Рассчитываем отпускные-2009: важные моменты

Рассчитываем отпускные-2009: важные моменты

Предприниматели, у которых имеется штат наемных работников, должны соблюсти ежегодную обязанность — отпустить работников в оплачиваемый отпуск.

Об основных моментах отпускного периода с учетом особенностей 2009 года мы поговорим в данной статье.

Маргарита СМИРНОВА, консультант газеты «Собственное Дело»

Документы статьи

КЗоТ

Закон об отпусках

Порядок № 100

Список № 1290-1

Список № 1290-2

Инструкция № 455

Основы отпускного периода

Статьей 4 Закона об отпусках

— основные (

— дополнительные за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (

— дополнительные за особый характер труда (

— другие дополнительные, предусмотренные законодательством.

Обычно большинство работников предпринимателя имеют право только на первый вид отпуска.

По общему правилу ежегодный основной отпуск в 24 календарных дня предоставляется работнику в обязательном порядке

Основные этапы предоставления ежегодного отпуска работнику таковы:

1. Организационные:

а) нужно определить очередность отпусков наемных работников, например, путем составления графика отпусков. При этом учитываются категории работников, которые могут взять отпуск в удобное для них время согласно

б) необходимо уведомить работника

в) получить от работника заявление с просьбой предоставить ежегодный отпуск на желаемое количество календарных дней (в общем случае не более 24);

г) оформить письменное распоряжение (приказ).

2. Финансовые:

а) начислить и выплатить отпускные

Большинство предпринимателей уже не в первый раз с наступлением отпускного периода будут проходить все эти процедуры, поэтому далее мы остановимся на отдельных вопросах, которые, как показывает практика, чаще всего возникают у работодателей.

Как предприниматели оформляют отпуска документально

Физические лица — предприниматели не обязаны вести кадровую документацию в унифицированных формах, так как на сегодняшний день они установлены только для юридических лиц. Однако расчеты с работниками, в том числе оплата отпусков, находятся под надзором контролирующих органов. Конечно же, предприниматели могут самостоятельно разрабатывать документацию в удобном виде, но, чтобы было проще охватить все нужные графы и показатели, им лучше ориентироваться на утвержденные формы (или приобрести готовые бланки), например приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № П-3), а также табеля учета рабочего времени (ф. № П-5), расчетно-платежные ведомости (ф. № П-6) и т. д.

Какова продолжительность ежегодного отпуска

Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска, предоставляемого работникам за отработанный рабочий год, составляет 24 календарных дня (

Заметим, что отдельные категории работников имеют право на ежегодный основной отпуск большей продолжительности, что предусмотрено

Например, инвалидам I и II групп предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 30 календарных дней, а инвалидам III группы — 26 календарных дней. Лицам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 31 календарный день.

Согласно действующему законодательству только отдельные категории работников имеют право на ежегодный дополнительный отпуск (они перечислены в специальных нормативных документах).

Ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (продолжительностью до 35 календарных дней) предоставляется работникам по

Ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда (до 35 календарных дней) предоставляется отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных, географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, указанным в

Данный вид отпуска (продолжительностью до 7 календарных дней) предоставляется также работникам с ненормированным рабочим днем. Его конкретная продолжительность для работников определенных должностей и профессий устанавливается в трудовом договоре.

По желанию работника ежегодный дополнительный отпуск может быть предоставлен как одновременно с ежегодным основным отпуском, так и отдельно от него. При наличии нескольких оснований для предоставления ежегодного дополнительного отпуска работник может воспользоваться только одним из них по своему выбору. Право на ежегодные дополнительные отпуска по нескольким основаниям имеют отдельные категории работников в соответствии со

Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней.

Как правильно поделить отпуск

Работник может отгулять положенные 24 календарных дня частями. При этом нужно учесть норму

Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев по окончании рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией

Бывают ситуации, когда работник предпринимателя хочет взять только часть отпуска (например, 14 дней), а часть просит заменить денежной компенсацией.

Такой вариант может устраивать предпринимателя — работодателя, однако возникает вопрос: не нарушает ли он при этом трудовое законодательство?

Действительно, согласно

В

Продолжительность ежегодного отпуска работника составляет 35 календарных дней (24 к. дн. — ежегодный основной отпуск и 11 к. дн. — ежегодный дополнительный отпуск). Поэтому при условии использования работником за соответствующий рабочий год ежегодного отпуска продолжительностью 24 календарных дня за 11 календарных дней он может получить компенсацию.

Лицам в возрасте до восемнадцати лет замена всех видов отпусков денежной компенсацией не допускается.

Если работник-совместитель не может пойти в отпуск по графику

Работники, которые работают у предпринимателя по совместительству (без оформления трудовой книжки), как правило, имеют основное место работы, где им также должен предоставляться отпуск.

В то же время графики предоставления отпусков у разных работодателей могут не совпадать. Если работник заранее побеспокоится о своем праве на отдых, то он может договориться с обоими работодателями и скорректировать их графики, но часто граждане забывают об этом.

Закон об отпусках

В следующих рабочих годах совместитель уходит в отпуск согласно графику (по договоренности). Однако согласно

Продолжительность отпуска, попадающего на праздничные дни

Согласно

По сути из этого следует, что фактически работник будет находиться в отпуске дольше на количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на период его отпуска. При этом такие дни не оплачиваются.

Например, работник предпринимателя уходит в отпуск с 5 мая 2009 года на 24 календарных дня. Если от 5 мая 2009 года отсчитать 24 календарных дня, то получается, что последний день отпуска приходится на 28 мая. Но в связи с тем, что на данный период приходится один праздничный день — 9 мая, отпуск работника закончится на один календарный день позже. Значит, последним днем отпуска является 29 мая. Однако это пятница, поэтому работник должен приступить к работе после выходных — 1 июня.

Оплате подлежат 24 календарных дня, несмотря на то что отпуск фактически будет продолжаться 25 календарных дней. Это связано с тем, что праздничный день согласно

Если работник заболел в отпуске

Согласно

Таким образом, работник имеет право после окончания периода нетрудоспособности:

— продлить отпуск на период, равный периоду болезни;

— перенести часть отпуска, равную периоду болезни, на другой период.

В каждом отдельном случае расчет суммы отпускных будет различным. В первом случае отпускные не пересчитываются. Во втором случае сумма отпускных, точнее, их часть за дни отпуска, перенесенные на другой период, должна быть рассчитана исходя из новой средней заработной платы согласно

Кроме того, когда работник выйдет на работу и предоставит больничный лист, предприниматель должен рассчитать сумму оплаты периода временной нетрудоспособности, а также провести перерасчет суммы отпускных, так как работник отгулял меньше дней, чем планировалось.

Тем работникам-отпускникам, которые заболели вне постоянного места проживания, нужно знать следующее. Согласно

Как рассчитываются и выплачиваются отпускные

В период пребывания работника в ежегодном отпуске за ним сохраняется его заработная плата (отпускные). Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (

Исчисление средней заработной платы для оплаты времени ежегодных отпусков или выплаты компенсации за неиспользованные отпуска производится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска.

Например, если трудовой договор с работником был подписан 14.04.2008 г., а работник с 01.06.2009 г. собирается в отпуск, то в расчет суммы отпускных попадет период с 01.06.2008 г. по 31.05.2009 г.

При этом если работник получал какие-либо выплаты, кроме заработной платы, то определять, какие из них включаются в расчет, а какие нет, нужно согласно

При расчете средней заработной платы следует иметь в виду, что время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок,

Если работник проработал у предпринимателя

Например

Расчет отпускных в 2009 году (для расчетного периода 12 календарных месяцев) проводится по следующей формуле:

О = ЗП : (365 - П) х N,

где О — сумма отпускных;

ЗП — суммарный заработок работника за последние 12 календарных месяцев (фактически отработанный период);

П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных законодательством в расчетном периоде;

N — количество календарных дней отпуска.

Если расчет осуществляется за период меньше 12 календарных месяцев, то в формулу подставляются не 365 дней, а приходящееся на этот период количество календарных дней. В приведенном выше примере в формулу вместо 365 подставим 61 (количество календарных дней мая и июня).

Если месячный доход работника с учетом отпускных меньше минимальной заработной платы: возможна корректировка

Работникам, оформленным у предпринимателя по основному месту работы (с ведением трудовой книжки), устанавливается заработная плата в размере не меньше минимальной. В то же время отпускные выплаты — это средняя величина, для ее расчета берутся величины окладов за двенадцать месяцев, предшествующих месяцу, когда работник отправится в отпуск. Получается, что такой порядок расчета может повлиять на сумму выплаты за какой-то месяц, т. е. часть зарплаты с отпускными будет меньше размера установленного оклада, в том числе и минзарплаты.

Тем не менее, поскольку сумма отпускных, как мы сказали, расчетная величина (не устанавливается по согласованию сторон как зарплата),

В то же время факт снижения доходов может смутить добросовестного работодателя и, конечно же, наемного работника.

Поэтому

Хотя в этом

Отметим, что корректировка заработной платы и других выплат проводится с учетом финансовых возможностей предпринимателя, т. е. она

Теперь разъясним особенности расчета отпускных, связанные с повышением окладов.

Корректировка производится в тех случаях, когда повышение окладов (тарифных ставок) происходило либо в расчетном периоде, либо на протяжении того времени, когда работник находился в отпуске.

Для расчета отпускных мы берем уже откорректированные зарплаты и исходя из них определяем среднедневной заработок.

Если повышение зарплаты произошло в период нахождения работника в отпуске, то на основании откорректированного заработка начисляются отпускные только за дни отпуска после повышения зарплаты.

Прежде чем осуществлять корректировку, работодателю нужно издать приказ (распоряжение), где будут указаны размеры (коэффициенты) корректировки сумм заработной платы для расчета отпускных. При этом предприниматель может учитывать свои финансовые возможности и применять коэффициенты, например немного отстающие от темпов роста зарплаты.

Но в большинстве случаев расчет коэффициентов корректировки фактически представляет собой расчет темпов роста заработной платы.

Например

ЧЧтобы рассчитать коэффициент корректировки с января 2009 года, основываясь на минимальной заработной плате, нужно минзарплату, установленную на июль — сентябрь 2009 года (630 грн.), разделить на предыдущий размер минзарплаты в апреле — июне 2009 года (625 грн.):

630 : 625 = 1,008.

Коэффициент корректировки с января рассчитывается аналогично, только в расчет берется предыдущая минзарплата за январь — март 2009 года:

625 : 605 = 1,033./p>

Корректировка заработной платы не производится в случае изменения тарифной ставки (должностного оклада) работнику в связи с присвоением ему более высокого разряда, переводом на другую, более высокооплачиваемую работу (должность).

В нашем примере в расчетном периоде заработная плата работника повышалась два раза. Коэффициенты повышения заработной платы составили:

— с 1 апреля 2009 года — 1,033;

— с 1 июля 2009 года — 1,008.

ВВ расчетном периоде работнику было начислено:

— январь — март 2009 года — 1815 грн.;

— апрель — июнь 2009 года — 1875 грн.;

— июль 2009 года — 630 грн.

Откорректируем заработную плату, участвующую в расчете отпускных, на коэффициенты повышения окладов. При этом заработная плата за июль 2009 года начислена уже с учетом последнего повышения оклада, поэтому корректировке не подлежит.

Выплаты за январь — март 2009 года корректируем на коэффициенты повышения заработной платы в апреле 2009 года, в июле 2009 года:

1815 грн. х 1,033 х 1,008 = 1889,89 грн.

