Может ли предприниматель использовать самостоятельно разработанную форму расчетно-платежной ведомости по зарплате
ВОПРОС. Может ли предприниматель использовать самостоятельно разработанную форму расчетно-платежной ведомости для начисления и выплаты заработной платы наемным работникам или это обязательно должна быть ведомость по какой-либо утвержденной форме?
ОТВЕТ. Расчеты по заработной плате с работниками, как и прочие операции предпринимателя, должны быть подтверждены документально. Это важно для подтверждения факта выплаты зарплаты, определения величины расходов предпринимателя на общей системе, обоснования сумм, подлежащих уплате в социальные фонды, и т. д.
Составление ведомости о начислении и выплате зарплаты требует также Закон № 1058 документ 1 .Так, согласно пункту 2 статьи 17 этого Закона предпринимателю обязательно нужно вести и хранить документы, касающиеся выплаты наемным работникам заработной платы.
На практике для отражения сумм начисленной и выплаченной заработной платы, а также отчислений и удержаний налогов и взносов из зарплаты используются специальные ведомости. Это либо две отдельные ведомости: в одной (расчетной) показываются причитающиеся суммы, а на основании другой (платежной) выплачивается зарплата (факт выплаты подтверждается подписью работников). Либо, что характерно для предпринимателей с небольшим штатом работников, все оформляется одним документом — расчетно-платежной ведомостью.
На сегодняшний день существуют формы ведомостей по заработной плате, утвержденные приказом № 144 документ 2. Однако согласно данному приказу они являются первичными документами для лиц, которые обязаны вести бухгалтерский учет. На физических лиц — предпринимателей такая обязанность не распространяется. Ведомости, утвержденные приказом № 144, также не являются бланками строгой отчетности, что тоже не вынуждает предпринимателей приобретать их именно в установленном виде.
Следовательно, физические лица — предприниматели могут использовать расчетно-платежные ведомости в удобной для себя форме, в том числе и разработанной самостоятельно. Однако в любом случае они должны содержать основные реквизиты зарплатных ведомостей приказа № 144 (в частности, формы № П-49) и храниться в течение срока, предусмотренного законодательством справка 1.
В частности, в ведомостях необходимо указать данные предпринимателя, название документа (формы), дату составления, графы с начисленными и рассчитанными к выплате суммами зарплаты, соцвзносов, налога с доходов, графы для подписи работников и т. д.
Расшифровка нормативных ссылок (документ)
1
Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.2
Приказ Минстата Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате» от 22.05.96 г. № 144.
Справочная информация (справка)
1
Подробнее см. «СД», 2008, № 3, с. 7.
