Хранение и уничтожение документов: какие документы можно выбросить и как это сделать
Хоровод новогодних праздников закончился — нужно приступать к работе. Начиная новый рабочий год, хочется избавиться от лишнего, старого, ненужного — освободиться от старых документов: счетов, договоров, накладных, актов. Но документы — не обычный сор. Выбрасывать их нужно осторожно, не раньше отведенного для них срока. Подробнее об этом читайте в данной статье.
Виталина МИРОШНИЧЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»
Нужны ли документы и как долго?
Существует правило: вся первичная документация субъектов предпринимательства — накладные, чеки, квитанции, акты, учетные регистры (в том числе Книга ф. № 10, Реестр полученных и выданных налоговых накладных), зарплатные ведомости, налоговая отчетность (декларации, расчеты, ведомости, справки и т. д.) и прочее —
должна храниться в течение определенных сроков. И только после того, как срок хранения документа истечет, его можно уничтожить или сдать в архив.Сроки хранения первичных документов, документов налоговой отчетности и другой документации определены в основном
Перечнем № 41 документ 1, где приведены различные виды документов и по каждому из них — срок хранения. При этом указанные сроки являются минимальными и сокращать их нельзя (а вот продлевать вполне возможно, если в этом возникла необходимость).Что касается
электронных документов, то срок их хранения точно такой же, как и для бумажного аналога.Основные категории документов и сроки их хранения мы привели в виде таблицы в конце статьи.
Отсчет пошел
Как исчисляются сроки хранения документов? С
какой даты начинать отсчет?В общем случае
исчисление срока хранения документа начинается с 1-го января того года, который следует за годом завершения его делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, датированных 2004 годом, начинается с 1 января 2005 года. И если срок хранения такого документа составляет, например, 3 года, то он истекает 1 января 2008 года.Но это в общем случае.
Перечнем № 41 предусмотрены и некоторые документы-исключения, для которых срок отсчета устанавливается не с начала следующего года, а с конкретной даты, например для большинства договоров — со дня окончания срока действия договора.Заметим также, что,
если на основании какого-то документа подавалась налоговая декларация (расчет), желательно отсчитывать срок его хранения (не менее 3-х лет) со дня подачи такой декларации (расчета). Это требование не предусмотрено самим Перечнем № 41, однако следует из подпункта 15.1.1 Закона № 2181 документ 2 (срок исковой давности, в течение которого налоговая имеет право предъявить претензию, составляет 1095 дней со дня подачи декларации).
Срок истек, а налоговая еще не приходила — документы сохраняем
Невзирая на то что срок хранения документа истек,
некоторые документы уничтожать нельзя до тех пор, пока не будет проведена плановая налоговая проверка за тот период, к которому они относятся. Такое требование установлено Перечнем № 41, и применять его нужно в отношении следующих документов:—
первичных документов и приложений к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для осуществления записей в налоговых документах (кассовые, банковские документы, уведомления банков, выписки банков, наряды на работу, табеля, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.);— корешков, копий ордеров,
счетов, фактур, накладных, квитанций, чековых книжек;—
актов налоговых и иных проверок;—
договоров, соглашений (хозяйственных, операционных, трудовых и иных);— приходных и расходных
накладных на товары;—
путевых листов и др.;Как видим,
практически на все документы, которые есть у предпринимателя, распостраняется данное требование. Получается, что, пока налоговая с проверкой не придет, избавляться от них не нужно, даже по истечении положенного срока.Особо обратим внимание на такой факт:
если у предпринимателя была налоговая с внеплановой или встречной проверкой, это отнюдь не означает, что документы уже можно уничтожить. Ведь, как правило, внеплановая, встречная проверки касаются определенного вопроса, а плановая является комплексной, и в дальнейшем проверенные «внепланово» документы могут снова понадобиться. Поэтому документы нужно хранить именно до завершения плановой проверкисправка 1.При этом у предпринимателя может возникнуть встречный вопрос: а что,
если проверка уже прошла — можно ли уничтожить документы до истечения предельного срока их хранения? Ответ в данном случае однозначен — нет.Ведь,
во-первых, за несоблюдение требований относительно хранения документов действующим законодательством предусмотрена административная, а в ряде случаев и уголовная ответственность (подробнее об этом — в последнем разделе статьи).А во-вторых,
с проверкой могут прийти не только налоговая, но и другие контролирующие органы, и документы в таком случае нужно иметь обязательно.Поэтому, решая вопрос о возможности уничтожения того или иного документа, следует поступать по алгоритму, приведенному в таблице.
