Номенклатура дел: что это за документ и как его заполнить

Общие моменты

Что это за документ? Номенклатура дел — это обязательный для каждого юрлица систематизированный перечень названий дел, формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (ст. 1 Закона о НАФ*, п. 1 Правил № 1000/5**).

* Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 № 3814-XII.

** Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Этот документ призван:

— установить единый порядок формирования дел для документов, созданных и в электронной, и в бумажной формах;

— обеспечить учет дел;

— оперативно искать документы по их содержанию и виду;

— определить сроки хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 1 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5).

Заметьте,

Что касается ФЛП, то Закон о НАФ не требует от таких субъектов хозяйствования составлять номенклатуру дел. В то же время советуем все же разработать этот документ, учитывая его пользу.

Виды номенклатур дел. Различают следующие виды номенклатур дел (п. 2 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5):

— типовые;

— примерные;

— номенклатура дел предприятия;

— номенклатура дел структурного подразделения.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатывают вышестоящие органы для подведомственных учреждений с целью унификации состава дел и сроков их хранения.

Заметьте, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, одинаковых по структуре, с единой системой индексации каждого дела и является нормативным актом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел предприятия, учреждения, организации используют для составления собственной номенклатуры дел, а именно:

— номенклатуры дел каждого структурного подразделения;

— сводной номенклатуры дел по предприятию.

Порядок составления этих номенклатур мы подробно рассмотрели в статье «Номенклатура дел: составляем на 2025 год» // «Оплата труда», 2025, № 1 (ср. ).

Учтите, сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел предприятия без изменений.

Форма документа. Номенклатуры дел составляют по унифицированным формам, приведенным:

— в приложении 11 к Правилам № 1000/5 (номенклатура дел структурного подразделения);

— в приложении 10 к Правилам № 1000/5 (сводная номенклатура дел по предприятию).

Требования к составлению. Составляют номенклатуру дел с учетом требований, содержащихся в Правилах № 1000/5 и Перечне № 578*.

* Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Учтите, что указанные нормативно-правовые акты являются обязательными для выполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями (п. 1 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5).

По желанию юрлица дополнительно могут пользоваться инструкциями, утвержденными постановлением КМУ «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности» от 17.01.2018 № 55, а именно:

— Типовой инструкцией по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена — для составления номенклатуры дел в электронном виде;

— Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти — для составления номенклатуры дел в бумажной форме.

Порядок заполнения

Как заполнить. Заполняют номенклатуру дел в порядке, прописанном в п. 13 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5. Рассмотрим его подробнее.

Графа 1. В графе 1 номенклатуры дел проставляют индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из:

— индекса структурного подразделения предприятия (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений);

— порядкового номера дела в пределах подразделения.

Например, он может иметь такой вид: «03-14»,

где 03 — индекс самостоятельного отдела (структурного подразделения);

14 — порядковый номер дела.

Графа 2. В графе 2 указывают заголовки дел (томов, частей), которые должны четко в краткой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела. Формулировки заголовков можно брать из Перечня № 578/5.

Обратите внимание! В заголовках дел не разрешается употреблять неконкретные формулировки («материалы», «входящая корреспонденция», «финансовая документация» и т. п.).

В то же время допускается применение термина «документы», после которого в скобках следует указать основные виды документов дела и вопрос, которого они касаются. Например: «Документи (заяви, рішення, довідки) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням».

При формулировке заголовков дел учитывают такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируют в дела на основании отдельного признака или сочетания признаков.

Элементы, из которых состоит заголовок дела, размещают в такой последовательности:

1) название вида дела (переписка, журнал, книга и т. п.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т. п.);

2) автор документов (наименование предприятия, структурного подразделения);

3) корреспондент или адресат (наименование предприятия, которому адресованы или от которого поступили документы);

4) краткое содержание документов дела (вопрос, по которому формируется дело);

5) название региона (территории), с которым связано содержание документа;

6) дата (период), к которой относятся документы дела;

7) указания на наличие копий документов в деле (при необходимости).

Если дело состоит из разных по видам документов, связанных одним конкретным вопросом и последовательностью ведения делопроизводства, в заголовке дела употребляют термин «дело». Например: «Особова справа Крюкова Володимира Геннадійовича».

Внимание! При размещении заголовков дел в номенклатуре учитывают важность документов, включенных в дело, их взаимосвязь.

