Справочник предпринимателя. Все об использовании автомобиля в предпринимательской деятельности

На что
обратить внимание

Легковой автомобиль

Грузовой автомобиль

1

2

3

Определение

Автомобиль, который по своей конструкции и оборудованию предназначен для перевозки пассажиров, с количеством мест для сидения 9 и менее (с учетом места водителя) — статья 1 Закона об автотранспорте

Автомобиль, который по своей конструкции и оборудованию предназначен для перевозки грузов — статья 1 Закона об автотранспорте

Приобретение автомобиля

Регистрация автомобиля в ГАИ

Приобретенный автомобиль регистрируется в ГАИ в течение 10 суток после подписания договора купли-продажи (пункт 7 Правил № 1388).
В выданном Свидетельстве о регистрации транспортного средства будет указан тип автомобиля: легковой или грузовой (это важно для налогового учета)

Налоговый кредит по НДС
(НК по НДС) при покупке

Подпункт 7.4.2 Закона об НДС не разрешает включать в НК сумму НДС, уплаченную при приобретении легкового автомобиля. Здесь же говорится о том, что этот НДС включается в валовые расходы (ВР) плательщика.
Но дело в том, что определять состав ВР может только Закон о налоге на прибыль, а Закон об НДС таким правом не обладает.
Поэтому НДС по легковым автомобилям на сегодня «зависает»: ни в НК он не попадет (Закон об НДС запрещает), ни в расходы его включить нельзя (Закон о налоге на прибыль не разрешает). Так считает ГНАУ (письмо от 30.01.2007 г. № 42/2/15-0210).
Вместе с тем ввиду нестыковки в законодательстве возникает конфликт интересов налогоплательщика и налогового органа, который должен решаться в пользу налогоплательщика (подпункт 4.4.1 Закона № 2181). Поэтому суды становятся на сторону предпринимателей, разрешая включить НДС по легковым автомобилям в расходы (письмо Комитета ВРУ от 02.03.2007 г. № 06-10/10-199). Тем не менее сделать это получится только через суд.
Правда, есть возможность включить НДС в НК без споров с налоговиками, но только при условии: автомобиль исключается из основных фондов и продается как товар. При этом сумма НК должна соответствовать несамортизированной части стоимости автомобиля (письмо ГНАУ от 05.11.2008 г. № 22622/7/16-1517-21)

Если автомобиль (грузовой или автобус) планируется использовать в налогооблагаемых операциях, уплаченный при его приобретении НДС включается в НК (разумеется, при наличии налоговой накладной).
Тот факт, что автомобиль в ГАИ регистрируется только на физическое лицо (не на предпринимателя), ГНАУ уже не считает помехой для отражения НК (письмо ГНАУ от 03.10.2008 г. № 20189/7/16-1517-26), об этом же говорит и Минюст (письмо 04.08.2008 г. № 7885-0-33-08). Подробнее см. «СД», 2008, № 21, с. 2.
Вместе с тем, если предприниматель отразит НК по приобретенному автомобилю, а в дальнейшем будет сниматься с НДС-регистрации, ему придется уплатить в бюджет налоговое обязательство (НО по НДС) в сумме 20 % от обычной стоимости автомобиля. Уменьшить НО можно разве что предварительно (перед снятием с НДС-регистрации), продав автомобиль по низкой цене (знакомому, дружественному предпринимателю и т. п.). В такой операции важно обосновать «обычность» примененной цены

Сбор в ПФ

Уплачивается покупателем в размере 3 % от стоимости легкового автомобиля, указанной в договоре купли-продажи. ГНАУ и ПФ считают, что это стоимость без учета НДС, т. е. сбор в ПФ равен 3 % от стоимости автомобиля без НДС (письмо ГНАУ от 19.05.2008 г. № 5792/5/16-1516, письмо ПФУ от 07.09.2006 г. № 11438/03-10). Однако на практике сбор, как правило, уплачивается с общей стоимости автомобиля, т. е. с учетом НДС

