Навіщо?
Вимога про складання графіка відпусток згадується в частині четвертій ст. 79 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗпП) і частині десятій ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).
Графік відпусток визначає черговість відпочинку працівників протягом року та допомагає роботодавцеві розпланувати потребу в трудових ресурсах і коштах на оплату праці.
Нас часто запитують: чи потрібно складати графік відпусток, якщо кількість працівників на підприємстві (в установі, організації) невелика і про період відпустки можна домовитися і без графіка?
Відповідаємо: так, потрібно. Мінсоцполітики в листі від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15 роз’яснює: «норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана і у випадку, коли на підприємстві працює, наприклад, три людини».
Тому складання цього документа не варто ігнорувати.
Коли?
Традиційно за складання графіка відпусток беруться ще у грудні або на самому початку року, на який він складається.
Зазвичай, графік відпусток розробляє кадрова служба. Але в невеликих організаціях його може складати й бухгалтерія.
КЗпП і Закон про відпустки не містять приписів стосовно граничного строку складання графіка відпусток. Лише в документі ще радянських часів (п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робочих і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. № 213) зазначено: графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. На дотриманні цього строку наполягають фахівці Мінсоцполітики (див. лист від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15).
Важливо!
Затвердженої форми графіка відпусток немає. Роботодавці можуть складати його в довільній формі або скористатися уніфікованою формою графіка відпусток* (див. нижче).
* Наведена у Збірнику уніфікованих форм оргнанізаційно-розпорядчих документів, схваленому Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7 (http://www.archives.gov.ua/Law-base/Regulations/Metod rekom.php).
Що враховувати?
1. До графіка вносите не лише щорічні основні відпустки, на які мають право ваші працівники, а й:
• щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці, а також за особливий характер праці (ст. 7, 8 Закону про відпустки);
• додаткові відпустки держслужбовцям і додаткові відпустки посадовим особам органів місцевого самоврядування.
А ось чи враховувати інші види оплачуваних відпусток (зокрема, додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 Закону про відпустки), відпустку для «чорнобильців» і «бойові» відпустки), роботодавець вирішує самостійно. Якщо ці види відпусток не передбачити у графіку, то порушення трудового законодавства не буде. Головне — розпланувати періоди щорічних основних і додаткових відпусток, як того вимагає ст. 10 Закону про відпустки.
Зверніть увагу!
Навчальні відпустки у графіку взагалі не відображають.
Річ у тому, що початок такої відпустки не залежить ані від інтересів виробництва, ані від бажання самого працівника — конкретний період навчання зазначається в довідці-виклику на сесію.
2. При складанні графіка враховуйте особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку, а також інтереси виробництва. На цьому наполягає ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки. Тому працівник зі свого боку може попросити роботодавця про бажаний період виходу у відпустку, а роботодавець погодиться з ним або запропонує працівникові свій строк виходу у відпустку. Загалом — сторони повинні домовитися.
3. Складаючи графік, пам’ятайте, що окремі категорії громадян (названі в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки) можуть використовувати відпустку у зручний для них час. Тому враховуйте це, коли домовляєтеся з працівником про час відпочинку.
Крім того, деякі новоприйняті працівники можуть претендувати на відпустку повної тривалості до того, як відпрацюють 6 місяців в установі, якщо вони названі в ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки (див. таблицю). Усі інші працівники-новачки також можуть піти у відпустку до відпрацювання 6 місяців. Але тривалість відпустки для них розраховуватиметься пропорційно фактично відпрацьованому часу.
Працівники, які можуть використовувати щорічну відпустку у зручний час і до відпрацювання 6 місяців безперервної роботи в роботодавця
| Право на відпустку у зручний час мають (ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки) | Право на відпустку повної тривалості до відпрацювання 6 місяців у перший рік роботи мають (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки) |
| Особи віком до 18 років | |
| Особи з інвалідністю | |
| Жінка перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї | |
| Жінка, яка має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю | |
| Батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу | |
| Одинока мати (батько), яка виховує дитину без батька (матері); опікун, піклувальник або інша одинока особа, яка фактично виховує одну або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків | Особа, звільнена після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вона була прийнята на роботу протягом 3 місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання |
| Дружина (чоловік) військовослужбовця | Чоловік, дружина якого перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами |
| Ветеран праці та особа, яка має особливі трудові заслуги перед Батьківщиною | Сумісник — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи |
| Ветерани війни, особи, що мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10. 93 р. № 3551-XII | Працівники, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою |
| Особи в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором (наприклад, особи, які належать до 1 і 2 категорій громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, або один з батьків дитини з інвалідністю (інвалідність якої встановлена в результаті Чорнобильської катастрофи) або особа, яка їх замінює (п. 22 ст. 20 і п. 1 ст. 21, п. 3 ч. 3 ст. 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII)) | Працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації |
| Працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування | |
| Особи в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором | |
Іноді в кадровиків виникає запитання: чи можна до графіка відпусток включати тільки тих працівників, період відпустки яких відомий на момент його складання, а деяких працівників (наприклад, сумісників і пільговиків, які мають право на відпустку у зручний для них час) до графіка не вносити і надавати їм відпустку за заявою?
