Повідомлення про прийняття на роботу: як не помилитися?

Законодавча база

Вимога до роботодавця повідомляти орган податкової служби про прийняття працівника на роботу встановлена ч. 3 ст. 24 КЗпП. Відповідно до її норм працівник не може бути допущений до роботи без одночасного виконання таких окремих умов:

• без укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням),

та

• без повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу.

Подається Повідомлення згідно з постановою № 413* за формою, наведеною в додатку до неї.

* Постанова КМУ від 17.06.2015 р. № 413.

Хто, куди та про кого повідомляє

Повідомляти про прийняття працівників на роботу зобов’язані всі роботодавці, як юридичні особи, так і фізичні особи, що використовують найману працю.

Подається таке Повідомлення до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ.

При цьому податкова служба лише приймає від роботодавців Повідомлення та передає інформацію, що міститься в ньому, далі до реєстру застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування. Вона не надає роз’яснення стосовно законодавства про працю в частині Повідомлення про прийняття на роботу.

Про що самі ж податківці зазначають у підкатегорії 201.10 ЗІР.

Зверніть увагу: незалежно від того, в якій формі укладається трудовий договір — усній чи письмовій, обов’язковим є видання роботодавцем наказу про прийняття працівника на роботу.

Повідомлення подаємо при прийнятті на роботу за трудовим договором незалежно від того:

• на основне місце роботи чи за сумісництвом (як зовнішнім, так і внутрішнім) прийнятий працівник;

• який вид трудового договору укладається (безстроковий/строковий, для виконання тимчасових/сезонних робіт);

• громадянина чи іноземця приймаємо на роботу;

• за переведенням з іншого підприємства, за направленням з Центру зайнятості приймаємо працівника тощо.

Не потрібно подавати Повідомлення про прийняття на роботу:

• керівника підприємства;

• членів виконавчого органу господарського товариства, відомості про яких включені до Єдиного держреєстру юросіб, ФОП та громадських формувань (далі — ЄДР). ДПС отримує інформацію про їх працевлаштування безпосередньо з ЄДР у день реєстрації змін.

Також не повідомляємо про осіб, з якими не оформлюються трудові відносини: осіб, що виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами, та осіб, які стажуються.

Немає необхідності повідомляти податківців і про зміну умов праці в рамках раніше укладеного трудового договору: про оформлення суміщення, про встановлення/скасування працівнику неповного робочого часу; про переміщення чи переведення на іншу роботу у цього ж роботодавця; про поновлення працівника на попередньому місці роботи на підставі судового рішення; про вихід працівниці на роботу після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років тощо.

Строк подання

Повідомлення про прийняття працівника на роботу повинно бути подане до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. Саме про такий строк подання йдеться в постанові № 413.

І тут постає найгостріше запитання у практиці подання Повідомлення: чи можна подати Повідомлення в день допуску працівника до роботи?

Так, якщо працівник приступить до роботи пізніше, ніж буде подане Повідомлення. Наприклад, якщо працівник починає свою роботу о 16:00, а Повідомлення надано о 09:00, то приписи ст. 24 КЗпП порушені не будуть. Із цим погоджуються фахівці Держпраці*, зазначаючи, що чинне законодавство не передбачає необхідності подання Повідомлення напередодні або за кілька днів до дня початку роботи. Головне, щоб була виконана вимога: спочатку Повідомлення — потім допуск до роботи.

* te.dsp.gov.ua/yaki-naslidky-zagrozhuyut-robotodavtsyu-yakshho-povidomlennya-pro-pryjnyattya-na-robotu-podano-do-dps-u-den-pryjomu-pratsivnyka/

А як бути, якщо Повідомлення подане, квитанція № 1 є, а квитанція № 2 затримується? Фахівці Держпраці в такій ситуації не вбачають порушення трудового законодавства, адже дата та час отримання Повідомлення зафіксовані в квитанції № 1.

Проте, для того щоб уникнути можливих непорозумінь з інспекторами праці, все ж рекомендуємо подавати Повідомлення напередодні першого робочого дня працівника. Хоч прямо таку норму чинне законодавство і не встановлює.

Способи подання

Постанова № 413 визначає такі способи подання Повідомлення:

1) засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП);

2) на паперових носіях разом із копією в електронній формі;

3) на паперових носіях, якщо в Повідомленні зазначена інформація про прийняття не більше ніж 5 осіб. При цьому не важливо, скільки осіб узагалі працює у роботодавця за трудовими договорами (див. лист ДФСУ від 05.10.2015 р. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).

На цьому наполягає і податкова служба у своїх роз’ясненнях (див. підкатегорію 201.06 ЗІР). Такої ж думки дотримується і Мінсоцполітики в листі від 19.08.2015 р. № 1069/13/84-15.

Нюанси заповнення

Загалом складання Повідомлення не викликає труднощів. Тож зупинимося на реквізиті, який викликає найбільше запитань у роботодавців, а саме на реквізиті 4 «Категорія особи». При його заповненні проставляємо:

• «1» — коли приймаємо на роботу працівника за основним місцем роботи, у тому числі якщо для нього це перше місце роботи та він не має трудової книжки;

• «2» — якщо укладаємо трудовий договір із сумісником, у тому числі окремий трудовий договір на внутрішнє сумісництво з працівником, який уже працює в роботодавця.

Щодо заповнення реквізиту 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу» та реквізиту 9 «Дата початку роботи», то, на думку Мінсоцполітики, дати, які зазначаються в них, не повинні збігатися (див. лист від 04.08.2015 р. № 432/13/155-15). Проте вважаємо: якщо ви одним днем видали наказ про початок роботи, подали Повідомлення про прийняття на роботу та після цього допустили працівника до роботи, то порушення тут немає.