—

Покупка автомобиля у физического лица

Заверять договор у нотариуса необязательно, но можно в добровольном порядке

НДФЛ обязан уплатить покупатель в размере 15 % от договорной стоимости автомобиля, но не ниже его оценочной стоимости. Но есть исключение: если физическое лицо продает первый раз за год легковой автомобиль, НДФЛ составляет 1 % от договорной стоимости, но не ниже оценочной (пункт 12.2 Закона о налоге с доходов). Однако, для того чтобы применить ставку НДФЛ — 1 %, необходимо, чтобы договор был заверен у нотариуса (нет разницы, у государственного или у частного) — подробнее см. «СД», 2008, № 5, с. 18

НДФЛ обязан уплатить покупатель в размере 15 % от договорной стоимости автомобиля, но не ниже его оценочной стоимости
(пункт 12.1 Закона о налоге с доходов)

Акцизный сбор при импорте автомобиля из-за рубежа

Акцизный сбор уплачивается при таможенном оформлении автомобиля один раз. В дальнейшем при купле-продаже автомобиля уплачивать данный сбор не нужно.
Отчет по акцизному сбору в связи с импортом автомобиля не подается

Использование собственного автомобиля

Разрешено ли в предпринимательской деятельности использовать собственный автомобиль предпринимателя?

Да, согласно статье 320 ГКУ собственник вправе использовать свое имущество для осуществления предпринимательской деятельности

Экосбор (сбор за загрязнение окружающей природной среды)

Этот сбор обязаны уплачивать все предприниматели, в том числе единоналожники, которые используют автомобиль в хозяйственной деятельности (афишируют такое использование). Уплачивается он ежеквартально, в течение 50 календарных дней после окончания отчетного квартала. Для того чтобы уплачивать сбор, никакой дополнительной регистрации не нужно.
Отчет по экосбору составляется ежеквартально нарастающим итогом (поэтому, даже если в середине года предприниматель прекратит использовать автомобиль, отчет все равно придется подавать до конца года). Отчет подается в налоговую по месту регистрации предпринимателя в течение 40 календарных дней после окончания отчетного квартала

Транспортный налог

Никакого отчета по данному налогу подавать не нужно. Транспортный налог уплачивается предпринимателем в том же порядке, что и при уплате его физическим лицом — непредпринимателем, т. е. в момент регистрации автомобиля, а затем каждый раз при прохождении техосмотра (ежегодно или раз в два года, но не позднее первого полугодия того года, в котором производится техосмотр)

Страховой полис

Обязательно его наличие, поэтому сразу нужно заключить договор страхования ответственности водителя (либо на себя, если предприниматель будет водить автомобиль сам, либо на своих наемных работников-водителей). Штраф за отсутствие полиса — от 425 до 850 грн. (статья 126 КУоАП)

Разрешение на выброс

Специального разрешения на выбросы не нужно, но необходимо соблюдать норматив содержания загрязняющих веществ в отработанных газах.
Штраф за превышение нормативов загрязняющих веществ от 510 до 850 грн. (статья 81
КУоАП)*

* Очевидно, что определить фактическое содержание загрязняющих веществ можно только в специальных (лабораторных) условиях. Поэтому риск штрафа минимален, если визуально выхлопные газы не привлекают внимания.

Лицензия

Если предприниматель будет использовать автомобиль только для перевозки материалов и оборудования с целью их дальнейшего потребления в собственной хоздеятельности (т. е. не заключая договоров на перевозку груза), лицензия не нужна (письмо Госкомпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903).
А вот если он будет осуществлять перевозку под заказ, нужно позаботиться о получении лицензии. Кстати, под лицензируемый вид деятельности налоговики могут подвести даже доставку проданного товара покупателю, если стоимость доставки будет отдельно выделена в договоре купли-продажи товара (поэтому доставку в договоре, если таковая имеется, отдельно указывать не нужно). Подробнее см. «СД», 2008, № 3, с. 20

Документация при перевозках для личных нужд физического лица (некоммерческая деятельность)

Водительские права и талон к ним.
Регистрационные или иные документы, подтверждающие право управления транспортным средством.
Страховой полис.
Талон о прохождении техосмотра.
В случае установления на автомобиле проблесковых маячков или звуковых сигнальных устройств — разрешение, выданное в ГАИ.
Не нужен путевой лист (статья 16 Закона о дорожном движении, статья 2 и пункт 30.2 Правил дорожного движения)

Документация при перевозке грузов для использования их в собственной предпринимательской деятельности (без договора перевозки)

Водительские права и талон к ним.
Регистрационный документ на транспортное средство или другой заверенный в установленном порядке документ, подтверждающий право управления, использования или распоряжения транспортным средством (если водитель наемный — доверенность).
Путевые листы и документы на груз, который перевозится.
Талон о прохождении техосмотра.
Страховой полис.
В случае установления на автомобиле проблесковых маячков или звуковых сигнальных устройств — разрешение, выданное в ГАИ (статья 16 Закона о дорожном движении, статья 2 и пункт 30.2 Правил дорожного движения).
Подробнее см. «СД», 2008, № 11, с. 6

Водительские права и талон к ним.
Регистрационный документ на транспортное средство или другой заверенный в установленном порядке документ, подтверждающий право управления, использования или распоряжения транспортным средством (если водитель наемный — доверенность).
Товарно-транспортная накладная (ТТН) или другой определенный законодательством документ на груз.
Путевые листы грузового автомобиля (форма № 2) и документы на груз, который перевозится (смелые предприниматели могут путевой лист не выписывать, см. «СД», 2009, № 7, с. 3).
Талон о прохождении техосмотра.
Страховой полис.
Другие документы, предусмотренные законодательством (статья 48 Закона об автотранспорте, статья 16 Закона о дорожном движении, статья 2 Правил дорожного движения, постановление № 207)

ТТН и путевой лист являются документами, подтверждающими право предпринимателя включать затраты на перевозку в состав расходов, а сумму НДС, уплаченную при покупке ГСМ и запчастей, — в налоговый кредит по НДС (письмо Госкомпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903). Поэтому без них, по-видимому, не обойтись. Разве что не афишировать использование автомобиля в предпринимательской деятельности, а использовать его как обычный гражданин (непредприниматель), но тогда ни расходов, ни налогового кредита по НДС не будет

Документация при перевозках грузов по договорам перевозки

Те же, что и в случае перевозки в процессе собственной хоздеятельности, плюс лицензионная карточка и ТТН (статья 11 Правил перевозки грузов).
Но все-таки исходя из части 3 статьи 306 ХКУ перевозить грузы можно только на грузовых автомобилях

Те же, что и в случае перевозки в процессе собственной хоздеятельности, плюс лицензионная карточка (статья 48 Закона об автотранспорте) или фотокопия лицензии, заверенная перевозчиком (постановление № 207), а также:
— при перевозке крупногабаритных или тяжеловесных грузов* — разрешение на движение, выданное в ГАИ;
— при перевозке опасных грузов** — свидетельство о допуске транспортного средства
к перевозке опасного груза, ДОПНВ-свидетельство о подготовке водителей, инструкция на случай аварии или чрезвычайной ситуации, согласование маршрута, выданное в ГАИ;
— в случае установления на автомобиле проблесковых маячков или звуковых сигнальных устройств — разрешение, выданное в ГАИ;
— при перевозке пищевых продуктов — санитарная книжка водителя;
— при перевозке спирта этилового — ТТН № 1-ТН /спирт/ (пункты 1.1 — 1.4 Инструкции № 154);
— при перевозке высокооктановых кислородсодержащих примесей — ТТН № 1-ТН/вкд/ (пункты 1.1 — 1.4 Инструкции № 154);
— при перевозке алкогольных напитков — ТТН № 1-ТН /алкогольні напої/ (пункты 1.1 — 1.4 Инструкции № 154);
— при перевозке хлебобулочных изделий — ТТН № 1-ТТН (хліб) (пункты 1.1 — 1.2 Инструкции № 153);
— при перевозке молочного сырья — ТТН № 1-ТН (МС) (пункты 1.1 — 1.2 Инструкции № 176).
Подробнее см. «СД», 2008, № 11, с. 7; № 20, с. 18

* Крупногабаритными и тяжеловесными считаются такие перевозки, при которых хоть один из их габаритов превышает более чем на 2 %: ширина — 2,6 м, высота от поверхности дороги — 4 м (для контейнеровозов на установленных Укравтодором и Госавтоинспекцией маршрутах — 4,35 м), длина — 22 м (для маршрутных транспортных средств — 25 м), фактическая масса — 38 т (на установленных Укравтодором и Госавтоинспекцией маршрутах — до 40 т; для контейнеровозов — свыше 44 т, на установленных для них маршрутах — до 46 т), нагрузка на одиночную ось — 11 т (для автобусов, троллейбусов — 11,5 т), на сдвоенные оси — 16 т, строенные — 22 т (для контейнеровозов нагрузки на одиночную ось — 11 т, сдвоенные оси —
18 т, строенные — 24 т) или если груз выступает за задний габарит транспортного средства более чем на 2 м (пункт 22.5 Правил дорожного движения).

**

Временный регистрационный талон (временный техпаспорт), если водитель управляет автомобилем по доверенности

Регистрационный талон теперь не обязателен (разумеется, при наличии доверенности). Пункт 1 постановления № 124 разрешил наряду с талоном использовать заверенный в установленном порядке документ, подтверждающий право управления, пользования или распоряжения автомобилем (т. е. доверенность).
Следовательно, оштрафовать водителя за отсутствие талона представители ГАИ уже не смогут.
Подробнее об этом см. «СД», 2009, № 6, с. 5

Расходы, на которые можно уменьшить доход на общей системе налогообложения (при наличии подтверждающих документов и дохода)

Затраты на техобслуживание включаются в расходы предпринимателя в полной сумме. Перечень работ, которые относятся к техобслуживанию, определен в Положении № 102 (текст этого документа см. в «СД», 2008, № 20, с. 35).
Расходы на ремонт (что относится к ремонту, тоже указано в Положении № 102) разрешается включать в расходы только в сумме, не превышающей 10 % от совокупной балансовой стоимости собственных основных средств на начало года (подпункт 5.4.3 Закона о налоге на прибыль). Балансовую стоимость могут определить только те предприниматели, которые рассчитывают амортизацию своих основных средств. Остальным затраты на ремонт в составе расходов лучше не учитывать.
Замену шин и аккумулятора Положение № 102 не относит ни к техобслуживанию, ни к ремонту. Но по своей сути это расходы, необходимые для поддержания транспортного средства в работоспособном состоянии, т. е. больше похожи на техобслуживание. Значит, стоимость шин и аккумуляторов можно включать в расходы в полном объеме. С этим соглашаются и налоговики, кроме одного исключения: шины, которые вследствие повреждения заменяются до того, как прошли норму пробега, налоговики рекомендуют относить к ремонту автомобиля (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 14).
Замена дисков автомобиля не относится к техобслуживанию или мероприятиям по поддержанию его в работоспособном состоянии, поэтому в расходы не включается. Стоимость установленных дисков правильнее учесть как ремонт или улучшение автомобиля (т. е. увеличить его балансовую стоимость).
Мойка автомобиля может включаться в расходы предпринимателя (пудпункт 5.2.1 Закона о налоге на прибыль). Она относится к работам по ежедневному обслуживанию автомобиля (пункт 3.5 Положения № 102) и необходима для поддержания его в работоспособном состоянии. Кроме того, запрета на включение мойки в расходы в Законе о налоге на прибыль нет
(ни в отношении грузового, ни в отношении легкового автомобилей).
Стоимость страховки гражданской ответственности водителей включается в расходы в полном размере, так как относится к обязательному страхованию (пункт 9 статьи 7 Закона о страховании, подпункт 5.4.6 Закона о налоге на прибыль).
Стоимость страховки автомобиля как имущества можно включить в расходы в сумме, не превышающей 5 % от расходов предпринимателя за отчетный период нарастающим итогом с начала года (подпункт 5.4.6 Закона о налоге на прибыль), так как страхование имущества не является обязательным. Пятипроцентное ограничение рассчитывается с учетом самой суммы расходов на страхование, поэтому определяется так: Расходы на страхование автомобиля £ 0,05 х Сумма всех расходов с начала года без учета расходов на страхование : 0,95.
Уплата экосбора и транспортного налога полностью включается в расходы на основании подпункта 5.2.5 Закона о налоге на прибыль, но только в том случае, если автомобиль в личных целях предпринимателя не используется (иначе налоговики при проверке, вероятно, исключат такие суммы из расходов предпринимателя). Обосновать тот факт, что автомобиль используется только в предпринимательской деятельности, можно с помощью путевых листов

Стоимость стоянки и парковки не включается в расходы (подпункт 5.4.10 Закона о налоге на прибыль).
ГСМ включается в расходы в размере 50 % понесенных затрат (подпункт 5.4.10 Закона о налоге на прибыль). Затраты на ГСМ, которые можно относить на расходы, определяются на основании пробега (данные берутся из путевых листов) и норм расходования ГСМ (утверждены приказом № 43). Подробнее об этом см. «СД», 2008, № 20, с. 8.
Сбор в ПФ, уплаченный при покупке легкового автомобиля, можно включить в расходы (подпункт 5.2.5 Закона о налоге на прибыль, письмо ГНАУ от 19.12.2006 г. № 23881/7/15-0317), но при условии, что такой автомобиль используется исключительно в предпринимательской деятельности (не используется для личных нужд)

Стоимость стоянки и парковки включается в расходы в полном объеме.
ГСМ включаются в расходы в размере 100 % понесенных затрат. Затраты на ГСМ, которые можно относить на расходы, определяются на основании пробега (данные берутся из путевых листов) и норм расходования ГСМ (утверждены приказом № 43). Подробнее об этом см. «СД», 2008, № 20, с. 8

Примечание.

Опасные отходы (шины, аккумуляторы, промасленная ветошь и т. д.)

Утилизация и хранение опасных отходов подлежат лицензированию. Поэтому во избежание необходимости получать такую лицензию опасные отходы следует передать специализированной организации по договору. Сделать это нужно в течение 6 месяцев со дня их образования (письмо Минэкологии от 02.04.2003 г. № 2798/26-8)

НДС по приобретенным ГСМ, запчастям и прочее

НДС, уплаченный при покупке ГСМ и запчастей, при оплате ремонта автомобиля полностью включается в НК.
Но для этого необходимо соблюсти два условия:
1) иметь налоговую накладную или документ, заменяющий ее (например, чек — подпункт 7.2.6 Закона об НДС);
2) документально подтвердить тот факт, что приобретенные товары (услуги) будут использоваться в налогооблагаемых операциях хозяйственной деятельности предпринимателя. Такими документами являются: приказ об использовании автомобиля в хозяйственной деятельности, в котором желательно указать марку автомобиля, номерной знак, способ его использования и путевые листы, в которых указываются маршруты следования, пробег автомобиля и количество израсходованного горючего (письма Госкомпредпринимательства от 14.04.2008 г. № 3212/0/2-08, от 31.05.2007 г. № 3903)

Аренда автомобиля

Договор предпринимателя с физлицом-непредпринимателем

Договор составляется в письменной форме, при этом обязательно заверить его у нотариуса (статья 798 ГКУ). Примерную форму договора см. в «СД», 2008, № 3, с. 23.
При выплате вознаграждения по такому договору следует помнить о необходимости:
1) удержать 15 % с дохода и перечислить в бюджет как налог с доходов физлиц
(подпункт 8.1.1 Закона о налоге с доходов);
2) начислить за свой счет (т. е. за счет предпринимателя) взносы в Фонд «безработицы» в таких размерах:
— 1,6 % от суммы вознаграждения, указанной в договоре аренды, если автомобиль принадлежит одному из работников предпринимателя;
— 2,2 % от суммы вознаграждения, если автомобиль берется в аренду у любого физического лица, кроме работника (письмо Государственного центра занятости от 19.01.2009 г. № ДЦ-03-227/0/6-09, см. «СД», 2009, № 3, с. 2)

Договор предпринимателя с другим предпринимателем

Договор составляется в письменной форме. Сказать однозначно, нужно его заверять у нотариуса или нет, на данный момент невозможно, поскольку одна из сторон договора — предприниматель — одновременно является и субъектом хозяйствования, и физическим лицом.
Вместе с тем есть хотя и не законодательный акт, но тоже немаловажный документ — постановление ВХСУ от 14.09.2006 г. по Делу № 41/102. Из него следует: нотариально заверять договор аренды, сторонами которого являются предприниматели или предприниматель и юрлицо, не нужно. Но только при том условии, если договор заключен в рамках предпринимательской деятельности (подробнее см. «СД», 2007, № 15, с. 33).

Договор предпринимателя с юрлицом

Примечание. Удерживать НДФЛ и начислять взносы в Фонд «безработицы» при выплате вознаграждения по договору в данном случае не нужно. Единственное исключение — единоналожник, в Свидетельстве которого не указан такой вид деятельности, как «сдача имущества в аренду» (для целей налогообложения он приравнивается к гражданину-непредпринимателю — см. выше).

Использования арендованного автомобиля

Экосбор

Экосбор обязан уплачивать арендатор, т. е. лицо, фактически использующее автомобиль в хозяйственной деятельности. Напомним, что единоналожники от уплаты экосбора не освобождены.
Таким образом, именно на арендатора с момента заключения договора аренды автомобиля возлагается обязанность ежеквартально уплачивать экосбор и сдавать отчет по нему (на это дается соответственно 50 и 40 календарных дней после окончания отчетного квартала)

Транспортный налог

Плательщиком данного налога является арендодатель, т. е. собственник автомобиля (статья 1 Закона о налоге с владельцев транспортных средств). Правда, допускается, чтобы вместо собственника этот налог уплачивало лицо, использующее автомобиль (статья 6 Закона о налоге с владельцев транспортных средств). В таком случае данное решение целесообразно закрепить в договоре аренды

Страховой полис

Так же как и при использовании собственного автомобиля

Разрешение на выброс

Так же как и при использовании собственного автомобиля

Лицензия

Так же как и при использовании собственного автомобиля

Документация у водителя
(перевозки по Украине)

Так же как и при использовании собственного автомобиля, плюс временный регистрационный талон или заверенный договор аренды автомобиля (постановление КМУ от 11.02.2009 г. № 124)

Расходы, на которые можно уменьшить доход на общей системе налогообложения (при наличии подтверждающих документов и дохода)

Оплата стоимости аренды включается в расходы только в сумме 50 % — подпункт 5.4.10 Закона о налоге на прибыль

Оплата стоимости аренды включается в расходы полностью (100 %)

Уплаченный экосбор можно включить в расходы на основании подпункта 5.2.5 Закона о налоге на прибыль.
А вот сумму транспортного налога в расходы имеет право включить только собственник автомобиля (арендодатель), поэтому в том случае, если этот налог уплачивается арендатором, он в расходы не попадает.
«Автогражданка» и страхование арендованных автомобилей в расходы арендатора не включаются, поскольку подпункт 5.4.6 Закона о налоге на прибыль разрешает относить на расходы только страхование собственного имущества (а не арендованного) — письмо ГНАУ от 08.12.2005 г. № 12060/6/15-0316.

Затраты на ремонт автомобиля можно включать в расходы только при соблюдении двух условий:

— начисление предпринимателем амортизации на собственные основные фонды;
— наличие в договоре аренды пункта о том, что арендодатель разрешает (или обязывает) арендатора осуществлять улучшения арендуемого транспортного средства (подпункт 8.1.1 Закона о налоге на прибыль).
В расходы можно включить сумму затрат, не превышающую 10 % от балансовой стоимости основных фондов предпринимателя на начало отчетного года.
Остальные расходы отражаются в том же порядке, как и при использовании собственного
автомобиля

НК по НДС по приобретенным ГСМ, запчастям и прочее

Так же как и при использовании собственного автомобиля