Условия уничтожения документов
| Проведена ли плановая налоговая проверка
Истек ли предельный срок хранения документа, | Да
| Нет
|
| Да | Можно уничтожить документ | Документ нужно продолжать хранить |
| Нет | Документ нужно продолжать хранить | Документ нужно продолжать хранить |
Теперь поговорим о наиболее распространенных документах, в отношении которых действующим законодательством установлен
специфический порядок их хранения и использования после истечения срока.
Некоторые документы, касающиеся предпринимательской деятельности
Среди массы специфических документов мы выделили основные:
1.
Книга ф. № 10. В первую очередь предпринимателя интересует Книга учета доходов и расходов по форме № 10. Относительно нее ГНАУ высказалась в письме от 05.11.97 г. № 17-0117/10-8886, указав, что использованную Книгу ф. № 10 предприниматель обязан сдать в налоговую администрацию.Заметим, что ранее мы писали о возможной необходимости хранить ее в течение 75 лет (как документ, содержащий информацию о доходах лица — предпринимателя, застрахованного в Пенсионном фонде в соответствии с
подпунктом 2 пункта 2 статьи 17 Закона № 1058 документ3). Однако к настоящему моменту появилось официальное разъяснение Пенсионного фонда Украины (ПФУ) — письмо от 20.12.2006 г. № 14313/А-1, где читаем: «Поскольку по данным Книги… (форма № 10) невозможно подтвердить факт уплаты страховых взносов в органы Пенсионного фонда Украины, то она не может быть использована органами Пенсионного фонда для определения права лица на назначение пенсии». Раз так, можно не беспокоиться и сдавать Книгу в налоговую. Поступать таким образом должны как единоналожники, так и предприниматели, работающие на общей системе.Что касается
книг ф. № 10, которые ведутся реализаторами единоналожника, то ГНАУ считает, что предприниматель обязан хранить их у себя в течение трех лет (письмо ГНАУ от 06.05.2000 г. № 6304/7/17-0217).2. Документы, подтверждающие уплату взносов «за себя» в ПФУ и другие соцфонды
справка 2. Для них установлены особо длительные сроки хранения. Так, статья 17 Закона № 1058 требует, чтобы данные о доходе застрахованного лица, выплаченного после 01.07.2000 г., хранились и в течение всего периода уплаты страховых взносов, и даже 5 лет спустя (документы о доходе, выплаченном до этой даты, хранятся 75 лет). Поскольку ПФУ считает, что Книга ф. № 10 для этих целей не подходит (смотри выше), единственным документом, подтверждающим факт уплаты страховых взносов «за себя», может считаться платежный документ. Поэтому такие документы лучше вообще не уничтожать, а хранить неопределенно долго.Если предприниматель добровольно застрахован в
других соцфондах («безработицы», «нетрудоспособности», «несчастного случая»), то ситуация с такими платежками аналогична, т. е. не уничтожаем, а храним.3. Документы РРО.
Предприниматель, который в своей деятельности использует регистраторы расчетных операций (РРО) и книги учета расчетных операций (КУРО), обязан знать, что контрольные ленты РРО, использованные КУРО (в том числе и Z-отчеты), а также расчетные книжки нужно хранить на протяжении 3-х лет после их окончания (статья 3 Закона об РРО документ 4).4
. Предприниматели, осуществляющие розничную торговлю, имеют торговый патент и Книгу отзывов и предложений. Полностью заполненную Книгу отзывов нужно хранить в течение 1 года (пункт 16 Инструкции № 349 документ 5).А вот что касается торгового
патента — хранить его не нужно. После окончания срока действия патент необходимо вернуть в орган государственной налоговой службы (пункт 22 Положения № 1077 документ 6). Но если до истечения указанного срока предприниматель прекратит деятельность, подлежащую патентованию, он должен сразу сдать патент.
Комплект документов на наемных работников
При оформлении отношений с наемными работниками предприниматель также может столкнуться с документами, особенными в плане сроков и порядка их хранения. Рассмотрим три случая:
1. Ведомости о начисленной зарплате.
