Исправляем ошибку
У работодателя отсутствует обязанность проводить индексацию зарплаты работников в 2023 году, ведь на этот год приостановлено действие Закона об индексации*. Основание — п. 3 Заключительных положений Закона о Госбюджете-2023**. (см. статью ««Неиндексация» зарплаты-2023: что говорит Минсоцполитики?» // «Оплата труда», 2023, № 9). Поэтому в течение 2023 года зарплата не индексируется.
* Закон Украины «Об индексации денежных доходов населения» от 03.07.91 № 1282-XII.
** Закон Украины «О Государственном бюджете на 2023 год» от 03.11.2022 № 2710-IX.
В то же время если речь идет о своевременно не начисленной индексации за периоды до 01.01.2023, то исправиться не только можно, но и нужно! Поскольку индексация зарплаты — это минимальная государственная гарантия в оплате труда. В рассматриваемой ситуации работник имел на нее право в декабре 2022 года, но не получил положенную ему сумму. Поэтому бухгалтер сделал правильно и доначислил работнику пропущенную сумму декабрьской индексации.
При расчете сумм забытой индексации применяем те правила определения индексации, которые действовали в соответствующих месяцах
То есть для исчисления суммы потерянной индексации нужно знать:
1) «базовый» месяц для определения суммы индексации;
2) коэффициент индексации, на который следовало индексировать зарплату в конкретном месяце (таблицы с такими коэффициентами мы ежемесячно приводили в нашем журнале).
Так, если бы индексацию начислили работнику своевременно в декабре 2022 года, и «базовым» месяцем был январь-2022, то сумма текущей индексации составляла бы 542,17 грн (2684 грн х 20,2 %). То же самое касается и того случая, когда декабрьская индексация не начислена своевременно, а ошибку исправляем позже. Например, как в нашем случае — в июне 2023 года. В этой ситуации ориентиром остаются те показатели, которые действовали в декабре 2022 года.
После того, как сумма потерянной индексации определена, составляем бухгалтерскую справку. В ней приводим причину ошибки с указанием того, какие конкретно суммы индексации были доначислены конкретным работникам и за какой период.
Облагаем налогом доначисление
Сумма индексации входит в фонд оплаты труда и является выплатой за отработанное время, то есть является зарплатой. И если начисление зарплаты работнику осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени или выявлением ошибок, то начисленные суммы включаются в зарплату того месяца, в котором были осуществлены начисления (п.п. 2 п. 2 разд. IV Инструкции № 449*).
Сумму доначисленной индексации включайте в базу начисления ЕСВ того месяца, в котором исправляете ошибку. При этом применяйте ставку ЕСВ, которая действует в месяце начисления суммы забытой индексации. В общем случае для работников без инвалидности — 22 %.
Даже если вы начисляете забытую сумму индексации бывшим (уволенным) работникам, на такую сумму следует начислять ЕСВ. Ведь это выплата за отработанное время (ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ*).
Также доначисленная индексация войдет в базу обложения НДФЛ и ВС того месяца, в котором она была фактически начислена. Применяем ставки, которые действуют на момент начисления, то есть 18 % и 1,5 % соответственно.
Отражаем в отчетности
Начисление суммы индексации за прошлые периоды не приводит к обязанности корректировать отчетность, поданную за такие периоды. Отражайте ее в отчете за тот период, в котором индексация фактически была начислена.
Подавать уточняющий Налоговый расчет за периоды, в которых ошибочно не была начислена индексация, не нужно
В рассматриваемой ситуации предприятие должно отразить доначисленную сумму индексации в Налоговом расчете за II квартал 2023 года, а именно:
— в Д1 за июнь — в общей сумме зарплаты за июнь;
— в 4ДФ за июнь — в общей сумме зарплаты за июнь с признаком дохода «101».
Как учитывать доначисленную сумму индексации при определении доплаты до МЗП и при расчете среднего заработка, читайте в статье «Доначислили индексацию: как повлияет на доплату до МЗП и «среднюю» // «Оплата труда», 2021, № 11.
Выводы
- Если индексация не была своевременно начислена работнику в периодах до 2023 года, то работодатель обязан исправиться и доначислить соответствующие суммы.
- Суммы доначисленной индексации зарплаты за предыдущие периоды включают в фонд оплаты труда месяца их начисления.
- Доначисленные суммы индексации отражаем в Д1 и 4ДФ Налогового расчета, сформированного за тот период, в котором индексация была фактически начислена.
