О сроке хранения табеля учета использования рабочего времени

Государственная архивная служба Украины
Оплата труда Март, 2018/№ 6
В избранном В избранное
Печать
Письмо от 22.12.2017 г. № Н-579/01.1-18

Укргосархив в пределах компетенции рассмотрел обращение о сроке хранения табеля учета использования рабочего времени и сообщает следующее.

Срок хранения табеля учета использования рабочего времени в соответствии со статьей 408 Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 № 578/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции 17.04.2012 под № 571/20884 (с изменениями) (далее — Перечень), определен в 1 год.

Перечень согласован с 14 министерствами и другими центральными органами исполнительной власти, в том числе с Минфином, Государственной финансовой инспекцией, Государственной налоговой службой (без замечаний).

В соответствии с подпунктом 1.7 раздела I «Общие положения» Перечня допускается продление в организациях сроков хранения документов.

Укргосархивом разработан проект Изменений к Перечню, который направлен на обработку структурными подразделениями Министерства юстиции (письмо от 07.12.2016 № 01.3/3586).

Проектом Изменений к Перечню срок хранения табеля учета использования рабочего времени предусмотрен 3 года со ссылкой на примечание 1 к статье 186.

Председатель Т. Баранова

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ

Сколько хранить табель учета использования рабочего времени: мнение Госархивслужбы

В комментируемом письме представлен ответ Госархивслужбы на запрос о сроках хранения табеля учета использования рабочего времени (далее — табель). В чем суть вопроса и каков ответ ведомства на него, рассмотрим далее.

Сроки хранения документации определены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Отметим, что сроки хранения документов, представленных в этом Перечне, должны соблюдать госорганы и органы местного самоуправления, другие учреждения, предприятия и организации независимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня № 578/5). При этом сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.8 Перечня № 578/5).

Регламентированные сроки хранения табеля таковы:

— в общем случае — 1 год (поз. 408 Перечня № 578/5);

— в отношении работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, — 75 лет (поз. 445 Перечня № 578/5);

— в отношении граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, — 75 лет (поз. 685 Перечня № 578/5).

Регламентированные сроки хранения табеля в отношении работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, и граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, и так достаточно велики (75 лет). Поэтому нас интересует вопрос срока хранения табеля в общем случае.

Как уже отмечалось, в общем случае табель должен храниться 1 год. При этом исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства (п. 2.10 Перечня № 578/5). Следовательно, табели, составленные за все месяцы 2018 года, согласно регламентированному сроку хранения в 1 год необходимо будет хранить в течение всего 2019 года.

Вместе с тем обращаем внимание на поз. 336 Перечня № 578/5. В ней указано, что первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, предписано хранить 3 года. Такой 3-летний срок хранения применим при условии завершения проверки налоговыми органами, а также завершения ревизии (для бюджетных учреждений) Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы следует хранить до принятия окончательного решения.

Причем здесь табель? Дело в том, что на основании табеля рассчитывают зарплату, поэтому такой документ также является основанием для отражения операции в бухучете. Следовательно, такое обстоятельство как раз и указывает на то, что табель должен храниться 3 года. При таком подходе табели за все месяцы 2018 года следует хранить в течение 2019 — 2021 годов.

На хранение табеля в течение 3 лет также указывают пп. 44.1 и 44.3 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI: плательщики налогов обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности, прочих документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней (или не менее 3 лет) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного этим Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.

Снова-таки на основании табеля начисляют зарплату, которая является объектом обложения налогом на доходы физических лиц и военным сбором. Следовательно, фискалы (как показывает практика, и другие контролирующие органы) при проверке могут потребовать от работодателя предъявить табели за последние 3 года. Как видим, нормы налогового законодательства также склоняют к хранению табеля в течение 3 лет.

Поэтому и возник вопрос к Госархивслужбе: «В течение какого периода работодатель должен хранить табель учета использования рабочего времени — 1 год или 3 года?».

Отвечая на него, Госархивслужба в комментируемом письме констатирует, что сейчас в поз. 408 Перечня № 578/5 указан срок для хранения табеля в 1 год. Тут же главное архивное ведомство добавляет: в Минюст направлен проект изменений к Перечню № 578/5, согласно которым предполагается установить срок хранения табеля 3 года. Кстати, об этом проекте также идет речь в письме Минюста от 26.09.2017 г. № 37237/27932-0-33-17/6 (ср. 025069200).

Как реагировать на такой ответ Госархивслужбы?

Важно! Во избежание разногласий с контролирующими органами рекомендуем хранить табель в течение 3 лет.

Тем более что рано или поздно именно 3-летний срок хранения будет установлен и в Перечне № 578/5.

При этом заметим, что учреждение должно соблюсти минимальные сроки хранения документов, указанные в Перечне № 578/5, а в случае необходимости может их увеличить. На это обращает внимание Госархивслужба в комментируемом письме со ссылкой на п. 1.7 Перечня № 578/5. Так что учреждение вполне обоснованно может увеличить срок хранения табеля с 1 года до 3 лет.

Людмила БЕЛЕВЦОВА, эксперт по вопросам оплаты труда

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно