Темы статей
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Електронна заява від працівника: приймати чи не приймати?

Кучерова Оксана, юрист
Оплата труда Март, 2022/№ 6
Печать
Війна змусила подивитися по-іншому на багато речей. Це стосується не тільки життєвих цінностей та пріоритетів, але й змін у поточній роботі. Те, що раніше здавалося неприйнятним, зараз є цілком можливим. Наприклад, ідеться про прийняття заяв від працівників в електронному вигляді через месенджери. Адже під час бойових дій та нескінченних бомбардувань говорити про подання заяв особисто чи направлення їх поштою не доводиться. Тож чи можна приймати такі заяви від працівників?

Передусім слід зазначити, що КЗпП не містить спеціальних вимог щодо порядку подання заяв. Про електронний обмін документами між працівником та роботодавцем ідеться лише в ст. 29 КЗпП. Вона дає добро на використання засобів електронного зв’язку для ознайомлення працівника з документами роботодавця щодо його прав та обов’язків. Єдиний нюанс — такий варіант і засоби комунікації повинні бути визначені в трудовому договорі, укладеному з працівником. Хоча, з урахуванням того, що трудовий договір, зазвичай, укладається в усній формі, це легко обумовити.

В ідеалі, електронні письмові заяви мають подаватися з накладенням кваліфікованих електронних підписів.

На сьогодні відносини з електронного документообігу регулюють Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851) та Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII. Вимоги щодо обов’язкових реквізитів та оформлення електронних документів, їх збереження регулює Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5. Згідно з п. 2 розд. ІІ наказу № 1886/5 електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації. Зокрема, до обов’язкових реквізитів належить і кваліфікований електронний підпис, який прирівняний до власноручного підпису.

Таким чином, заява, надана працівником роботодавцю в електронному вигляді (підписана його електронним підписом), має таку ж юридичну силу, як і заява в паперовому вигляді з власноруч нанесеним підписом.

Якщо ж такої можливості немає, то НАДС рекомендує заяву, написану на папері та підписану заявником, сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів (див. роз’яснення «Кадрові документи в електронному вигляді: позиція НАДС» вище). Ба більше, якщо і такої можливості немає, то, на їх думку, достатньо буде надіслати лише текстове повідомлення. Головне — щоб було зрозуміло чітке й однозначне волевиявлення заявника.

З одного боку, НАДС іде назустріч працівникам, адже для більшості з них, особливо для тих, хто перебуває в зоні бойових дій, це чи не єдиний доступний механізм для подання заяв.

З іншого, побоювання роботодавців про те, що згодом працівник зможе відхреститися від такої заяви і сказати, що він нічого і нікому не подавав, теж цілком справедливі.

До речі, і судова практика із цього приводу неоднозначна. Наприклад, суди зазначають, що відповідно до норм трудового законодавства електронні листи, які містять прохання конкретної особи про звільнення, не вважаються належним підтвердженням такого волевиявлення. За відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документа, оскільки направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника (рішення Бабушкінського районного суду м. Дніпропетровська від 11.10.2019 у справі № 200/1518/19). Аналогічна позиція була висловлена і в постанові ВС від 03.12.2018 у справі № 686/21222/16-ц.

Проте є й протилежна судова позиція. Так, на думку представників Феміди, текстом листа-повідомлення, надісланого засобами електронного зв’язку на електронну адресу начальника відділу кадрів, підтверджується волевиявлення працівника. Однак, у разі наявності сумніву, роботодавець має перевірити справжність такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18, рішення Виноградівського районного суду Закарпатської області від 07.09.2021 у справі № 299/2706/20).

Маємо надію, що суди враховуватимуть цю позицію, адже за умов воєнного стану в працівників об’єктивно, з незалежних від них причин, немає змоги інакше повідомити роботодавця про свій намір. До речі, Управління Держпраці в Івано-Франківській області у своїх роз’ясненнях допускає можливість надіслати заяву на електронну адресу суб’єкта господарювання*.

* if.dsp.gov.ua/novyny/chy-mozhna-zvilniaty-za-vlasnym-bazhanniam-pratsivnyka-u-voiennyi-stan-shcho-robyty-z-zhinkoiu-iaka-vyikhala-z-dytynoiu-za-kordon-i-zaiavy-ne-napysala-prosto-povidomyla-shcho-vzhe-za-kordonom/

Крім того, на користь цього підходу можна застосувати і ст. 7 нового Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ. У ній ідеться про те, що на час воєнного стану у районах активних бойових дій організація кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів здійснюється на розсуд роботодавця. Відповідно, роботодавець може прийняти локальний документ, у якому обумовити всі особливості прийняття таких електронних заяв (зокрема, визначити офіційну електронну адресу чи контактний номер телефону роботодавця, на які можна надсилати відповідні листи).

Тож, якщо ви вирішите йти назустріч працівникам та приймати такі заяви, для того, щоб ви могли впевнитися, що саме цей працівник є автором листа, радимо попросити зазначати в заяві дані, які відомі тільки йому (наприклад, серія та номер паспорта, ІПН тощо). Також радимо роздрукувати та зберегти відповідне повідомлення і за можливості зателефонувати працівникові та задокументувати цей факт, щоб мати підтвердження дійсного волевиявлення такої особи.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше