Штатное расписание: основные моменты

Что это за документ?

К сожалению, ни в КЗоТ, ни в других нормативных документах нет определения такого понятия, как «штатное расписание». Специалисты Минсоцполитики в письме от 13.09.2019 № 1127/0/204-19, а специалисты Минэкономики в письме от 16.12.2020 № 3512-06/74414-09 разъяснили, что

Разрабатывается такой документ с учетом особенностей каждого отдельного предприятия, учреждения, организации, его структуры и Положения об оплате труда и содержит:

— наименование профессий (должностей);

— численность персонала;

— оклады для каждой профессии (должности).

Конечно, кроме этой информации, в штатном расписании уместно прописывать также наименование структурных подразделений, размер надбавок и доплат (при наличии), а также определять месячный и годовой фонд зарплаты для работников соответствующей должности (профессии) и в целом по предприятию. Но подробнее об этом мы поговорим в статье «Штатное расписание: как составить и утвердить» // «Оплата труда», 2024, № 24.

Обязательно ли оно?

Учтите, что действующее трудовое законодательство не содержит требования иметь штатное расписание каждому субъекту хозяйствования. В то же время в ч. 3 ст. 64 ХКУ* указано, что предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

* Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 № 436-IV.

Поэтому контролирующие органы всегда настаивали на том, что утверждать штатное расписание должно каждое предприятие (письмо Минсоцполитики от 27.06.2007 № 162/06/187-07). На необходимости иметь штатное расписание настаивает и Минэкономики (письмо Минэкономики от 16.12.2020 № 3512-06/74414-09).

Исключение — ФЛП. По мнению Минсоцполитики, иметь штатное расписание таким субъектам хозяйствования не обязательно (письмо Минсоцполитики от 21.05.2019 № 34/0/23-19/133). А значит, составлять этот документ или нет, каждый из предпринимателей-работодателей решает самостоятельно.

Однако, по нашему мнению, наличие штатного расписания у ФЛП позволит им безопаснее проходить проверки Гоструда.

Форма штатного расписания

Скажем сразу, единой унифицированной формы штатного расписания для всех предприятий, учреждений, организаций не существует.

Более того, на сегодняшний день форма штатного расписания утверждена только для бюджетных предприятий, учреждений и организаций, в частности приказом Минфина № 57* (общая и типовая**).

* Приказ МФУ «Об утверждении документов, применяемых в процессе выполнения бюджета» от 28.01.2002 № 57.

** В примечании к общей форме штатного расписания указано, что ее составляют органы государственного управления и местного самоуправления. Все другие организации и учреждения применяют форму типового штатного расписания.

Будьте внимательны: для бюджетных учреждений отдельных отраслей может быть утверждена своя форма штатного расписания. Как это сделано, например, для учреждений, финансируемых из госбюджета и относящихся к сфере управления Минкультуры (см. приказ Минкультуры от 12.03.2014 № 142).

Другие субъекты хозяйствования должны разработать форму штатного расписания самостоятельно (в произвольной форме), исходя из структуры предприятия, численности работников и т. п. При этом за основу они могут взять, например:

— либо «бюджетную» форму (письмо Минсоцполитики от 25.04.2013 № 336/13/155-13);

— либо унифицированную форму штатного расписания, приведенную в Сборнике № 7*.

* Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренный протоколом заседания Нормативно-методической комиссии Укргосархива от 22.11.2015 № 7.

Срок действия

Для коммерческих предприятий периодичность утверждения штатного расписания, а также его обновление и внесение изменений в него законодательством не регламентирована. Поэтому в этом вопросе такие предприятия действуют на свое усмотрение (на основании ст. 64 ХКУ).

Что касается бюджетных учреждений, организаций, то они должны утверждать свои штатные расписания в месячный срок с начала каждого бюджетного периода (п. 45 Порядка № 228*). То есть ежегодно.

* Порядок составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2002 № 228.

Кстати, такой периодичности Минсоцполитики советует придерживаться и коммерческим предприятиям (см. письмо от 28.12.2016 № 1812/0/101-16/284).

Срок хранения

Штатные расписания и перечни изменений к ним хранятся (п. 37 Перечня № 578/5*):

— предприятиями, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (НАФ), — постоянно;

— предприятиями, в деятельности которых НЕ создаются документы НАФ, — 75 лет;

— в других организациях — 3 года.

* Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Проекты штатных расписаний и другие документы по их разработке (справки, предложения, заключения) хранят 3 года (ст. 38 Перечня № 578/5).

Ответственность

Отсутствие на предприятии, в учреждении, организации утвержденного штатного расписания может быть расценена специалистами Гоструда как нарушение требований законодательства о труде (письмо Минсоцполитики от 25.04.2013 № 336/13/155-13).

А раз так, то за такое нарушение:

— предприятию, учреждению, организации грозят финансовые санкции в виде штрафа в размере 1 МЗП (в 2025 году — 8000 грн) (ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Хотя в период действия военного положения, если работодатель выполнит в полном объеме и в установленный срок предписания об устранении нарушений, выявленных органом Гоструда во время проверки, то этот штраф не будет применяться (ст. 16 Закона № 2136);

— должностным лицам предприятия, учреждения организации — админштраф в размере от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КоАП*).

* Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 № 8073-X.

Поэтому составлением данного документа пренебрегать не следует.