Донорский день: присоединяем к отпуску

Льгота ≠ отпуск

Напомним: для работников, являющихся донорами, ст. 124 КЗоТ и ст. 20 Закона о донорстве* предусматривают ряд льгот, которые обязан предоставить им работодатель. Порядок их предоставления Минэкономики разъяснило в своих письмах от 04.05.2021 № 4712-05/26179-07 и от 04.05.2021 № 4712-06/26180-07 // «ОТ», 2021, № 10**.

* Закон Украины «О безопасности и качестве донорской крови и компонентов крови» от 30.09.2020 № 931-IX.

** Подробности в статье «Доноры: урезанные льготы» // «ОТ», 2021, № 10.

В частности, работодатель должен предоставить работнику-донору следующие льготы:

• освобождение от работы (если сдача крови состоялась в рабочий день) с сохранением среднего заработка как в дни медицинского обследования, так и в день донации крови (день сдачи крови и/или ее компонентов);

• дополнительный день отдыха после каждого дня проведения донации (при наличии справки по форме № 435/о***) с сохранением среднего заработка, если такой день является для работника рабочим днем.

*** Если работник принес справку по форме № 436/о «Довідка щодо обстеження донора» (выдают, если донация не состоялась), то такой документ не дает работнику права на дополнительный день отдыха.

При этом работник вправе самостоятельно выбирать, когда воспользоваться таким дополнительным днем отдыха:

• либо непосредственно после дня сдачи крови;

• либо присоединить его к ежегодному отпуску.

Внимание! Если работник решил присоединить дополнительный донорский день к ежегодному отпуску, то это не значит, что такой отпуск продлевается на этот день. Продолжительность ежегодного отпуска (в рассматриваемом случае 56 календарных дней) остается прежней. Донорские дни отдыха просто присоединятся к ежегодному отпуску

А все потому, что такие дополнительные дни за донорство являются льготой (гарантией), предоставляемой донорам согласно КЗоТ и Закону о донорстве, и присоединяются к отпуску, а не увеличивают его. Соответственно, в Табеле учета использования рабочего времени донорские дни и дни ежегодного отпуска будут обозначены отдельно и по-разному:

• дни ежегодного отпуска — либо буквенным кодом «В», либо цифровым — «08»;

• дополнительные донорские дни — либо буквенным кодом «ІН», либо цифровым — «22». То есть как другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, военные сборы, донорские, отгул и т. д.).

В Табеле учета использования рабочего времени:

• период с 1.07.2022 по 23.08.2022 и период с 25.08.2022 по 26.08.2022 следует обозначить как дни ежегодного основного отпуска — «В» («08»).

Заметьте, праздничный день 24 августа (День независимости Украины), который приходится на период ежегодного отпуска, в табеле прочеркивают или оставляют незаполненным;

• период с 27.08.2022 по 31.08.2022 — как дополнительные дни отдыха за донорство крови — «ІН» («22»).

Заметьте, что предоставление дополнительных донорских дней и дней отпуска потребует не только отдельного оформления, но и оплаты. Об этом дальше.

Оформляем

Получив от работника справку по форме № 435/о и заявление с просьбой предоставить дополнительный день отдыха за донорство, работодатель обязан издать соответствующий приказ.

А в случае присоединения донорского дня отдыха к отпуску придется оформить два отдельных приказа:

• один приказ — о предоставлении работнику ежегодного отпуска;

• второй — о предоставлении ему дополнительного дня отдыха за донорство.

Причина кроется в том, что у этих документов разные сроки хранения (у приказа о предоставлении ежегодного отпуска — 5 лет, у приказа о предоставлении дополнительного донорского дня — 75 лет).

Но вот вопрос — что делать если донорских дней несколько (как у нашего работника — 12)? Сколько приказов нужно оформить для их предоставления — один или целых двенадцать?

С точки зрения правил делопроизводства — тут все на усмотрение работодателя. Это может быть, как один приказ о предоставлении работнику всех 12 дополнительных донорских дней, так и 12 отдельных приказов о предоставлении каждого дополнительного дня за донорство.

Поскольку, во-первых, Правила № 1000/5* не требуют от работодателей оформлять предоставление каждого дополнительного донорского дня отдельным приказом.

