Будь-якій жінці, яка збирається незабаром стати матір’ю, згідно із законом надається відпустка у зв’язку вагітністю та пологами — 70 календарних днів до пологів і 56 днів після (у загальному випадку). Поділ декретної відпустки на допологовий та післяпологовий періоди говорить сам за себе. До пологів і після них жінці надано право відпочивати. Не даремно ж цей період названо відпусткою! Інше питання, що не кожна з майбутніх матусь збирається повною мірою нею скористатися. Найактивніші продовжують працювати мало не до початку пологової діяльності, а деякі квапляться скоріше взятися до роботи одразу ж після народження малюка. Ну що ж, їх енергії можна тільки позаздрити. У бухгалтерів же, які зіткнулися з такою «неординарною» ситуацією, виникає низка запитань. І перше з них: чи можна допускати до роботи жінку, якій за строком належить перебувати у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами? Давайте розбиратися.
Можливість роботи під час декрету
Роботодавець не знає про видачу працівниці лікарняного листа по вагітності та пологах доти, доки вона його не надасть. Якщо працівниця ходить на роботу, виконує свої обов’язки, роботодавець відповідно відзначає їй відпрацьовані дні в табелі обліку робочого часу і платить зарплату. Без відповідного лікарняного листа у роботодавця немає жодних підстав вважати ці дні декретною відпусткою.
У свою чергу, працівниця може принести листок непрацездатності до відділу кадрів і продовжувати працювати, незважаючи на зазначену в ньому дату, що свідчить про початок декретної відпустки.
Потрібно сказати, що в обох випадках у вагітної жінки на подібні дії є право. Так, саме так — вихід у декретну відпустку є правом, а не обов’язком працівниці. Отже, якщо жінка, маючи на руках лікарняний, не надає його роботодавцю, під час декретної відпустки вона може продовжувати працювати доти, доки це прийнятно для неї за станом здоров’я.
Факт роботи в цей період працівниці підтверджується даними табеля обліку робочого часу, за що відповідно «працьовитій декретниці» належить нарахувати заробітну плату.
З допуском до роботи під час декретної відпустки розібралися. А що стосовно документального оформлення самої відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами?
Оформляємо «запізнілий» вихід у декрет
Отримавши від вагітної співробітниці довгоочікуваний листок непрацездатності, потрібно в обов’язковому порядку врахувати особливості його заповнення в ситуації, що склалася. Ці особливості зумовлені перш за все тим, що оплачувати лікарняний лист за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФСС з ТВП) потрібно з дня, коли працівниця фактично пішла у відпустку.
Наприклад, за даними лікарняного листа право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами у працівниці настало 25.07.2016 р., але вона ще продовжувала працювати 5 робочих днів. Отже, за відпрацьовані дні липня 2016 року, у тому числі за 5 робочих днів (з 25.07.2016 р. по 29.07.2016 р.), їй буде нараховано зарплату, а починаючи з 30 липня 2016 року повинні нарахувати допомогу по вагітності та пологах, але не за 126 календарних днів, а за 121.
Повернемося до оформлення лікарняного листа.
1. У частині, що заповнюється табельником або уповноваженою особою.
«Не працював з «____» ________ 20____ р.» потрібно зазначити день, коли працівниця фактично почала використовувати декретну відпустку. Закінчення декрету (до «____» ________ 20____ р.) відповідатиме даті, зазначеній лікарем на першій сторінці лікарняного.
Для того щоб у перевіряючих з ФСС з ТВП не виникло у зв’язку з таким заповненням лікарняного листа запитань, рекомендуємо факт «запізнілого» виходу в декретну відпустку і бажання працівниці працювати під час декрету оформити письмово (у формі заява — наказ).
2. Відділ кадрів заповнює свою частину лікарняного листа, як і в разі заповнення звичайного лікарняного, — підкреслює або дописує дані про відповідний страховий стаж працівниці (до 3 років; від 3 до 5 років). Нагадуємо: оплата лікарняного листа по вагітності та пологах здійснюється в розмірі 100 % середньоденної зарплати незалежно від страхового стажу працівниці.
3. У частині, що заповнюється представником комісії із соціального страхування.
Як уже зазначалося, у рядку «З вагітності та пологів у розмірі _____ %» розмір допомоги слід зазначити 100 %. Кількість днів «за _____ робочих (календарних) днів» вказується та, що у співробітниці залишилася на декрет із призначених їй лікарем. Тобто від 126 або 140 календарних днів, що належать на декрет, віднімають дні, в які жінка працювала. Залишок проставляють у графу. Така сама кількість днів має бути проставлена у протоколі засідання комісії із соціального страхування для подальшої оплати.
