Зарплата
У місяці, на який припала смерть працівника, зарплату нараховуємо за загальними правилами. Тобто за всі відпрацьовані працівником дні цього місяця з урахуванням доплат, надбавок, премій, які йому належать.
В разі якщо працівником, якому встановлено посадовий оклад (місячну тарифну ставку), не повністю відпрацьовано місяць, в якому припинено трудовий договір, то зарплату розраховуємо пропорційно відпрацьованому часу, а саме виходячи з кількості відпрацьованих днів.
Так само розраховуємо встановлені працівнику доплати, надбавки, а також індексацію, якщо на неї виникло право в цьому місяці.
Чи потрібно проводити доплату до МЗП? Доплату до мінімалки маємо нараховувати в разі, якщо за повністю відпрацьований місяць (повністю виконану норму праці) сума нарахованої працівнику зарплати менша за МЗП. Якщо працівник не виконав повністю норму робочого часу, то МЗП виплачується пропорційно відпрацьованому часу.
Отже, при розрахунку зарплати померлому працівнику керуємося загальними правилами щодо доплати до МЗП.
Відпустка
Якщо працівник помер у період оплачуваної відпустки, то перерахунок відпускних робити не потрібно. Це не передбачено чинним законодавством.
Також якщо працівник, який помер, використав зайві дні відпустки (за ще невідпрацьований час), то при проведенні остаточного розрахунку відпускні за невідпрацьовані дні відпустки не вираховуються (ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки).
Не потрібно вираховувати з померлого працівника й матеріальну допомогу на оздоровлення, що надається одночасно з наданням щорічної відпустки, яка на момент смерті ще не закінчилась.
Відпускна компенсація
Якщо на день проведення остаточного розрахунку є невикористані дні відпусток (щорічної відпустки і соціальної додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (за наявності права на неї)), обов’язково нараховуємо за них компенсацію.
Навіть якщо трудовий договір припиняємо у зв’язку зі смертю працівника, треба нарахувати відпускну компенсацію.
При цьому згідно зі ст. 116 КЗпП нараховувати і виплачувати компенсацію за невикористані дні відпустки слід при проведенні остаточного розрахунку. А остаточний розрахунок можливо провести тільки після видання наказу про припинення трудових відносин.
На практиці надання роботодавцю свідоцтва про смерть працівника може затягнутися на деякий час.
Тому неможливо зробити всі належні працівникові виплати у день його смерті (фактичний день припинення трудового договору). У тому числі й нарахувати компенсацію за дні невикористаної відпустки.
Свідоцтво про смерть працівника може надійти до роботодавця через місяць, два або більший час після смерті працівника.
У такому разі наказ про припинення трудових відносин також буде виданий за фактом надходження цього свідоцтва. Але датою припинення трудових відносин все одно буде фактична дата смерті працівника (згідно зі свідоцтвом про смерть).
Розрахунок компенсації за дні невикористаної відпустки проводиться за середньою зарплатою за правилами Порядку № 100. У загальному випадку обчислення компенсації проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації за дні невикористаної відпустки (п. 2 Порядку № 100).
Якщо наказ про припинення трудового договору виданий в іншому, наприклад, наступному місяці після місяця смерті працівника, то відлік 12 місяців розрахункового періоду все одно проводимо від місяця, в якому працівник помер (фактична дата смерті).
Наприклад, наказ виданий 05.04.2022, а день смерті працівника 29.03.2022. Тоді розрахунковим періодом для обчислення відпускної компенсації в загальному випадку буде березень 2021 року — лютий 2022 року.
Лікарняні
Трапляються випадки, коли в день смерті працівник перебуває на лікарняному. І такий лікарняний повинен бути оплачений в загальному порядку. При цьому останній день хвороби, на який припадає дата смерті, підлягає оплаті.
Лікарняний лист може бути як паперовим (його нададуть родичі померлого), так і електронним (буде наявний у вашому особистому кабінеті страхувальника).
На практиці трапляються ситуації, коли в е-лікарняному дата закриття не збігається з датою смерті, а припадає на наступні після неї дні. Що робити в такій ситуації? Можна звернутися до родичів працівника, який помер, із проханням вирішити це питання з лікарем (відкоригувати е-лікарняний або у разі неможливості замінити на паперовий). А якщо родичі (або ж лікар) відмовляються? Вважаємо, що в такому випадку слід звернутися до ФСС з вимогою перевірити коректність оформлення лікарняного.
Також майте на увазі, що за паперовими лікарняними листами діє строк давності. Так, якщо працівник помер на лікарняному і лікарняний з якихось причин надано спадкоємцями після закінчення 12 календарних місяців із дня смерті працівника, то він не оплачується (ч. 5 ст. 32 Закону про соцстрахування).
За загальними правилами лікарняний лист подається на розгляд комісії із соцстрахування (уповноваженому). Паперовий — з дня його надання, а е-лікарняний — з 8-го дня після закриття. Протягом 10 днів комісія має розглянути його і прийняти рішення про виплату, яке оформлюють протоколом. На підставі цього рішення бухгалтерія протягом 5 днів нараховує лікарняні і подає заявку-розрахунок до ФСС на фінансування допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Зверніть увагу: перші п’ять днів хвороби працівника, які оплачує роботодавець, можна виплатити при остаточному розрахунку з померлим працівником його членам сім’ї. А от допомогу від ФСС доведеться почекати і виплатити тільки тоді, коли вона надійде на спецрахунок. При цьому це не буде вважатися несвоєчасною виплатою.
Остаточні виплати: кому та як
Суми зарплати, лікарняних, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві (працівнику), але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини (ч. 1 ст. 1227 ЦКУ*).
* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.
Поряд із цим відповідно до ч. 6 ст. 83 КЗпП та ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки у разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, виплачується спадкоємцям.
Наразі маємо розбіжність між цими нормами. Та судова практика визнає можливість виплати компенсації за невикористану відпустку членам сім’ї померлого. Основний аргумент: компенсація за невикористані дні відпустки входить до фонду додаткової заробітної плати (п.п. 2.2.12 Інструкції № 5).
У свою чергу, суми зарплати виплачуються членам сім’ї померлого, тому роботодавець також має право виплатити членам сім’ї померлого працівника й компенсацію за невикористану відпустку.
До речі, детально про те, як та кому виплачувати зарплату померлого працівника, кого вважати його членами сім’ї, ви знайдете у статті «Зарплата померлого працівника: кому платити?» // «ББ», 2019, № 38. Також як діяти в такому разі, роз’яснювали фахівці Держпраці (buhgalter.com.ua/news/kadrova-sprava/pomer-pratsivnik-rozyasnennya-dlya-robotodavtsiv/).
А чи можна перерахувати зарплату працівника (остаточний розрахунок) на його зарплатну картку? Краще цього не робити. Адже зарплата померлого працівника має бути виплачена його членам сім’ї (дивись вище).
І навіть якщо ви домовилися з родичами померлого працівника про перерахування зарплати на його банківську картку, то можуть виникнути певні ризики. Наприклад, складнощі із зняттям готівки, а також банк може заблокувати картку, якщо дізнається про смерть свого клієнта. А в такому разі ці суми вже входять до складу спадщини померлого й будуть отримані членами сім’ї або іншими особами тільки після прийняття спадщини.
До речі, законодавство не зобов’язує роботодавця сповіщати про смерть працівника до банку, в якому останній мав зарплатний рахунок.
Та якщо ви все ж перерахували зарплату померлого працівника на його зарплатну картку (наприклад, не знаючи про його смерть) і не маєте змоги проконтролювати процес зняття грошей родичами, то краще повідомити банк про смерть його клієнта. Тоді банк заблокує рахунок померлого, і цим не допустить зняття грошей особами, які не мають на це права.
Здійснювати виплати за остаточним розрахунком члену сім’ї померлого можна як готівкою з каси підприємства, так і шляхом перерахування коштів на картковий рахунок особи-отримувача. Бажаний спосіб отримання краще зазначити в заяві.
Також може трапитися ситуація, коли ані родичі, ані спадкоємці не звернулися до роботодавця щодо отримання зарплати померлого працівника. У такому випадку надішліть на адресу померлого рекомендований лист, щоб повідомити про належні суми працівникові.
Якщо такі дії ні до чого не призвели, у роботодавця є два варіанти:
— зберігати кошти, які належать працівникові, до появи спадкоємців. Списувати суму зарплати не можна;
— звернутися до послуг нотаріуса. Установа як боржник може погасити свій борг шляхом внесення заробітної плати, що належить померлому, на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1). Підтверджує факт унесення коштів на депозит квитанція, яку нотаріус видає після того, як переконається у надходженні коштів на рахунок.
