Працівниця змінила прізвище: дії роботодавця

Ивлева Наталья, эксперт по вопросам оплаты труда
Оплата труда Август, 2020/№ 16/1
В избранном В избранное
Печать
Працівниця вийшла заміж і змінила прізвище. До яких кадрових документів потрібно внести виправлення? Як ця подія відобразиться на звітності з ЄСВ і Податковому розрахунку за формою № 1ДФ?

Запасаємося документами

Розпочнемо з того, що всі дії роботодавець починає тільки після надання працівницею заяви та підтвердних документів про зміну прізвища (копії: свідоцтва про шлюб, паспорта і реєстраційного номера (індивідуального податкового номера), видані на нове прізвище).

У свою чергу, кадрова служба звіряє копії документів з оригіналами і завіряє належним чином.

Водночас багато роботодавців не вимагають від працівника заяви, обмежуючись лише отриманням копій документів, що підтверджують зміну прізвища. У такому разі бажано, щоб на копіях цих документів були проставлені дати їх подання/отримання, а також підписи працівниці та кадрової служби.

Далі видаємо наказ про зміну прізвища працівниці у зв’язку з укладенням шлюбу. І на підставі такого наказу будуть внесені зміни до трудового договору (контракту) (за наявності), трудової книжки, особової картки, табеля обліку робочого часу, графіка відпусток. Такі зміни торкнуться й звітності. Про це трохи детальніше.

Письмовий трудовий договір (контракт)

Чинне трудове законодавство не встановлює порядок внесення змін у разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові. Тому запропонуємо два варіанти на ваш вибір.

У тексті трудового договору (контракту) закреслюють колишні дані працівника і вписують нові з посиланням на документ, що став підставою для внесення таких змін. Проставляють дату внесення змін та підписи особи, яка вносила зміни, і працівника.

Оформляють зміни окремим документом у вигляді додатка до трудового договору.

Зауважимо, що існує думка: у разі зміни працівником прізвища (імені, по батькові) зміни до трудового договору вносити не потрібно. Достатньо додати до нього копії документів, що засвідчують ці зміни. Така позиція ґрунтується на тому, що зміна імені не тягне за собою припинення або зміни трудових прав працівника, набутих ним під колишнім ім’ям.

Трудова книжка

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки колишні дані працівника закреслюють однією рискою і вписують нові дані (п. 2.13 Інструкції № 58).

Увага!

Колишні дані працівниці повинні легко читатися. Тому заклеювати або замазувати коректором не потрібно.

На внутрішній стороні обкладинки проставляєте посилання на документ, що став підставою для внесення змін (у нашому випадку свідоцтво про шлюб), зазначаєте його номер і дату видачі, а також найменування органу, який його видав.

Запис завіряємо підписом керівника (іншого уповноваженого працівника) кадрової служби і печаткою підприємства (за наявності) або печаткою відділу кадрів.

Такий самий алгоритм заміни запису прізвища і у вкладиші до трудової книжки (за його наявності).

Особова картка

Тут порядок внесення змін аналогічний. У п. 1 розд. I «Загальні відомості» особової картки працівника (типова форма картки П-2*) однією рискою закреслюємо колишні дані працівниці та поруч (або вище) вписуємо нові. Також слід відкоригувати дані про сімейний стан працівниці в пункті 10 «Родинний стан», а реквізити нового паспорта — в пункті 12 розд. I.

* Типова форма первинної облікової документації зі статистики праці № П-2 «Особова картка», затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656.

Деякі кадровики у разі, якщо працівниця змінила прізвище, заповнюють на неї нову особову картку з уже зміненими особистими даними працівника, роблячи при цьому і в старій, і в новій особовій картці запис про те, що особову картку було замінено у зв’язку зі зміною прізвища.

На нашу думку, такий варіант недоцільний, оскільки необхідно буде зберігати по одній працівниці дві особові картки (стару і нову).

Зауважимо: 05.06.2020 р. нову форму особової картки держслужбовця затверджено наказом НАДС від 19.05.2020 р. № 77-20.

Табель робочого часу, графік відпусток

Тут використовуйте просте закреслення старого і вписування нового прізвища.

Ще один важливий момент. Якщо працівниця отримує зарплату в безготівковій формі, то їй потрібно замінити банківську картку.

Тепер перейдемо до звітності.

ЄСВ-звіт

У таблиці 5 ЄСВ-звіту інформацію про зміну прізвища не відображаємо. Її формуємо лише за наявності певних подій у звітному місяці. Вичерпний перелік наведено в п. 8 розд. IV Порядку № 435. При цьому зміна прізвища в цьому переліку не зазначена.

А ось у таблиці 6 ЄСВ-звіту за місяць, в якому було видано наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівниці, слід показати вже з її новим прізвищем (у графі 8). Цього вистачить, щоб у Держреєстрі старе прізвище було замінено на нове. Адже Пенсійний фонд використовує дані про фізичну особу саме з останнього поданого звіту страхувальником.

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ

Тут усе просто — жодних змін! У цій формі не зазначають прізвище працівниці, а відображають лише її індивідуальний податковий номер. А він після зміни прізвища залишається тим самим.

Тому роботодавець, подаючи Податковий розрахунок за формою № 1ДФ, не повідомляє орган ДПС про зміну працівником прізвища. Це вже зробив сам працівник, коли вносив зміни до облікової картки платника податків.

І ще. Якщо з будь-якої причини (карантин, відсутність бланків) затримується отримання паспорта з новим прізвищем, на нашу думку, облік відомостей за такою працівницею слід продовжувати вести за старим прізвищем, незважаючи на наявність свідоцтва про шлюб.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 10 грн
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд