Ошибки в бумажной трудовой книжке: исправляем

Ошибки на титульном листе

Порядок исправления записей на первой странице (титульном листе) трудовой книжки зависит от того, когда была допущена ошибка.

1. Ошибка допущена при первичном оформлении трудовой книжки работнику.

В случае неверного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней бланк трудовой книжки считается испорченным. Поэтому испорченную трудовую книжку списывают, а работнику оформляют новую трудовую книжку (уже без ошибок).

2. Ошибка допущена в трудовой книжке, которая уже ведется.

В таком случае для исправления неточностей в записях личных данных работник должен предоставить работодателю соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении). После этого последний исправляет записи в следующем порядке:

— зачеркивает предыдущую (неверную) запись;

— вносит новые (верные) данные с ссылкой на соответствующий документ на внутренней стороне обложки.

Новая запись заверяется подписью руководителя предприятия или службы персонала (другого ответственного лица) и печатью предприятия / службы персонала (при ее наличии) (п. 2.13 Инструкции № 58*).

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

Ошибки на внутренней стороне обложки исправляются аналогичным образом.

А как быть, если на титульном листе трудовой книжки не хватает данных (не указана фамилия ответственного лица, которое оформляло трудовую книжку, нет печати предприятия (если она была в наличии))?

К сожалению, ответа на этот вопрос в Инструкции № 58 мы не найдем. Однако в п. 2.13 Инструкции № 58 указано, что для исправления сведений о фамилии на титульном листе трудовой книжки работнику следует обратиться к работодателю, который заполнял его трудовую книжку, чтобы тот исправил ошибку. На наш взгляд, именно так нужно действовать работнику в рассматриваемой ситуации. Вносить такие исправления в трудовую книжку у нынешнего работодателя нет права, поскольку не он оформлял этот документ.

Ошибки в сведениях о работе

В разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается (п. 2.10 Инструкции № 58).

Поэтому применяется особый порядок исправления. А именно:

— в гр. 1 проставляют очередной номер записи (по порядку за номером последней записи);

— в гр. 2 — дату внесения изменений;

— в гр. 3 вписывают фразу: «Запис за № __ недійсний» и продолжают ее корректным вариантом записи;

— в гр. 4 проставляют дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Обратите внимание! Исправлять неточные или неправильные записи в трудовой книжке двумя отдельными строками (под отдельными порядковыми номерами) нельзя. Это не предусмотрено Инструкцией № 58.

Нельзя также зачеркивать или зачищать неправильные записи.

Кстати, ошибки в разделах «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» исправляют в таком же порядке, как и в разделе «Відомості про роботу».

Рассмотрим, как применять такой порядок исправления, на примерах.

Ошибка в названии должности. Здесь возможны два случая.

Случай 1. Ошибка допущена в самом приказе о приеме на работу — указано неправильное название должности (не соответствует штатному расписанию). В таком же виде она перенесена в трудовую книжку работника.

В таком случае издается приказ о внесении изменений в пункт приказа, в котором неправильно указано название должности работника. На его основании вносится корректирующая запись в трудовую книжку (см. рис. 1).

Рис. 1. Пример исправления названия должности в трудовой книжке

Случай 2. Название должности неправильно указано только в трудовой книжке (в приказе о приеме на работу погрешности нет).

В таком случае достаточно сделать только исправительную запись в трудовой книжке (приказ о внесении изменений не понадобится). При этом в графе 4 нужно указать реквизиты приказа о приеме на работу, в соответствии с которым вносится правильная запись (то есть реквизиты приказа повторяют).

Ошибка в наименовании предприятия. Во время аудита трудовых книжек оказалось, что в графе 3 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки одного из работников наименование предприятия вписано с ошибкой. Как ее исправить?

К сожалению, объяснений по этому поводу Инструкция № 58 не содержит. Поэтому будем ориентироваться на общий порядок исправления записей, указанный в п. 2.10 Инструкции № 58.

На наш взгляд, нужно действовать так: после последней записи в трудовой книжке сделать запись в графе 3 «Запис (помилкова назва підприємства) недійсний» и указать правильное наименование. При этом нумеровать эту исправительную запись не нужно.

Образец заполнения трудовой книжки приведем ниже (рис. 2).

Рис. 2. Пример исправления наименования предприятия

Ошибка в нумерации строк. Если в графе 1 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки нарушена нумерация записей, то, на наш взгляд, нужно действовать так:

— в гр. 1 указать правильный порядковый номер;

— в гр. 2 — дату внесения исправлений;

— в гр. 3 — номер и дату записи, которая является недействительной, а затем текст правильной записи;

— в гр. 4 — дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого была сделана запись.

