Укрдержархів у межах компетенції розглянув звернення щодо строку зберігання табеля обліку використання робочого часу та повідомляє наступне.
Строк зберігання табеля обліку використання робочого часу відповідно до статті 408 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції 17.04.2012 за № 571/20884 (із змінами) (далі — Перелік), визначено 1 рік.
Перелік погоджено з 14 міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, у т. ч. із Мінфіном, Державною фінансовою інспекцією, Державною податковою службою (без зауважень).
Відповідно до підпункту 1.7 розділу І «Загальні положення» Переліку допускається продовження в організаціях строків зберігання документів.
Укрдержархівом розроблено проект Змін до Переліку, який надіслано на опрацювання структурними підрозділами Міністерства юстиції (лист від 07.12.2016 № 01.3/3586).
Проектом Змін до Переліку строк зберігання табеля обліку використання робочого часу передбачено 3 роки з посиланням на примітку 1 до статті 186.
Голова Т. Баранова
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ
Скільки зберігати табель обліку використання робочого часу: думка Держархівслужби
У листі, що коментується, представлена відповідь Держархівслужби на запит про строки зберігання табеля обліку використання робочого часу (далі — табель). У чому суть запитання і яка відповідь відомства на нього, розглянемо далі.
Строки зберігання документації визначені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Відмітимо, що строків зберігання документів, представлених у цьому Переліку, повинні дотримуватися держоргани та органи місцевого самоврядування, інші установи, підприємства та організації незалежно від форми власності (п. 1.2 Переліку № 578/5). При цьому строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578/5).
Регламентовані строки зберігання табеля такі:
— у загальному випадку — 1 рік (поз. 408 Переліку № 578/5);
— щодо працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці, — 75 років (поз. 445 Переліку № 578/5);
— щодо громадян, які постраждали унаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (поз. 685 Переліку № 578/5).
Регламентовані строки зберігання табеля для працівників, що задіяні на роботах із шкідливими умовами праці, та громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, і так достатньо великі (75 років). Тому нас цікавить питання строку зберігання табеля в загальному випадку.
Як уже відзначалося, в загальному випадку табель повинен зберігатися 1 рік. При цьому обчислення строків зберігання документів провадиться з 1 січня року, що йде за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578/5). Отже, табелі, складені за усі місяці 2018 року, згідно з регламентованим строком зберігання в 1 рік необхідно буде зберігати протягом усього 2019 року.
Водночас звертаємо увагу на поз. 336 Переліку № 578/5. У ній вказано, що первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, треба зберігати 3 роки. Такий 3-річний строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки податковими органами, а також завершення ревізії (для бюджетних установ) Держаудитслужбою за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах такі документи слід зберігати до ухвалення остаточного рішення.
До чого тут табель? Річ у тому, що на підставі табеля розраховують зарплату, тому такий документ також є підставою для відображення операції у бухобліку. Отже, така обставина якраз і вказує на те, що табель повинен зберігатися 3 роки. При такому підході табелі за усі місяці 2018 року слід зберігати протягом 2019 — 2021 років.
На зберігання табеля протягом 3 років також вказують пп. 44.1 і 44.3 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI: платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачене законодавством, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, протягом не менше 1095 днів (або не менше 3 років) з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються вказані документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Знову-таки на підставі табеля нараховують зарплату, яка є об’єктом обкладення податком на доходи фізичних осіб і військовим збором. Отже, фіскали (як показує практика, й інші контролюючі органи) при перевірці можуть вимагати від роботодавця пред’явити табелі за останні 3 роки. Як бачимо, норми податкового законодавства також схиляють до зберігання табеля протягом 3 років.
Тому і виникло запитання до Держархівслужби: «Протягом якого періоду роботодавець повинен зберігати табель обліку використання робочого часу — 1 рік чи 3 роки?».
Відповідаючи на нього, Держархівслужба в листі, який коментується, констатує, що зараз у поз. 408 Переліку № 578/5 вказаний строк для зберігання табеля в 1 рік. Одразу ж головне архівне відомство додає: в Мін’юст направлений проект змін до Переліку № 578/5, згідно з якими передбачається встановити строк зберігання табеля 3 роки. До речі, про цей проект також іде мова в листі Мін’юсту від 26.09.2017 р. № 37237/27932-0-33-17/6 (ср. ).
Як реагувати на таку відповідь Держархівслужби?
Важливо! Щоб уникнути розбіжностей з контролюючими органами, рекомендуємо зберігати табель протягом 3 років.
Тим паче що рано чи пізно саме 3-річний строк зберігання буде встановлений і в Переліку № 578/5.
При цьому зазначимо, що установа повинна дотриматися мінімальних строків зберігання документів, зазначених у Переліку № 578/5, а у разі потреби може їх збільшити. На це звертає увагу Держархівслужба в листі, що коментується, з посиланням на п. 1.7 Переліку № 578/5. Тож установа цілком обґрунтовано може збільшити строк зберігання табеля з 1 року до 3 років.
Людмила БЄЛЄВЦОВА, експерт з питань оплати праці
