Номенклатура дел: составляем на 2025 год

Номенклатура дел структурного подразделения

Номенклатуру дел структурного подразделения составляют по унифицированной форме, приведенной в приложении 11 к Правилам № 1000/5*.

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Порядок составления такой номенклатуры включает в себя следующие шаги.

Шаг 1. Подготовительный.

Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, изучает:

— нормативно-правовые акты по вопросам организации делопроизводства и изменения к ним;

— отраслевые перечни, в которых определены сроки хранения документов;

— документы по вопросам деятельности структурного подразделения и предприятия.

Шаг 2. Составление номенклатуры дел.

После изучения вышеперечисленных документов, а также номенклатуры дел за прошлый год соответствующее должностное лицо составляет номенклатуру дел структурного подразделения на следующий в двух экземплярах.

Обратите внимание! Номенклатура дел должна охватывать всю документацию структурного подразделения, в том числе внутреннюю и получаемую извне.

Такую номенклатуру дел:

— подписывает руководитель структурного подразделения;

— визирует заведующий архивом предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

Один из экземпляров номенклатуры дел передают службе делопроизводства (п. 18 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5).

Внимание! В соответствии с п. 8 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5 номенклатуру дел структурного подразделения следует разработать не позднее 15 ноября текущего года.

Однако четко придерживаться этого срока нужно только в том случае, если сводную номенклатуру дел (по предприятию) придется согласовывать с госархивом / вышестоящим органом. В остальных случаях разработать номенклатуру дел структурного подразделения можно и позже указанной даты. Тем более, что штрафные санкции за нарушение сроков составления номенклатуры дел законодательством не предусмотрены.

В течение года структурные подразделения при необходимости могут вносить в номенклатуру дел новые дела. Для этого заранее (при составлении номенклатуры дел) в конце каждого ее раздела оставляют резервные номера (строки) (это 3 — 5 номеров).

Однако не забывайте, что изменения в номенклатуру дел структурного подразделения можно вносить только по согласованию со службой делопроизводства и архивом (должностным лицом, ответственным за архив).

В конце года номенклатура дел структурного подразделения закрывается итоговыми записями о фактическом наличии заведенных за год дел. Подписывают такие записи ответственные лица согласно инструкции по делопроизводству предприятия.

Хранить номенклатуру дел структурного подразделения необходимо до ее замены новой и при условии передачи дел в архивное подразделение, но не менее 3 лет (ст. 112 Перечня № 578/5*).

* Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста 12.04.2012 № 578/5.

Внимание! На основании номенклатур дел структурных подразделений разрабатывают номенклатуру дел предприятия в целом.

Номенклатура дел предприятия

Номенклатура дел предприятия, учреждения (сводная номенклатура) составляется:

— по унифицированной форме, приведенной в приложении 10 к Правилам № 1000/5, на основании номенклатур дел структурных подразделений;

— службой делопроизводства (п. 5 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5). Если такой службы на предприятии нет, такую функцию может взять на себя либо руководитель отдела кадров, либо лицо, ответственное за организацию кадрового делопроизводства на предприятии.

Методическая помощь в составлении номенклатуры дел предоставляется архивом учреждения (должностным лицом, ответственным за архив).

Составление сводной номенклатуры дел предприятия включает в себя следующие шаги.

Шаг 1. Подготовительный.

Для составления сводной номенклатуры дел служба делопроизводства изучает и анализирует не только номенклатуры дел структурных подразделений, но и деятельность предприятия в целом. При этом используют (п. 7 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5):

— устав предприятия, положения о структурных подразделениях;

— штатное расписание;

— типовую и примерную номенклатуры дел;

— номенклатуры и описи дел за предыдущие годы;

— классификаторы документов и корреспондентов;

— регистрационно-учетные и контрольные картотеки;

— типовые и отраслевые перечни видов документов с указанием сроков их хранения.

Кроме того, для этих целей учитывают задачи предприятия на следующий год.

Шаг 2. Составление проекта сводной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел его структурных подразделений и содержит заголовки всех дел, заведенных на предприятии.

При составлении сводной номенклатуры дел применяют один из следующих принципов ее построения:

— структурный;

— функциональный.