Чи можливе подання одного Повідомлення, якщо на роботу приймаються декілька працівників за одним або різними наказами, при цьому дати початку роботи в них різні? Так, можливе, головне — щоб таке подання відбулося до фактичного початку роботи.

Виправлення помилок

Як би уважно роботодавці не заповнювали Повідомлення, від помилок у ньому ніхто не застрахований. Помилки можуть бути різними. Це і неправильне зазначення реєстраційного номера працівника, помилки у його П. І. Б., внесення до Повідомлення неправильних даних щодо номера, дати наказу про прийняття на роботу чи дати початку роботи, помилки у виборі категорії особи тощо.

Усі помилки виправляються так. Формують два Повідомлення: одне — з типом документа «скасовуюче» з помилковими даними, інше — з типом документа «початкове» з правильними відомостями. Обидва Повідомлення подаються до ДПС.

Про це зазначає Мінсоцполітики у своєму листі від 22.06.2016 р. № 746/13/84-16.

Зверніть увагу! У випадку, коли помилку потрібно виправити лише щодо одного працівника, а в Повідомленні було наведено інформацію щодо декількох працівників, наприклад 4, то у скасовуючому/початковому Повідомленні слід зазначити лише того працівника, дані якого виправляються. Нумерація в усіх Повідомленнях самостійна, тому його зазначають під номером «1».

Чи можна виправити в уже поданому Повідомленні дату початку роботи?

Вважаємо, що так. Заборони на такі дії постанова № 413 не містить.
А як бути, коли Повідомлення подали, а працівник не бажає працювати?

Якщо працівник і роботодавець до дня початку роботи за трудовим договором дійшли згоди анулювати його (працівник надав заяву про відмову працювати, виданий наказ про скасування наказу про прийняття на роботу) — подаємо до ДПС скасовуюче Повідомлення.

А якщо працівник не вийшов на роботу і не надав пояснень із цього приводу? Подавати скасовуюче Повідомлення у такому разі, ми вважаємо, не можна. Адже трудовий договір уже набрав чинності і розірвати його можливо тільки з підстав, передбачених КЗпП.

Відповідальність

Якщо роботодавець проігнорує подання Повідомлення, Пенсійний фонд може надати Держпраці дані щодо працівників, яких було прийнято на роботу, проте Повідомлення щодо них не було подане. Тож ігнорувати приписи ч. 3 ст. 24 КЗпП не варто.

Чого ж чекати, якщо не подати Повідомлення чи подати його із запізненням після допуску працівника до роботи?

У разі, коли трудовий договір укладений та оформлений наказом, але податківців не повідомили або повідомили із запізненням про прийняття працівника на роботу, повинна застосовуватись відповідальність як за порушення інших вимог законодавства. Такої думки дотримуємося ми та аналогічну позицію займають суди (див., наприклад, постанову Миргородського міськрайонного суду Полтавської обл. від 16.04.2020 р. у справі № 552/1355/20).

За таке порушення сьогодні роботодавець може отримати штраф у розмірі однієї мінзарплати (6000 грн, а з 01.12.2021 р. — 6500 грн, абзац дев’ятий ч. 2 ст. 265 КЗпП). Якщо ж порушення вчинене повторно протягом року, штраф зросте до двох мінзарплат (абзац десятий ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Разом із цим, якщо роботодавець подасть Повідомлення до початку перевірки (усуне порушення самостійно) або на виконання припису Держпраці у визначені нею строки, то штраф на підставі абзацу дев’ятого ч. 2 ст. 265 КЗпП (порушення виявлено вперше, штраф — одна мінімалка) не повинен застосовуватися. Це прямо передбачено ч. 6 ст. 265 КЗпП. А ось при повторі таке звільнення від штрафу не спрацює.

Що стосується адміністративної відповідальності, то, на наш погляд, неподання Повідомлення — це триваюче правопорушення. Тож посадові особи можуть бути притягнуті до відповідальності протягом трьох місяців з дня його виявлення (ст. 38 КпАП). Щоб припинити таке порушення, слід подати Повідомлення. А далі є три місяці з моменту подання, протягом яких до посадових осіб роботодавця може бути застосовано адмінштраф (від 510 до 1700 грн, ч. 1 ст. 41 КпАП). Якщо протягом цього часу до вас не завітає Держпраці, про адмінштраф можна забути.

А якщо завітає? Адмінпротокол буде складено, а подальшу долю вирішуватиме суд. І тут головне — правильна тактика. Виправляємо порушення, щиро каємося і… суд може дійти висновку про те, що вчинене правопорушення є малозначним, та звільнити порушника від адмінвідповідальності (ст. 22 КпАП), обмежившись усним зауваженням. Приклад — постанова Ленінського райсуду м. Кіровограда від 24.02.2021 р. у справі № 405/1049/21.

Увага! На думку Держпраці, якщо на момент перевірки виявлено факт неподання Повідомлення про прийняття на роботу, то таке порушення слід трактувати як допуск працівника до роботи без укладення трудового договору, навіть якщо є наказ про прийняття на роботу (див. лист від 29.04.2016 р. № 5043/4/4.1ДП-16). А це зовсім інші розміри штрафів.

Вважаємо таку позицію інспекторів праці помилковою. Тож якщо під час перевірки Держпраці ви стикнулися саме з такою позицією, не погоджуйтеся з нею та захищайте себе в суді. Суди вважають, що неподання Повідомлення не свідчить про існування неоформлених трудових відносин за наявності укладеного трудового договору і наказу про прийняття працівника на роботу (див., наприклад, постанову Другого апеляційного адмінсуду від 04.07.2019 р. у справі № 2040/5442/18).