Электронные трудовые книжки: принимаем работника

Документы. Сначала разберемся с первым вопросом. Предписанием ч. 2 ст. 24 КЗоТ предусмотрено следующее: потенциальный работник при заключении трудового договора должен предоставить трудовую книжку (если она есть) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — РЗЛ). Также в определенных случаях, предусмотренных законодательством, должен быть документ об образовании (специальности, квалификации), о состоянии здоровья, соответствующий военно-учетный документ и другие документы.

Итак, если у работника уже есть электронная трудовая книжка (далее — ЭТК) и он не предоставляет бумажную ТК, то вместо нее он предоставляет ведомости о трудовой деятельности из РЗЛ.

Записи на Портале ПФУ. Нужно ли вносить какие-то данные на Портал ПФУ, принимая работника? В общем, не нужно. Вся информация должна подтянуться пенсионщикам после того, как работодатель подаст Объединенный отчет с данными новичка.

Записи в бумажную ТК. Предписание ч. 3 ст. 48 КЗоТ обязывает работодателя вносить в бумажную ТК, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе. Но это нужно делать только в случае, если сам работник того требует.

ЭТК. Действия такие же, как и в случае с работником, у которого уже есть ЭТК. Сведения о работнике подтянутся после подачи Объединенного отчета. Но если этого не произойдет, то следует добавить их вручную, сделав 3 шага:

1. Отсканировать приказ о приеме работника на работу.

2. Заполнить запись через функцию «Додати запис».

3. Добавить запись и скан-копию приказа на портал ПФУ.

Бумажная ТК. Если работник-новичок этого требует, то первый работодатель должен завести (то есть заполнить) ему бумажную ТК. Но помните, что на хранение бумажную ТК после 06.10.2021 работодатель не принимает.

Как мы уже говорили, в общем случае данные о новом работнике ПФУ получает из Объединенного отчета. То есть до этого ПФУ не знает о связи «страхователь — застрахованное лицо».

При этом работодатель, принимая нового работника или уже приняв, но еще не сообщив об этом ПФУ, может пожелать проверить имеющийся трудовой стаж лица. Например, чтобы убедиться, есть ли у работника основное место работы или же наоборот нет его, уволен ли работник с предыдущего места работы и т. п.

Для этого нужно получить Извлечение из ЭТК. Но до декларирования связи «страхователь — застрахованное лицо» такая функция недоступна. Тогда на помощь должно прийти само застрахованное лицо и предоставить доступ к ЭТК.

Здесь все просто. Физлицо авторизуется на Портале ПФУ и заходит в раздел «Електронна трудова книжка» (рис. 1), а далее — в окошко «Доступ до ЕТК». Дальше «выпадет» перечень страхователей, которым предоставлен такой доступ. Стоит лишь прибавить сюда нужного (рис. 2). Для этого следует ввести его код ЕГРПОУ, а название подтянется автоматически. Нажимаем кнопку «Додати» и все сделано. Новый страхователь появляется в перечне со статусом «актуальний» и закрытым замочком (рис. 3).

Рис. 1. Предоставление доступа к ЭТК страхователю

Рис. 2. Добавление нового страхователя с доступом к ЭТК

Рис. 3. Новый страхователь с доступом к ЭТК

Нажав на замочек (открыв его), застрахованное лицо может заблокировать доступ страхователя к своей ЭТК. При этом такие манипуляции не работают с текущим страхователем, который уже «авторизован» в ПФУ на данный момент. У него есть доступ к ЭТК «своих» застрахованных лиц по умолчанию, без дополнительного их согласия. И даже если физлицо изменит статус на «заблокований», ситуацию это не изменит.

Поэтому после предоставления такого доступа страхователь может получить извлечение из ЭТК. Для этого нужно перейти в подраздел «Запит на отримання електронних документів» раздела «Комунікації з ПФУ». Далее следует выбрать из перечня документов «Витяг з ЕТК», заполнить данные застрахованного лица и нажать «Відправити до ПФУ» (рис. 4).

Рис. 4. Оформление запроса на Извлечение из ЭТК работника

Искать готовый документ стоит в подразделе «Звернення». Там можно отфильтровать, определив параметры поиска по дате обращения, РНУКПП лица и статусу обработки. В доступном перечне предоставленных ответов ищем необходимый документ. Он имеет другое название, не «Витяг з ЕТК», а «Відомості про трудову діяльність з РЗО» (рис. 5 и 6). Готовый документ можно загрузить в формате PDF. Он имеет вид таблицы (см. рис. 7).

Рис. 5. Извлечение из ЭТК в формате Сведений о трудовой деятельности из РЗЛ

Рис. 6. Извлечение из ЭТК в формате Сведений о трудовой деятельности из РЗЛ (развернутый вид)

Рис. 7. Сведения из РЗЛ на работника (по запросу Извлечения из ЭТК)