Любой женщине, собирающейся в скором времени стать мамой, по закону полагается отпуск в связи с беременностью и родами — 70 календарных дней до родов и 56 дней после (в общем случае). Деление декретного отпуска на дородовой и послеродовой периоды говорит само за себя. До родов и после них женщине предоставлено право отдыхать. Не зря же этот период назван отпуском! Другой вопрос: не каждая будущая мамочка собирается в полной мере им воспользоваться. Самые активные продолжают трудиться чуть ли не до начала родовой деятельности, а некоторые спешат поскорее взяться за работу сразу же после рождения малыша. Ну что ж, их энергии можно только позавидовать. У бухгалтеров же, столкнувшихся со столь «неординарной» ситуацией, возникает целый ряд вопросов. И первый из них: можно ли допускать к работе женщину, которой по сроку положено находиться в отпуске в связи с беременностью и родами? Давайте разбираться.
Возможность работы во время декрета
Работодатель не знает о выдаче работнице больничного листа по беременности и родам до тех пор, пока она его не предоставит. Если работница ходит на работу, выполняет свои обязанности, работодатель соответственно отмечает ей отработанные дни в табеле и платит зарплату. Без соответствующего больничного листа у работодателя нет никаких оснований считать эти дни декретным отпуском.
В свою очередь, работница может принести листок нетрудоспособности в отдел кадров и продолжать трудиться, несмотря на указанную в нем дату, свидетельствующую о начале декретного отпуска.
Нужно сказать, что в обоих случаях у беременной женщины на подобные действия есть право. Да, именно так — уход в декретный отпуск является правом, а не обязанностью работницы. Следовательно, если женщина, имея на руках больничный, не предоставляет его работодателю, во время декретного отпуска она может продолжать трудиться до тех пор, пока это приемлемо для нее по состоянию здоровья.
Факт работы в этот период работницы подтверждается данными табеля учета рабочего времени, за что соответственно «работящей декретчице» положено начислить заработную плату.
С допуском к работе во время декретного отпуска разобрались. А что насчет документального оформления самого отпуска в связи с беременностью и родами?
Оформляем «запоздавший» уход в декрет
Получив от беременной сотрудницы долгожданный листок нетрудоспособности, нужно в обязательном порядке учесть особенности его заполнения в сложившейся ситуации. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что оплачивать больничный лист за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (ФСС по ВПТ) нужно со дня, когда работница фактически ушла в отпуск.
Например, по данным больничного листа право на отпуск в связи с беременностью и родами у работницы наступило 25.07.2016 г., но она еще продолжала работать 5 рабочих дней. Значит, за отработанные дни июля 2016 года, в том числе за 5 рабочих дней (с 25.07.2016 г. по 29.07.2016 г.), ей будет начислена зарплата, а уже начиная с 30 июля 2016 года должны начислить пособие по беременности и родам, но не за 126 календарных дней, а за 121.
Вернемся к оформлению больничного листа.
1. В части, заполняемой табельщиком или уполномоченным лицом.
«Не працював з «____» _________ 20____ р.» нужно указать день, когда работница фактически начала использовать декретный отпуск. Окончание декрета (до «____» _________ 20____ р.) будет соответствовать дате, указанной врачом на первой странице больничного.
Для того чтобы у проверяющих из ФСС по ВПТ не возникло в связи с таким заполнением больничного листа вопросов, рекомендуем факт «запоздалого» ухода в декретный отпуск и желание работницы трудиться во время декрета оформить письменно (посредством заявление — приказ).
2. Отдел кадров заполняет свою часть больничного листа, как и в случае заполнения обычного больничного, — подчеркивает или дописывает данные о соответствующем страховом стаже работницы (до 3 лет; от 3 до 5 лет). Однако напоминаем: оплата больничного листа по беременности и родам осуществляется в размере 100 % среднедневной зарплаты независимо от страхового стажа работницы.
3. В части, заполняемой представителем комиссии по социальному страхованию.
Как уже было отмечено, в строке «З вагітності та пологів у розмірі _____ %» размер пособия следует указать 100 %. Количество дней «за ____ робочих (календарних) днів» указывается то, которое у сотрудницы осталось на декрет из назначенных ей врачом. То есть из положенных на декрет 126 или 140 календарных дней вычитают дни, в которые работница трудилась. Остаток проставляют в графу. Такое же количество дней должно быть проставлено в протоколе заседания комиссии по социальному страхованию для дальнейшей оплаты.
