Может ли подписывать и сдавать отчетность за предпринимателя другое лицо?
Далеко не всегда предприниматель лично занимается составлением и подачей отчетности. Чаще всего за него это делает другое лицо (бухгалтер). Однако на практике нередко стали встречаться ситуации, когда отчетность, предоставленную не лично предпринимателем, не принимают. То же самое касается и подписи в отчетности. Должен ли предприниматель лично подписывать отчетность или за него это может сделать другое лицо? Есть ли у налоговиков и представителей соцфондов основания не принимать отчетность, если ее предоставило другое лицо, а не лично предприниматель?
Давайте разберемся.
Виталина МИРОШНИЧЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»
Документы статьи
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.Закон № 2181
— Закон Украины «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» от 21.12.2000 г. № 2181-III.Методрекомендации № 827
— Методические рекомендации по централизованному приему и компьютерной обработке налоговой отчетности налогоплательщиков в ОГНС Украины, утвержденные приказом ГНАУ от 31.12.2008 г. № 827.
Отчетность составляет бухгалтер
Если предприниматель желает возложить обязанность по заполнению и предоставлению отчетности на другое лицо, то это можно сделать двумя способами:
1. Принять наемного работника
с должностью «бухгалтер» и поручить ему составление отчетности и ее подачу.Бытует мнение, что предприниматель не может нанимать работника на должность «бухгалтер», поскольку не обязан вести бухгалтерский учет. Но такую позицию нельзя назвать верной, ведь:
— во-первых, законодательство не запрещает предпринимателям вести бухучет, а просто освобождает их от такой необходимости;
— во-вторых, предприниматели обязаны вести Книгу ф. № 10, составлять налоговые отчеты и отчеты в фонды социального страхования, что входит в функции бухгалтера.
Все это признает и
Минтруда, разрешая предпринимателю заключать трудовой договор с физлицом, делая запись в трудовой книжке «Принят на должность бухгалтера» (письмо Минтруда от 30.05.2001 г. № 03-3/2478-018-2):
Относительно обязанностей бухгалтера субъекта
предпринимательской деятельности
Письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 30.05.2001 г. № 03-3/2478-018-2
(извлечение)
<...> Учитывая действующий Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и особенности штатного расписания предприятия, Минтруда Украины считает, что обязанности бухгалтера субъекта предпринимательской деятельности — юридического лица может исполнять бухгалтер (с дипломом специалиста) с достаточным опытом самостоятельного ведения работ, т. е. бухгалтер (с дипломом специалиста) 1 категории, а
исполнять обязанности бухгалтера физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность, может бухгалтер 1 или 2 категории.<...>
Заместитель министра Н. Солдатенко
После того как предприниматель и бухгалтер подпишут трудовой договор, его необходимо зарегистрировать в центре занятости (
статья 211 КЗоТ). Подробнее о том, как оформить работника на должность бухгалтера, см. «СД», 2009, № 14, с. 28.2. Заключить гражданско-правовой договор
с бухгалтером-предпринимателем (или бухгалтерской фирмой) на получение услуг по составлению отчетности (и при необходимости по ее подаче).Преимущество данного варианта по сравнению с предыдущим заключается в том, что такой бухгалтер не будет считаться наемным работником предпринимателя, а значит:
1) если у него раньше не было наемных работников, появление такого бухгалтера не вызовет необходимости регистрироваться в фондах социального страхования, начислять и уплачивать соцвзносы (кроме как в Фонд «безработицы»), а также подавать отчеты по наемным лицам, как это необходимо было бы делать после подписания трудового договора;
2) бухгалтер не будет включаться в количество работников, допустимое при работе на едином налоге (не более 10 человек).
Пример составления гражданско-правового договора на предоставление консультационных услуг и составление отчетности см. в конце статьи.
Если вместо предпринимателя отчетность предоставит бухгалтер
Как мы указывали выше, иногда при подаче отчетности вместо предпринимателя другим лицом могут возникать проблемы. Связано это с тем, что
представители налоговой, соцфондов иногда отказываются принимать отчетность, если она подается не лично предпринимателем. На самом деле такой отказ не обоснован.Убедить в этом налоговиков должно
письмо ГНАУ от 05.09.2007 г. № 17525/7/28-0917/32.
О соблюдении действующего законодательства
Письмо ГНАУ от 05.09.2007 г. № 17525/7/28-0917/32
(извлечение)
<...>
Перечень случаев, когда налоговая отчетность, полученная контролирующим органом от налогоплательщика и заполненная последним вопреки правилам, указанным в утвержденном порядке ее заполнения, может быть не признана таким контролирующим органом как налоговая декларация, содержится в
абзаце пятом подпункта 4.1.2 пункта 4.1 статьи 4 Закона № 2181. К ним, в частности, относится:— отсутствие обязательных реквизитов;
— отчетность не подписана соответствующими должностными лицами налогоплательщика;
— не скреплена печатью налогоплательщика.
При этом
Законом № 2181 не установлены никакие требования относительно должности лица, которое предоставляет (доставляет) налоговую декларацию в канцелярию налогового органа.В связи с вышеизложенным
Государственная налоговая администрация Украины обязывает при приеме налоговой отчетности налогоплательщиков придерживаться требований действующего законодательства.Первый заместитель Председателя С. Острович
Что касается отчетности в ПФ и иные фонды социального страхования, то соответствующее законодательство вообще не содержит указаний на причины, при которых такая отчетность может быть не принята. Соответственно, кто ее принесет вместо предпринимателя, не должно играть роли.
Тем не менее во избежание возможных недоразумений с представителями налоговой инспекции или иных инстанций
лучше предварительно оформить доверенность на предоставление отчетов от имени предпринимателя справка 1.Форма доверенности может иметь следующий вид:
Заметим, что
ставить печать на доверенности физлицо-предприниматель не обязано, несмотря на требование статьи 246 ГКУ (об этом говорит Минюст в письме от 14.04.2004 г. № 19-5-381). Необязательно также заверять доверенность у нотариуса (кроме случаев перепоручения).Ну а очень
осторожным предпринимателям можно посоветовать отправлять составленную бухгалтером или консультантом отчетность по почте или подавать ее в электронном виде (по e-mail).
Кто подпишет?
Как мы уже выяснили, заполнить отчетность может либо специально нанятый для этого работник (бухгалтер), либо консультант, с которым заключен гражданско-правовой договор. Но следующий важный вопрос: кто имеет право ее подписать?
Понятно, что в идеале отчетность должен подписывать сам предприниматель. Но если он в силу каких-либо причин сделать этого не может, допускается ли подпись иного лица, в частности составившего эту отчетность, или хотя бы факсимиле предпринимателя?
К сожалению,
как при составлении отчетности самостоятельно, так и при составлении ее бухгалтером или консультантом (неважно, кто он: предприниматель или работник аудиторской фирмы, с которой предприниматель заключил договор) отчетность должна быть подписана лично предпринимателем. И вот почему:1. Действующее законодательство отдельно не предусматривает возможность представительства субъектов хозяйствования перед контролирующими органами
(как это существует, например, в России).Кроме того,
часть 2 статьи 238 ГКУ говорит, что представитель не вправе осуществлять действия, которые могут быть осуществлены только лично тем, кого он представляет. А учитывая тот факт, что собственник всегда ставит на отчетности свою подпись (и отвечает за достоверность информации, приведенной в ней), представитель подписывать за него отчетность не может справка 2.Здесь следует отметить, что недавно появились разъяснения Фонда «временной нетрудоспособности» и Фонда «безработицы» о том, что бухгалтер — частный предприниматель (т. е. консультант) имеет право подписывать отчетность того, у кого ведет бухучет по договору (
письмо Фонда социального страхования на случай временной потери трудоспособности от 15.06.2009 г. № 03-27-1242, письмо центра занятости от 22.06.2009 г. № ДЦ-04-5664/0/6-09). Но в упомянутых письмах речь шла о юридических лицах и о том, что такая подпись заменяет подпись главного бухгалтера, а не собственника. Ну а поскольку физлицо-предприниматель подписывает свои отчеты единолично (ведение бухучета и наличие бухгалтера у него вообще не предусмотрены), само собой разумеется, что его подпись на отчетах ничьей подписью заменить нельзя.2.
