Передаем дела в архив предприятия

Составляем опись дел

Общие требования. Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) через год после завершения дел в делопроизводстве (п. 1 гл. 3 разд. VI Правил № 1000/5*). С этой целью составляют описи дел.

Исходя из этого, в начале 2025 года структурным подразделениям нужно составить опись дел, которые были заведены в 2023 году и хранились в делопроизводстве такого подразделения в течение 2024 года.

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Описи дел структурных подразделений составляются:

— должностным лицом, ответственным за делопроизводство в таком подразделении, при методической помощи архива;

— согласно требованиям, определенным гл. 3 разд. VI Правил № 1000/5;

— по форме, приведенной в приложении 19 к Правилам № 1000/5.

Учтите, основой для составления описей является номенклатура дел*.

* Подробно о том, что это за документ и как его составлять, мы рассказывали в статьях «Номенклатура дел: что это за документ и как его заполнить» // «Оплата труда», 2025, № 1 и «Номенклатура дел: составляем на 2025 год» // «Оплата труда», 2025, № 1.