Если бумажная трудовая книжка утрачена/уничтожена

ТК утрачена/уничтожена

С 10.06.2021 в Украине введены электронные трудовые книжки. Однако на передачу в Реестр застрахованных лиц сведений, указанных в бумажных трудовых книжках, у работодателей (или у самих работников) есть переходный период — целых 5 лет (до 10.06.2026). И только после завершения работ по передаче этих данных в ПФУ (или в день увольнения работника) работодатель может выдать ему трудовую книжку.

Кроме того, работодатель, находящийся в районе активных боевых действий, может отдать бумажную трудовую книжку на хранение работнику в течение действия военного положения. Такую возможность ему дает ст. 7 Закона № 2136*.

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Поэтому на сегодняшний день бумажная трудовая книжка может храниться как у работодателя, так и у работника. А значит, и потерять ее может как первый, так и второй.

ТК утрачена работником. В соответствии с предписаниями ст. 48 КЗоТ порядок ведения трудовых книжек определяется Кабмином. Но такой порядок до сих пор отсутствует. Поэтому остается руководствоваться «старенькой» Инструкцией № 58*.

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

В соответствии с п. 5.1 этого документа лицо, утратившее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано сделать следующие шаги.

Шаг 1. Немедленно сообщить об утрате работодателю по месту последней работы.

Как именно? Написать заявление в произвольной форме с указанием обстоятельств утраты и просьбой выдать новую трудовую книжку.

К заявлению следует обязательно приложить документы, подтверждающие общий стаж. В частности:

— справки или заверенные в установленном порядке копии приказов (распоряжений) с предыдущих мест работы;

— копии страниц утраченной трудовой книжки;

— справки, подтверждающие общий стаж, выданные правопреемниками предприятий, которые уже ликвидированы;

— справки из государственного архива по соответствующему месту работы, подтверждающие стаж работы, аттестацию рабочих мест;

— решение суда об установлении факта наличия трудового стажа;

— выписки из Реестра застрахованных лиц с портала ПФУ;

— удостоверения, характеристики;

— письменные трудовые договоры;

— информацию от налоговиков об уведомлениях о приеме на работу и т. п.

Если получить такие документы нет возможности, работодатель по последнему месту работы должен всячески содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествовавший устройству на это предприятие. Например, помочь:

— найти контактные данные предыдущих работодателей и написать им запросы с просьбой предоставить справки о периодах работы такого работника;

— помочь получить справку ОК-5 на портале ПФУ и т. п.

Шаг 2. Оформить дубликат трудовой книжки.

На основании полученного от работника заявления работодатель должен заполнить и выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дублікат» в правом верхнем углу первой страницы. Сделать это он должен:

— не позднее 15 дней после получения заявления от работника — в общем случае;

— в другие сроки — при наличии осложнений.

Заполняется дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней по общим правилам (п. 5.2 Инструкции № 58). Однако здесь нужно учесть, у скольких работодателей был трудоустроен гражданин до этого.

Вариант 1. Работник был трудоустроен у одного работодателя.

Тогда в разделы «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» работодатель вносит записи о работе, а также о награждении и поощрении по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Вариант 2. Работник был трудоустроен у нескольких работодателей.

Тогда при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Відомості про роботу» в графу 3 работодатель сначала вносит запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие (п. 5.3 Инструкции № 58).

Обратите внимание! Общий стаж работы, не подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если общий стаж подтвержден документально, то он записывается по отдельным периодам работы в разделе «Відомості про роботу» в следующем порядке:

— гр. 1 оставляют пустой;

— в гр. 2 указывают дату приема (перевода, увольнения) работника;

— в гр. 3 — наименование предприятия, на котором работал работник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую был принят работник. В записи об увольнении указывается причина увольнения.

Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий осуществляется по желанию работника;

— в гр. 4 — наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнена запись в дубликате.

Если документы не содержат полностью указанных выше данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах. После этого документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

И только после этого указывают название предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на этом предприятии.

