Форма штатного розпису
Штатний розпис — це документ, що встановлює для цього підприємства, установи, організації структуру, штати і посадові оклади працівників. Штатний розпис містить назви посад, чисельність персоналу й оклади за кожною посадою (листи Мінсоцполітики від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 і від 22.03.2012 р. № 42/06/186-12).
У п. 28 Порядку № 228* зазначено, що типова форма штатного розпису затверджується Мінфіном.
* Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.
На сьогодні діють дві форми штатного розпису, затверджені наказом № 57**: штатний розпис і типовий штатний розпис. Відрізняються вони обсягом наведених у них відомостей. Форма типового штатного розпису більш інформативна.
** Наказ Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57.
Яку ж форму обрати? У примітці до форми штатного розпису зазначено, що її складають органи державного управління та місцевого самоврядування. Всі інші організації та установи застосовують форму типового штатного розпису.
Важливо! У п. 28 Порядку № 228 зазначено, що в разі потреби міністерства та інші центральні органи виконавчої влади за погодженням із Мінфіном можуть установлювати форму штатного розпису для відповідної галузі.
Тож будьте уважні: для бюджетних установ окремих галузей може бути затверджена своя форма штатного розпису. Як це зроблено, наприклад, для установ, що фінансуються з держбюджету і належать до сфери управління Мінкультури (див. наказ Мінкультури від 12.03.2014 р. № 142).
Штатні нормативи
На сьогодні профільними міністерствами затверджено типові штатні нормативи, на підставі яких бюджетні організації та установи складають свої штатні розписи. Наведемо найпопулярніші з них (див. табл. 1).
Зверніть увагу! Штатна чисельність працівників, установлена типовими штатними нормативами, є граничною (максимальною).
Таблиця 1. Приклади типових штатних нормативів
| Типові штатні нормативи | Нормативно-правовий акт |
| Освіта | |
| Типові штатні нормативи вищих навчальних закладів I — II рівнів акредитації | |
| Типові штатні нормативи професійно-технічних навчальних закладів | |
| Типові штатні нормативи закладів загальної середньої освіти | |
| Типові штатні нормативи позашкільних навчальних закладів | |
| Типові штатні нормативи дошкільних навчальних закладів | |
| Спорт | |
| Типові штатні нормативи дитячо-юнацьких спортивних шкіл | |
| Типові штатні нормативи шкіл вищої спортивної майстерності | |
| Охорона здоров’я | |
| Примірні штатні нормативи закладу охорони здоров’я «Хоспіс» | |
| Примірні штатні нормативи виїзної бригади з надання паліативної допомоги «Хоспіс вдома» | |
| Примірні штатні нормативи паліативного відділення | |
| Соціальна сфера | |
| Типовий штатний норматив чисельності працівників територіального центру соціального обслуговування (надання соціальних послуг) | |
| Примірні штатні нормативи чисельності працівників центрів соціальної підтримки дітей та сімей | |
| Типові структура і штат районних, міських, районних у містах, районних у місті Києві центрів соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді | |
| Культура | |
| Примірні штатні нормативи клубних закладів, центрів народної творчості, парків культури та відпочинку та інших культурно-освітніх центрів і установ державної та комунальної форми власності сфери культури | |
Формуємо штатний розпис
Штатний розпис розробляють спільно кадрова і фінансова (бухгалтерська) служби установи. При цьому потрібно врахувати вимоги чинних нормативно-правових актів (КЗпП, Закону про оплату праці, Класифікатора професій, випусків Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників тощо), організаційної структури та чисельності працівників. Штатний розпис підписує керівник бухгалтерської служби(начальник планово-фінансового підрозділу) і керівник установи. Давайте поглянемо, як правильно скласти типовий штатний розпис (див. табл. 2 на с. 16).
Таблиця 2. Порядок заповнення граф штатного розпису
| Назва графи | Що врахувати при заповненні |
| «Назва структурного підрозділу та посад» | Штатний розпис складають так, щоб посади відповідали структурі установи. Спочатку розміщують посаду керівника підрозділу, потім — професіоналів, спеціалістів, технічних службовців тощо в ієрархічному порядку. Назви професій (посад) повинні відповідати Класифікатору професій (див. листи Мінсоцполітики від 14.03.2018 р. № 411/0/101-18/284, від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284). Зверніть увагу: у штатному розписі мають бути затверджені всі можливі в установі посади, у тому числі посади сумісників і вакантні посади |
| «Кількість штатних посад» | Цей показник визначають шляхом розрахунку. Для цього можна скористатися відповідною профільною методикою, наприклад Методикою розрахунку чисельності окремих категорій працівників на основі норм з праці, затвердженою наказом Мінсоцполітики від 04.09.2000 р. № 222. При визначенні кількості штатних посад враховуйте граничну чисельність, установлену відповідними типовими штатними нормативами, і розмір фонду оплати праці, затверджений органом вищого рівня |
| «Посадовий оклад» | Посадові оклади працівників бюджетних установ визначають на рівні, встановленому нормативно-правовими актами для відповідної сфери (галузі). У штатному розписі допускається затвердження однакових найменувань посад із різними посадовими окладами (тарифними ставками). Це підтверджує і Мінсоцполітики в листі від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284 (ср. ). Важливо! Якщо для посади в штатному розписі передбачена не ціла штатна одиниця, а лише її частина, у цій графі зазначають повний посадовий оклад (як для цілої штатної одиниці) |
| «Надбавки, доплати» | За окремими посадами можуть бути зазначені доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці та носять постійний характер. А ось «трудову» доплату до мінімальної заробітної плати в штатному розписі відображати не потрібно, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці |
| «Фонд заробітної плати на місяць» | У цій графі зазначають загальну суму посадового окладу, надбавок і доплат за кожною посадою |
| «Фонд заробітної плати на рік» | Показник цієї графи розраховують як добуток місячного фонду заробітної плати на кількість місяців. Наприклад, якщо робота за певною посадою виконуватиметься весь рік, місячний фонд зарплати множать на 12, а якщо робота сезонна (гардеробник, оператор котельні) — на відповідну кількість місяців роботи працівника на цій посаді протягом року. Зверніть увагу: якщо в штатному розписі передбачена частина посади (0,25; 0,5 тощо), то у графах «Фонд заробітної плати на місяць» і «Фонд заробітної плати на рік» за цією посадою зазначають фонд зарплати не на цілу посаду, а на відповідну частину |
Затверджуємо штатний розпис
Штатні розписи бюджетних установ затверджують у місячний строк з початку року (п. 45 Порядку № 228).
Штатний розпис підвідомчої установи затверджується керівником установи вищого рівня (якщо законодавством не встановлений інший порядок затвердження) (п. 32 Порядку № 228). А якщо установи вищого рівня немає — райдержадміністрацією або виконавчим органом відповідної місцевої ради (п. 35 Порядку № 228).
Штатний розпис бюджетної установи — розпорядника нижчого рівня затверджує одночасно з його кошторисом головний розпорядник коштів (п. 37 Порядку № 228). Для деяких бюджетників установлений особливий порядок формування та затвердження штатних розписів.
Наведемо приклад штатного розпису, який набуває чинності з 1 липня 2019 року.
Вносимо зміни
Зміни до штатного розпису можуть вноситися з різних причин.
Якщо зміни не істотні, то видають наказ про внесення змін до штатного розпису.
Якщо ж змін багато, має сенс викласти в новій редакції (перезатвердити) штатний розпис.
Пам’ятайте! Зміни до штатних розписів вносяться в порядку і за формою, встановленими для їх затвердження (п. 47 Порядку № 228).
Приймаючи рішення про внесення змін до штатного розпису, слід враховувати вимоги ст. 32 КЗпП. Згідно з цією нормою про зміну істотних умов праці — систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інші зміні — працівник має бути сповіщений у письмовій формі не пізніше, ніж за 2 місяці.
Строки зберігання
Строки зберігання документів, у тому числі штатного розпису, визначені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.
В організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, штатні розписи та переліки змін до них зберігаються постійно. В інших організаціях (за місцем складання) — 75 років.