Образец заполнения трудовой книжки для этого случая приведем на рис. 3.

Рис. 3. Пример исправления нумерации строк

Ошибка в дате приема на работу. Если в графе 2 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки проставлена неправильная дата приема на работу (перевода), то делаем так:

— в гр. 1 проставляем очередной номер, идущий по порядку за номером последней записи;

— в гр. 2 — дату внесения исправлений;

— в гр. 3 пишем фразу: «Запис за № __ недійсний», а затем повторяем запись о приеме на работу (переводе) с правильной датой;

— в гр. 4 — дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого сначала в трудовой книжке была сделана запись.

Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае на рис. 4.

Рис. 4. Пример исправления даты приема на работу

Данные не в том разделе. После того, как все страницы в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки были заполнены, работодатель не дополнил трудовую книжку вкладышем (чтобы продолжить вносить данные в соответствующий раздел), а внес запись о переводе работника в следующий раздел — раздел «Відомості про нагородження».

Чтобы исправить такую ошибку, придется сделать два шага.

Шаг 1. Внести исправительную запись в раздел «Відомості про нагородження». Для этого:

— в гр. 1 проставляем очередной номер, идущий по порядку за номером последней (неправильной) записи;

— в гр. 2 — дату внесения исправительной записи;

— в гр. 3 пишем фразу: «Запис за № _ недійсний, як помилково внесений до іншого розділу трудової книжки»;

— гр. 4 оставляем пустой.

Пример внесения исправительной записи приведем на рис. 5.

Рис. 5. Пример исправления в случае внесения данных не в тот раздел

Шаг 2. Завести вкладыш в трудовую книжку (если его до сих пор не было) и в разделе «Відомості про роботу» повторить ту запись, которая ошибочно была включена в раздел «Відомості про нагородження».

Помните, что при внесении сведений в соответствующий раздел вкладыша продолжают порядковую нумерацию записей трудовой книжки.

Если запись была пропущена. Рассмотрим два случая.

Случай 1. Работник уволен. Соответствующая запись внесена в трудовую книжку работника. Однако, как оказалось впоследствии, была пропущена запись о переводе такого работника на другую должность. Как исправить погрешность?

На наш взгляд, здесь следует действовать так:

— в гр. 1 проставляем очередной номер, идущий по порядку за номером последней (неправильной) записи;

— в гр. 2 — дату внесения исправительной записи;

— в гр. 3 пишем фразу: «Запис за № _ недійсний», а затем вносим забытую запись о переводе;

— в гр. 4 указываем дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании какого работник был переведен на другую должность.

После этого (в следующей строке) снова делаем запись об увольнении работника. Заверяем ее подписью руководителя предприятия / специалиста кадровой службы и печатью предприятия (при ее наличии) или отдела кадров.

Приведем пример заполнения трудовой книжки в этом случае на рис. 6.

Рис. 6. Вносим в трудовую книжку пропущенную запись о переводе

Случай 2. При приеме на работу работника в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки пропустили наименование предприятия (сразу внесли запись с датой и реквизитами приказа о приеме на работу). Как исправить ошибку?

К сожалению, Инструкция № 58 на этот счет молчит. Мы советуем действовать так:

— в гр. 3 следующей строки указать наименование организации в виде заголовка;

— в строке ниже внести исправительную запись;

— далее (в следующей строке) — правильные данные. При этом в гр. 2 указать дату внесения исправлений, а в гр. 4 повторить даты и номера приказов (распоряжений), на основании которых ранее вносились исправляемые сейчас записи.

Приведем пример заполнения трудовой книжки в этом случае на рис. 7.

Рис. 7. Вносим в трудовую книжку пропущенное наименование предприятия

Лишняя запись. Представьте, что при заполнении трудовой книжки одного работника специалист отдела кадров ошибочно внес в нее запись, касающуюся другого сотрудника. Как исправить такую ошибку?

На наш взгляд, здесь нужно сделать следующее:

— в гр. 1 проставить очередной номер, идущий по порядку за номером неправильной (лишней) записи;

— в гр. 2 — дату внесения исправительной записи;

— в гр. 3 написать фразу: «Запис за № _ недійсний, внесений помилково»;

— гр. 4 оставить пустой, поскольку нет документа, на основании которого осуществляется исправление.

Приведем пример заполнения трудовой книжки в этом случае на рис. 8.

Рис. 8. Пример заполнения трудовой книжки, если была осуществлена лишняя запись