13.06.2024
* Читайте статті «Електронні трудові книжки: загальні питання» та «Електронні трудові книжки: приймаємо працівника» // «Оплата праці», 2024, № 11.
Працівник звільняється. Його паперова трудова книжка (далі — ТК) знаходиться у роботодавця. Чи повинен роботодавець відсканувати та завантажити паперову ТК до ПФУ перед звільненням?
Ні, не повинен. Такого обов’язку законодавство не містить.
Пунктом 2 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону № 1217* передбачено, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний у день звільнення видати належно оформлену ТК працівнику, працевлаштованого до 10.06.2021, та який звільняється до завершення процедури включення до РЗО відсутніх відомостей про трудову діяльність.
Тобто якщо паперова ТК ще не відсканована, а працівник звільняється, то роботодавець має видати її працівникові в загальному порядку. Нагадайте працівнику, що він може сам оцифрувати свою ТК.
Звісно, роботодавець може оцифрувати паперову ТК працівника. Але не радимо застрибувати в останній вагон потяга, що їде, і сканувати та відправляти паперову ТК до ПФУ за день-два до звільнення. Адже варіант із оцифруванням через завантаження сканкопій на Портал ПФУ найбільш часомісткий. І під час обробки документа фахівцями ПФУ можуть виникнути уточнення, які не вдасться виправити, бо особа вже не буде вашим працівником.
Чи потрібно вносити до ЕТК відомості про звільнення?
Ні, не потрібно. Адже вони потрапляють до ЕТК з Об’єднаного звіту.
Але роботодавець може це за допомогою функції «Додати запис» (детальніше в статті «Електронні трудові книжки: загальні питання» // «Оплата праці», 2024, № 11). Причиною може бути, наприклад, те, якщо дані не підтягнулись з технічних причин. Також це варто зробити для того, щоб пришвидшити процес додання інформації про застраховану особу до РЗО. Адже Об’єднаний звіт подається раз на квартал.
Наприклад, якщо цього не зробити, то може виникнути запитання: а як працівник підтвердить своє звільнення новому роботодавцю? Тут є декілька варіантів:
1) якщо він має паперову ТК, то може попросити старого роботодавця внести запис про звільнення до неї;
2) доказом є копія наказу про звільнення, яку роботодавець має видати йому в день звільнення згідно з приписом ст. 47 КЗпП;
3) працівник може сам оцифрувати дані про звільнення на підставі копії наказу через особистий кабінет застрахованої особи на Порталі ПФУ.
Чи можна видати працівникам відскановані паперові ТК без звільнення?
Це можна зробити. І навіть не чекаючи закінчення 5-річного перехідного періоду.
Приписом п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону № 1217 передбачено наступне: включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — РЗО) відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.
Закон № 1217 набрав чинності 10.06.2021. Таким чином включення ПФУ даних до РЗО проводиться до 10.06.2026.
Не зовсім зрозуміло було, який саме термін мали на увазі законодавці, кажучи, що паперові ТК потрібно роздати «після завершення цих робіт»: уже після того, як відсканували, завантажили та отримали підтвердження від ПФУ, що дані включено до РЗО, або ж слід дочекатись повного переходу на ЕТК (10.06.2026)? Із цим питанням ми звернулись до фахівців Держпраці. І на їх думку, довго чекати не варто. Якщо відсутні відомості про трудову діяльність внесено до РЗО, то ТК можна видати працівнику до завершення п’ятирічного терміну.
Лист Держпраці від 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а, а також відповіді на запитання, як перевірити наявність даних в РЗО та як видати паперові ТК, шукайте у статті «Відскановані трудові книжки можна віддати працівникам!» // «Оплата праці», 2024, № 11.