4. Расчетная часть бланка больничного заполняется в бухгалтерии. Но прежде чем ее заполнить, остановимся на самом расчете.
Оплату декретного отпуска осуществляют за меньшее количество календарных дней, нежели изначально было предусмотрено в листке нетрудоспособности, т. е. за фактические календарные дни пребывания сотрудницы в декрете.
Следующий аспект, выделяющий «неординарный» декретный из общей массы, — расчетный период. Как мы знаем, в обычном случае расчетный период равен 12 месяцам, предшествующим месяцу наступления страхового случая.
В рассматриваемой ситуации страховой случай у работницы наступает со дня, когда у нее возникло право на декретный отпуск согласно листку нетрудоспособности, а не тогда, когда она решила этим правом воспользоваться (см. письмо Минтруда от 23.05.2008 г. № 273/020/99-08 // «ОТ», 2008, № 2, с. 6).
Расчетным периодом в данном конкретном случае будут 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работница должна была уйти в декрет на основании листка нетрудоспособности, т. е. на 30-й неделе беременности.
Вернемся к заполнению больничного листа. В части «Довідка про заробітну плату» заполняют только графы с месячным окладом, дневной тарифной ставкой и итоговую строку справки:
1) расчетный период (ММ.ГГГГ — ММ.ГГГГ);
2) общее количество календарных дней в месяцах расчетного периода;
3) общая сумма дохода, участвующая в расчете;
4) среднедневная заработная плата, полученная в результате фактического расчета (без учета ограничений ч. 4 ст. 19, ч. 2 ст. 26 Закона об общеобязательном социальном страховании от 23.09.99 г. № 1105, далее — Закон № 1105).
К больничному листу обязательно прилагается распечатка программного расчета (если расчет автоматизирован) или другого документа (справки о зарплате, расчета среднедневной зарплаты), оформленного аналогично тому, который содержится в бланке больничного листа. Расчет удостоверяют подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью предприятия.
Заполняем табличную часть «Належить до виплати».
| З якого часу і до якого | За скільки днів (годин) | Розмір допомоги в % до заробітної плати | Денна (годинна) допомога в грн. і коп. | Усього нараховано | Усього, з урахуванням заробітної плати при переведенні на іншу роботу |
| Указывается фактический период использования декретного отпуска | Количество календарных дней фактического использования декретного отпуска | 100 | Указывается среднедневная зарплата, исходя из которой будет проводиться расчет пособия по беременности и родам (с учетом ограничений ч. 4 ст. 19, ч. 2 ст. 26 Закона № 1105) | Ставится общая сумма пособия по беременности и родам |
Рассмотрим расчет суммы декретных на условном числовом примере.
Пример. Работнице согласно листку нетрудоспособности предоставляется отпуск в связи с беременностью и родами с 01 июня 2016 года по 04 октября 2016 года. Вместе с тем она продолжила трудиться по 15 июля 2016 года включительно, больничный лист предоставила на предприятие 15 июля 2016 года.
Расчетным периодом для определения пособия по беременности и родом является июнь 2015 года — май 2016 года.
Сумму дохода, участвующую в расчете пособия по беременности и родам за расчетный период, представим ниже в таблице.
| Месяц расчетного периода | Сумма дохода, грн. | Количество календарных дней |
| Июнь-2015 | 3800 | 30 |
| Июль-2015 | 4100 | 31 |
| Август-2015 | 4100 | 31 |
| Сентябрь-2015 | 4100 | 30 |
| Октябрь-2015 | 4100 | 31 |
| Ноябрь-2015 | 4100 | 30 |
| Декабрь-2015 | 4100 | 31 |
| Январь-2016 | 4500 | 31 |
| Февраль-2016 | 4500 | 29 |
| Март-2016 | 4500 | 31 |
| Апрель-2016 | 4500 | 30 |
| Май-2016 | 4500 | 31 |
| Итого | 50900 | 366 |
Средняя заработная плата для расчета пособия по беременности и родам составит:
50900 : 366 = 139,07 (грн.).
Рассчитаем для работницы сумму пособия по беременности и родам:
139,07 х (126 - 45) = 11264,67 (грн.),
где 126 — продолжительность декретного отпуска согласно листку нетрудоспособности (с 01.06.2016 г. по 04.10.2016 г.);
45 — количество дней декретного отпуска, в течение которых работница работала (с 01.06.2016 г. по 15.07.2016 г.).
Таким образом, сумма пособия по беременности и родам, которую сотруднице будет профинансирована за счет средств ФСС по ВПТ, составляет 11264,67 грн.
