Які дані передаємо насамперед
Відомості про трудову діяльність застрахованих осіб слід подати до ПФУ. Така необхідність передбачена Законом № 1217* та Законом про ЄСВ**, а правила цього процесу наведені в Порядку № 11-1***.
Одним із важливих моментів є п’ятирічний перехідний період: відомості про трудову діяльність слід подати в будь-який час протягом п’яти років із дня набрання чинності Законом № 1271 (з 10.06.2021 по 09.06.2026). Тож фактично вже маємо чотири роки.
Водночас пенсійники на місцях просили поквапитися з поданням даних працівників, які ось-ось отримають право на пенсію за віком. Тепер таку вимогу маємо в офіційному «огранюванні». Її передбачено п. 2 постанови № 8-3****. Так, маємо припис про те, що першочергово слід оцифрувати дані осіб, яким до пенсії за віком залишилося два та менше років. Також на гору стопки паперів для оцифрування покладіть ті, що містять дані про трудову діяльність працівників за період до 01.06.2000.
**** Постанова Правління ПФУ «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок» від 01.06.2022 № 8-3.
І це ще не всі новинки, які принесла постанова № 8-3. Далі розберемо, що ще слід знати про діджиталізацію у сфері даних про трудову діяльність.
УВАГА!
Описані вище й далі зміни та уточнення набирають чинності з 15.07.2022.
Як передавати дані
Дещо оновлять способи, якими можна передати до ПФУ відомості про трудову діяльність. Повний їх перелік наведено на схемі нижче.
Способи подання даних
Зверніть увагу: дані зможе подавати сам працівник під час особистого візиту до територіального органу ПФУ. Це, безумовно, добре, бо ж не кожен має технічну можливість відсканувати та оцифрувати свої трудові документи.
Ще одне уточнення стосується представника страхувальника, якому можна делегувати повноваження з електронізації. Тобто дані в електронному вигляді зможе передавати не тільки сам страхувальник (за підписом керівника, який має право представляти юрособу без довіреності), а й особа, якій керівник страхувальника делегував ці повноваження (наприклад, видав відповідну довіреність). На наш погляд, ідеться не тільки про кадровиків страхувальника, які найчастіше займаються скануванням трудових книжок. Це може бути третя особа, такий собі посередник-помічник, який візьме на себе ці непрості обов’язки (і, ймовірніше, за довіреністю та не безкоштовно). Сподіваємося, пенсійники згодом внесуть ясність у цю ситуацію.
Який формат подання даних
Через Портал ПФУ трудові дані працівника подаватимуть у вигляді xml-файлу. Його структуру наведено в додатку до Порядку № 11-1. Тут слід буде зазначити дані страхувальника та застрахованої особи, зокрема:
— прізвище, ім’я;
— атрибут події (призначення, переведення, звільнення, призупинення трудового договору, присвоєння/зміна/позбавлення рангу, класу, звання, категорії тощо);
— тип події (період роботи за основним місцем чи сумісництвом, здобуття освіти, перебування у відпустці для догляду за дитиною, безробіття тощо);
— назву, дату, номер документа (наказу/розпорядження).
А ось старий варіант подання даних залишиться дійсним лише для подання даних за періоди до 10.06.2021 (дати набрання чинності Законом № 1217). Їх можна буде подати через портал ПФУ у вигляді скан-копій чи електронного запису із доданням скан-копій.
Які правила сканування трудових книжок
До речі, про трудові книжки. Загалом правила їх сканування залишилися незмінними. Маємо лише одне важливе уточнення: сканувати треба лише ті сторінки, до яких внесено записи. Пусті сторінки нікого не цікавлять ☺.
ВАЖЛИВО!
Відомості про трудову діяльність працівника подають одноразово.
Однак це загальне правило. Тому маємо винятки. Дані можна подати повторно, коли потрібно виправити помилки:
— якщо виявлено неправильний чи неточний запис про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01.07.2000;
— якщо створено неправильний чи неточний електронний запис на Порталі ПФУ.
Подаєте трудові відомості повторно? Подайте скан титульної сторінки та сторінки зі змінами.
Відсутні дані
Порядок № 11-1 доповнили новим п. 8. Він передбачає таке: якщо в реєстрі застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування відсутні певні відомості про працівника, то страхувальник подає їх через вебпортал електронних послуг ПФУ, створивши відповідний електронний запис. Про які саме відомості йдеться? Правління ПФУ наводить такий перелік:
— прийняття на роботу,
— переміщення з одного структурного підрозділу до іншого;
— переведення на іншу постійну посаду або роботу,
— звільнення,
— поновлення на роботі,
— призупинення/відновлення дії трудового договору,
— присвоєння, зміна або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги;
— стажування, навчання тощо.
Вони схожі на ті, що буде містити згаданий вище xml-файл.
Невже тепер потрібно буде все це «вбивати ручками» окремо через Портал ПФУ? Вважаємо, що ні. Аргумент такий: відомості про рух кадрів потрапляють до реєстру застрахованих осіб з додатка Д5 Об’єднаного звіту. Щодо прийняття, звільнення, переміщення, переведення — якщо щось із цього загубилося, то через помилку в додатку Д5. Тож і «закинути» відомості до реєстру також слід, виправивши таку помилку.
Водночас у перелічених вище відомостях є й ті, які в Д5 «не світяться». Наприклад, відомості про навчання, стажування, ранги, класи, і наболіле — призупинення/поновлення дії трудового договору.
Імовірно, саме ці дані й доведеться окремо вносити через портал ПФУ. Ба більше, перелік відсутніх відомостей не є вичерпним. Ось те «тощо» говорить, що можуть попросити ще й інші дані. Які саме? Сподіваємося, пенсійники внесуть ясність у своїх роз’ясненнях. А ми вам повідомимо про це.