Выплаты за апрель — июнь 2009 года корректируем на коэффициенты повышения заработной платы в июле 2009 года:

1875 грн. х 1,008 = 1890 грн.

Таким образом, общая сумма начисленной за 7 месяцев заработной платы с учетом корректировки составляет:

1889,89 грн. + 1890 грн. + 630 грн. = 4409,89 грн.

Количество праздничных и нерабочих дней согласно /font> статье 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период, — 9. Таким образом, количество календарных дней в расчетном периоде за исключением праздничных и нерабочих:

2212 к. дн. - 9 к. дн. = 203 к. дн.

Определим среднедневной заработок:/p>

44409,89 грн. : 203 к. дн. = 21, 72 грн.

Сумма отпускных составляет:

21,72 грн. х 10 к. дн. = 217,2 грн.

Как отпускные облагаются НДФЛ и взносами в соцфонды

Оплата отпуска, приходящегося на один месяц

Отпускные выплаты облагаются налогом с доходов (далее — НДФЛ) и всеми взносами в социальные фонды и в части начислений, и в части удержаний в том же порядке, что и зарплата. При этом при исчислении суммы налога с доходов следует помнить о предельном размере заработной платы за месяц (с учетом отпускных), которая дает право на налоговую социальную льготу (НСЛ). При расчете соцвзносов нельзя забывать о максимальном месячном доходе для уплаты взносов (начислений и удержаний) в социальные фонды.

Итак, если дни отпуска приходятся на один месяц, например работник идет в отпуск на 12 дней с 14 по 25 июля 2009 года, то сумма отпускных включается в доход работника за этот месяц (в нашем примере июль). Поскольку отпускные должны выплачиваться не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, то суммы отпускных будут выплачены вместе с авансом./p>

Однако здесь следует помнить, что определить заранее месячный доход работника не всегда возможно (к примеру, при сдельной оплате труда), поэтому при обязательном удержании и перечислении налога с доходов с суммы отпускных при получении денег в банке НСЛ не учитывается. Применить ее можно будет только после начисления зарплаты за месяц, в котором работник был в отпуске, т. е. в следующем месяце.

Переходящие отпускные

Несмотря на то что часть отпуска приходится на один месяц, а часть на следующий (переходящие отпускные), вся сумма отпускных все равно должна быть выплачена до начала отпуска.

ВВ этом случае лучше применить такой подход: суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределить пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце. То есть выплаты, начисленные за один и второй месяцы, облагаются отдельно как НДФЛ, так и соцвзносами. Причем за первый месяц, как правило, работник получит зарплату и отпускные, а за второй месяц в день выплаты только отпускные (зарплату за второй месяц он получит уже после его завершения).

Для того чтобы определить, имеет ли работник право на получение НСЛ, нужно:/p>

— распределить отпускные по периодам, на которые они приходятся;

— сравнить отдельно доходы за каждый месяц с предельным размером заработной платы, при котором сохраняется право на НСЛ.

При этом следует иметь в виду, что НСЛ к отпускным за второй месяц при их выплате применять не следует, так как в момент выплаты (не позднее чем за три дня до начала отпуска) еще неизвестна общая сумма налогооблагаемого дохода за месяц, на который приходится вторая часть отпускных.

Сроки уплаты НДФЛ и взносов при выплате отпускных

ВВ данном случае выплаты, которые получит работник (часть зарплаты, отпускные), фактически можно отнести к авансовым. В свою очередь, это определяет и сроки уплаты налога с доходов и взносов.

Будем исходить из того, что перед отпуском полностью выплачиваются (авансом) зарплата за текущий месяц и отпускные, приходящиеся на текущий месяц, а если отпуск переходящий, то и отпускные, приходящиеся на дни следующего месяца. То есть при получении денег с текущего счета предпринимателю нужно перечислить налог с доходов и взносы в следующие сроки.