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Во-вторых, в приказе будет изложена информация, касающаяся одного кадрового вопроса — предоставления работнику дополнительных донорских дней (срок хранения такой информации идентичен).

Но принимая решение об оформлении «донорского» приказа, не забывайте, что один из его экземпляров будет передан в бухгалтерию для расчета и начисления среднего заработка для оплаты дополнительного донорского дня. И вот тут нужно учесть свои нюансы.

Расчетные нюансы

Средний заработок для оплаты дополнительных донорских дней рассчитывают исходя из выплат за последние 2 календарных месяца, предшествующих событию, с которым связана соответствующая выплата (п. 2 Порядка № 100).

В рассматриваемом случае таким событием является каждый дополнительный день отдыха за донорство.

Учитывая то, что таких дней у нашего работника 12 и они будут предоставлены друг за другом, возникает вопрос — нужно ли определять расчетный период для оплаты каждого такого дня?

На наш взгляд, тут нужно действовать по аналогии с отпускными.

Напомним, что долгое время на практике для оплаты всех идущих друг за другом отпусков, предоставление которых оформлено одним «общим» приказом, рассчитывали одну среднюю зарплату.

Однако в 2016 году Минсоцполитики пришло к выводу, что определение расчетного периода для расчета отпускных:

• зависит исключительно от даты начала определенного вида отпуска;

• не зависит от месяца издания и количества приказов о предоставлении отпуска.

Такую позицию специалисты ведомства озвучили в письмах Минсоцполитики от 26.10.2016 № 1475/13/84-16 и от 01.12.2016 № 1623/13/84-16 // «ББ», 2017, № 3.

Кроме того, в более позднем письме Минсоцполитики от 19.06.2017 № 1692/0/101-17 специалисты этого ведомства четко отметили, что для расчета отпускных по ежегодному основному и ежегодному дополнительному отпускам (относятся к одному виду отпусков — ежегодным), начало которых приходится на разные календарные месяцы, также нужно определять разные расчетные периоды. Получается, что определять расчетный период следует по каждому событию, с которым связан расчет и начисление среднего заработка (в нашем случае это дополнительный день отдыха за донорство), если такие события приходятся на разные месяцы. При этом не имеет значения, скольким количеством приказов они оформлены!

В нашем случае работнику будут предоставлены последовательно (друг за другом) 12 дополнительных дней за донорство, конечно же, часть из которых может прийтись на один месяц, а часть — на другой.

Поэтому целесообразно при предоставлении дополнительных донорских дней отдыха к отпуску, чтобы бухгалтер не запутался с расчетом, оформлять это двумя приказами на каждый месяц отдельно.

Среднюю зарплату нужно рассчитать отдельно для дополнительных донорских дней, присоединенных к отпуску, по каждому месяцу. Обращаем ваше внимание: расчетным периодом являются 2 календарных месяца, предшествующих месяцу предоставления дня дополнительного отдыха, присоединенного к отпуску.

Покажем, как это работает на практике.

В данном случае работодателю следует оформить:

• приказ о предоставлении ежегодного отпуска с 01.07.2022 по 26.08.2022 (отпуск продлевается на один праздничный день — 24 августа);

• приказ о предоставлении 5 дополнительных дней за донорство (27.08 — 31.08.2022);

• приказ о предоставлении 7 дополнительных дней за донорство (01.09 — 07.09.2022).

На основании этих документов бухгалтерия рассчитывает отдельно средний заработок:

• для оплаты дней отпуска (расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начался отпуск: июль 2021 — июнь 2022);

• для оплаты дополнительных донорских дней, которые пришлись на август 2022 года (27.08 — 31.08.2022). Расчетным периодом будет июнь — июль 2022 года. Расчет средней следует провести исходя из зарплаты за отработанное в этот период время;

• для оплаты дополнительных донорских дней, которые пришлись на сентябрь 2022 года (01.09.2022 — 07.09.2022). Расчетным периодом будет май — июнь 2022 года, поскольку в июле — августе 2022 года нет ни одного отработанного рабочего дня. Напомним, что если в течение последних 2 месяцев работник не проработал ни одного дня по уважительным причинам (болел, направлен в командировку, был в отпуске и т. д.), за расчетный период принимают предыдущие 2 месяца работы (абз. 4 п. 2 Порядка № 100). Поэтому в данном случае расчетным периодом будет май — июнь 2022 года.