Так, в начале размещают заголовки дел по документам, поступившим от вышестоящих органов (указы, постановления, приказы, поручения). Например: «02-01. Нормативно-правові акти Президента України, державних органів та органів місцевого самоврядування, що стосуються роботи з кадрами». Далее располагают заголовки дел по:

— организационно-распорядительной документации (например: «02-02. Накази з основної діяльності за 2025 рік (копії)»);

— планово-отчетной документации (например: «02-08. Річний план роботи з військового обліку на 2025 рік»);

— документам (например: «02-10. Табелі обліку використання робочого часу», «02-11. Графіки відпусток працівників» и т. п.);

— переписке (например, «02-15. Листування з ТЦК та СП»);

— учетно-справочным видам документов (книги, журналы, картотеки, реестры). Например, «02-32. Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання» и т. п. А также саму номенклатуру дел.

Заметьте, в каждой из этих групп документы размещают также с учетом важности и сроков хранения (длительного или временного хранения).

Графа 3. Графу 3 «Кількість справ (томів, частин)» номенклатуры дел заполняют в конце календарного года, когда известно количество сформированных томов, частей дела. При составлении номенклатуры дел эта графа остается пустой.

Эти данные отражают также в итоговой записи, которую обязательно оформляют после окончания делопроизводственного года.

Графа 4. В графе 4 указывают сроки хранения дел и ссылки на статьи документов, которыми они определены (в частности, Перечнем № 578/5, типовыми или отраслевыми перечнями).

Учтите, в графе 4 допускается ссылка на ряд статей перечня документов с указанием сроков их хранения (в том числе разных перечней, если применяется типовой и отраслевой). При этом срок хранения указывают в соответствии со статьей, устанавливающей наибольший срок хранения.

В номенклатуре дел предприятий, которые согласовывают сроки хранения документов с экспертно-проверяющей комиссией (ЭПК) или экспертной комиссией (ЭК) вышестоящего органа, в графе 4 проставляют отметку «Строк зберігання встановлено» с указанием названия ЭПК или ЭК соответственно, а также номера и даты протокола.

Для дел, сформированных из тиражированных копий документов, устанавливают срок хранения «Доки не мине потреба» независимо от сроков хранения оригиналов документов (в том числе и для документов постоянного срока хранения) без ссылки на статью соответствующего перечня документов с указанием сроков их хранения.

Срок хранения дела «Для службового користування» не устанавливают, а в графе 4 номенклатуры дел проставляют отметку «ЕК».

А как определить сроки хранения дел, заголовки которых не предусмотрены Перечнем № 578/5, типовыми или отраслевыми перечнями? В таком случае следует ориентироваться на требования тех нормативных документов, которыми предусмотрено ведение таких дел.

Графа 5. В графе 5 делают отметки о:

— переходных делах (ведутся в течение нескольких лет);

— форме создания документов дела (электронная, бумажная, смешанная);

— должностных лицах, ответственных за формирование дел;

— передаче дел в архив предприятия или других предприятий для их продолжения;

— месте хранения дела;

— изъятии дела и переносе в другой отдел;

— примечаниях из Перечня № 578, если они уточняют сроки хранения документов, и т. п.

Какие документы включать. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме печатных изданий, справочников (в том числе телефонных), бюллетеней, реферативных журналов, экспресс-информации (п. 11 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5).

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документированные участки и вопросы предприятия (п. 9 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5), в том числе:

— не законченные в делопроизводстве дела, поступившие от учреждений-предшественников для их продолжения, в том числе регистрационно-справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел;

— дела по вопросам, решение которых длится более одного года или которые ведутся в течение нескольких лет (переходные дела), которые вносятся в номенклатуру дел ежегодно в течение всего срока их решения или ведения;

— дела постоянно действующих коллегиальных органов (коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т. п.);

— дела временно действующих органов, документы которых являются правовым основанием для подтверждения полномочий предприятия или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии).

В номенклатуру дел включают, как правило, оригиналы документов. Однако по решениям экспертной комиссии предприятия в номенклатуру дел могут включать копии тиражируемых документов, которые хранятся в структурных подразделениях (распорядительные документы, положения о структурных подразделениях и т. п.).

Приведем пример заполнения сводной номенклатуры дел предприятия.

Образец сводной номенклатуры дел предприятия на 2025 год