При расчете компенсации за неиспользованный отпуск следует руководствоваться Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100 (далее — Порядок № 100). Согласно п. 7 этого Порядка сумма компенсации (К) рассчитывается по формуле:
К = ЗП ср х Д отп,
где ЗП ср — среднедневная зарплата;
Д отп — количество дней отпуска, подлежащих компенсации.
В свою очередь, среднедневная зарплата (ЗП ср) рассчитывается путем деления суммарного заработка (ЗП) за последние 12 месяцев перед началом отпуска или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней года или меньший отработанный период (КД) (за исключением праздничных и нерабочих дней):
ЗП ср = ЗП : КД.
Таким образом, чтобы правильно определить сумму компенсации за неиспользованный отпуск, бухгалтеру необходимо в первую очередь найти среднедневную зарплату*. На особенностях ее расчета применительно к приведенному вопросу и остановимся.
* Количество неиспользованных дней отпуска, подлежащих компенсации при увольнении, указано в соответствующем приказе. Их подсчетом занимается работник, в обязанности которого входит указанная работа. Как правило, это работники кадровой службы. Как правильно определить количество дней отпуска, неиспользованных работником и подлежащих компенсации при увольнении, мы подробно рассказывали в «ОТ», 2013, № 16, с. 21.
Определяем расчетный период
Исчисление средней заработной платы для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск осуществляется исходя из выплат за последние 12 месяцев, предшествующих месяцу выплаты компенсации (п. 2 Порядка № 100). То есть в общем случае расчетным периодом являются 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения.
Если работник проработал меньше года, средняя заработная плата рассчитывается исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.
В приведенном примере работница увольняется в марте 2018 года. А поскольку в трудовых отношениях с работодателем она находится больше года, расчетным периодом в данной ситуации будут 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения: март 2017 года — февраль 2018 года.
Вместе с тем лишь в некоторых месяцах расчетного периода женщина работала, в остальное время она находилась в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Как в данном случае определить количество календарных дней, участвующих в расчете среднедневной зарплаты?
Определяем количество дней, участвующих в расчете
В представленной выше формуле расчета среднедневной зарплаты (ЗП ср) видно, что заработная плата за расчетный период (ЗП) делится на количество календарных дней в расчетном периоде (КД). При этом не все дни участвуют в расчете.
Какие же существуют особенности определения количества календарных дней за расчетный период? Рассмотрим их по порядку.
При определении продолжительности расчетного периода из общего количества календарных дней исключают праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ. В календарном году таких дней 11. При этом 9 праздников имеют четко установленную дату, а 2 дня (Пасха и Троица) — «плавающую». Это нужно учесть при подсчете количества календарных дней.
Согласно абз. 6 п. 2 Порядка № 100 из расчетного периода исключаются календарные дни, в течение которых работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично. К таким периодам относится в том числе и период отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего (шестилетнего) возраста, в течение которого работница не работала.
Обратите внимание: в случае если из расчетного периода исключается период, в течение которого работница находилась в отпуске для ухода за ребенком до трех (шести) лет и на который уже приходится праздничный день, то второй раз не следует его исключать из количества календарных дней в расчетном периоде. В противном случае, это приведет к завышению средней заработной платы.
Давайте определим количество календарных дней в расчетном периоде, участвующих в расчете среднедневной зарплаты.
В расчетном периоде март 2017 года — февраль 2018 года работница находилась в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет:
— с 1 марта по 12 апреля 2017 года — 43 к. дн.;
— с 11 мая по 8 ноября 2017 года — 182 к. дн.;
— с 11 декабря 2017 года по 28 февраля 2018 года — 80 к. дн.
Всего — 305 к. дн.
Эти дни исключаем из расчетного периода. Обратите внимание: на период такого отпуска приходятся 8 праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ (на 2017 год: 8 марта, 4 июня (Троица), 28 июня, 24 августа, 14 октября, 25 декабря; на 2018 год: 1 и 7 января). Вместе с тем второй раз их не исключаем из общего количества календарных дней расчетного периода. Они уже учтены в количестве календарных дней отпуска для ухода за ребенком до 3 лет.
Далее определим количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на остальные дни расчетного периода, когда женщина работала и которые также необходимо исключить из расчета. На расчетный период март 2017 года — февраль 2018 года работница 2 раза выходила на работу:
— первый раз с 13 апреля по 10 мая 2017 года;
— второй раз с 9 ноября по 10 декабря 2017 года.
На такой период пришлись 4 праздничных и нерабочих дня, которые исключаем из общего количества календарных дней: 16 апреля (Пасха), 1, 2 и 9 мая.
Таким образом, количество календарных дней в расчетном периоде, участвующих в расчете, составляет:
365 - 305 - 4 = 56 (к. дн.).
Перейдем непосредственно к расчету среднедневной заработной платы. Предположим, что сумма заработной платы, начисленная работнице в расчетном периоде за отработанные дни, составляет 5648,99 грн. Но не забывайте о п. 10 Порядка № 100, предусматривающем корректировку заработка в расчетном периоде в случае повышения должностных окладов (тарифных ставок). С 01.01.2018 г. работникам с оплатой по Единой тарифной сетке были повышены оклады, поэтому заработок, начисленный в расчетном периоде до повышения, необходимо умножить на коэффициент повышения окладов. Для 7-го тарифного разряда такой коэффициент составляет 1,1011*.
* Коэффициенты корректировки для работников с оплатой по ЕТС при уходе в отпуск в марте 2018 года см. в «ОТ», 2018, № 5, с. 32.
Таким образом, среднедневная зарплата составляет:
(5648,99 грн. х 1,1011) : 56 к. дн. = 111,07 грн.
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск равна:
111,07 х 7 = 777,49 (грн.).
