13.06.2024
Временное отсутствие работника может быть запланированное или спонтанное. Как правило, на период отпусков замена отдыхающих работников планируется заранее. А вот болезнь, мобилизация являются непредсказуемыми. И работодатель должен принимать срочное решение о замене таких работников.
При поиске замены работодатель должен понимать, нужен ли работник, который заменяет временно отсутствующего коллегу, все время на рабочем месте, или важен только результат его работы, а присутствие не обязательно.
Итак, взвесив особенности рабочего процесса, работодатель может искать замену как среди своих работников, состоящих с ним в трудовых отношениях, так и среди посторонних лиц, которых можно принять на работу временно. И от этого выбора зависят варианты замены.
Выбор варианта замены не так уж и мал, но при этом должен быть реализован в рамках законодательства. Итак, для замены временно отсутствующего работника работодатель может выбрать следующие варианты:
— выполнение обязанностей временно отсутствующего работника другим работником или несколькими работниками;
— временное заместительство;
— срочный трудовой договор с другим лицом.
На практике некоторые работодатели ошибочно считают, что временно отсутствующего работника можно заменить путем совмещения профессий (должностей), расширения зоны обслуживания, увеличения объема выполняемых работ. Заметьте, по этому пути идем, когда закрываем вакантную должность в штатном расписании. А вот когда должность занята работником, но он временно отсутствует, то для его замены воспользуемся перечисленными выше возможными вариантами.
Рассмотрим каждый из этих вариантов подробно.
Условия. Порядок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника урегулирован постановлением Совета Министров СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 № 1145*, отдельные положения которого продолжают действовать и сегодня в части, не противоречащей законодательству Украины и ст. 105 КЗоТ.
* Он действует в соответствии с постановлением Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины некоторых актов законодательства Союза СCP» от 12.09.91 № 1545-ХІІ.
Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника имеет место, когда работник выполняет обязанности другого, временно отсутствующего, работника:
— вместе со своей основной работой, обусловленной трудовым договором;
— в течение своего рабочего времени, обусловленного трудовым договором.
Также выполнять обязанности временно отсутствующего работника могут сразу несколько работников предприятия, распределив между собой работу отсутствующего.
Одним из условий для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника является то, что должность, по которой происходит выполнение обязанностей, должна быть предусмотрена штатным расписанием и занята работником, который временно отсутствует. А не вакантная, как при совмещении профессий (должностей) и расширении зоны обслуживания, увеличении объема выполняемых работ.
Обязательным условием также является согласие работника выполнять обязанности временно отсутствующего коллеги.
Оформление. Как правило, работодатель обращается к работнику с соответствующим предложением (в устной или письменной форме) о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. Работник дает согласие, которое может быть оформлено в виде заявления.
На основании заявления работника работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение) о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. В нем, среди прочего, указывает период выполнения работ, которые временно должен выполнять работник (или конкретные даты, или, если конечный срок неизвестен, на время отсутствия работника, например на время болезни). Кстати, отдельный приказ о прекращении выполнения обязанностей не издаем. Они прекращаются в день выхода на работу работника, обязанности которого выполнялись.
Также в приказе указываем характер или перечень обязанностей, которые должны выполняться, а также их оплату.
Оплата. Работник за выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги получает соответствующую доплату (ст. 105 КЗоТ). Ее размер работодатель определяет в зависимости от сложности, объема выполняемой работы (обязанностей) на условиях, предусмотренных коллективным договором или другим локальным документом работодателя.
Для коммерческих предприятий размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника может производиться в размере до 100 % тарифной ставки (оклада) отсутствующего работника. Это позволяет Генеральное соглашение о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2019 — 2021 годы (которое действует и сегодня).
Конкретные размеры доплат за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются в коллективном договоре. Если в нем эта информация отсутствует, то зафиксировать размер доплаты можно в Положении об оплате труда. Если и там нет, то размер доплаты прописываем непосредственно в приказе о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника.
Размер доплат за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в бюджетных учреждениях определяется в отраслевой нормативке (как правило — до 50 % должностного оклада).
Кстати, о нюансах оплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника вы можете прочитать в статье «Заменяем временно отсутствующего работника: от какого оклада исчислять доплату?» // «Оплата труда», 2023, № 23.
Табель, карточка № П-2, трудовая книжка. В табеле учета использования рабочего времени по работнику выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги никак не указывается. Табелируем такого работника только по его основной должности.
Информацию о выполнении обязанностей в его личную карточку № П-2 не вносим. В трудовой книжке ничего не заполняем.
Если выполнение обязанностей временно отсутствующего работника предусмотрено должностной инструкцией. Если должностной инструкцией работника предусмотрено выполнение обязанностей другого работника на время его отсутствия, то такие обязанности относятся к его трудовой функции и выполняются без издания отдельного приказа и без доплаты (см. разъяснение Управления Гоструда в Кировоградской области от 28.01.2022).
Условия. Временным заместительством считается выполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями, работником, который работает в том же учреждении, организации, на предприятии (см. п. 1 Разъяснения № 30/39*, письмо Минэкономики от 14.08.2020 № 3512-06/50540-01).
* Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 № 30/39, действующее на территории Украины в соответствии с постановлением Верховной Рады Украины от 12.09.91 № 1545-XII.
В отличие от выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, временный заместитель:
— освобождается от выполнения своей работы, обусловленной трудовым договором;
— выполняет исключительно обязанности по должности, на которую временно назначен для выполнения работы;
— работает по графику работы временно отсутствующего работника.
На период временного заместительства за ним сохраняется должность, которую он занимал до такого заместительства. При этом заместительство ≠ перевод.
Назначение работника к выполнению им обязанностей временно отсутствующего работника на условиях временного заместительства осуществляйте только с согласия такого работника.
Временное заместительство возможно, когда работник — временный заместитель не является штатным заместителем или помощником отсутствующего работника (см. письмо Минсоцполитики от 27.01.2015 № 73/13/84-15).
Назначение работника исполнителем обязанностей по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (абз. 1 п. 2 Разъяснения № 30/39).
Оформление. Поскольку заместительство возможно только с согласия работника, то, соответственно, работодатель должен получить его от работника. Для этого работник подает соответствующее заявление (или с желанием о заместительстве, или с согласием на предложение работодателя о заместительстве).
Далее работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение), с которым работника ознакомляют под подпись.
В приказе, как правило, указывают должность, на которую назначают временного заместителя, срок заместительства, условие о том, что работник освобождается от основной работы на период заместительства, порядок оплаты заместительства и т. п.
Оплата. В общем случае, за период временного заместительства работнику устанавливают доплату в размере разницы между его фактическим окладом и окладом работника, которого он замещает (абз. 2 п. 1 Разъяснения № 30/39).
Доплаты и надбавки, установленные работнику, временно выполняющему обязанности по более ответственной должности, выплачиваем в том размере, в котором выплачивались до назначения на временное заместительство (письмо Минсоцполитики от 21.07.2011 № 590/13/84-11).
Также замещающий работник премируется по условиям и в размерах, установленных по должности работника, которого он замещает. При этом премию начисляют на должностной оклад заместителя и на разницу в окладах (абз. 3 п.п. «б» п. 1 Разъяснения № 30/39).
Штатным заместителям или помощникам отсутствующего работника (при отсутствии должности заместителя) разница в окладах не выплачивается. Также права на получение соответствующей доплаты не имеют и главные инженеры предприятия, учреждения или организации в период временного замещения руководителя (п. 1 Разъяснения № 30/39). И если бюджетники не могут отойти от этих правил, то коммерческие предприятия имеют чуть больше свободы. И могут решать оплатные вопросы своих работников в коллективном договоре. То есть могут предусмотреть выплату разницы в окладах и штатным заместителям, и помощникам руководителя предприятия на период выполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя (см. письмо Минтруда от 20.01.2005 № 18-23).
О нюансах оплаты при заместительстве вы можете почитать в статье «Временное заместительство: организационные и оплатные нюансы» // «Оплата труда», 2023, № 16.
Табель, карточка № П-2, трудовая книжка. В табеле учета использования рабочего времени фиксируется время работы работника на должности, которую он замещает в соответствии с графиком работы по этой должности.
Данные о заместительстве в личную карточку № П-2 не вносим. В трудовой книжке ничего не заполняем.
На время отсутствия основного работника на его должность можно оформить другое лицо на условиях срочного трудового договора.
Условия для заключения срочного договора указаны в ч. 2 ст. 23 КЗоТ. Среди них, в частности, случаи, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника.
Кроме того, на период действия военного положения или на период замещения временно отсутствующего работника для устранения кадрового дефицита работодатели имеют возможность заключать с новыми работниками срочные трудовые договоры (абз. 2 ч. 2 ст. 2 Закона № 2136*).
Заключить срочный трудовой договор можно как с работником предприятия, так и с лицом, не являющимся работником предприятия.
Если срочный трудовой договор заключается с работником предприятия, то для последнего это будет внутреннее совместительство. При этом важно, чтобы рабочее время по основной должности не совпадало с работой по совместительству, поскольку работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время. Учтите это.
Что такое срочный трудовой договор, как его оформить и какие есть нюансы в отношении него, вы можете почитать в статье «Срочный трудовой договор с работником: заключаем, работаем, прекращаем» // «Оплата труда», 2024, № 11. О деталях и нюансах увольнения в случае окончания срока трудового договора вы можете узнать из статьи «Увольняем работника в связи с окончанием срочного трудового договора» // «Оплата труда», 2024, № 10.
Работодатель, заключая срочный трудовой договор для замены временно отсутствующего работника, должен осознавать расходы, которые в связи с этим понесет. Ведь должен соблюдать законодательно определенные гарантии для работника. В частности, это и гарантия в отношении зарплаты не меньше минималки. Также при увольнении срочника работодатель должен выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск и т. п.
Следовательно, подходить к этому нужно взвешенно и рассудительно. Особенно бюджетникам. Ведь они должны «крутиться» в пределах фонда зарплаты, утвержденного сметами. И вряд ли закладывают дополнительные расходы для замены временно отсутствующих работников. Поэтому, скорее всего, оплату срочнику, заменяющему временно отсутствующего работника, придется осуществлять из экономии фонда оплаты труда.