4. Розрахункова частина бланка лікарняного заповнюється в бухгалтерії. Але перш ніж її заповнити, зупинимося на самому розрахунку.
Оплату декретної відпустки здійснюють за меншу кількість календарних днів, ніж спочатку було передбачено в листку непрацездатності, тобто за фактичні календарні дні перебування співробітниці в декреті.
Наступний аспект, що виділяє «неординарний» декретний із загальної маси, — розрахунковий період. Як ми знаємо, у звичайному випадку розрахунковий період дорівнює 12 місяцям, що передують місяцю настання страхового випадку.
У ситуації, яку розглядаємо, страховий випадок у працівниці настає з дня, коли в неї виникло право на декретну відпустку згідно з листком непрацездатності, а не тоді, коли вона вирішила цим правом скористатися (див. лист Мінпраці від 23.05.2008 р. № 273/020/99-08 // «ОП», 2008, № 2, с. 6).
Розрахунковим періодом у цьому конкретному випадку будуть 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому працівниця повинна була піти в декрет на підставі листка непрацездатності, тобто на 30-му тижні вагітності.
Повернемося до заповнення лікарняного листа. У частині «Довідка про заробітну плату» заповнюють тільки графи щодо місячного окладу, денної тарифної ставки і підсумковий рядок довідки:
1) розрахунковий період (ММ.РРРР — ММ.РРРР);
2) загальна кількість календарних днів у місяцях розрахункового періоду;
3) загальна сума доходу, що бере участь у розрахунку;
4) середньоденна заробітна плата, отримана в результаті фактичного розрахунку (без урахування обмежень ч. 4 ст. 19, ч. 2 ст. 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV).
До лікарняного листа обов’язково додається роздруківка програмного розрахунку (якщо розрахунок автоматизований) або іншого документа (довідки про зарплату, розрахунку середньоденної зарплати), оформленого аналогічно тому, що міститься у бланку лікарняного листа. Розрахунок посвідчують підписами керівника, головного бухгалтера і печаткою підприємства.
Заповнюємо табличну частину «Належить до виплати»:
| З якого часу і до якого | За скільки днів | Розмір допомоги в % до заробітної плати | Денна (годинна) допомога в грн. і коп. | Усього нараховано | Усього, з урахуванням заробітної плати при переведенні на іншу роботу |
| Зазначається фактичний період використання декретної відпустки | Кількість календарних днів фактичного використання декретної відпустки | 100 | Зазначається середньоденна зарплата, виходячи з якої буде проводитися розрахунок допомоги по вагітності та пологах (з урахуванням обмежень ч. 4 ст. 19, ч. 2 ст. 26 Закону № 1105) | Ставиться загальна сума допомоги по вагітності та пологах |
Розглянемо розрахунок суми декретних на умовному числовому прикладі.
Приклад. Працівниці згідно з листком непрацездатності надається відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами з 01 червня по 04 жовтня 2016 року. Водночас вона продовжила працювати по 15 липня 2016 року включно, лікарняний лист надала на підприємство 15 липня 2016 року.
Розрахунковим періодом для визначення допомоги по вагітності та пологах є червень 2015 року — травень 2016 року.
Суму доходу, що бере участь у розрахунку допомоги по вагітності та пологах за розрахунковий період, наведемо нижче в таблиці.
| Місяць розрахункового періоду | Сума доходу, грн. | Кількість календарних днів |
| Червень-2015 | 3800 | 30 |
| Липень-2015 | 4100 | 31 |
| Серпень-2015 | 4100 | 31 |
| Вересень-2015 | 4100 | 30 |
| Жовтень-2015 | 4100 | 31 |
| Листопад-2015 | 4100 | 30 |
| Грудень-2015 | 4100 | 31 |
| Січень-2016 | 4500 | 31 |
| Лютий-2016 | 4500 | 29 |
| Березень-2016 | 4500 | 31 |
| Квітень-2016 | 4500 | 30 |
| Травень-2016 | 4500 | 31 |
| Разом | 50900 | 366 |
Середня заробітна плата для розрахунку допомоги по вагітності та пологах становитиме:
50900 : 366 = 139,07 (грн.).
Розрахуємо для працівниці суму допомоги по вагітності та пологах:
139,07 х (126 - 45) = 11264,67 (грн.), де 126 — тривалість декретної відпустки згідно з листком непрацездатності (з 01.06.2016 р. по 04.10.2016 р.);
45 — кількість днів декретної відпустки, протягом яких працівниця працювала (з 01.06.2016 р. по 15.07.2016 р.).
Таким чином, сума допомоги по вагітності та пологах, яку співробітниці буде профінансовано за рахунок коштів ФСС з ТВП, становить 11264,67 грн.
