Чи може працівник відпочити поза графіком відпусток

Людмила БЄЛЄВЦОВА, експерт з питань оплати праці (e-mail: l.belevtsova@id.factor.ua)
Оплата труда Январь, 2015/№ 2/1
В избранном В избранное
Печать
Працівник установи подав до кадрової служби заяву про надання йому щорічної відпустки з місяця, який не співпадає з визначеним у графіку відпусток. Він бажає відпочити у лютому (з 02.02.2015 р. по 11.02.2015 р.) замість запланованого червня. Чи обов’язково керівнику задовольнити таке прохання? Як змінити графік відпусток у разі згоди роботодавця?

Планувати заздалегідь обов’язкові відпустки працівників — чудова ідея! Підказав її не тільки досвід, але й законодавець у ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). Якраз у нормах цих статей ідеться про складання графіка відпусток. Що дає розклад відпусток? Можливість розпланувати час відпусток працівників протягом року, а відтак і уникнути одночасного відпочинку усіх працівників відділу.

На сьогоднішній день графіки відпусток уже мають бути складені. Адже вже у січні працівники можуть прямувати у відпустки, а цей факт графік повинен передбачати.

Ось перед кадровиком блищить, наче нова копійка, графік відпусток на 2015 рік — у ньому враховані усі інтереси роботодавця і побажання працівників, букви законів… Але приходить працівник і приносить заяву про надання йому відпустки раніше (або пізніше) запланованої дати її використання. Як діяти? Не кваптеся гортати аркуші нормативки — у ній немає відповіді на це запитання. Але не засмучуйтесь! Досвід розв’язання таких ситуацій вже напрацьований на практиці, а ми їм скористаємося. Далі наведемо ланцюжок дій при наданні відпустки поза графіком.

Працівник подав заяву про надання відпустки в іншу, ніж узгоджена, дату. Така заява обов’язково повинна потрапити до безпосереднього керівника працівника — керівника відділу, до якого належить сам працівник, або власне до керівника установи, якщо вона не містить підрозділів. У випадку, коли заява спочатку потрапила до керівника відділу, вона згодом все одно повинна лягти на стіл керівника установи.

Керівник реагує на заяву працівника. Керівник приймає рішення: піти на поступки працівнику або ж відмовити у задоволенні його потреби. При вирішенні керівник повинен зважити доцільність «зміщення» відпусток, а головне — чи не виникнуть проблеми у нормальному ході функціонування відділу у період відсутності працівника.

Зверніть увагу! Роботодавець може відмовити надати відпустку у період, не передбачений графіком відпусток. Справа в тому, що дата початку та закінчення відпустки обов’язково узгоджується між працівником і адміністрацією установи (ч. 11 ст. 10 Закону № 504).

Ось і виходить, що працівник не може отримати відпустку без згоди на це роботодавця. Але таке правило працює не завжди. Згадайте: ч. 13 ст. 10 Закону № 504 визначено категорії працівників, які можуть отримати щорічну відпустку у зручний для них час («ОП», 2012, № 8, с. 30). Припустимо, працівник набув одного із статусів, визначених цією нормою, протягом поточного року. У такому разі роботодавець зобов’язаний надати щорічну відпустку у період, на якому наполягає працівник.

Рішення про відмову або надання відпусти поза графіком повинні надати безпосередній начальник працівника (у разі його наявності) та керівник установи. Проте останнє слово залишається все ж таки за керівником установи.

Керівник підрозділу письмово фіксує своє рішення. Про прийняте рішення керівник відділу (служби) усно повідомляє працівника та відображає його письмово на заяві працівника. Він візує заяву працівника: вказує назву своєї посади, підпис, ініціали та прізвище, дату та прописує: «Не заперечую» або «Заперечую». Керівник підрозділу може викласти своє рішення більш обґрунтовано:

— у разі згоди: «Не заперечую в наданні відпустки працівнику з 02.02.2015 р. поза датою, передбаченою графіком відпусток»;

— у разі відмови: «Заперечую в наданні відпустки працівнику з 02.02.2015 р. поза датою, передбаченою графіком відпусток. Підстава: 04.02.2015 р. Прокопенко Т. Г. повинна взяти участь у нараді, а з 09.02.2015 р. по 11.02.2015 р. — перебувати у відрядженні».