Ми не радимо так робити. Дійсно, ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону про відпустки говорять лише про обов’язковість графіка на кожному підприємстві, в установі, організації і не вказують на те, що до цього графіка потрібно включати абсолютно всіх працівників. Проте графік відпусток — це не просто обов’язковий «папірець», який має бути в кожного роботодавця. Призначення графіка — розпланувати черговість відпочинку працівників, щоб не вийшло так, що у відпустку одночасно йдуть працівники, без яких робота зупиниться. Якщо ви не хочете потрапити в таку ситуацію, включайте до графіка всіх працівників. Потім за необхідності до нього можна внести коригування (наприклад, коли сумісник надасть довідку з основного місця роботи про запланований період відпустки). Так само до графіка відпусток можна буде додати працівників, трудові договори з якими укладені після затвердження графіка відпусток (див. лист Мінсоцполітики від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15).
Важливо!
До графіка відпусток включають усіх працівників, з якими укладені трудові договори, у тому числі сезонних і тимчасових працівників, працівників-сумісників, працівників, з якими укладені строкові трудові договори.
4. У графіку можна передбачити поділ щорічної відпустки на частини. При цьому основна частина має бути не менше 14 календарних днів.
Пам’ятайте: додаткова відпустка учасникам бойових дій / інвалідам війни і «чорнобильська» відпустка не належать до щорічних. Тому їх поділ на частини не допускається.
Що стосується соцвідпустки «на дітей», то загалом вона не підлягає поділу на частини. Проте якщо працівниця має право на соцвідпустку за двома підставами, вона може використати цю відпустку спочатку за однією підставою, а через деякий час за іншою підставою (див. лист Мінсоцполітики від 12.05.2015 р. № 256/13/116-15).
5. Якщо у працівника є невикористані дні відпусток за минулі роки, то у графіку на поточний рік передбачте період і для їх надання.
Увага!
Заборонено не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом двох років поспіль. Також заборонено не надавати їх протягом робочого року особам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці (ст. 11 Закону про відпустки).
6. Надаючи відпустку «чорнобильцеві», пам’ятайте, що невикористані дні такої відпустки не можна перенести на наступний рік, як і отримати компенсацію за такі дні при звільненні. Тому працівникам важливо використати цю відпустку в поточному році.
Порада: щоб у працівника не згоріла «чорнобильська» відпустка, він може спочатку використати її, а вже потім — щорічну.
7. Не встановлюйте у графіку відпусток конкретну дату виходу працівника у відпустку. Достатньо зазначити місяці початку і закінчення відпустки. Конкретний же її період у межах, установлених графіком, роботодавець і працівник погоджують між собою. Хоча за бажанням у графіку можуть бути проставлені і точні «відпускні» дати.
Як складати?
Процедура розробки та складання графіка відпусток на нормативно-правовому рівні не визначена. Тому на практиці графік відпусток розробляють так.
1. Керівники підрозділів (відділів, служб) опитують своїх підлеглих про бажані дати відпусток і погоджують (з урахуванням робочого процесу) з працівниками остаточні періоди використання щорічних відпусток. Після цього інформація передається до кадрової служби.
2. Кадровики опрацьовують отримані дані та складають зведений графік відпусток організації.
3. Графік відпусток погоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).
4. Графік відпусток затверджує керівник організації (п. 5.17 ДСТУ 4163-2003):
• або своїм наказом (розпорядженням) — тоді у грифі затвердження графіка зазначають назву, дату і номер підтверджуючого документу. Підпис керівника не ставлять;
• або безпосередньо грифом затвердження на самому графіку відпусток — тоді у грифі затвердження зазначають назву посади, підпис, П. І. Б. особи, яка затвердила графік, дату затвердження.
5. Ознайомте з графіком усіх працівників. Бажано, щоб працівник підтвердив це своїм підписом. А для цього у графіку доцільно передбачити окрему графу. Хоча можна скласти й окремий листок ознайомлення з графіком.
Також пам’ятайте, що конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, слід погоджувати між працівником і роботодавцем. Для цього або працівник пише заяву на відпустку, або роботодавець письмово повідомляє працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).
Зауважте: якщо роботодавець у встановлений строк не попередить працівника про початок відпустки, той може вимагати перенести відпустку на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП, п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).
А якщо…
Що загрожує роботодавцеві і його посадовим особам за відсутність графіка відпусток?
Відповідальність роботодавців за ці порушення з’явилася з 01.01.2015 р. у ст. 265 КЗпП. Представники Держпраці кваліфікують їх як «порушення інших вимог трудового законодавства». За такі порушення передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати на підставі абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП.
Зверніть увагу: розмір цього штрафу не залежить від кількості працівників, щодо яких вчинено правопорушення (див. лист Держпраці від 25.01.2017 р. № 828/4.3/4.1-ДП-17 // «ОП», 2017, № 8, с. 5). Крім того, його застосовують до загальної маси порушень, що кваліфікуються як «порушення інших вимог трудового законодавства», а не до кожного правопорушення окремо.
Посадовим особам роботодавців відсутність графіка відпусток може загрожувати адмінштрафом у розмірі від 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х). Виявити таке порушення і скласти протокол щодо нього уповноважені органи Держпраці. А ось штраф накладає вже суд.
Висновки
• Графік відпусток визначає черговість відпочинку працівників.
• При складанні графіка враховуються як інтереси виробництва, так і особисті інтереси працівників.
• У графіку можна передбачити поділ відпустки на частини.
• Якщо у працівника є невикористані дні відпусток за минулі роки, то у графіку на поточний рік передбачають період і для їх надання.
