Командировка: подаем документы после возвращения

Действия после командировки

После возвращения из командировки работник обязан (п. 11 разд. ІІ и п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59*):

1) заполнить и подать Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом МФУ от 28.09.2015 № 841 (далее — Отчет);

2) подать документы, подтверждающие осуществленные в командировке расходы;

3) вернуть сумму излишне израсходованных в командировке средств** (при наличии).

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 № 59.

** Под излишне израсходованными средствами понимают суммы расходов, которые превышают командировочные расходы, определенные в соответствии с п. 170.9 НКУ, и/или которые не подтверждены документально.

Остановимся на каждом из этих пунктов подробнее.

Отчет

Когда подавать. С 1 апреля 2023 года в п.п. 170.9.4 НКУ указано, что подавать Отчет обязательно только в следующих случаях:

— при наличии налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ, с целью расчета суммы налога;

— в случае использования плательщиком налога наличных денег сверх суммы суточных (включая полученную с применением платежных инструментов).

Более того, если подотчетное лицо применяло корпоративные или личные платежные инструменты (их реквизиты) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличных денег в пределах суммы суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода Отчет вообще можно не составлять и не подавать.

Вместе с тем п. 17 разд. ІІ Инструкции № 59 требует составлять и подавать Отчет во всех без исключений случаях. Но поскольку этот документ обязателен к выполнению исключительно бюджетными учреждениями, поэтому:

— хозрасчетные предприятия при подаче Отчета могут ориентироваться на нормы п.п. 170.9.4 НКУ (прописать соответствующие нормы в Положении о служебных командировках);

— бюджетники и коммерческие предприятия, которые ориентируются на нормы Инструкции № 59, должны выполнять требования п. 17 разд. ІІ Инструкции № 59.

В то же время те коммерсанты, которые решат ориентироваться на нормы НКУ, должны помнить, что отсутствие Отчета имеет свои недостатки. Поскольку:

— работнику все равно придется составлять перечень (опись) документов, подтверждающих его командировочные расходы, а бухгалтерии — расписку об их получении;

— руководитель будет вынужден утверждать расходы, осуществленные командированным работником, каким-то другим (отдельным) документом;

— расходы могут быть утверждены руководителем не в полном объеме, тогда у работника может возникнуть налогооблагаемый доход. Тогда работник так или иначе будет вынужден подать Отчет.

Поэтому советуем хозрасчетным предприятиям пока что не отказываться от подачи Отчета во всех случаях получения работниками средств на командировку.

Отчет самостоятельно составляет командированный работник. Причем он может подать такой документ как в бумажной, так и в электронной форме (с соблюдением требований об электронном документообороте).

Сроки подачи. В соответствии с п.п. 170.9.3 НКУ работник должен подать подтверждающие документы в случае безналичных расчетов с использованием корпоративных или личных платежных инструментов (например, банковских карт) или их реквизитов до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку (п.п. 170.9.3 НКУ). В то же время если работник осуществлял расчеты с использованием платежных инструментов (их реквизитов) и списание средств произошло после даты окончания командировки, этот срок может быть продлен еще на месяц.

Что касается подачи документов, подтверждающих наличные расходы, то в п. 170.9 НКУ не установлены сроки для их подачи. Поэтому считаем, что их необходимо подавать одновременно с Отчетом.

Поскольку здесь речь идет о сроках подачи Отчета, установленных НКУ, то ими могут воспользоваться исключительно хозрасчетные предприятия.

Бюджетным учреждениям, организациям и хозрасчетным предприятиям, ориентирующимся на Инструкцию № 59, следует ориентироваться на другие сроки.

Так, п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59, п. 5 постановления № 98* установлено, что работник обязан подать Отчет вместе с подтверждающими документами до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы.

* Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

При получении аванса наличными — в течение 3 банковских дней. В случае когда во время служебной командировки работник применил платежные карты для проведения расчетов в безналичной форме, срок подачи Отчета может быть продлен до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Подтверждающие документы

Независимо от того, подал командированный работник Отчет или нет, он должен предоставить документы, удостоверяющие стоимость понесенных расходов в служебной поездке.

Командировочные расходы, не подтвержденные документально, либо не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением таких сумм в налогооблагаемый доход работника.

Напомним, что к подтверждающим документам относят (п.п. 170.9.1 НКУ):

— транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);

— документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;

— страховые полисы;

— документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;

— документы, подтверждающие выполнение операций с использованием платежных инструментов;

— другие документы, удостоверяющие стоимость расходов.

Ну а если во время командировки работник применял личные или корпоративные платежные инструменты (их реквизиты), то стоимость таких расходов удостоверяется выпиской и/или сведениями со счета (п.п. 170.9.2 НКУ, п. 14 разд. І Инструкции № 59).

Подавать подтверждающие документы можно как в электронной, так и в бумажной форме.

Заметьте, что в перечне подтверждающих документов, определенных п.п. 170.9.1 НКУ, с 01.04.2023 нет посадочного талона. А вот п. 12 разд. ІІ и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59 требуют его наличия для подтверждения расходов на приобретение электронного авиабилета. Соответственно бюджетники должны позаботиться о наличии такого документа.

Обратите внимание! С 01.04.2023 сумма суточных (как и фактическое количество дней пребывания в командировке) определяется согласно приказу о командировке и при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (п.п. 170.9.1 НКУ, п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59).

При отсутствии соответствующих подтверждающих документов суточные включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога (детали — в статье «Командировка бюджетников: суточные без документов» // «Оплата труда», 2023, № 13, ср. ).

Чтобы этого не произошло, командированный работник должен предоставить документальные доказательства пребывания в командировке. А именно (п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59):

— счета на проживание;

— справки предприятия, учреждения или организации, куда командировался работник, о пребывании его по месту командировки;

— служебные записки в произвольной форме о выполнении работником служебного поручения вне места постоянной работы во время командировки, согласованной непосредственным руководителем и т. п.

Кстати, эти документы могут использовать и хозрасчетные предприятия как доказательство фактического пребывания работника в командировке.

Возвращаем средства

Сроки возврата суммы излишне израсходованных (то есть не подтвержденных документально) средств с 01.04.2023 установлены только при осуществлении в командировке безналичных расчетов с использованием корпоративных/личных платежных инструментов или их реквизитов.

Так, в соответствии с п.п. 170.9.3 НКУ в этих ситуациях в общем случае возврат средств должен осуществляться до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку. Если же командированный использовал для проведения расчетов платежные инструменты и при этом списание средств со счета предприятия или личного счета работника произошло после возвращения из командировки, этот срок продлевается еще на месяц.

Что касается наличных расчетов, то очевидно их нужно вернуть до или во время подачи Отчета.

В то же время Инструкцией № 59 предусмотрены другие сроки для возврата излишне израсходованных средств. А именно (п. 5 постановления № 98):

— до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, если аванс выдавался безналично;

— до окончания 3-го банковского дня, если аванс был выдан наличными деньгами.

Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение 3 банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными) (п. 11 разд. ІІ и п. 18 разд. ІІІ Инструкции № 59).

А значит, снова-таки сроки возврата средств для бюджетников и хозрасчетных предприятий отличаются.

В то же время налоговики в своих разъяснениях о сроках возврата излишне израсходованных средств, как правило, опираются на нормы Инструкции № 59 (см. разъяснение в категории 103.17 ЗІР), не акцентируя внимания на том, что для коммерческих предприятий этот документ имеет только рекомендательный характер. Поэтому обязательно уделите внимание этому моменту, составляя Положение о командировках.