Если предприниматель использует труд физлиц по трудовым или гражданско-правовым договорам, то документы о выплаченном в их адрес доходе (
расчетные, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения о перечислении пенсионного взноса, начисленного в связи с выплатой физлицам вознаграждения по гражданско-правовым договорам и т. п.) нужно хранить так (статья 17 Закона № 1058):—
датированные до 01.07.2000 г. — 75 лет;— датированные
после 01.07.2000 г. — в течение всего времени уплаты пенсионных взносов и в течение 5 лет после прекращения их уплаты. Затем такие документы нужно передать в местный архив.Правда, в самом
Перечне № 41 установлен единый срок хранения — 75 лет. Однако нормы закона имеют приоритет над приказом главного архивного управления, поэтому в данном случае предпринимателю стоит ориентироваться на Закон № 1058.2. Исполнительные листы по алиментам.
Такие документы являются бланками строгой отчетности, поэтому хранить их нужно тщательно. По увольнении работника, который уплачивает алименты, или после истечения срока уплаты исполнительный лист нужно вернуть в орган государственной исполнительной службы, предварительно указав на нем сведения о полном перечислении взыскателю удержанных сумм алиментов (статья 74 Закона № 606-XIV документ 7).3. Трудовая книжка работника.
Поскольку у физлица-предпринимателя трудовых книжек наемных работников нет (они находятся у самих работников), то и проблем с их хранением никаких не возникает.
К сведению единоналожников
По окончании срока действия Свидетельства об уплате единого налога (т. е.
конец соответствующего года) или в случае прекращения предпринимательской деятельности (снятие с госрегистрации) Свидетельство необходимо в течение 5 дней подать в налоговый орган, который ранее выдал его.Если предприниматель
переходит на общую систему налогообложения (добровольно или в силу требований Указа № 746 документ 8), то Свидетельство подается в течение 5-ти дней после окончания последнего квартала работы на упрощенной системе.Что касается
справок на наемных работников (если такие работники есть), то во всех вышеперечисленных случаях справки подаются вместе со Свидетельством.Заметим, что
Справку нужно подавать и при увольнении работника, при чем сделать это надо как можно быстрее: лучше в день расторжения трудового договора (подробнее об этом см. «СД», 2007, № 20, с. 29). Если же Справка потеряется, придется доплачивать единый налог за каждый месяц до конца квартала, в котором произошло увольнение.
Как избавиться от ненужных документов
Итак, вернемся к нашим обычным документам, которые предприниматель хранит в течение положенного срока, а затем уничтожает. Какой же порядок их уничтожения?
Находим его все в том же
Перечне № 41:— если у предпринимателя есть
документы, представляющие научно-историческую и культурную ценность (такие документы указаны в Перечне № 41 со сроком хранения «постоянно», но вряд ли предприниматель имеет к ним отношение), их нужно сдать в архив;—
документы с длительным сроком хранения (например, те же расчетно-платежные ведомости о заработной плате работников) по истечении срока хранения тоже передаются в архив;—
остальные документы самостоятельно уничтожаются субъектом хозяйствования (при этом физлица-предприниматели освобождены от необходимости создавать экспертные комиссии по оценке ценности документов, считает Госархив — письмо от 28.07.2004 г. № 01-1113).Для того чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить факт законного уничтожения документов,
рекомендуем составить акт на их уничтожение справка 3.При этом предприниматель может на свое усмотрение выбрать один из двух способов уничтожения документов:
первый:
в большинстве случаев лучше сдать их на переработку организациям по заготовке вторсырья (факт такой передачи обязательно нужно оформить приемо-сдаточной накладной);второй:
если же объем документов, подлежащих уничтожению, незначителен справка 4, можно их сжечь (письмо Госкомархива от 12.01.2001 г. № 05-26), сделав соответствующую отметку в акте.
Ответственность за отсутствие документов
Если физическое лицо —
предприниматель, который не имеет наемных работников, обнаружит факт отсутствия документа (утеря или неумышленное уничтожение), он обязан уведомить об этом контролирующие органы (письмо Госкомархива от 11.03.2002 г. № 01-197).А что, если у предпринимателя есть работники? Возможно, Госкомархив будет рассматривать его как юридическое лицо, которое обязано утверждать
акт о недостаче документов и подавать в архивное учреждение справку, подписанную руководителем, о причинах отсутствия документов. Однако в отношении физлиц-предпринимателей в законодательстве такого требования нет.Ответственность за небрежное хранение документов
справка 5 предусмотрена статьей 921 КоАП документ 9 и предусматривает предупреждение или штраф от 3 до 7 ннмдг (от 51 до 119 грн).Если же будет доказано, что предприниматель
умышленно уничтожил документы с целью их сокрытия, ему может грозить уголовная ответственность в виде штрафа до 50 ннмдг (850 грн.) или лишения свободы сроком до трех лет (статья 375 УКУ документ 10)).
Выводы
Предприниматель для определения
срока хранения своих документов должен руководствоваться Перечнем № 41. Как правило, исчислять срок хранения нужно начиная с 1 января того года, который следует за годом завершения документа делопроизводством (если иное не оговорено в самом Перечне № 41).Практически все документы предпринимателя (в том числе
первичные, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в налоговых документах) можно уничтожить по истечении установленного срока, но только при том условии, что за период, к которому они относятся, налоговая уже провела у предпринимателя плановую проверку.Такие документы, как
Книга ф. № 10, Свидетельство об уплате единого налога, справки единоналожника о наемных работниках, торговый патент, предприниматель не хранит, а сдает после заполнения (или истечения срока действия) в налоговый орган.Неограниченно долго нужно
хранить платежные документы, подтверждающие факт уплаты предпринимателем «за себя» взносов в Пенсионный и другие соцстраховские фонды.В
течение всего периода уплаты пенсионных взносов (и еще 5 лет спустя) хранятся расчетно-платежные ведомости о начисленной и выплаченной работникам заработной плате, а также платежные документы о перечислении взносов в Пенсионный фонд в связи с выплатой вознаграждения физлицам по гражданско-правовым договорам. Затем такие документы передаются в архив.Избавиться
от старых документов можно двумя способами: передать их организации по заготовке вторсырья либо сжечь (но только, если объем документов, подлежащих уничтожению, незначительный).Расшифровка нормативных ссылок (документ)
1
Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.2
Закон Украины «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» от 21.12.2000 г. № 2181-III.3
Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.4
Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.5
Инструкция о Книге отзывов и предложений на предприятиях розничной торговли и общественного питания, утвержденная приказом Министерства внешних экономических связей и торговли Украины от 24.06.96 г. № 349.6
Положение об изготовлении, хранении и реализации торговых патентов, утвержденное постановлением КМУ от 13.07.98 г. № 1077.7
Закон Украины «Об исполнительном производстве» от 21.04.99 г. № 606-XIV.8
Указ Президента Украины «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности субъектов малого предпринимательства» в редакции от 28.06.99 г. № 746/99.9 Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
10
Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III.
Справочная информация (справка)
1
Период, за который проведена проверка, можно посмотреть в акте проверки, составленном налоговиками.2
Это не касается единоналожников, которые уплачивают взносы не с дохода, а в составе единого налога.3
Форма такого акта для предпринимателя законодательством не установлена, в конце статьи мы приведем ориентировочную. Однако, как считает Госкомархив в письме от 07.06.2006 г. № 03-622, предприниматель должен предварительно согласовать форму акта с соответствующим архивным учреждением.4
Однако критерий «незначительности» объема не указан, — скорее всего, решение этого вопроса отдается на откуп самому предпринимателю.5
Сюда относится небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, сокрытие документов и др..
| ФЛП Петров И. И. 15.01.2008 г. г. Харьков
Акт № 1 о выделении документов для уничтожения, не внесенных в Национальный архивный фонд
На основании Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41, ФЛП Петровым И. И. изъяты к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы.
Всего 4 (четыре) дела за 2001 — 2005 годы сдать на уничтожение организации по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной.
«15» января 2008 г. |
Сроки хранения документации предпринимателя
| Вид документации | Срок хранения | Ссылка на законодательный (нормативный) документ |
| 1 | 2 | 3 |
| Банковские, кассовые другие первичные документы | ||
| Банковские документы (акты, справки, платежные реестры, поручения) о поступлении всех видов налогов в государственный бюджет | 3 года при условии окончания проверки государственных налоговых органов | П. 288 Перечня № 41 |
| Первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, авансовые отчеты и др.) | 3 года при условии окончания проверки государственных налоговых органов | П. 315 Перечня № 41 |
| Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, оборотные ведомости | 3 года при условии окончания проверки государственных налоговых органов | П. 322 Перечня № 41 |
| Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладные, квитанции, чековые книжки | 3 года при условии окончания проверки государственных налоговых органов | П. 325 Перечня № 41 |
| Реестры счетов к оплате | 3 года при условии окончания проверки государственных налоговых органов | П. 326 Перечня № 41 |
| Акты проверок | ||
| Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, налоговых и других проверок; документы (справки, докладные записки) к ним | 5 лет при условии окончания проверки государственных налоговых органов | П. 342 Перечня № 41 |
| Договоры, акты выполненных работ (услуг) | ||
| Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) | 3 года при условии окончания проверки государственных налоговых органов (исчисление срока хранения начинается после окончания срока действия договоров) | П. 345 Перечня № 41 |
| Договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения материально ответственного лица | П. 347 Перечня № 41 |
| Кредитные договоры | 5 лет по окончании срока действия договора или погашения кредита и при условии завершения проверки государственными налоговыми органами | П. 54Д Перечня № 41 |
| Договоры залога, перевода долга | 5 лет по окончании срока действия договора или погашения кредита, долга и при условии завершения проверки государственными налоговыми органами | П. 55Д Перечня № 41 |
| Имущественные поручения, поручительство третьего лица | 3 года при условии завершения проверки государственными налоговыми органам | П. 73Д Перечня № 41 |
| Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приеме выполненных работ | 3 года при условии завершения проверки государственными налоговыми органами | П. 82Д Перечня № 41 |
| Документы о праве собственности на имущество | ||
| Договоры о купле-продаже земельных участков, строений, документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и т. п.) к ним | До ликвидации | П. 113Д Перечня № 41 |
| Документы (свидетельства о включении в реестр, карточки учета и т.п.) об учете, владении, пользовании, распоряжении имуществом | До ликвидации | П. 114Д Перечня № 41 |
| Документы налогового учета | ||
| Документация по налогообложению, которая может послужить основанием при определении базы налогообложения по тем или иным видам налогов, сборов | 3 года после предоставления декларации, расчета по налогу или сбору. Документы за тот период, за который еще не прошла проверка, уничтожать нельзя | П. 315 Перечня № 41, Закон № 2181 |
| Документы о выплате заработной платы и вознаграждений физлицам по гражданско-правовым договорам | ||
| Документы о перечислении в Пенсионный фонд взносов, уплачиваемых в связи с выплатой гражданину-подрядчику вознаграждения по гражданско-правовому договору | В течение всего периода уплаты страховых взносов и 5 лет после прекращения их уплаты, затем сдать в архив | Закон № 1058 |
| Ведомости о начислении и выплате заработной платы | ||
| Ведомости о начислении и выплате заработной платы | В течение всего времени уплаты пенсионных взносов и в течение 5 лет после прекращения их уплаты, а затем передаются на хранение в архив | Закон № 1058 |
| Доверенности | ||
| Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулируемые доверенности) | 3 года | П. 319 Перечня № 41 |
| Документация, связанная с применением РРО | ||
| Документация, связанная с применением РРО и расчетных книжек (контрольные ленты РРО, использованные книги учета расчетных операций и расчетные книжки) | 3 года | Статья 3 Закона об РРО |
| Другие предпринимательские документы | ||
| Торговые патенты | Подлежат возврату в орган государственной налоговой службы по истечении срока их действия или в случае если предприниматель прекратил деятельность, подлежащую патентованию | Положение № 1077 |
| Свидетельство об уплате единого налога и справки на наемных работников | В 5-дневный срок возвращаются в налоговый орган по окончании срока их действия, а также в случае отказа от применения упрощенной системы, прекращения деятельности предпринимателя (см. с. 9) | Порядок № 599 |
| Книга ф. № 10 предпринимателя | Подлежит сдаче в налоговый орган, в котором она была зарегистрирована | Письмо ГНАУ от 05.11.97 г. № 17-0117/10-8886, письмо ПФУ от 20.12.2006 г. № 14313/А-1 |
| Книга ф. № 10, которая ведется реализаторами единоналожника | 3 года | Письмо ГНАУ от 06.05.2000 г. № 6304/7/17-0217 |
| Документы по уплате взносов в Пенсионный фонд и взносов в соцфоны | Рекомендуем не уничтожать, а хранить неопределенный срок | — |
| Книга отзывов и предложений | Полностью заполненную Книгу нужно хранить в течение 1 года | П. 16 Инструкции № 349 |
| Исполнительные листы судов | После увольнения работника, который уплачивает алименты, или после истечения срока их уплаты исполнительный лист нужно вернуть в орган государственной исполнительной службы | Ст. 74 Закона № 606-XIV |
