ПДФО, ВЗ
Для більшого розуміння питання відображення лікарняних у додатку 4ДФ Податкового розрахунку розпочнемо з їх оподаткування.
Для оподаткування лікарняні прирівнюються до зарплати. Їх оподатковуємо ПДФО та ВЗ в загальній сумі зарплати. І також враховуємо при визначенні граничного розміру доходу, що надає право на податкову соціальну пільгу (п.п. 169.4.1 ПКУ).
Тобто нараховану суму лікарняних (у тому числі запізнілих і перехідних) включаємо до загальної суми зарплати того місяця, в якому проведено їх нарахування. Оподатковуємо ПДФО та ВЗ загальну суму таких доходів.
А ось при визначенні граничного розміру доходу для застосування ПСП суми лікарняних відносимо до відповідних місяців, ЗА які вони були нараховані. Якщо сума доходу за відповідний місяць перевищить граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП, пільгу не застосовуємо. Якщо за минулий місяць ПСП була застосована, а при нарахуванні лікарняних за такий (минулий) місяць виявилося перевищення граничного доходу для її застосування, то робимо перерахунок ПДФО. Також перевірити правильність застосування ПСП і «підрівняти» ПДФО можна при річному перерахунку цього податку.
Виплата із запізненням
Правила відображення лікарняних у 4ДФ такі самі, як і для зарплати зі звичайною ознакою доходу в графі 6 — «101». Тобто в графі 3а розділу 1 додатка лікарняні показуємо в загальній сумі зарплати в тому місяці, в якому вони нараховані (без розбиття за місяцями, за які вони нараховані). Також у місяці утримання показуємо утримані ПДФО (графа 4а) та ВЗ (графа 5а).
Щодо відображення виплати лікарняних, то тут також діють зарплатні правила. Тобто якщо виплата лікарняних здійснюється в місяці, що йде за місяцем нарахування, то їх суму й суму сплачених ПДФО та ВЗ відображаємо в 4ДФ за місяць їх нарахування. Тоді зазвичай маємо рівність граф (графи 3а = 3, 4а = 4, 5а = 5).
Якщо ж місяць, що йде за місяцем нарахування лікарняних, минув, а виплата не проведена, то нарахування/виплату лікарняних і нарахування/сплату ПДФО та ВЗ відображаємо в 4ДФ за фактом. І тут уже рівності граф не буде (графи 3а ≠ 3, 4а ≠ 4, 5а ≠ 5).
Розглянемо на прикладі.
Приклад. Працівник Бєлік Іван Іванович (реєстраційний номер 3122554455) хворів з 28.03.2022 по 06.04.2022 (10 к. дн.). Лікарняні нараховано у квітні.
Сума зарплати працівника за квітень 2022 року — 6709,50 грн (ПДФО — 1207,71 грн, ВЗ — 100,64 грн).
Сума лікарняних за рахунок роботодавця — 1305,75 грн (ПДФО — 235,04 грн, ВЗ — 19,59 грн), за рахунок ФСС — 1305,75 грн (ПДФО — 235,04 грн, ВЗ — 19,59 грн). Загальна сума лікарняних — 2611,50 грн (ПДФО — 470,08 грн, ВЗ — 39,18 грн).
Зарплату виплачено своєчасно. Фінансування від ФСС отримано, та допомогу виплачено в червні.
4ДФ за квітень. У наведеній ситуації роботодавець своєчасно виплатив зарплату за квітень та оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності. А ось допомога від ФСС була нарахована, але не виплачена ані у квітні, ані в травні (місяці, що йде за місяцем нарахування). Тож суму виплаченої допомоги й сплачені з неї ПДФО та ВЗ відображаємо за фактом. Приклад заповнення 4ДФ за квітень 2022 року див. на рис. 1.
Рис. 1. Додаток 4ДФ за квітень 2022 року: допомога по тимчасовій непрацездатності нарахована, але не виплачена
Як бачите, графи 3, 4 і 5 щодо виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та сплати ПДФО, ВЗ заповнюємо за фактом:
— графа 3 — включаємо виплачену суму зарплати та лікарняних за перші 5 днів (6709,50 + 1305,75 = 8015,25 грн);
— графа 4 — показуємо суму сплаченого ПДФО зі своєчасно виплаченої зарплати та лікарняних за перші 5 днів (1207,71 + 235,04 = 1442,75 грн);
— графа 5 — показуємо суму сплаченого ВЗ із своєчасно виплаченої зарплати та лікарняних за перші 5 днів (100,64 + 19,59 = 120,23 грн).
4ДФ за травень. У травні (місяці, що йде за місяцем нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності) фінансування від ФСС не отримано, і допомогу не виплачено.
Але обов’язок сплатити ПДФО та ВЗ із такої нарахованої допомоги роботодавець зобов’язаний протягом 30 календарних днів, що йдуть за місяцем нарахування доходу (п.п. 168.1.5 ПКУ).
Припустимо, що ПДФО (235,04 грн) та ВЗ (19,59 грн) з допомоги по тимчасовій непрацездатності було сплачено 27 травня. Факт сплати ПДФО та ВЗ у травні в граничні строки зазначаємо в графах 4 і 5 4ДФ за травень (див. рис. 2).
Припустимо, що в травні йому нараховано зарплату за повністю відпрацьований місяць у сумі 8586,20 грн (ПДФО — 1545,52 грн, ВЗ — 128,79 грн).
Рис. 2. Додаток 4ДФ за травень 2022 року: допомога по тимчасовій непрацездатності не виплачена, але ПДФО та ВЗ із неї сплачені раніше
Тут також графи 3, 4 і 5 заповнюємо за фактом:
— графа 3 — показуємо виплачену суму зарплати за травень (8586,20 грн);
— графа 4 — показуємо суму сплаченого ПДФО зі своєчасно виплаченої зарплати за травень і допомоги по тимчасовій непрацездатності (1545,52 + 235,04 = 1780,56 грн);
— графа 5 — показуємо суму сплаченого ВЗ зі своєчасно виплаченої зарплати за травень і допомоги по тимчасовій непрацездатності (128,79 + 19,59 = 148,38 грн).
4ДФ за червень. У червні на спецрахунок роботодавця надійшло фінансування допомоги по тимчасовій непрацездатності від ФСС, і вона була виплачена працівникові.
При затримці фінансування допомоги більше ніж на місяць роботодавцю доводиться двічі сплачувати ПДФО та ВЗ (один раз із поточного рахунку, щоб не порушити строки сплати податків, а другий — зі спецрахунку). У такому разі виникає переплата з ПДФО та ВЗ, яка перекриється наступними сумами утриманих податку і збору. Таку переплату в 4ДФ, як правило, не відображаємо.
Отже, в 4ДФ за червень показуємо виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності в загальній сумі виплати зарплати за цей місяць у графі 3. Припустимо, що сума зарплати за червень становить 8586,20 грн (ПДФО — 1545,52 грн, ВЗ — 128,79 грн) і виплачена вона своєчасно.
Рис. 3. Додаток 4ДФ за червень 2022 року: виплачена допомога по тимчасовій непрацездатності
Як бачите, в графі 3 показуємо виплачені суму зарплати за червень і суму допомоги по тимчасовій непрацездатності (8586,20 + 1305,75 = 9891,95 грн).
У графах 4 і 5 фіксуємо суми сплачених із червневої зарплати ПДФО та ВЗ відповідно.