Керівник установи накладає резолюцію. Після отримання заяви із візою керівника відділу (служби) керівник установи накладає резолюцію:

— у разі згоди на відпустку поза графіком: «Начальнику кадрової служби Макарченко Т. Г.: підготувати наказ про надання щорічної відпустки з 02.02.2015 р.»;

— у разі відмови в наданні відпустки поза графіком відпусток: «Відмовити у наданні щорічної відпустки поза графіком відпусток через інте­реси установи».

Важливо! Запропоновані вище формулювання рішень, якими керівники засвідчують своє рішення щодо надання відпусток поза графіком відпусток, можуть відрізнятися від запропонованих. Голов­на умова — воно повинно достовірно та чітко відображати рішення керівників.

Якщо керівники відмовили у наданні відпустки не за планом, то на цьому етапі все завершується. При цьому працівник буде відпочивати у період, передбачений графіком відпусток. Якщо керівники дали «добро», то ланцюжок подій продовжується — про це читайте далі.

Керівник видає наказ про надання відпустки. Спеціаліст відділу кадрів готує наказ про надання працівнику відпустки. Використовують або типову форму № П-3 такого наказу, або ж наказ, розроб­лений в установі на основі зазначеної форми. При наданні відпустки поза графіком зміст наказу не змінюється.

Складений наказ потрапляє до керівника установи та керівника відділу для ознайомлення та підпису. Розписується на ньому і працівник, якому надають таку відпустку. Тобто виконуються усі дії, як і при звичному порядку надання відпустки.

Передаємо копії наказів. За звичним порядком передаємо одну копію наказу про надання відпустки до бухгалтерської служби для нарахування відпускних (матдопомоги — у разі права на неї). Другу копію цього наказу передаємо табельнику або іншому спеціалісту кадрової служби, який веде табель обліку використання робочого часу.

Уточнюємо графік відпусток. Ви вже зрозуміли, що вихід працівника у відпустку поза запланованою датою порушує вже складений графік відпусток. Тому до нього вносять уточнення. Здогадалися, хто це виконує? Спеціаліст кадрової служби, на якого покладено обов’язок складати графік відпусток. Що ж, будемо виправлятися! Перед тим нагадаємо, що графік відпусток складають у довільній формі. Тому з уточненнями можливі різні варіації.

Найкращий спосіб уточнити фактичну дату виходу працівника замість запланованої — це проставити у колонці про використання відпустки або перенесення відпустки «реальний» період перебування працівником у відпустці. Розуміємо, що найчастіше перенесення відпустки використовують у контексті ст. 11 Закону № 504. Але ж графік відпусток — це внутрішній документ, і колонка, присвячена перенесенню, цілком може відповідати найрізноманітнішим обставинам «зміщення» відпусток. У колонці «Примітки» напишіть причину, через яку були скориговані дати відпусток.

Цей варіант вам не підходить, оскільки ваш графік відпусток не містить колонку для відмічання використаних відпусток або колонку про перенесення? Тоді помічайте фактичні дати відпустки працівника лише у колонці «Примітки».

Якщо ж ваш графік відпусток не містить ані колонки «Відмітка про використання відпустки», ані колонки «Перенесення відпустки», ані «Примітки», то ситуація ускладнюється. На нашу думку, ви можете видати наказ про внесення змін до графіка або ж підколоти копію наказу про надання відпустки до самого графіка.

Як бачимо, варіантів уточнити графік відпусток безліч. Тут усе залежить від реквізитів графіка відпусток. Вважаємо, що використання працівником відпустки в інший, ніж запланований, період не повинно позначитися на датах відпусток інших його колег. Адже керівник має погодитися на нову дату відпустки лише в тому разі, якщо такі дії не супере­чать інтересам установи. А провину інших працівників у перенесенні дат відпусток не шукайте! Якщо вам все ж таки необхідно перенести узгоджені дати відпусток інших працівників — шукайте компроміс.

Далі розглянемо уточнений графік відпусток за даними, наведеними у запитанні.

 

Назва підрозділу

П. І. Б.

Посада

Вид відпустки

Тривалість відпустки, к. дн.

Робочий (календарний) рік, за який надається відпустка

Місяць надання відпустки

Підпис працівника про ознайомлення із графіком

Відмітка про використання відпустки

Примітки

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

Планово-економічна служба

Жук Лев Петрович

економіст

щорічна

24

10.10.2014 р. — 09.10.2015 р.

Червень

Жук

02.02.2015 р. — 11.02.2015 р., наказ № 11 від 21.01.2015 р.

Узгоджена нова дата відпустки з ініціативи працівника

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

<…>

 

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно