13.06.2024
Тимчасова відсутність працівника може бути запланована чи спонтанна. Як правило, на період відпусток заміна відпочиваючих працівників планується заздалегідь. А от хвороба, мобілізація є непередбачуваними. І роботодавець має приймати термінове рішення щодо заміни таких працівників.
При пошуку заміни роботодавець має розуміти, чи потрібен працівник, який замінює тимчасово відсутнього колегу, увесь час на робочому місці, чи важливий лише результат його роботи, а присутність не обов’язкова.
Отже, зваживши особливості робочого процесу, роботодавець може шукати заміну як серед своїх працівників, які перебувають з ним у трудових відносинах, так і серед сторонніх осіб, яких можна прийняти на роботу тимчасово. І від цього вибору залежать варіанти заміни.
Вибір варіанта заміни не такий вже і малий, але при цьому має бути реалізований в рамках законодавства. Отже, для заміни тимчасово відсутнього працівника роботодавець може обрати такі варіанти:
— виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника іншим працівником або декількома працівниками;
— тимчасове заступництво;
— строковий трудовий договір з іншою особою.
На практиці деякі роботодавці помилково вважають, що тимчасово відсутнього працівника можна замінити шляхом суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт. Зауважте, цим шляхом йдемо, коли закриваємо вакантну посаду в штатному розписі. А от коли посада зайнята працівником, але він тимчасово відсутній, то для його заміни скористаємося переліченими вище можливими варіантами.
Розглянемо кожен з цих варіантів детально.
Умови. Порядок виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника врегульований постановою Ради Міністрів СРСР «Про порядок та умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 № 1145*, окремі положення якої продовжують діяти й сьогодні в частині, що не суперечить законодавству України та ст. 105 КЗпП).
* Він є чинним відповідно до постанови Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України деяких актів законодавства Союзу PCP» від 12.09.91 № 1545-ХІІ.
Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника має місце, коли працівник виконує обов’язки іншого, тимчасово відсутнього, працівника:
— разом із своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором;
— протягом свого робочого часу, обумовленого трудовим договором.
Також виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника можуть одразу декілька працівників підприємства, розподіливши між собою роботу відсутнього.
Однією з умов для виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є те, що посада, за якою відбувається виконання обов’язків, має бути передбачена штатним розписом та зайнята працівником, який тимчасово відсутній. А не вакантна, як при суміщенні професій (посад) і розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт.
Обов’язковою умовою також є згода працівника виконувати обов’язки тимчасово відсутнього колеги.
Оформлення. Зазвичай роботодавець звертається до працівника з відповідною пропозицією (в усній чи письмовій формі) щодо виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Працівник надає згоду, яка може бути оформлена у вигляді заяви.
На підставі заяви працівника роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження) про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. В ньому, серед іншого, зазначає період виконання робіт, які тимчасово має виконувати працівник (або конкретні дати, або, якщо кінцевий термін невідомий, на час відсутності працівника, наприклад на час хвороби). До речі, окремий наказ про припинення виконання обов’язків не видаємо. Вони припиняються в день виходу на роботу працівника, обов’язки якого виконувалися.
Також у наказі зазначаємо характер або перелік обов’язків, що мають виконуватися, а також їх оплату.
Оплата. Працівник за виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги отримує відповідну доплату (ст. 105 КЗпП). Її розмір роботодавець визначає залежно від складності, обсягу виконуваної роботи (обов’язків) на умовах, передбачених колективним договором або іншим локальним документом роботодавця.
Для комерційних підприємств розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника може проводитися у розмірі до 100 % тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника. Це дозволяє Генеральна угода про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 2019 — 2021 роки (яка є чинною й сьогодні).
Конкретні розміри доплат за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюються у колективному договорі. Якщо в ньому ця інформація відсутня, то зафіксувати розмір доплати можна в Положенні про оплату праці. Якщо і там нема, то розмір доплати прописуємо безпосередньо в наказі про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.
Розмір доплат за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в бюджетних установах визначається у галузевій нормативці (як правило — до 50 % посадового окладу).
До речі, про нюанси оплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника ви можете прочитати у статті «Замінюємо тимчасово відсутнього працівника: від якого окладу обчислювати доплату?» // «Оплата праці», 2023, № 23.
Табель, картка № П-2, трудова книжка. У табелі обліку використання робочого часу за працівником виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги ніяк не зазначається. Табелюємо такого працівника тільки за його основною посадою.
Інформацію про виконання обов’язків в його особову картку № П-2 не вносимо. У трудовій книжці нічого не заповнюємо.
Якщо виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачене посадовою інструкцією. Якщо посадовою інструкцією працівника передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції і виконуються без видання окремого наказу та без доплати (див. роз’яснення Управління Держпраці у Кіровоградській області від 28.01.2022).
Умови. Тимчасовим заступництвом вважається виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язане з розпорядчими функціями, працівником, який працює в тій же установі, організації, на підприємстві (див. п. 1 Роз’яснення № 30/39*, лист Мінекономіки від 14.08.2020 № 3512-06/50540-01).
* Роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового замісництва» від 29.12.65 № 30/39, що діє на території України відповідно до постанови Верховної Ради України від 12.09.91 № 1545-XII.
На відміну від виконувача обов’язків тимчасово відсутнього працівника, тимчасовий заступник:
— звільняється від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором;
— виконує виключно обов’язки за посадою, на яку тимчасово призначений для виконання роботи;
— працює за графіком роботи тимчасово відсутнього працівника.
На період тимчасового заступництва за ним зберігається посада, яку він обіймав до такого заступництва. При цьому заступництво ≠ переведення.
Призначення працівника до виконання ним обов’язків тимчасово відсутнього працівника на умовах тимчасового заступництва здійснюйте лише за згодою такого працівника.
Тимчасове заступництво (замісництво) можливе, коли працівник — тимчасовий заступник не є штатним заступником або помічником відсутнього працівника (див. лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 № 73/13/84-15).
Призначення працівника виконувачем обов’язків з вакантної посади не допускається. Це можливе лише за посадою, призначення на яку провадиться вищим органом управління (абз. 1 п. 2 Роз’яснення № 30/39).
Оформлення. Оскільки заступництво (замісництво) можливо тільки за згодою працівника, то, відповідно, роботодавець має отримати її від працівника. Для цього працівник надає відповідну заяву (або з бажанням про заступництво, або із згодою на пропозицію роботодавця щодо заступництва).
Далі роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження), з яким працівника ознайомлюють під підпис.
У наказі, як правило, зазначають посаду, на яку призначають тимчасового заступника, строк заступництва, умову про те, що працівник увільняється від основної роботи на період заступництва, порядок оплати заступництва тощо.
Оплата. У загальному випадку, за період тимчасового заступництва працівникові встановлюють доплату у розмірі різниці між його фактичним окладом і окладом працівника, якого він заміщує (абз. 2 п. 1 Роз’яснення № 30/39).
Доплати та надбавки, які були встановлені працівникові, який тимчасово виконує обов’язки за більш відповідальною посадою, виплачуємо в тому розмірі, в якому виплачувались до призначення на тимчасове замісництво (лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 № 590/13/84-11).
Також працівник, який заміщує, преміюється за умовами і в розмірах, установлених за посадою працівника, якого він заміщує. При цьому премію нараховують на посадовий оклад заступника та на різницю в окладах (абз. 3 п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39).
Штатним заступникам або помічникам відсутнього працівника (за відсутності посади заступника) різниця в окладах не виплачується. Також права на отримання відповідної доплати не мають і головні інженери підприємства, установи чи організації в період тимчасового заміщення керівника (п. 1 Роз’яснення № 30/39). І якщо бюджетники не можуть відійти від цих правил, то комерційні підприємства мають трохи більше свободи. І можуть вирішувати оплатні питання своїх працівників у колективному договорі. Тобто можуть передбачити виплату різниці в окладах і штатним заступникам, і помічникам керівника підприємства на період виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника (див. лист Мінпраці від 20.01.2005 № 18-23).
Про нюанси оплати при заступництві ви можете почитати у статті «Тимчасове заступництво: організаційні та оплатні нюанси» // «Оплата праці», 2023, № 16.
Табель, картка № П-2, трудова книжка. У табелі обліку використання робочого часу фіксується час роботи працівника на посаді, яку він заміщує відповідно до графіка роботи за цією посадою.
Дані про заступництво (замісництво) до особової картки № П-2 не вносимо. У трудовій книжці нічого не заповнюємо.
На час відсутності основного працівника на його посаду можна оформити іншу особу на умовах строкового трудового договору.
Умови для укладання строкового договору зазначені ч. 2 ст. 23 КЗпП. Серед них, зокрема, випадки, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника.
Крім того, на період дії воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника для усунення кадрового дефіциту роботодавці мають можливість укладати з новими працівниками строкові трудові договори (абз. 2 ч. 2 ст. 2 Закону № 2136*).
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.
Укласти строковий трудовий договір можна як із працівником підприємства, так і з особою, яка не є працівником підприємства.
Якщо строковий трудовий договір укладається з працівником підприємства, то для останнього це буде внутрішнє сумісництво. При цьому важливо, щоб робочий час за основною посадою не збігався з роботою за сумісництвом, оскільки робота за сумісництвом виконується у вільний від основної роботи час. Врахуйте це.
Що таке строковий трудовий договір, як його оформити та які є нюанси щодо нього, ви можете почитати у статті «Строковий трудовий договір з працівником: укладаємо, працюємо, припиняємо» // «Оплата праці», 2024, № 11. Про деталі і нюанси звільнення в разі закінчення строку трудового договору ви можете дізнатися із статті «Звільняємо працівника у зв’язку із закінченням строкового трудового договору» // «Оплата праці», 2024, № 10.
Роботодавець, укладаючи строковий трудовий договір для заміни тимчасово відсутнього працівника, має усвідомлювати витрати, які у зв’язку із цим понесе. Адже має притримуватися законодавчо визначених гарантій для працівника. Зокрема, це і гарантія щодо зарплати не менше за мінімалку. Також при звільненні строковика роботодавець має виплатити йому компенсацію за невикористану відпустку тощо.
Отже, підходити до цього треба зважено і розсудливо. Особливо бюджетникам. Адже вони мають «крутитися» в межах фонду зарплати, що затверджений кошторисами. І навряд чи закладають додаткові видатки для заміни тимчасово відсутніх працівників. Тому, скоріш за все, оплату строковику, який заміняє тимчасово відсутнього працівника, доведеться здійснювати з економії фонду оплати праці.