Кадрова документація у приватного підприємця
У цьому матеріалі ми поговоримо про ведення кадрової документації у приватного підприємця. Зокрема розповімо про те, як правильно приватному підприємцю оформити трудові відносини з найманим працівником, як його звільнити, яким чином зробити найманому працівнику запис у його трудову книжку про прийняття на роботу і про звільнення. Також ми не забудемо про проблеми, пов’язані з необхідністю видання приватним підприємцем наказів та веденням інших документів з кадрових питань.
Андрій БРИЛЬОВ, юрист
Документи статті
КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.Порядок № 260
— Форма трудового договору між працівником та фізичною особою, а також Порядок реєстрації трудового договору між працівником та фізичною особою, затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 р. № 260.Інструкція № 58
— Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58.
Оформляємо найманого працівника
Право приватного підприємця залучати для здійснення своєї діяльності найманих працівників закріплене в декількох статтях
КЗпП. Відповідно до статті 21 КЗпП основним документом, який підтверджує факт трудових відносин між роботодавцем і найманим працівником, є трудовий договір.Трудовий договір
— це угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з дотриманням внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівнику заробітну плату та забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором, а також угодою сторін.У
статті 24 КЗпП зазначено, що трудовий договір, як правило, укладається в письмовій формі. На практиці багато суб’єктів підприємницької діяльності укладають трудовий договір з працівником в усній формі. Це найчастіше відбувається так. Працівник пише заяву про прийняття на роботу, роботодавець видає відповідний наказ і робить запис у трудову книжку — на цьому трудові відносини вважаються оформленими.Проте в тому разі, коли роботодавцем виступає приватний підприємець,
КЗпП встановлює особливі вимоги до порядку укладення трудового договору. Так, згідно зі статтею 241 КЗпП в тому випадку, якщо роботодавцем виступає приватний підприємець, він зобов’язаний у тижневий термін з моменту допуску найманої особи до роботи зареєструвати трудовий договір у державній службі зайнятості за місцем свого проживання.Отже, договір між приватним підприємцем і найманим працівником завжди укладається в письмовій формі, більше того, він має бути оформлений відповідно до встановлених законодавством вимог.
Згідно з
пунктом 3 Порядку № 260 для того, щоб зареєструвати трудовий договір з найманим працівником, до центру зайнятості за місцем реєстрації приватного підприємця подаються:—
з боку приватного підприємця — трудовий договір у трьох примірниках, паспорт, свідоцтво про державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності та ідентифікаційний код;—
з боку найманого працівника — паспорт, трудова книжка (якщо вона є), а також ідентифікаційний код.У день надходження всіх необхідних документів уповноважений працівник центру зайнятості реєструє трудовий договір у
Книзі реєстрації трудових договорів. На самому трудовому договорі проставляються номер, під яким він зареєстрований у Книзі реєстрації трудових договорів, а також дата реєстрації. Крім того, у трудовому договорі має бути спеціальний запис про його реєстрацію (пункт 16 у формі трудового договору), завірений підписом відповідальної особи центру зайнятості і скріплений печаткою цієї установи.Виникає запитання:
чи повинен працівник писати заяву про прийняття на роботу, а приватний підприємець видавати наказ про прийняття особи на роботу ? Відповідаючи на це запитання, відразу ж зауважимо, що чинне законодавство не вимагає від підприємця видавати наказ про прийняття на роботу, а працівника — писати заяву. Але, на думку автора, підприємець може запровадити в себе таку практику (заява від працівника, наказ від підприємця), якщо вважатиме це для себе доцільним (зручним). Так, наприклад, підприємцю доцільно видати наказ про прийняття працівника на роботу, щоб:— зафіксувати дату допуску особи до роботи;
— убезпечити себе цим від можливих конфліктних ситуацій з приводу дотримання термінів реєстрації трудового договору в центрі зайнятості.
Переведення з однієї роботи на іншу
У приватного підприємця, у якого трудяться багато працівників, напевно виникала необхідність перевести працівника з однієї роботи на іншу (скажімо, перевести його з роботи реалізатора на роботу бухгалтера). У зв’язку з цим виникають запитання: як здійснити таке переведення і чи можливе воно взагалі? Річ у тім, що ні сам
Порядок № 206, ні затверджена ним форма трудового договору не передбачають механізму внесення змін до вже укладеного трудового договору та їх подальшої реєстрації в центрі зайнятості при переведенні працівника з однієї роботи на іншу.Тому, якщо приватний підприємець зіткнувся з необхідністю переведення працівника, на думку автора, йому можна порекомендувати таку схему дій: звільнити працівника зі старої роботи за власним бажанням і прийняти його на нову роботу. Для цього працівник пише заяву про звільнення зі старої роботи за власним бажанням, потім підприємець звертається до центру зайнятості за тим, щоб зняти з реєстрації старий трудовий договір з працівником і паралельно зареєструвати новий трудовий договір з ним.
Звільняємо найманого працівника
На приватного підприємця, що використовує працю найманих працівників, норми трудового законодавства поширюються тією ж мірою, що й на юридичних осіб. Це означає, що, приймаючи рішення про звільнення працівника як за своєю ініціативою, так і з ініціативи працівника, підприємець має чітко дотримуватися норм
КЗпП щодо підстав та порядку звільнення. Про практичні аспекти звільнення працівників ми поговоримо в одному з найближчих матеріалів. У межах цієї статті зупинимося на особливостях документального оформлення припинення трудових відносин підприємця і найманого працівника. Проаналізувавши зміст Порядку № 260 та Інструкції № 58, можна помітити таку послідовність дій приватного підприємця і найманого працівника, пов’язаних з припиненням трудових відносин.1. Спочатку працівник має подати приватному підприємцю заяву про звільнення та свій примірник договору. На своєму примірнику договору і на примірнику працівника приватним підприємцем робиться запис про його припинення з обумовленої сторонами дати з посиланням на відповідні норми
КЗпП (пункт 18 у формі трудового договору). При цьому під таким записом повинні поставити свої підписи як підприємець, так і найманий працівник.2. Потім трудовий договір підлягає зняттю з реєстрації в центрі зайнятості. Зняття договору з реєстрації підтверджується відповідним записом у договорі (пункт 19 у формі трудового договору), який завіряється підписом посадової особи центру зайнятості та скріпляється печаткою центру.
Заповнюємо трудову книжку найманого працівника
Відповідно до
статті 48 КЗпП документом, що підтверджує трудову діяльність працівника, є трудова книжка. При цьому трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, установі, організації або у фізичної особи більше п’яти днів. Отже, у тому разі якщо найманий працівник працює у приватного підприємця понад 5 днів, то на нього має вестися трудова книжка. У зв’язку з цим необхідно звернути увагу на таке. За загальним правилом трудові книжки працівників, які перебувають у трудових відносинах з юридичними особами (підприємствами, установами, організаціями), знаходяться на зберіганні в останніх. Водночас трудові книжки працівників, які працюють у приватних підприємців, залишаються у працівників. Це випливає зі змісту підпункту 2.20.1 Інструкції № 58.Підставою для внесення приватним підприємцем до трудової книжки працівника запису про його прийняття на роботу є
реєстрація трудового договору в центрі зайнятості. Тому запис до трудової книжки найманого працівника про прийняття його на роботу має бути зроблено після реєстрації трудового договору. Сам же запис про прийняття на роботу відповідно до вимог Інструкції № 58 може бути сформульовано в трудовій книжці працівника таким чином:«Прийнятий на роботу _____ _______________________ (зазначається назва професії) за трудовим договором № ____ від «____» ___________ 20___ р., зареєстрованим у _________________________________ (зазначається повна назва центру зайнятості)»
.При цьому в графі 4
трудової книжки як підстава для прийняття на роботу робиться посилання на трудовий договір, зареєстрований центром зайнятості, а сам текст запису може бути таким: «Трудовий договір №_____, зареєстрований «___»__________ 20____ р.».Увага! Записи у трудовій книжці про прийняття працівника на роботу (так само, як і запис про його звільнення) мають бути засвідчені підписом посадової особи центру зайнятості, що реєструвала трудовий договір, а також скріплені печаткою.
Після зняття трудового договору з реєстрації до трудової книжки працівника вноситься запис такого змісту:
«Звільнений з роботи на підставі ст. _________ КЗпП України.
При цьому в графі 4 трудової книжки робиться такий запис: «Трудовий договір №_________ знятий з реєстрації «___»_____ ____________ 20______ р.».
І ще про кадрову документацію
Далі розглянемо питання, чи має приватний підприємець право вести іншу кадрову документацію на найманих працівників:
відомість з виплати заробітної плати, табель обліку робочого часу тощо. Давайте розберемося з цим.Відомості на заробітну плату.
Якщо приватний підприємець використовує працю найманих працівників, він зобов’язаний виплачувати їм заробітну плату, а також здійснювати необхідні нарахування та утримання з неї. У зв’язку з цим існує необхідність ведення документа, в якому б містилися дані про суми нарахованої заробітної плати, нарахувань і утримань, а також про суму, належну до видачі працівнику «на руки». Таким документом може виступати розрахунково-платіжна відомість. Типову форму розрахунково-платіжної відомості (форма № П-49) затверджено наказом Міністерства статистики України від 22.05.96 р. № 144. Слід зазначити, що типова форма розрахунково-платіжної відомості затверджувалася стосовно юридичних осіб (підприємств, установ, організацій). Багато граф у цій формі підприємцю заповнювати не треба. Тому приватний підприємець має право узяти за основу затверджену типову форму розрахунково-платіжної відомості, адаптувавши її до особливостей своєї діяльності.Табель обліку робочого часу. Цей документ також може бути в деяких випадках необхідний приватному підприємцю. Так, до табеля обліку робочого часу заносяться відомості про час, відпрацьований працівником. Тому ведення табеля обліку робочого часу може бути необхідне в тому разі, коли заробітна плата працівника залежить від відпрацьованого ним часу (так звана почасова форма оплати праці), а також коли працівнику заробітна плата виплачується в розмірі, меншому, ніж офіційно встановлений законодавством мінімальний рівень заробітної плати. Згідно зі статтею 56 КЗпП у тому разі, коли працівнику встановлено неповний робочий день або неповний робочий тиждень, оплата праці здійснюється в розмірі, пропорційному до відпрацьованого часу. Тому в такій ситуації оплата праці може бути і нижчою від мінімально встановленого рівня. А обґрунтуванням правомірності здійснення оплати в такому розмірі можуть якраз слугувати дані табеля обліку робочого часу. Для заповнення табеля обліку робочого часу можна скористатися формою табеля обліку робочого часу (форма П-14), затвердженою наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 р. № 253.