Отчетность, подписанную с помощью факсимиле справка 3, вероятнее всего, тоже не примут. И хотя в нормативных документах четкого запрета на подписание отчетности с помощью факсимиле нет (за исключением ГНАУ, которая в пункте 4.5 Методрекомендаций № 827 запретила на налоговой отчетности факсимиле), но и разрешение на факсимильную подпись тоже отсутствует. К тому же, строго говоря, проставлять факсимиле, даже если бы это допускалось, должен был бы сам предприниматель.Таким образом, в любом случае подписывать отчетность предпринимателю все-таки придется лично.
Если вместо предпринимателя отчетность предоставит курьер
Предприниматель, который составляет отчетность сам, но в силу каких-то причин не успевает сдать ее лично до окончания предельного срока подачи, может передать отчетность с помощью курьера непосредственно в налоговый орган или Фонд.
Как правило, эти отчеты передаются в канцелярию соответствующего органа в запечатанных конвертах. О получении конверта с отчетом работник канцелярии расписывается на бланке уведомления, который находится у курьера (желательно потом этот бланк у курьера получить и хранить как доказательство того факта, что отчет был сдан).Для еще большей надежности
можно договориться с курьером о том, чтобы он сам сдал отчет в руки представителя налоговой или Фонда и в тот же день доставил предпринимателю один из экземпляров отчета с отметкой о его принятии (разумеется, это будет стоить дороже). Правда, в таком случае могут возникать проблемы с представителями ГНИ или соцфондов, поскольку отчет сдается не лично предпринимателем, а посторонним лицом.О том, что подобные претензии — надуманные, мы уже говорили (см. раздел «Если вместо предпринимателя отчетность предоставит бухгалтер»). Теперь же только заметим, что
с курьером желательно заключить отдельный договор на предоставление отчетности непосредственно в руки представителю соответствующего органа (или хотя бы внести такой пункт в курьерский договор доставки). Кроме того, имеет смысл выдать ему доверенность на предоставление отчетов от имени предпринимателя (можно использовать образец доверенности на имя бухгалтера, см. с. 13).
Выводы
Предприниматель, который не может самостоятельно составить и/или подать отчетность, вправе воспользоваться такими вариантами:
1) для составления отчетности
нанять работника-бухгалтера или заключить договор с консультантом (предпринимателем или юрлицом);2) уже составленную
отчетность передать в налоговую, фонды или иные инстанции не лично, а с помощью:— наемного работника-бухгалтера или консультанта
(предварительно выписав на его имя доверенность на предоставление отчетов);— курьера
(заключив с ним договор доставки отчета в руки инспектору и выписав на его имя доверенность на предоставление отчетов).Однако важно помнить следующее:
независимо от того, какой вариант выберет предприниматель, подписывать отчетность он обязан лично.Справочная информация (справка)
1 Сама доверенность является документом, удостоверяющим факт односторонней сделки, поэтому отдельный договор поручения на сдачу отчетов можно и не составлять. Но если предприниматель может включить соответствующий пункт (о доставке) в договор с курьером или консультантом, это лишним не будет.
2 А вот подавать ее представителю не запрещено (о чем мы говорили выше), поскольку в законодательстве нигде нет требования, чтобы отчетность подавалась исключительно собственником (ее можно отправить по почте, посредством e-mail, передать через курьера).
3
Факсимиле — печать для механического воспроизведения подписи.
