Щоб скласти графік відпусток, роботодавцю доведеться зробити наступні кроки.
Крок 1. Підготуватися до складання графіка відпусток.
Для цього керівник підприємства, установи, організації оформлює наказ (розпорядження) щодо підготовки графіка відпусток на 2023 рік (рис. 1). У ньому зазначає осіб, відповідальних за складання такого документа, та розподіляє між ними обов’язки.
Рис. 1. Зразок наказу про підготовку графіка відпусток
Крок 2. Провести опитування працівників щодо бажаного періоду для відпусток у наступному році.
На великих підприємствах, в установах, організаціях такі функції можуть виконати керівники структурних підрозділів. Вони складають графіки відпусток своїх підлеглих й узгоджують їх із працівниками (під підпис).
Якщо працівник не хоче визначати період відпустки, він може вказати лише бажаний місяць, а з конкретними датами визначиться згодом.
Якщо працівник зовсім відмовляється визначати період відпустки — складають акт про відмову та повідомляють про ситуацію, що склалася, профком або уповноваженого представника трудового колективу.
Крок 3. Скласти зведений графік відпусток по підприємству, установі, організації. Зазвичай це робить начальник відділу кадрів враховуючи інтереси виробництва і особисті інтереси працівників.
Крок 3. Погодити графік відпусток з профспілкою (профспілковим представником) або уповноваженим трудовим колективом органом.
Крок 4. Затвердити графік відпусток. Графік відпусток затверджується керівником підприємства, установи, організації або відповідним наказом (розпорядженням) (рис. 2), або безпосередньо на бланку самого графіка.
Рис. 2. Зразок наказу про затвердження графіка відпусток
Крок 5. Довести графік відпусток до всіх працівників.
Як це зробити? Тут все буде залежати від того, в якій формі був складений графік відпусток (паперовій чи електронній). Яку з них обрати — вирішує сам роботодавець.
У мирний час зазвичай використовували паперову форму (або графіки роздруковували — якщо вони були складені в електронній формі). Оскільки так графік було зручніше довести до відома працівників. Наприклад:
— передбачивши у ньому додаткову графу для підпису працівників;
— склавши до нього окремий лист ознайомлення з графіком відпусток.
У воєнний час — все трошки інакше. На сьогодні у пріоритеті електронні графіки відпусток. Довести до відома працівників (особливо якщо вони дистанційники) такий документ можна:
— або з використанням електронного підпису;
— або через електронну пошту чи месенджер (Вайбер, Телеграм тощо). Головне, щоб така форма взаємодії була обумовлена у локальному документі (зокрема, визначена офіційна електронна адреса чи контактний номер телефону роботодавця, на які можна надсилати відповідні листи)*.
* Докладніше у статті «Зміни у трудовому законодавстві: нововведення на період війни» // «Оплата праці», 2022, № 14.
До речі, якщо працівник відмовляється ставити підпис про ознайомлення з графіком відпусток, складають акт про відмову.
Крок 6. Попередити працівника про початок відпустки.
Тут можливі дві ситуації.
Ситуація 1. Якщо у графіку відпусток працівник зазначив лише місяць надання відпустки (немає конкретних дат) або працівник виявив бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачений графіком відпусток або така відпустка була відсутня в графіку, то:
— роботодавець направляє працівнику запит, в якому просить визначити конкретну дату надання відпустки (тижні за три до початку місяця, в якому працівнику повинна бути надана відпустка згідно з графіком);
— працівник пише заяву на відпустку, у якій вказує бажану дату початку відпустки;
— роботодавець видає наказ про надання відпустки (у разі згоди).
Ситуація 2. Якщо у графіку було вказано конкретну дату початку відпустки, то роботодавець:
— письмово попереджає працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку (ч. 11 п. 10 Закону про відпустки);
— видає наказ (розпорядження) про надання відпустки.
Попередити працівника про початок відпустки можна:
— або ознайомивши його з наказом (розпорядженням) про надання відпустки (під підпис);
— або направивши йому повідомлення про дату початку відпустки (у довільній формі, див. рис. 3). Бажано скласти такий документ у двох екземплярах (перший — для самого працівника, другий — для роботодавця з відміткою про повідомлення).
Зауважимо, що підпис працівника у графіку відпусток (навіть в окремій графі) про ознайомлення з таким документом не може замінити письмового повідомлення про початок відпусток. Тож будьте уважні.
Оскільки в разі такого порушення:
— роботодавцю та його посадовим особам загрожує така ж сама відповідальність, що передбачена за відсутність графіка відпусток (див. вище);
— щорічна відпустка має бути перенесена на вимогу працівника на інший період (ст. 11 Закону про відпустки).
Рис. 3. Зразок повідомлення про дату початку відпустки
