Коли проводимо перерахунок ПДФО
Обов’язково! Відповідно до п.п. 169.4.2 ПКУ* роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги (далі — ПСП), перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП:
а) за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
б) під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку;
в) під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.
* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.
За бажанням. Роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого ПДФО за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування ПСП. Такий перерахунок дозволяє зробити роботодавцям п.п. 169.4.3 ПКУ.
Деякі роботодавці застосовують цю норму у випадках, коли проводять нарахування перехідних виплат (відпускних та лікарняних), які нараховуються не місяць у місяць. Адже під час перерахунку суми таких виплат або їх частини необхідно віднести до відповідних місяців, за які їх було нараховано (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ).
І коли такі нарахування проведені, то проводять перерахунок ПДФО в місяцях, за які ці виплати нараховані. Наприклад, лікарняні нараховані у листопаді за вересень і жовтень — роботодавець у листопаді проводить перерахунок ПДФО відповідно за вересень і жовтень. Тоді при річному перерахунку податку буде все відносно рівненько.
Отже, при будь-якому перерахунку ПДФО результатом може виявитися:
— недоплата ПДФО;
— переплата ПДФО;
— нульове значення.
Звісно, найкращий варіант — нульове значення, але так не завжди виходить. Тож розглянемо, що робити з недоплатою та переплатою ПДФО, отриманими за результатом перерахунку при різних варіантах перерахунку податку та як такий результат відображати в додатку 4ДФ до Податкового розрахунку.
Результат річного перерахунку ПДФО
Недоплата. Наприкінці кожного календарного року роботодавець зобов’язаний зробити перерахунок утриманого із зарплатних доходів ПДФО своїх працівників. Цю операцію він проводить у грудні — останньому місяці року.
Отримані результати такого перерахунку в загальному випадку «лягають» на грудневу зарплату.
У разі недоплати, заниження зобов’язань з ПДФО (утримали менше, ніж слід) — недоутриману суму стягуємо за рахунок відповідного місячного доходу (після його оподаткування), тобто за рахунок заробітної плати працівника за грудень. Якщо суми доходу буде недостатньо, недоутриману суму слід утримати за рахунок доходів наступних місяців (наприклад, січня, лютого 2023 року) до повного її погашення.
Але пам’ятайте про вимоги ст. 128 КЗпП! Так, у загальному випадку роботодавець має право утримати недоплату з ПДФО у сумі, яка не перевищує 20 % заробітної плати, що підлягає виплаті працівнику на руки. Водночас працівник може подати роботодавцю заяву з проханням утримати із його зарплати всю суму недоплати одноразово, якщо, звісно, сума зарплати дозволяє це зробити.
Результати річного перерахунку ПДФО показують в Об’єднаній звітності за 4 квартал 2022 року (в додатку за грудень). Тобто в місяці, в якому проведено перерахунок ПДФО за 2022 рік.
Роблять це таким чином. У рядку 06 розд. I додатка 4ДФ у графах 4а «Сума нарахованого податку» і 4 «Сума перерахованого податку» проставляють суму ПДФО з урахуванням суми недоплати, яка утворилася в результаті перерахунку ПДФО.
При доутриманні ПДФО (недоплати за результатами перерахунку) у грудні 2022 року можливо наступне:
— розмір зарплати за грудень (з урахуванням обмежень) дозволяє утримати суму недоплати ПДФО в цьому місяці — в 4ДФ у графах 4а і 4 показуємо суму ПДФО за грудень + всю суму доутримання ПДФО;
— розмір зарплати грудня 2022 року замалий і сума недоплати ПДФО перевищує обмеження або нарахування працівнику відсутні взагалі, то неутриману суму ПДФО (результат перерахунку/його частину) відображаємо в додатку 4ДФ за наступні звітні періоди у міру утримання із зарплати працівника.
Переплата. У разі переплати, завищення суми зобов’язань (утримали більше, ніж слід) — на надмірно нарахований ПДФО слід зменшити суму цього податку, яка підлягає утриманню із зарплати працівника відповідного місяця (тобто грудня 2022 року). Так зазначають податківці у підкатегорії 103.08 ЗІР. Таким чином, якщо сума податкового зобов’язання за грудень 2022 року менша, зменшуємо ПДФО у наступних місяцях (у січні, лютому 2023 року тощо) до повного повернення надмірно утриманої суми податку.