Как видим, формально не все платежи с зарплаты обязательно перечислять при их выплате. Тем не менее на практике для удобства работодателя мы советуем использовать вариант, когда при выплате отпускных, в том числе переходящих, перечисляются все зарплатные платежи.

Приведем числовой

Предположим, работник предпринимателя уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 10 календарных дней с 29.05.2009 г. Работнику начислены («грязными») в мае:

— заработная плата за май (авансом) — 600 грн.;

— отпускные в сумме 300 грн., из них 90 грн. — за 3 дня мая и 210 грн. — за 7 дней в июне.

НСЛ к работнику не применяется, так как он не подал заявление (совместитель — льгота применяется на другом месте работы).

Определим сумму НДФЛ и страховые взносы, подлежащие уплате в связи с выдачей работнику отпускных.

Рассчитаем суммы взносов:

1)

а) взнос в Пенсионный фонд (33,2 %):

— с зарплаты и отпускных за май:

(600 + 90) х 0,332 = 229,08 грн.;

— с отпускных за июнь:

210 х 0,332 = 69,72 грн.;

б) взнос в Фонд «временной нетрудоспособности» (1,4 %):

— с зарплаты и отпускных за май:

(600 + 90) х 0,014 = 9,66 грн.;

— с отпускных за июнь:

210 х 0,014 = 2,94 грн.;

в) взнос в Фонд «безработицы» (1,6 %):

— с зарплаты и отпускных за май:

(600 + 90) х 0,016 = 11,04 грн.;

— с отпускных за июнь:

210 х 0,016 = 3,36 грн.;

г) взнос в Фонд «несчастного случая» (в данном примере используем ставку 1,03 %):

— с зарплаты и отпускных за май:

(600 + 90) х 0,0103 = 7,11 грн.;

— с отпускных за июнь:

210 х 0,0103 = 2,16 грн.;

2)

Отметим, что сумма майского дохода работника больше прожиточного минимума для трудоспособных лиц (669 грн.).

а) взнос в Пенсионный фонд (2 %):

— с зарплаты и отпускных за май:

(600 + 90) х 0,02 = 13,8 грн.;

— с отпускных за июнь:

210 х 0,02 = 4,2 грн.;

б) взнос в Фонд «временной нетрудоспособности» (1 %; 0,5 %):

— с зарплаты и отпускных за май:

(600 + 90) х 0,01 = 6,9 грн.;

— с отпускных за июнь:

210 х 0,005 = 1,05 грн.;

в) взнос в Фонд «безработицы» (0,6 %):

— с зарплаты и отпускных за май:

(600 + 90) х 0,006 = 4,14 грн.;

— с отпускных за июнь:

210 х 0,006 = 1,26 грн.;

— определим сумму налога с доходов (НДФЛ 15 %):

— с зарплаты и отпускных за май:

(600 + 90 - 13,8 - 6,9 - 4,14) х 0,15 = 99,77 грн.;

— с отпускных за июнь:

(210 - 4,2 - 1,05 - 1,26) х 0,15 = 30,52 грн.

Все рассчитанные выше начисления и удержания перечисляются в мае (с получением денежных средств в банке).

Допустим, работник откажется от аванса в июне, тогда зарплату за июнь ему полностью выплатят в июле. При этом работодателю нужно учесть, что с части дохода за июнь (отпускных) взносы и налог с доходов были рассчитаны и перечислены.

Например, заработная плата работника за июнь составила 500 грн., общий доход за июнь с учетом отпускных 710 грн.

Взнос в Пенсионный фонд в части удержаний 2 % берется со всей суммы: 710 х 0,02 = 14,2 грн.

Однако перечислить в бюджет нужно 14,2 - 4,2 = 10 грн., так как 4,2 грн. были удержаны и перечислены с суммы отпускных за июнь в мае.

Аналогичный расчет нужно провести по всем начислениям и удержаниям с дохода за июнь, а затем разницу между этими величинами и тем, что было уплачено ранее с отпускных в мае, перечислить в бюджет.

Теперь рассмотрим отдельные случаи для расчета отпускных.

Как оплачивать отпуск в случае работы в режиме неполного рабочего времени

Оплата труда при работе в режиме неполного рабочего времени проводится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки. Такая работа не влечет за собой каких-либо ограничений объема трудовых прав, и работник имеет право на ежегодные основной и дополнительный отпуска.

Переход на данный режим работы может осуществляться в связи с изменением существенных условий труда (по инициативе работодателя) или по желанию работника на основании

Выше мы сказали, что для расчета отпускных нам нужно владеть суммарным заработком работника за расчетный период (в общем случае это 12 календарных месяцев).

В соответствии с

Однако, по мнению Минтруда, изложенному в

Таким образом, при расчете средней заработной платы для оплаты отпуска работника, который работает на условиях неполной рабочей недели в соответствии со

Однако

Как учитывается в расчете отпускных пособие по временной нетрудоспособности

Согласно

Следует отметить, что в настоящее время первые пять дней временной нетрудоспособности оплачиваются работодателем, а начиная с шестого дня работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Вместе с тем и сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, и сумма пособия по временной нетрудоспособности являются сохранением зарплаты работника на период временной нетрудоспособности.

Поэтому можно сделать вывод, что

Как учитывается в расчете отпускных пособие по беременности и родам

О таком нюансе, как порядок включения в расчет средней заработной платы для отпускных пособия по беременности и родам, в

Пособие по беременности и родам не является пособием по временной нетрудоспособности. Вместе с тем оно выплачивается в качестве материального обеспечения, которое компенсирует потерю зарплаты за период отпуска в связи с беременностью и родами, т. е. за период сохранения заработной платы.

На этом основании пособие по беременности и родам должно включаться в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных. Кстати, Минтруда придерживается такого же мнения (

Также отметим, если ежегодный отпуск предоставляется сразу после отпуска в связи с беременностью и родами, то в расчет среднедневной зарплаты, как правило, будет включаться не вся сумма пособия, а только та ее часть, которая приходится на месяцы расчетного периода.

Как учитывается в расчете отпускных сумма отпускных предыдущего отпуска и сумма материальной помощи к отпуску

Для того чтобы разобраться в этом моменте, опять же обратимся к норме

Таким образом, сумма отпускных предыдущего ежегодного отпуска включается в расчет отпускных следующего ежегодного отпуска, если, конечно, период предыдущего ежегодного отпуска попадает в расчетный период для определения суммы отпускных предстоящего ежегодного отпуска.

Если же предприниматель предоставляет работникам материальную помощь к отпуску (на оздоровление и т. д.), то ее сумма не включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных (

Как влияет на расчет отпускных нахождение работника в расчетном периоде в отпуске за свой счет

В соответствии с

В свою очередь, различают два вида отпуска без сохранения заработной платы. Так, согласно

Следует отметить, что в своих устных консультациях работники инспекции по труду, основываясь на

Что касается отпуска без сохранения заработной платы, который предоставлен работнику на основании

По нашему мнению, любой отпуск без сохранения заработной платы (согласно

Выводы

При определении суммы отпускных следует учитывать, что в расчете средней заработной платы время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок, исключается из расчетного периода, например исключается время отпуска за свой счет.

При работе в режиме неполной рабочей недели по основаниям

Работники-совместители, проработавшие у предпринимателя менее шести месяцев, имеют право на ежегодный отпуск полной продолжительности (24 календарных дня) при условии, что в это время им положен отпуск по основному месту работы. В следующие рабочие годы параллельно с отпуском по основному месту работы они могут брать отпуск за свой счет на месте работы по совместительству.

В расчете сумм отпускных кроме заработной платы учитываются и некоторые другие выплаты, в частности пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, отпускные прошлого года.

Справочная информация (справка)

¹ Напомним, что существуют и прочие виды отпусков (социальные, творческие, без сохранения заработной платы и т. д.) с иными условиями предоставления.