Учтите! Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель заверяет своей подписью (то есть подписью ответственного лица) и печатью только запись об увольнении работника от этого работодателя.

Отражать ли факт выдачи дубликата трудовой книжки в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним? На наш взгляд, это лишним не будет. Хотя Инструкцией № 58 это не предусмотрено.

Пример заполнения дубликата трудовой книжки приведем на рисунке.

Рис. 1. Пример заполнения дубликата ТК

А если гражданин, который потерял трудовую книжку и пришел трудоустраиваться на предприятие, не хочет восстанавливать этот документ?

На сегодняшний день работодатель обязан оформлять трудовую книжку работнику только по его требованию (ст. 48 КЗоТ). Поэтому если будущий работник не хочет восстанавливать (оформлять дубликат) или выписывать новую трудовую книжку, работодатель не должен этого делать.

ТК утрачена предприятием. Если трудовая книжка была утрачена предприятием (например, уничтожена в зоне боевых действий), то работодателю необходимо:

— засвидетельствовать факт утери/уничтожения трудовой книжки. Для этого составляется акт произвольной формы, в котором фиксируются обстоятельства, при которых произошла утрата документов, время и место происшествия, причины случившегося, лица, ответственные за сохранность документов, а также какой именно документ был утрачен/уничтожен;

— письменно уведомить работника об утрате/уничтожении трудовой книжки и объяснить потребность оформления дубликата;

— оформить дубликат трудовой книжки (за счет предприятия). Порядок его заполнения аналогичен описанному выше.

Работник в свою очередь должен оказать помощь в получении сведений о его предыдущей работе.

ТК осталась на оккупированной территории

В п. 5.6 Инструкции № 58 указано: если у работника нет доступа к трудовой книжке вследствие чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведения антитеррористической операции на территории, где работал работник, то дубликат трудовой книжки ему может быть выдан по новому месту работы.

Основанием для выдачи дубликата в этом случае будет:

— заявление работника;

— информация в письменном виде, полученная из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении чрезвычайной ситуации или из Антитеррористического центра при СБУ о проведении АТО на территории, где этот работник работал (предоставляется в произвольной форме).

Конечно, на сегодняшний день в Украине уже не идет речь о проведении антитеррористической операции, а ведутся полноценные военные действия. Но, на наш взгляд, указанный в п. 5.6 Инструкции № 58 порядок действий можно применять и в наше время.

То есть если у работника нет доступа к трудовой книжке из-за того, что территория, на которой работал работник, оккупирована или там ведутся боевые действия, то дубликат трудовой книжки может выдать его новый работодатель.

А дополнительным основанием для выдачи такого дубликата может стать Перечень территорий, на которых ведутся (велись) боевые действия или временно оккупированных Российской Федерацией, утвержденный приказом Минреинтеграции от 22.12.2022 № 309 (ср. ).

Если впоследствии доступ к трудовой книжке работника будет восстановлен, то работодателю нужно будет:

— перенести записи из дубликата о периодах работы в трудовую книжку работника;

— на первой странице дубликата сделать надпись: «Дублікат анульовано» и заверить его печатью работодателя (при наличии);

— вернуть дубликат работнику.

Ну а если новый работодатель откажется оформлять дубликат (поскольку такая ситуация не предусмотрена ни одним нормативным актом), то гражданин всегда может устроиться на работу по совместительству. Для этого трудовая книжка ему не нужна.

ТК стала непригодной

Рассмотрим еще один случай, когда работодатель по последнему месту работы должен выдать работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней) — если трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной (обгорела, была разорвана, загрязнена и т. п.).

Если трудовая книжка находилась в это время у работника, то инициатором ее восстановления должен стать сам работник, если у работодателя — то работодатель.

Порядок обращения к работодателю для восстановления трудовой книжки и порядок заполнения дубликата в этом случае аналогичен тому, что применяется при утрате/уничтожении трудовой книжки (см. выше).

Единственное отличие — на первой странице непригодной трудовой книжки работодатель должен сделать надпись: «Замість видано дублікат» и вернуть ее владельцу.

Тогда при трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.