На перший погляд, тема управління часом здається «заїждженою». Усі вже про неї говорили й чули. Але якщо дослідити її з різних боків, відкриється щось нове.
Ознаки того, що ви не вмієте розподіляти час
Вам складно визначити, скільки часу займе та чи інша справа. Розуміння, скільки приблизно часу знадобиться, дає змогу додати її до графіка дня або розподілити на кілька днів. Уявіть, як ви виконуєте задачу поетапно. Це допомагає оцінити часові витрати.
Ви ведете список справ, але ввечері постійно залишаються невиконаними кілька пунктів. Тут потрібно дивитися: ви плануєте занадто багато, часто відволікаєтеся протягом дня, прокрастинуєте (відкладаєте важливе, натомість займаєтеся неважливим) через нерозуміння сенсу завдання або ще щось…
Ви не відпочиваєте. Ви вже довго зайняті, в думках зберігається вантаж ще безлічі справ і ви весь час не встигаєте? Пора виділити час на відпочинок. Навіть якщо для цього потрібно його запланувати.
Ви не делегуєте. Не доручаєте частину справ тим, хто може з ними справитись. Іноді дуже важливо відпустити контроль. Делегування звільняє час для більш важливих завдань і відпочинку. Наприклад, якщо ви керівник, частину простих завдань делегуйте підлеглим, перед цим навчивши їх. Те саме вдома — іноді краще замовити готову їжу після напруженого робочого дня, звільнивши у такий спосіб час на відпочинок. Це допоможе бути продуктивнішим наступного дня.
Ви намагаєтеся змінити свій біологічний ритм. Люди різні. Хтось встає о 5:00 ранку, тренується, зустрічається за сніданком із подругою і на 9:00 бадьорим приходить на роботу. Хтось уранці стягує себе з ліжка, коли залишається час лише зробити гігієнічну рутину, одягтися і доїхати до роботи. Але засиджується за проєктом увечері й знаходить творчі рішення далеко за північ. Знайдіть комфортний ритм, прийміть це як частину свого «Я» і отримуйте користь.
Час — дуже цінна «валюта» для людини. Це той ресурс, яким варто навчитися розпоряджатися відповідально.
Техніки для організації часу
Існує безліч технік, які допомагають встигати більше і знаходити час для різних активностей. Розглянемо прості, але від цього не менш ефективні.
«З’їсти жабу». Сенс в тому, щоб планувати найскладнішу або неприємну справу на ранок. Спробуйте планувати на першу половину дня те, що доводиться змушувати себе робити. Якщо зробити це спочатку, ви не будете витрачати зусилля протягом дня на переживання щодо неприємної справи або зустрічі.
Наприклад, у мене є приятелька, яка ходить на заняття з англійської мови в суботу о 9:00. Уявіть: о 10:00 вона вже відвідала заняття, а ще цілий вихідний день попереду!
«Три головні справи». Якщо величезний список справ на день, розписаний по пунктах, наганяє сум, спробуйте виділити три найважливіші справи, які необхідно зробити саме сьогодні. Уявіть, яку свободу ви відчуєте, коли вони будуть зроблені. Можливо, навіть з’явиться натхнення ще на низку маленьких звершень!
Якщо справа вимагає до 5 хвилин на виконання, робіть її одразу. Не варто планувати, записувати дрібні справи, які вимагають зовсім маленького зусилля. Зробіть їх тієї ж миті, як вони з’явилися. Наприклад, зателефонувати, відповісти на лист. Спрощуйте там, де це можливо. І зовсім скоро ви помітите, що з’являється вільний час і не тисне вантаж незроблених маленьких справ. Це просто знахідка!
«Метод салямі». Як непомітно з’їсти палицю ковбаси? Відрізаючи по шматочку. Те саме і з великими багатоскладовими завданнями. Розділіть їх на менші підзавдання і виконуйте по одному на день.
Старий-добрий щоденник. Плануйте завдання, виділяйте час на їх виконання. І не забувайте про відпочинок.
Пріоритетність
Можна розписати день, використовуючи кожні 10 хвилин на виконання корисних справ, і при цьому лягти спати з почуттям, що важливе залишилося не зробленим.
Так відбувається, коли ми не виставляємо пріоритети. Кожне заняття в нашому дні має певне значення. І якщо ми витрачаємо багато енергії на справи з низьким ступенем важливості, то наші сили закінчуються, а дійсно важливі справи залишаються не зробленими. Тому важливо розподіляти завдання за пріоритетами.
Подумайте про справи, які належить зробити, й поставте собі кілька запитань: це важливо для мене чи ні? Це термінова справа або я можу її відкласти? Коли ми говоримо про важливість будь-чого, рекомендую дивитися на справу крізь призму власних бажань, тобто думаючи про те, чи важливо це для вашої особистості, для якості вашого життя. У цей момент забувайте про думку інших людей або про те, що ми не виправдовуємо чиїсь очікування.
До речі, ви чули про розподіл часу 80/20? Це емпіричне правило, назване на честь італійського економіста законом Парето. Воно звучить так: 20 % наших зусиль у чому завгодно дають 80 % результату, а інші 80 % зусиль — лише 20 % результату. Таким чином, правильно обравши мінімум найважливіших дій, можна швидко отримати значну частину від запланованого повного результату, при цьому подальші поліпшення малоефективні й можуть бути невиправдані.
Виділяйте важливе, витрачайте свій час і сили на те, що дійсно їх заслуговує.
Для того щоб почати використовувати будь-яку техніку, потрібно трохи дисципліни. Це дійсно так. Доклавши трохи зусиль, ви організуєте свій час і знайдете можливість не тільки для роботи, а й для безлічі інших цікавих занять.
Уміння планувати й встигати вимагає тренування, як і будь-яка інша навичка. Тому не переймайтеся, якщо не вдалося з першого дня або першого тижня перебудувати свій графік і дотримуватися нового. Продовжуйте. А почуття провини, незадоволеності не підвищить продуктивність і не додасть щастя.
Тут важливо знайти баланс між продуктивністю та вмінням розслаблятися і відключитися від справ.
Відпочинок наповнює енергією для нових великих справ, перезаряджає. Після вихідних мозок швидше генерує нові способи рішення завдань.
Отже, постарайтеся додати трохи відпочинку у свій щільний літній графік!
