Кадровая документация у частного предпринимателя
В данном материале мы поговорим о ведении кадровой документации у частного предпринимателя. В частности, расскажем о том, как правильно частному предпринимателю оформить трудовые отношения с наемным работником, как уволить работника, каким образом сделать наемному работнику запись в его трудовую книжку о приеме на работу и об увольнении. Мы также не упустим из виду проблемы, связанные с необходимостью издания частным предпринимателем приказов и ведением иных документов по кадровым вопросам.
Андрей БРЫЛЕВ, юрист
Документы статьи
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.Порядок № 260
— Форма трудового договора между работником и физическим лицом, а также Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденные приказом Министерства труда и социальной политики Украины № 260 от 08.06.2001 г.Инструкция № 58
— Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58.
Оформляем наемного работника
Право частного предпринимателя привлекать для осуществления своей деятельности наемных работников закреплено в целом ряде статей
КЗоТ. В соответствии со статьей 21 КЗоТ основным документом, который подтверждает факт трудовых отношений между работодателем и наемным работником, является трудовой договор.Трудовой договор
— это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную данным соглашением, с соблюдением внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором, а также соглашением сторон.В
статье 24 КЗоТ указано, что трудовой договор, как правило, заключается в письменной форме. На практике многие субъекты предпринимательской деятельности заключают трудовой договор с работником в устной форме. Это чаще всего происходит так: работник пишет заявление о приеме на работу, работодатель издает соответствующий приказ и делает запись в трудовую книжку — на этом трудовые отношения считаются оформленными.Однако в том случае, когда работодателем выступает частный предприниматель,
КЗоТ устанавливает особые требования к порядку заключения трудового договора. Так, согласно статье 241 КЗоТ в том случае, если работодателем выступает частный предприниматель, он обязан в недельный срок с момента допуска наемного лица к работе зарегистрировать трудовой договор в государственной службе занятости по месту своего проживания.Следовательно, договор между частным предпринимателем и наемным работником всегда заключается в письменной форме, более того, он должен быть оформлен в соответствии с установленными законодательством требованиями.
Согласно
пункту 3 Порядка № 260 для того чтобы зарегистрировать трудовой договор с наемным работником, в центр занятости по месту регистрации частного предпринимателя подаются:—
со стороны частного предпринимателя — трудовой договор в трех экземплярах, паспорт, свидетельство о государственной регистрации как субъекта предпринимательской деятельности и идентификационный код;—
со стороны наемного работника — паспорт, трудовая книжка (при ее наличии), а также идентификационный код.В день поступления всех необходимых документов уполномоченный работник центра занятости регистрирует трудовой договор в
книге регистрации трудовых договоров. На трудовом договоре проставляются номер, под которым он зарегистрирован в книге регистрации трудовых договоров, а также дата регистрации. Кроме того, в трудовом договоре должна быть проставлена специальная запись о его регистрации (пункт 16 в форме трудового договора), которая удостоверяется подписью ответственного лица центра занятости и скрепляется печатью данного учреждения.Возникает вопрос:
должен ли работник писать заявление о приеме на работу, а частный предприниматель издавать приказ о приеме лица на работу ? Отвечая на этот вопрос, сразу же укажем, что действующее законодательство не требует от предпринимателя издавать приказ о приеме на работу, а от работника — писать заявление о приеме. Но, по мнению автора, предприниматель может ввести у себя такую практику (заявление от работника, приказ от предпринимателя), если посчитает это для себя целесообразным (удобным). Так, например, предпринимателю целесообразно издать приказ о приеме работника на работу, чтобы:— зафиксировать дату допуска лица к работе;
— обезопасить тем самым себя от возможных конфликтных ситуаций по поводу соблюдения сроков регистрации трудового договора в центре занятости.
Перевод с одной работы на другую
У частного предпринимателя, который имеет много работников, наверняка возникала необходимость перевести работника с одной работы на другую (скажем, перевести его с работы реализатора на работу бухгалтера). В связи с этим возникает вопрос: как осуществить такой перевод и возможен ли он вообще? Дело в том, что ни сам
Порядок № 206, ни утвержденная ним форма трудового договора не предусматривают механизма внесения изменений в уже заключенный трудовой договор и его последующую регистрацию в центре занятости при переводе работника с одной работы на другую.Поэтому, если частный предприниматель столкнулся с необходимостью в переводе работника, по мнению автора, ему можно рекомендовать следующую схему действий: уволить работника с прежней работы по собственному желанию и принять его на новую. Для этого работник пишет заявление об увольнении с прежней работы по собственному желанию, затем предприниматель обращается в центр занятости, чтобы снять с регистрации предыдущий трудовой договор с работником и параллельно зарегистрировать с ним новый.