Щодо розміру переплати, то можливі такі випадки:
— сума ПДФО за грудень 2022 року більша за суму ПДФО, отриману в результаті перерахунку ПДФО — у рядку 06 розд. I додатка 4ДФ (за грудень) у графах 4а і 4 показуємо різницю між сумою ПДФО за грудень і сумою цього податку, яка виникла за результатами перерахунку;
— сума ПДФО за грудень 2022 року менша за виявлену в результаті перерахунку надлишкову суму утриманого ПДФО. І якщо розрахувати різницю між розрахованою сумою ПДФО за грудень і сумою переплати, отриманою при перерахунку податку, то вийде результат зі знаком «мінус». Такий мінусовий ПДФО в 4ДФ відображати не можна. А як треба? Пояснимо. У такій ситуації у грудні 2022 року графи 4а і 4 у рядку 06 розд. I додатка 4ДФ будуть нульовими. А на недоповернуту суму податку зменшуємо ПДФО січня 2023 року. Якщо не вистачить суми ПДФО січня, то зменшуємо суму ПДФО лютого 2023 року і так аж допоки не повернемо працівнику надлишково утриманий податок.
А якщо працівник звільняється, як повернути йому зайво утриманий ПДФО? Розглянемо нижче.
Результат перерахунку ПДФО при звільненні
Обов’язок перерахунку ПДФО. Незалежно від підстав, з яких припиняються трудові відносини з працівником, роботодавець зобов’язаний здійснити з ним остаточний розрахунок та виплатити всі належні такому працівнику суми. Під час проведення остаточного розрахунку роботодавець повинен здійснити перерахунок ПДФО.
При цьому необхідність проведення такого перерахунку не ставиться в залежність від того, користувався працівник, який звільняється, правом на застосування до його заробітної плати ПСП чи ні. Тобто перерахунок при звільненні здійснюється щодо всіх працівників, які звільняються, у тому числі й тих, які не користувалися правом на ПСП. Це випливає з положень п.п. 169.4.2 ПКУ.
Недоплата ПДФО. Якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає недоплата утриманого податку, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць.
При проведенні перерахунку при звільненні таким місяцем буде місяць припинення трудових відносин з працівником.
При утриманні із зарплати недоплати податку так само пам’ятаємо про обмеження щодо встановлені ст. 128 КЗпП. Тобто роботодавець має право утримати із суми оподатковуваного доходу, що виплачується працівнику при звільненні, недоплату з ПДФО в сумі, що не перевищує 20 % заробітної плати, яка підлягає виплаті. Водночас працівник може подати роботодавцеві заяву з проханням утримати з його доходу, нарахованого при проведенні остаточного розрахунку, усю суму недоплати.
Якщо ж сума недоплати перевищує суму оподатковуваного доходу, що виплачується працівнику при звільненні (при неутриманні всієї або частини суми недоплаченого ПДФО), то непогашена частина такої недоплати включається до складу податкового зобов’язання працівника за результатами звітного податкового року та сплачується самим працівником (п.п. 169.4.4 ПКУ).
Тобто в цьому випадку працівник зобов’язаний за результатами звітного року, в якому виникла недоплата з ПДФО:
по-перше, заповнити та подати до 1 травня року, наступного за звітним, до органу ДПС річну декларацію про майновий стан і доходи (далі — річна декларація), де відобразити непогашену суму недоплати;
по-друге, на підставі даних, зазначених у річній декларації, визначити суму податкового зобов’язання та сплатити її до бюджету до 1 серпня року, наступного за звітним (абз. 1 п. 179.7 ПКУ).
У додатку 4ДФ Податковому розрахунку у місяці звільнення на суму виявленої недоплати з ПДФО збільшуються показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку».
Переплата ПДФО. Тепер розглянемо ситуацію, коли при проведенні остаточного розрахунку з працівником, що звільняється, було виявлено, що роботодавець надміру утримав і сплатив ПДФО із суми доходу працівника. Наприклад, роботодавець не застосовував до зарплати працівника ПСП, хоча останній мав право на неї.
У такій ситуації роботодавцеві на суму надміру утриманого ПДФО слід зменшити суму нарахованого податкового зобов’язання платника податків за відповідний місяць (при звільненні — за місяць, у якому проводився остаточний розрахунок з працівником). Тобто на суму надміру утриманого ПДФО зменшуємо суму ПДФО, яка має бути утримана з доходу працівника.
Однак якщо сума переплати, що виникла за результатами остаточного розрахунку з працівником, перевищила суму його податкового зобов’язання цього місяця? Як ці кошти підприємство може повернути працівникові?
На жаль — ніяк.
У разі перевищення суми переплати, яка виникла за результатами остаточного розрахунку з платником податку, над сумою податкового зобов’язання платника податку ПКУ не передбачено повернення суми такого перевищення, крім випадків, коли переплата виникла у результаті допущення податковим агентом помилки при нарахуванні (утриманні) податку на доходи фізичних осіб за будь-який період (місяць) звітного року. Так резюмують податківці у роз’ясненні з підкатегорії 103.25 ЗІР.
Проте якщо сума переплати для працівника значна, він може спробувати подати річну декларацію й доповнення до неї (див. п. 46.4 ПКУ).