Структурный принцип используют, если на предприятии установлена четкая структура. В таком случае разделами в номенклатуре дел будут наименования структурных подразделений. При этом

Далее приводят структурные подразделения* в последовательности согласно штатному расписанию или классификатору структурных подразделений. В конце приводят дела постоянно и временно действующих коллегиальных органов предприятия (коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т. п.).

* В том числе обособленные структурные подразделения предприятия, не имеющие статуса юрлица.

Номенклатура дел, составленная по такому принципу, будет иметь следующий вид:

— «01» — отдел делопроизводства;

— «02» — организационный отдел;

— «03» — плановый отдел;

— «04» — отдел бухгалтерии и т. п.

Если четкой структуры у предприятия нет, используют функциональный принцип построения номенклатуры дел.

В такой номенклатуре разделы и подразделы отражают функции предприятия и направления его деятельности. Их размещают по степени важности. Номенклатура дел, составленная по функциональному принципу, может иметь такой вид:

— «01» — организация работы;

— «02» — планирование;

— «03» — финансирование;

— «04» — прогнозирование;

— «05» — работа с кадрами и т. п.

Заметьте, в случае производственной необходимости возможно сочетание структурного и функционального принципов построения номенклатуры дел.

Шаг 3. Согласование проекта сводной номенклатуры дел.

После того, как проект сводной номенклатуры дел будет составлен, его согласовывают со структурными подразделениями предприятия и при необходимости дорабатывают.

Окончательный вариант сводной номенклатуры дел составляют в 4 экземплярах (п. 17 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5):

— первый экземпляр хранится в службе делопроизводства предприятия;

— второй — используется службой делопроизводства как рабочий;

— третий — передается в архив предприятия для контроля за формированием дел в структурных подразделениях;

— четвертый — направляется в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел горсовета или вышестоящий орган.

Предприятия, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда (далее — НАФ), могут составлять номенклатуру дел предприятия в 3 экземплярах, если в них нет вышестоящего органа.

Сводную номенклатуру дел предприятия (п. 14 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5):

— подписывает руководитель службы делопроизводства предприятия;

— визирует заведующий архивом предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

Обратите внимание! Предельный срок для согласования проекта сводной номенклатуры дел Правилами № 1000/5 не установлен.

Однако если дальше предприятию, учреждению или организации нужно согласовывать этот документ с госархивом или вышестоящим органом (см. следующий шаг), советуем сделать это до 1 декабря текущего года.

Шаг 4. Согласование сводной номенклатуры дел.

Предприятия, в деятельности которых:

а) создаются документы НАФ, подают свою номенклатуру дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) или экспертной комиссии (далее — ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения (архивного отдела);

б) НЕ создаются документы НАФ — ЭК вышестоящего органа (при наличии);

в) учреждения, в деятельности которых не образуются документы НАФ и нет вышестоящих учреждений — номенклатура дел одобряется собственной ЭК предприятия, учреждения, организации.

Напомним, что согласовывать с соответствующим государственным архивом или вышестоящим органом номенклатуру дел следует:

— один раз в 5 лет — в общем случае;

— безотлагательно — в случае существенных изменений в собственности имущества, структуре, функциях и характере работы предприятия, утраты силы типового (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения (п. 15 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5).

Шаг 5. Утверждение сводной номенклатуры дел руководителем предприятия и введение ее в действие.

Согласованная с ЭПК соответствующего госархива (ЭК вышестоящего органа / ЭК предприятия) сводная номенклатура дел предприятия (п. 21 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5):

— не позднее декабря текущего года уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем предприятия. Заметьте, издавать для этого отдельный приказ (распоряжение) не нужно. Для этого следует использовать гриф утверждения, предусмотренный формой сводной номенклатуры дел;

— вводится в действие с 1 января нового года.

Структурные подразделения предприятия получают заверенные в установленном порядке извлечения из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел предприятия (для использования в работе).

В конце года номенклатура дел предприятия в обязательном порядке закрывается итоговой записью. В ней указывают количество и категории фактически заведенных в течение года дел.

Итоговую запись подписывает руководитель службы делопроизводства предприятия (п. 20 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5). О фактическом наличии заведенных дел сообщают руководителю архива предприятия (должностному лицу, ответственному за архив).

Хранить номенклатуру дел структурного подразделения необходимо до ее замены новой и при условии передачи дел в архивное подразделение, но не менее 3 лет (ст. 112 Перечня № 578/5).