Теми статей
Обрати теми

Табельний облік: добірка актуальних запитань

Будз Володимир, експерт з оплати праці та трудових відносин
Табель — важливий документ для роботодавця. Його потрібно вести навіть в умовах воєнного стану, адже він є підставою для обліку робочого часу всіх працівників установи. У цій статті відповімо на декілька запитань, пов’язаних із табельним обліком.

Чим передбачено?

Відповідно до ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

Роботодавцю табель обліку використання робочого часу (далі — Табель) необхідний для:

1) обліку кількості відпрацьованого робочого часу всіх категорій працюючих, у тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу;

2) контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу;

3) отримання даних про відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам (для розрахунку оплати днів хвороби, відпусток, відряджень тощо);

4) складання статистичної звітності з праці.

Типова форма Табеля № П-5 затверджена наказом № 489*. Вона має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності роботодавець може доповнити цю форму іншими показниками з урахуванням специфіки діяльності установи.

* Наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489.

На кого ведуть Табель?

Табель ведеться на всіх працівників, з якими укладено трудові договори.

Не потрібно зазначати в Табелі осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами. Інакше при перевірці контролюючі органи наполягатимуть, що в цьому випадку мали місце не цивільно-правові, а трудові відносини.

Дані Табеля застосовують для підтвердження трудового стажу конкретного працівника, аналізу ефективності роботи установи в цілому та окремих її структурних підрозділів.

Як відобразити в Табелі період військової служби під час мобілізації?

У Табелі час, не відпрацьований мобілізованим працівником, відображайте літерним кодом «ІН» або цифровим «22» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, військові збори тощо). Оскільки середній заробіток зберігають за робочі дні, у Табелі позначте «ІН» («22») робочі дні згідно з графіком роботи працівника, який працював за графіком п’ятиденки, шестиденки тощо.

Якщо роботодавець не має відповідних документів, що підтверджують відсутність працівника, у Табелі такий час відмічається умовним позначенням «НЗ» («28») — неявка з нез’ясованих причин.

Як відображати в Табелі час простою?

На сьогодні чимало роботодавців вимушені оформлювати простій. Стосується це насамперед працівників, яких неможливо забезпечити роботою через бойові дії, що тривають на тих територіях, де розташовані їх робочі місця.

Але пам’ятайте, що незалежно від введення простою, за «солдатами установи» роботодавець повинен виконати трудові гарантії, передбачені ст. 119 КЗпП (зберегти місце роботи, посаду та середній заробіток). Саме ця норма є імперативною для оплати періоду військової служби.

Що стосується простою, то в Табелі його слід позначати таким чином:

— у верхній комірці зазначають кількість годин простою (наприклад, «8»);

— у нижній — умовне позначення простою «П» (або цифровий код «23»).

Як відобразити дні відрядження в Табелі?

Оплата періоду відрядження здійснюється за всі робочі дні за графіком тієї установи, яка направила працівника у відрядження. Із цього випливає, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в Табелі позначаються таким чином:

— у верхньому рядку зазначають кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи установи (наприклад, «8») незалежно від того, скільки годин цього дня працівник відпрацював за місцем відрядження;

— у нижньому рядку — умовне позначення відрядження «ВД» («07»).

День відрядження, що припадає на вихідний день, відображають таким чином:

— у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою;

— у нижній — «ВД» («07»).

Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день доцільно позначити в Табелі таким чином:

— у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих цього дня годин;

— у нижній через дріб — «РВ/ВД» («06/07») (години роботи у вихідні і святкові дні / відрядження).

Як відобразити в Табелі період неоплачуваної відпустки?

Передусім зазначимо, що відпустка без збереження заробітної плати — це ініціатива виключно працівника. Примушувати його до написання заяви про надання неоплачуваної відпустки є порушенням його трудових прав.

Протягом періоду воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати відпустку без збереження зарплати без урахування норм ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки (ср. ). Тобто можна надавати працівнику за його заявою відпустку за свій рахунок на строк більше 15 календарних днів (фактично на будь-який строк протягом періоду воєнного стану). Це передбачено ч. 3 ст. 12 Закону № 2136**.

** Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

За загальними правилами, встановленими в наказі № 489, неоплачувану відпустку в Табелі зазначають так:

— відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням — «НБ» («13»);

— додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку — «ДБ» («14»);

— відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін — «НА» («18»). На наш погляд, таке умовне позначення можна застосовувати і для відпустки за свій рахунок, яку працівники оформлюють протягом періоду дії воєнного стану.

Водночас для зручності в установі можуть вводитися позначення, розроблені самостійно під окремі підстави для надання відпустки без збереження зарплати.

Чи заповнювати Табель на дистанційників?

У період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Така умова встановлена в ч. 1 ст. 2 Закону № 2136.

Працівники, у т. ч. деякі держслужбовці, які перебувають на час воєнного стану за межами України, також можуть працювати дистанційно (див. роз’яснення НАДС від 22.03.2022 № 150). Проте виконувати завдання за посадою дистанційно за межами України можуть виключно ті держслужбовці, посадові обов’язки яких це дозволяють, і лише в установленому порядку.

Майте на увазі: для запровадження дистанційної роботи необхідно, щоб специфіка роботи працівника дозволяла йому виконувати свою роботу дистанційно.

У наказі керівника установи для дистанційників, крім фіксації адреси їхньої роботи в дистанційному режимі, слід зазначити час початку та закінчення роботи, щоб роботодавець міг знати, в який час працівник дійсно виконує свою роботу. Зважаючи на ситуацію, яка сьогодні відбувається, рекомендуємо ознайомити працівників з таким наказом із застосуванням електронного зв’язку (електронної пошти).

У Табелі відображайте фактично відпрацьований час згідно з режимом роботи установи та в межах нормальної тривалості (наприклад, 8 годин 5 днів на тиждень).

Що ставити в Табелі, якщо працівник не має змоги працювати через бойові дії?

Якщо працівник не з’являється на роботі внаслідок обставин, пов’язаних із бойовими діями, час його неявки в Табелі доцільно відмічати умовним позначенням «І» («30») — інші причини неявок або «НЗ» («28») — неявка з нез’ясованих причин. Свої роз’яснення з цього приводу надали фахівці Мінекономіки на своєму офіційному сайті me.gov.ua (Діяльність Умови праці Трудові відносини в умовах воєнного стану 23.03.2022). Після з’ясування обставин та виявлення, що причини були поважні, Табель можна скоригувати. Про можливість такого коригування читайте в наступному запитанні.

Чи можна вносити правки до Табеля?

Загалом виправлення та правки в Табелі не допускаються. Та й на нормативному рівні правила внесення виправлень до Табеля не визначені. Якщо Табель заповнено і передано до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати, то виправлення в ньому зробити не можна.

Проте на практиці часто бувають ситуації, коли необхідно відкоригувати дані, внесені до Табеля. Наприклад, працівника протабелювали як такого, що відпрацював повний місяць, а наприкінці місяця з’ясовується, що він захворів. Або ж його в останніх числах місяця призвали до лав Збройних Сил України, як це було в лютому 2022 року, коли Президент України наприкінці місяця підписав Указ про загальну мобілізацію. Також цілком можлива ситуація, яка описана в попередньому запитанні. Такі ситуації і потребують внесення коригувань до раніше поданого Табеля.

Як це зробити?

По-перше, усі правки необхідно вносити тільки на підставі підтвердних документів.

По-друге, коригувати дані слід у поточному місяці, але із зазначенням періоду, за який проводять коригування. Якщо ви ведете Табель за типовою формою № П-5, то виправні дані слід вносити до окремого Табеля (коригуючий Табель). У шапці документа зазначайте дату заповнення Табеля та місяць (період), який коригуєте. На підставі даних такого коригуючого Табеля бухгалтер проведе відповідні зарплатні коригування.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі