Чи може підприємець використовувати самостійно розроблену форму розрахунково-платіжної відомості по зарплаті
ЗАПИТАННЯ. Чи може підприємець використовувати самостійно розроблену форму розрахунково-платіжної відомості для нарахування та виплати заробітної плати найманим працівникам або це обов'язково має бути відомість за якоюсь затвердженою формою?
ВІДПОВІДЬ. Розрахунки по заробітній платі з працівниками, як і інші операції підприємця, має бути підтверджено документально. Це є важливим для підтвердження факту виплати зарплати, визначення величини витрат підприємця на загальній системі, обґрунтування сум, що підлягають сплаті до соціальних фондів тощо.
Складання відомості про нарахування та виплату зарплати вимагає також Закон № 1058 документ 1.Так, відповідно до пункту 2 статті 17 цього Закону підприємцю обов'язково слід вести та зберігати документи щодо виплати найманим працівникам заробітної плати.
На практиці для відображення сум нарахованої та виплаченої заробітної плати, а також відрахувань та утримань податків і внесків із зарплати використовуються спеціальні відомості. Це або дві окремі відомості: в одній (розрахунковій) показуються належні суми, а на підставі іншої (платіжної) виплачується зарплата, факт виплати підтверджується в ній підписом працівників. Або, що є характерним для підприємців з невеликим штатом працівників, усе оформляється одним документом: розрахунково-платіжною відомістю.
Сьогодні існують форми відомостей із заробітної плати, затверджені наказом № 144 документ 2. Однак згідно з цим нормативним документом вони є первинними документами для осіб, які зобов'язані вести бухгалтерський облік. На фізичних осіб — підприємців такий обов'язок не поширюється. Відомості, затверджені наказом № 144, також не є бланками суворої звітності, що також не змушує підприємців придбавати їх саме в установленому вигляді.
Отже, фізичні особи — підприємці можуть використовувати розрахунково-платіжні відомості у зручній для себе формі, у тому числі й розробленій самостійно. Однак у будь-якому разі вони повинні містити основні реквізити зарплатних відомостей з наказу № 144 (зокрема форми № П-49) і зберігатися протягом строку, передбаченого законодавством довідка 1.
Зокрема, у відомостях необхідно навести дані підприємця, назву документа (форми), дату складання, графи з нарахованими та розрахованими до виплати сумами зарплати, соцвнесків, податку з доходів, графи для підпису працівників тощо.
Розшифровка нормативних посилань (документ)
1
Закон України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.2
Наказ Мінстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з працівниками та службовцями по заробітній платі» від 22.05.96 р. № 144.
Довідкова інформація (довідка)
1
Докладніше див. «ВД», 2008, № 3, с. 7.
