13.06.2024
* Читайте статьи «Электронные трудовые книжки: общие вопросы» и «Электронные трудовые книжки: принимаем работника» // «Оплата труда», 2024, № 11.
Работник увольняется. Его бумажная трудовая книжка (далее — ТК) находится у работодателя. Должен ли работодатель отсканировать и загрузить бумажную ТК в ПФУ перед увольнением?
Нет, не должен. Такой обязанности законодательство не содержит.
Пунктом 2 разд. ІІ «Заключительные положения» Закона № 1217* предусмотрено, что собственник или уполномоченный им орган обязан в день увольнения выдать надлежащим образом оформленную ТК работнику, который трудоустроен до 10.06.2021 и увольняется до завершения процедуры включения в РЗЛ отсутствующих сведений о трудовой деятельности.
То есть если бумажная ТК еще не отсканирована, а работник увольняется, то работодатель должен выдать ее работнику в общем порядке. Напомните работнику, что он может сам оцифровать свою ТК.
Конечно, работодатель может оцифровать бумажную ТК работника. Но не советуем запрыгивать в последний вагон уходящего поезда, сканировать и отправлять бумажную ТК в ПФУ за день-два до увольнения. Ведь вариант с оцифровкой через загрузку скан-копий на Портал ПФУ наиболее времязатратный. И при обработке документа специалистами ПФУ могут возникнуть уточнения, которые не удастся исправить, потому что лицо уже не будет вашим работником.
Нужно ли вносить в ЭТК сведения об увольнении?
Нет, не нужно. Ведь они попадают в ЭТК из Объединенного отчета.
Но работодатель может это сделать с помощью функции «Додати запис» (подробнее в статье «Электронные трудовые книжки: общие вопросы» // «Оплата труда», 2024, № 11). Причиной может быть, например, то, если данные не подтянулись по техническим причинам. Также это стоит сделать для того, чтобы ускорить процесс добавления информации о застрахованном лице в РЗЛ. Ведь Объединенный отчет подается раз в квартал.
Например, если этого не сделать, то может возникнуть вопрос: а как работник подтвердит свое увольнение новому работодателю? Здесь есть несколько вариантов:
1) если у него есть бумажная ТК, то может попросить старого работодателя внести запись об увольнении в нее;
2) доказательством является копия приказа об увольнении, которую работодатель должен выдать ему в день увольнения согласно предписанию ст. 47 КЗоТ;
3) работник может сам оцифровать данные об увольнении на основании копии приказа через личный кабинет застрахованного лица на Портале ПФУ.
Можно ли выдать работникам отсканированные бумажные ТК без увольнения?
Это можно сделать. И даже не дожидаясь окончания 5-летнего переходного периода.
Предписанием п. 2 разд. ІІ «Заключительные положения» Закона № 1217 предусмотрено следующее: включение ПФУ в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — РЗЛ) отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение 5 лет со дня вступления в силу данного Закона на основании сведений, поданных страхователем или застрахованным лицом. После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись.
Закон № 1217 вступил в силу 10.06.2021. Таким образом включение ПФУ данных в РЗЛ проводится до 10.06.2026.
Не совсем понятно было, какой именно срок имели в виду законодатели, говоря, что бумажные ТК нужно раздать «после завершения этих работ»: уже после того, как отсканировали, загрузили и получили подтверждение от ПФУ, что данные включены в РЗЛ, или же следует дождаться полного перехода на ЭТК (10.06.2026)? С этим вопросом мы обратились к специалистам Гоструда. И по их мнению, долго ждать не стоит. Если отсутствующие сведения о трудовой деятельности внесены в РЗЛ, то ТК можно выдать работнику до завершения пятилетнего срока.
Письмо Гоструда от 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а, а также ответы на вопросы, как проверить наличие данных в РЗЛ и как выдать бумажные ТК, ищите в статье «Отсканированные трудовые книжки можно отдать работникам!» // «Оплата труда», 2024, № 11.