Какой «дедлайн» оцифровки бумажных трудовых книжек
10.06.2021 вступил в силу Закон № 1217*. Фактически он положил начало переходу от бумажных трудовых книжек (далее — ТК) к электронному учету информации о трудовой деятельности, простыми словами, — к электронным трудовым книжкам (далее — ЭТК).
С 10.06.2021 предписанием ст. 48 КЗоТ предусмотрено, что учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — РЗЛ).
Пунктом 2 разд. ІІ «Заключительные положения» Закона № 1217 предусмотрено, что включение ПФУ в РЗЛ отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение 5 лет со дня вступления в силу этого Закона.
То есть на переход у нас есть 5 лет. И этот период закончится 10.06.2026.
В то же время не советуем ждать предельной даты. Ведь уже сейчас многое подвязано под электронный учет трудового стажа. Например, пенсионное и страховое обеспечение.
Обязательства работодателя по оцифровке
Нельзя сказать, что работодатель безусловно обязан это делать. Объясним почему.
Предписанием п. 4 Порядка № 11* предусмотрено, что сведения о трудовой деятельности работника подают в ПФУ через Портал электронных услуг (см. по ссылке portal.pfu.gov.ua):
— работник;
— страхователь;
— представитель страхователя, которому руководителем страхователя делегированы соответствующие полномочия.
Итак, трансформировать бумажную ТК в электронную может как сам работник, так и работодатель. Они имеют в этом вопросе равные полномочия.
Работодатель не обязан сканировать бумажные ТК работников. Но может это сделать
Причем это касается как тех работников, которые были приняты на работу до 10.06.2021, так и тех, кто пришли после этой даты. Отличие одно: бумажные ТК первых работодатели еще хранят, а вторых — уже нет.
Как передать данные о трудовой деятельности работника в ПФУ
Предписание п. 4 Порядка № 11 говорит нам, что это можно сделать в виде xml-файла, структура которого приведена в приложении к этому Порядку. Правда, работать с этим файлом — дело не из легких. Сделать это можно будет с помощью специального программного обеспечения.
Вместе с тем то же предписание п. 4 Порядка № 11 отмечает, что сведения о трудовой деятельности за периоды до вступления в силу Закона № 1217 (то есть до 10.06.2021) подают одним из следующих способов:
— в виде скан-копий документов;
— в оцифрованном виде, то есть создав запись в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица, к которой добавляют сканированные копии документов.
Отметим: сведения, возникшие и после 10.06.2021, также можно добавлять на Портал ПФУ этими способами.
То есть формально у нас есть 3 способа передачи данных о трудовой деятельности в электронном виде через Портал ПФУ. При этом большинство бухгалтеров и кадровиков использует два: подача скан-копии бумажной ТК и добавление записи. В чем их разница? Разобраться поможет таблица ниже. Заметьте: процесс рассматриваем со стороны работодателя, поэтому в табл. 1 упомянуто только о его представителе. Хотя это может делать и сам работник.
Таблица 1. Способы оцифровки данных о трудовой деятельности
| № п/п | Способ оцифровки данных о трудовой деятельности | Описание процесса | Особенности |
| 1 | Подача скан-копии бумажной ТК | Сканируем бумажную ТК. Загружаем подготовленный файл через Портал ПФУ. Разнесение данных в РЗЛ проводит работник ПФУ | 1. Цветной вид скан-документа. 2. Размер не более 1 Мб и не более 50 файлов за раз. 3. Занимает минимум времени у работодателя. 4. Внесение данных в РЗЛ занимает определенное время (по очереди у работника ПФУ), поэтому подходит для случаев, когда на получение конечного результата есть достаточно времени |
| 2 | Добавление записи | На портале ПФУ заполняем поля с необходимой информацией по каждому событию отдельно, в частности прием, увольнение, перевод и т. п. Выполняет непосредственно представитель работодателя | 1. Занимает определенное время у представителя работодателя. 2. Нужно прилагать скан-копию документа, на основании которого сделана запись. 3. Данные в РЗЛ поступают быстрее, чем при подаче скан-копии трудовой книжки. 4. Чаще используют, если нужно подать сведения по отдельному событию (прием, увольнение, перевод), а также данные, которые не фиксируются в Объединенном отчете, но должны быть в РЗЛ (например, приостановление / восстановление трудового договора) |
Как именно это сделать на Портале ПФУ? В разделе «Комунікації з ПФУ» выбираем подраздел «Відомості про трудові відносини робітника». Далее выбираем работника, для которого будем вносить данные. Для этого заполняем регистрационный номер карточки налогоплательщика или серию и номер паспорта, Ф. И .О. (рис. 1). И нажимаем «Продовжити».
Рис. 1. Сведения о трудовой деятельности рабочего в разделе «Комунікації з ПФУ»
В следующем окне можно будет выбрать необходимый вариант (см. рис. 2):
— «Додати запис» (способ 2);
— «Додати файл» трудовой книжки (способ 1) или другого документа-подтверждения для записи.
Функция «Завантажити» предусмотрена для xml-файла. Но сегодня мы внимания ему не уделяем.
Рис. 2. Интерфейс Портала ПФУ для оцифровки данных о трудовой деятельности
Рис. 3. Интерфейс оцифровки данных о трудовой деятельности через функцию «Додати запис»
Как проверить, что данные ТК оцифрованы
Для этого нужно зайти в подраздел «Відомості про трудові відносини» верхнего раздела кабинета страхователя на Портале ПФУ (не путайте с подразделом «Відомості про трудову діяльність робітника» раздела «Комунікації з ПФУ»). Здесь можно отфильтровать данные по времени, конкретному работнику, статусу. А можно просто нажать на «Пошук» и увидеть все переданные документы с присвоенными им статусами. Именно статус «Виконано» свидетельствует о том, что переданные в ПФУ данные успешно загружены в РЗЛ (рис. 4).
Рис. 4. Статус «Виконано» для проверки загрузки данных из отсканированной бумажной ТК
А нажав на знак стрелочки в поле «Статус», можно развернуть сообщение и увидеть все загруженные документы (скан-копии бумажной ТК — см. рис. 5).
Рис. 5. Статус «Виконано» для проверки загрузки данных из отсканированной бумажной ТК (развернутый вид)
Все ли данные на работников с ЭТК подтягиваются из отчетности
Следует обратить внимание на две законодательные нормы: Закона о ЕСВ* и Порядка № 11. Они приводят перечень данных, которые страховальщик подает в РЗЛ. Мы привели их в табл. 2.
Таблица 2. Данные в РЗЛ и Объединенном отчете
| Данные, которые должны быть внесены в РЗЛ | Передаются через Объединенный отчет | |
| - | прием на работу | + |
| - | перемещение из одного структурного подразделения в другое | + |
| перевод на другую работу (должность) | перевод на другую постоянную должность или работу | + |
| увольнение | + | |
| восстановление на работе | +/-* | |
| приостановление / восстановление действия трудового договора | - | |
| присвоение, изменение или лишение ранга, разряда, класса, звания, категории | - | |
| принятие присяги | - | |
| принадлежности или непринадлежности лиц к профессиональным союзам | - | - |
| принадлежности или непринадлежности к лицам, подлежащим обязательным медицинским осмотрам | - | - |
| - | стажировка, обучение | +/-** |
| * Восстановление на работе в приложении Д5 к Объединенному отчету отражается с помощью отмены записи об увольнении работника, а не как-то отдельно с конкретной отметкой «Поновлено». Поэтому советуем проверить, корректно ли «ляжет» в РЗЛ информация о восстановлении работника. ** Данные об обучении и стажировке не всегда попадают в Объединенный отчет. Например, для отражения оплаты обучения, стажировки, производственной практики в приложении Д1 существует специальный код категории застрахованного лица — «69». В то же время бывает бесплатная стажировка студентов и безработных. А период обучения в заведениях образования вообще не ложится в отчетность. Поэтому также не лишним будет проконтролировать отражение информации об обучении и стажировке в РЗЛ. | ||
Обе из приведенных законодательных норм отмечают: в случае отсутствия указанных сведений в РЗЛ страхователь подает их через Портал ПФУ.
Итак, вывод. Если данные, которые должны быть в РЗЛ, автоматически подтянутся в него из Объединенного отчета, то подавать их отдельно не нужно. В то же время информацию, которая должна быть в РЗЛ, но технически не передается через Объединенный отчет (то ли вообще не предусмотрена, то ли из-за ошибок), страхователь должен подать в ПФУ через Портал.
А что будет, если этого не сделать? Накажут ли? Анализируем нормы вместе.
Статьей 26 Закона о ЕСВ предусмотрено, что должностные лица плательщиков ЕСВ несут административную ответственность за предоставление недостоверных сведений, используемых в Государственном реестре общеобязательного государственного соцстрахования (его частью является и РЗЛ), других сведений, предусмотренных этим Законом.
Согласно ст. 1651 КУоАП установлен штраф за такое нарушение от 30 до 40 нмдг (от 510 до 680 грн). За повторное совершение тех же действий лицом, которое в течение года уже было за это оштрафовано, предусмотрен штраф от 40 до 50 нмдг (от 680 до 850 грн).
Интересно, что ответственность есть только за предоставление недостоверных сведений, а вот за их непредоставление — нет. Поэтому получается, если страхователь вообще не подаст такие данные, то по указанной норме его не накажут. Хотя, возможно, на практике проверяющие найдут другие лазейки.
В то же время указанная информация в РЗЛ необходима для корректной обработки случаев страхования, в том числе пенсионного. Поэтому пренебрегать ее подачей не стоит.
Выводы
- «Дедлайн» оцифровки данных о трудовой деятельности работников — 10.06.2026.
- Передать информацию в ПФУ может как работодатель (его представитель), так и само застрахованное лицо.
- Для оцифровки данных через Портал ПФУ, как правило, используют 2 способа: (1) загрузка скан-копии бумажной ТК, (2) добавление записи с прикрепленной скан-копией документа.
- Проверить успешность внесения в РЗЛ загруженных скан-копий бумажных ТК можно в подразделе «Відомості про трудові відносини» по статусу «Виконано».
- Если в РЗЛ отсутствуют нужные сведения о застрахованном лице, то страхователь подает их через Портал ПФУ, создав соответствующую электронную запись в кабинете страхователя.
