трапляються випадки, коли в інструкціях містяться дані, які вже не відображають у звітах через відсутність відповідних рядків. Допоможуть вам грамотно скласти звіт і роз’яснення Держстату — вони вже «заточені» під нові форми звітів.

Важливо! У формах № 1-ПВ (місячна), № 1-ПВ (квартальна), № 6-ПВ (річна) та багатьох інших є безліч показників, що повторюються. Уважно слідкуйте за ними — не допускайте розбіжності в них там, де це недопустимо.

Чим керуватися спеціалісту кадрової служби при заповненні кадрової звітності? Усім спектром кадрової документації. У нагоді вам стануть:

— наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору;

— особова картка;

— наказ (розпорядження) про надання відпустки;

— розрахунково-платіжні, розрахункові та платіжні відомості;

— особові рахунки, трудові договори (конт­ракти);

— інші документи первинного та бухгалтерського обліку, затверджені в установленому порядку, що характеризують кількісний та якісний склад працівників, їх дохід у грошовій та натуральній формах, а також розміри пільг та компенсацій.

Увага! Про заповнення Річного звіту за квотою 5 % дізнайтеся зі статті «Новий річний звіт за квотою 5 %: заповнюємо та подаємо до 1 лютого» // «ОП», 2014, № 2, с. 13, а про складання форми № 10-ПІ — зі статті «Звіт про виконання «інвалідного» нормативу: заповнюємо та подаємо правильно» // «ОП», 2013, № 4, с. 21.

 

Чи є відповідальність за неподання

Що за питання? Звісно є! Проте поспішаємо вас підбадьорити. Таки існують звіти, за неподання яких штрафу немає J. Заінтриговані? Ознайомтесь із таблицею, наведеною нижче.

 

№ з/п

Назва звіту

Розмір штрафу

Орган, що накладає штраф

Нормативне обґрунтування

1

2

3

4

5

1

Статистична звітність:

1.1

Форма № 1-ПВ

(місячна)

У загальному випадку:
на громадян — від 3 до 5 нмдг (від 51 до 85 грн.);
на посадових осіб — від 10 до 15 нмдг (від 170 до 255 грн.).

За повторне вчинення тих самих дій протягом року:
на громадян — від 5 до 10 нмдг (від 85 до 170 грн.);
на посадових осіб — від 15 до 25 нмдг (від 255 до 425 грн.)

Уповноважені посадові особи органу Держстату

Ст. 1863 та 2443 КУпАП

1.2

Форма № 1-ПВ

(квартальна)

1.3

Форма № 6-ПВ

1.4

Форма № 9-ДС

1.5

Форма № 1-РС

2

Звітність до служби зайнятості:

2.1

Річний звіт за квотою 5 %

Відповідальність не передбачена*

х

х

2.2

Форма № 3-ПН

2.3

Форма № 4-ПН

Чотирикратний розмір мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення (протягом січня — листопада 2015 року — 4872 грн., у грудні 2015 року — 5512 грн.)

Орган Держпраці

Ч. 6 ст. 53 Закону № 5067, п. 2 Порядку № 509

3

Форма № 10-ПІ

Від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.)

Рішення про накладання штрафу приймає суд

Ст. 1881 та 221 КУпАП

4

Список призовників

— за перший проступок протягом року: від 1 до 3 нмдг (від 17 до 51 грн.);

— за повторне вчинення тих самих дій протягом року: від 3 до 7 нмдг (від 51 до 119 грн.)

Рішення про накладання штрафу приймає військовий комісаріат

Ст. 2112 та 235 КУпАП

* Для Річного звіту за квотою 5 %: покарати можна лише за необґрунтовану відмову у працевлаштуванні неконкурентоспроможних громадян в межах невиконаної квоти.

 

Висновки:

— Кадровики складають та подають звітність за чотирма основними напрямками: до Держстату, служби зайнятості, Фонду соцзахисту інвалідів, військового комісаріату.

— Строки та місце подання звітів вказані в офіційно затверджених формах цих звітів.

— Для правильного складання звітів користуйтеся нормативно-правовими актами (інструкціями, порядками), які розроблені під кожний звіт окремо. Також у нагоді стануть роз’яснення офіційних органів.

— Неподання кадрової звітності загрожує штрафом. Така «доля» не спіткає у разі неподання лише двох звітів до служби зайнятості: Річного звіту за квотою 5 % та форми № 3-ПН.

 

Використані документи і скорочення

КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Закон № 5067 — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI.

Порядок № 509 — Порядок накладення штрафів за порушення законодавства про зайнятість населення, затверджений постановою КМУ від 17.07.2013 р. № 509.

Наказ № 224 — наказ Держстату «Про затвердження форм державних статистичних спостережень зі статистики праці» від 05.08.2014 р. № 224.

Порядок № 521 — Порядок перегляду звітно-статистичної документації, необхідної для проведення державних статистичних спостережень, затверджений наказом Держкомстату від 25.12.2008 р. № 521.

Інструкція № 42 — Інструкція щодо заповнення форми № 10-ПІ (річна) «Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів», затверджена наказом Мінпраці від 10.02.2007 р. № 42.

Інструкція № 286 — Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286.

Форма № 1-РС — Звіт про витрати на утримання робочої сили за формою № 1-РС (один раз на чотири роки), затвердженою наказом Держкомстату від 07.08.2014 р. № 227.

Форма № 9-ДС — Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування за формою № 9-ДС (річна), затвердженою наказом Держстату від 05.08.2014 р. № 224. Форму у цій редакції використовують, починаючи із звітування за 2014 рік.

Форма № 6-ПВ (річна) — Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання за формою № 6-ПВ (річна), затвердженою наказом Держстату від 05.08.2014 р. № 224. Форму у цій редакції використовують, починаючи із звітування за 2014 рік.

Форма № 1-ПВ (квартальна) — Звіт з праці за формою № 1-ПВ (квартальна), затвердженою наказом Держстату від 05.08.2014 р. № 224. Форму у цій редакції використовують, починаючи із звітування за I квартал 2015 року.

Форма № 1-ПВ (місячна) — Звіт з праці за формою № 1-ПВ (місячна), затвердженою наказом Держстату від 07.08.2013 р. № 239.

Річний звіт за квотою 5 % — Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (подають щороку), форма якої наведена у додатку до Порядку надання роботодавцями територіальним органам Державної служби зайнятості інформації про зайнятість та працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню, затвердженого наказом Мінсоцполітики від 16.05.2013 р. № 271.

Форма № 3-ПН — Інформація про попит на робочу силу (вакансії) за формою № 3-ПН, затвердженою наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 316.

Форма № 4-ПН — Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці за формою № 4-ПН, затвердженою наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 317.

Форма № 10-ПІ — Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів за формою № 10-ПІ (річна), затвердженою наказом Мінпраці від 10.02.2007 р. № 42.

Список призовників — Список юнаків ___ року народження, які підлягають приписці до призовної дільниці, форма якого наведена у додатку 2 до Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міноборони від 15.12.2010 р. № 660.

нмдг — неоподатковуваний мінімум доходів громадян.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно