Укргосархив в пределах компетенции рассмотрел обращение о сроке хранения табеля учета использования рабочего времени и сообщает следующее.
Срок хранения табеля учета использования рабочего времени в соответствии со статьей 408 Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 № 578/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции 17.04.2012 под № 571/20884 (с изменениями) (далее — Перечень), определен в 1 год.
Перечень согласован с 14 министерствами и другими центральными органами исполнительной власти, в том числе с Минфином, Государственной финансовой инспекцией, Государственной налоговой службой (без замечаний).
В соответствии с подпунктом 1.7 раздела I «Общие положения» Перечня допускается продление в организациях сроков хранения документов.
Укргосархивом разработан проект Изменений к Перечню, который направлен на обработку структурными подразделениями Министерства юстиции (письмо от 07.12.2016 № 01.3/3586).
Проектом Изменений к Перечню срок хранения табеля учета использования рабочего времени предусмотрен 3 года со ссылкой на примечание 1 к статье 186.
Председатель Т. Баранова
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
Сколько хранить табель учета использования рабочего времени: мнение Госархивслужбы
В комментируемом письме представлен ответ Госархивслужбы на запрос о сроках хранения табеля учета использования рабочего времени (далее — табель). В чем суть вопроса и каков ответ ведомства на него, рассмотрим далее.
Сроки хранения документации определены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).
Отметим, что сроки хранения документов, представленных в этом Перечне, должны соблюдать госорганы и органы местного самоуправления, другие учреждения, предприятия и организации независимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня № 578/5). При этом сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.8 Перечня № 578/5).
Регламентированные сроки хранения табеля таковы:
— в общем случае — 1 год (поз. 408 Перечня № 578/5);
— в отношении работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, — 75 лет (поз. 445 Перечня № 578/5);
— в отношении граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, — 75 лет (поз. 685 Перечня № 578/5).
Регламентированные сроки хранения табеля в отношении работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, и граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, и так достаточно велики (75 лет). Поэтому нас интересует вопрос срока хранения табеля в общем случае.
Как уже отмечалось, в общем случае табель должен храниться 1 год. При этом исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства (п. 2.10 Перечня № 578/5). Следовательно, табели, составленные за все месяцы 2018 года, согласно регламентированному сроку хранения в 1 год необходимо будет хранить в течение всего 2019 года.
Вместе с тем обращаем внимание на поз. 336 Перечня № 578/5. В ней указано, что первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, предписано хранить 3 года. Такой 3-летний срок хранения применим при условии завершения проверки налоговыми органами, а также завершения ревизии (для бюджетных учреждений) Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы следует хранить до принятия окончательного решения.
Причем здесь табель? Дело в том, что на основании табеля рассчитывают зарплату, поэтому такой документ также является основанием для отражения операции в бухучете. Следовательно, такое обстоятельство как раз и указывает на то, что табель должен храниться 3 года. При таком подходе табели за все месяцы 2018 года следует хранить в течение 2019 — 2021 годов.
На хранение табеля в течение 3 лет также указывают пп. 44.1 и 44.3 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI: плательщики налогов обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности, прочих документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней (или не менее 3 лет) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного этим Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.
Снова-таки на основании табеля начисляют зарплату, которая является объектом обложения налогом на доходы физических лиц и военным сбором. Следовательно, фискалы (как показывает практика, и другие контролирующие органы) при проверке могут потребовать от работодателя предъявить табели за последние 3 года. Как видим, нормы налогового законодательства также склоняют к хранению табеля в течение 3 лет.
Поэтому и возник вопрос к Госархивслужбе: «В течение какого периода работодатель должен хранить табель учета использования рабочего времени — 1 год или 3 года?».
Отвечая на него, Госархивслужба в комментируемом письме констатирует, что сейчас в поз. 408 Перечня № 578/5 указан срок для хранения табеля в 1 год. Тут же главное архивное ведомство добавляет: в Минюст направлен проект изменений к Перечню № 578/5, согласно которым предполагается установить срок хранения табеля 3 года. Кстати, об этом проекте также идет речь в письме Минюста от 26.09.2017 г. № 37237/27932-0-33-17/6 (ср. ).
Как реагировать на такой ответ Госархивслужбы?
Важно! Во избежание разногласий с контролирующими органами рекомендуем хранить табель в течение 3 лет.
Тем более что рано или поздно именно 3-летний срок хранения будет установлен и в Перечне № 578/5.
При этом заметим, что учреждение должно соблюсти минимальные сроки хранения документов, указанные в Перечне № 578/5, а в случае необходимости может их увеличить. На это обращает внимание Госархивслужба в комментируемом письме со ссылкой на п. 1.7 Перечня № 578/5. Так что учреждение вполне обоснованно может увеличить срок хранения табеля с 1 года до 3 лет.
Людмила БЕЛЕВЦОВА, эксперт по вопросам оплаты труда