Увольняем наемного работника
На частного предпринимателя, использующего труд наемных работников, нормы трудового законодательства распространяются в той же мере, в какой они обязательны для юридических лиц. Это означает, что, принимая решение об увольнении работника как по своей инициативе, так и по инициативе работника, предприниматель должен четко следовать нормам
КЗоТ относительно оснований и порядка увольнения. О практических аспектах увольнения работников мы поговорим в одном из ближайших номеров. В рамках же этой статьи мы остановимся на особенностях документального оформления прекращения трудовых отношений предпринимателя и наемного работника. Проанализировав содержание Порядка № 260 и Инструкции № 58, можно обозначить следующую последовательность действий частного предпринимателя и наемного работника, связанных с прекращением трудовых отношений:1. Вначале работник должен предоставить частному предпринимателю заявление об увольнении и свой экземпляр договора. На своем экземпляре договора и на экземпляре работника частный предприниматель делает запись о его прекращении с оговоренной сторонами даты со ссылкой на соответствующие нормы
КЗоТ (пункт 18 в форме трудового договора). При этом под такой записью должны поставить свои подписи как предприниматель, так и наемный работник;2. Затем трудовой договор подлежит снятию с регистрации в центре занятости, которое подтверждается соответствующей записью в договоре (пункт 19 в форме трудового договора), и заверяется подписью должностного лица центра занятости и скрепляется печатью.
Заполняем трудовую книжку наемного работника
В соответствии со
статьей 48 КЗоТ документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, является трудовая книжка. При этом трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более 5 дней. Следовательно, в том случае, если наемный работник работает у частного предпринимателя более 5 дней, то на него должна вестись трудовая книжка. В связи с этим необходимо обратить внимание на следующее. По общему правилу трудовые книжки работников, находящихся в трудовых отношениях с юридическими лицами (предприятиями, учреждениями, организациями), находятся на хранении у последних. В то же время трудовые книжки работников, работающих у частных предпринимателей, остаются у работников. Это следует из содержания подпункта 2.20.1. Инструкции № 58.Основанием для внесения частным предпринимателем в трудовую книжку работника записи о его приеме на работу является
регистрация трудового договора в центре занятости. Поэтому запись в трудовую книжку наемного работника о его приеме на работу должна быть сделана после регистрации трудового договора. Сама же запись о приеме на работу в соответствии с требованиями Инструкции № 58 может быть сформулирована в трудовой книжке работника следующим образом:«Принят на работу ___________ __________ (указывается название профессии) по трудовому договору № ____ от «____»_____ ____ 20____ г., зарегистрированному в _________________________________(указывается полное название центра занятости)
».При этом в графе 4 трудовой книжки в качестве основания для приема на работу делается ссылка на трудовой договор, зарегистрированный центром занятости, а сам текст записи может быть таким:
«Трудовой договор №_____, зарегистрированный «___»________ _______ 20____ г.».Внимание! Запись в трудовой книжке о принятии работника на работу (равно как и запись о его увольнении) должны быть удостоверены подписью должностного лица центра занятости, регистрировавшего трудовой договор, а также скреплены печатью.
После снятия трудового договора с регистрации в трудовую книжку работника вносится запись следующего содержания:
«Уволен с работы на основании ст. ________ КЗоТ Украины
». При этом в графе 4 трудовой книжки делается следующая запись: «Трудовой договор №_____ снят с регистрации «___»_______ _____________ 20________г.».
И еще о кадровой документации
Далее рассмотрим вопрос, имеет ли частный предприниматель право вести иную кадровую документацию на наемных работников:
ведомость по выплате заработной платы, табель учета рабочего времени и т. д. Давайте разберемся с этим.Ведомости на заработную плату.
Если частный предприниматель использует труд наемных работников, он обязан выплачивать им заработную плату, а также осуществлять необходимые начисления и удержания из нее. В связи с этим существует необходимость в ведении документа, в котором бы содержались данные о суммах начисленной заработной платы, начислений и удержаний, а также о сумме, надлежащей к выдаче работнику «на руки». Таким документом может выступать расчетно-платежная ведомость. Типовая форма расчетно-платежной ведомости (форма № П-49) утверждена приказом Министерства статистики Украины от 22.05.1996 г. № 144. Следует отметить, что типовая форма расчетно-платежной ведомости утверждалась применительно к юридическим лицам (предприятиям, учреждениям, организациям). Многие графы в этой форме предпринимателем заполняться не должны, поэтому он вправе взять за основу утвержденную типовую форму расчетно-платежной ведомости и адаптировать ее под особенности своей деятельности.Табель учета рабочего времени. В ряде случаев этот документ также может быть необходим частному предпринимателю. Так, в табель учета рабочего времени заносятся сведения о времени, отработанном работником. Поэтому ведение табеля учета рабочего времени может быть необходимо в том случае, когда заработная плата работника зависит от отработанного им времени (так называемая почасовая форма оплаты труда), а также в том случае, когда заработная плата выплачивается работнику в меньшем размере, чем официально установленный законодательством минимальный уровень заработной платы. Согласно статье 56 КЗоТ в том случае, когда работнику установлен неполный рабочий день или неполная рабочая неделя, оплата труда осуществляется в размере, пропорциональном отработанному времени. Поэтому в такой ситуации оплата труда может быть и ниже минимально установленного уровня, а обоснованием правомерности осуществления оплаты в таком размере как раз могут служить данные табеля учета рабочего времени. Для его заполнения можно взять форму табеля учета рабочего времени (форма П-14), утвержденную приказом Министерства статистики Украины от 09.10.1995 г. № 253.
