Чи може підписувати і здавати звітність за підприємця інша особа?
Далеко не завжди підприємець особисто займається складанням і поданням звітності. Найчастіше за нього це робить інша особа (бухгалтер). Проте на практиці часто почали траплятися ситуації, коли звітність, подану не особисто підприємцем, не приймають. Те ж саме стосується і підпису у звітності. Чи повинен підприємець сам підписувати звітність чи за нього це може зробити інша особа? Чи є в податківців і представників соцфондів підстави не приймати звітність, якщо її подала інша особа, а не особисто підприємець?
Давайте розберемося.
Віталіна МІРОШНИЧЕНКО, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.ЦКУ
— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.Закон № 2181
— Закон України «Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» від 21.12.2000 р. № 2181-III.Методрекомендації № 827
— Методичні рекомендації щодо централізованого приймання та комп’ютерної обробки податкової звітності платників податків в ОДПС України, затверджені наказом ДПАУ від 31.12.2008 р. № 827.
Звітність складає бухгалтер
Якщо підприємець бажає покласти обов’язок щодо заповнення і подання звітності на іншу особу, то це можна зробити двома способами.
1. Прийняти найманого працівника
з посадою «бухгалтер» і доручити йому складання звітності та її подання.Існує думка, ніби підприємець не може наймати працівника на посаду «бухгалтер», оскільки не зобов’язаний вести бухгалтерський облік. Але таку позицію не можна назвати правильною, адже:
— по-перше, законодавство не забороняє підприємцям вести бухоблік, просто звільняє їх від такої необхідності;
— по-друге, підприємці зобов’язані вести Книгу ф. № 10, складати податкові звіти та звіти до фондів соціального страхування, що входить до функцій бухгалтера.
Усе це визнає і
Мінпраці, дозволяючи підприємцю укладати трудовий договір з фізособою, роблячи запис у трудовій книжці «Прийнятий на посаду бухгалтера» (лист Мінпраці від 30.05.2001 р. № 03-3/2478-018-2).
Щодо обов’язків бухгалтера суб’єкта підприємницької діяльності
Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 30.05.2001 р. № 03-3/2478-018-2
(витяг)
<...> Враховуючи чинний
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та особливості штатного розпису підприємства, Мінпраці України вважає, що обов’язки бухгалтера суб’єкта підприємницької діяльності — юридичної особи може виконувати бухгалтер (з дипломом спеціаліста) з достатнім досвідом самостійного ведення робіт, тобто бухгалтер (з дипломом спеціаліста) 1 категорії, а виконувати обов’язки бухгалтера фізичних осіб, що здійснюють підприємницьку діяльність, може бухгалтер 1 або 2 категорії.<...>
Заступник Міністра Н. Солдатенко
Після того як підприємець та бухгалтер підпишуть трудовий договір, його необхідно зареєструвати в центрі зайнятості (
стаття 211 КЗпП). Детальніше про те, як оформити працівника на посаду бухгалтера, див. «ВД», 2009, № 14, с. 28.2. Укласти цивільно-правовий договір
з бухгалтером-підприємцем (або бухгалтерською фірмою) на отримання послуг із складання звітності (і за необхідності щодо її подання).Перевага цього варіанта порівняно з попереднім полягає в тому, що такий бухгалтер не вважатиметься найманим працівником підприємця, а отже:
1) якщо у нього раніше не було найманих працівників, поява такого бухгалтера не викличе необхідності реєструватися у фондах соціального страхування, нараховувати і сплачувати соцвнески (крім як до Фонду «безробіття»), а також подавати звіти щодо найманих осіб, як це необхідно було б робити після підписання трудового договору;
2) бухгалтер не включатиметься до кількості працівників, припустимої у разі роботи на єдиному податку (не більше 10 осіб).
Приклад складання цивільно-правового договору на надання консультаційних послуг і складання звітності див. у кінці статті.
Якщо замість підприємця звітність подасть бухгалтер
Як уже зазначалося, інколи на місці під час подання звітності замість підприємця іншою особою можуть виникати проблеми. Пов’язано це з тим, що
представники податкової, соцфондів інколи відмовляються приймати звітність, якщо вона подається не особисто підприємцем. Насправді така відмова необґрунтована.Переконати в цьому податківців має
лист ДПАУ від 05.09.2007 р. № 17525/7/28-0917/32:
Про дотримання чинного законодавства
Лист ДПАУ від 05.09.2007 р. № 17525/7/28-0917/32
(витяг)
<...>
Перелік випадків, коли податкова звітність, отримана контролюючим органом від платника податків і заповнена останнім усупереч правилам, зазначеним у затвердженому порядку її заповнення, може бути не визнана таким контролюючим органом як податкова декларація, міститься в
абзаці п’ятому підпункту 4.1.2 пункту 4.1 статті 4 Закону № 2181. До них, зокрема, належать:— відсутність обов’язкових реквізитів;
— звітність, не підписана відповідними посадовими особами платника податків;
— не скріплена печаткою платника податків.
При цьому
Законом № 2181 не встановлено жодних вимог щодо посади особи, яка подає (доставляє) податкову декларацію до канцелярії податкового органу.У зв’язку з викладеним вище
Державна податкова адміністрація України зобов’язала під час приймання податкової звітності платників податків дотримуватися вимог чинного законодавства.
Перший заступник Голови С. Острович
Що стосується звітності до ПФ та інших фондів соціального страхування, то відповідне законодавство взагалі не містить вказівок на причини, за яких така звітність може бути не прийнята. Відповідно хто її принесе замість підприємця, мати значення не повинно.
Проте, щоб уникнути можливих непорозумінь з представниками податкової інспекції або інших інстанцій,
краще заздалегідь оформити довіреність на подання звітів від імені підприємця довідка 1.Форма довіреності може мати такий вигляд:
Зауважимо, що
ставити печатку на довіреності фізособа-підприємець не зобов’язана, незважаючи на вимогу статті 246 ЦКУ (про це зазначає Мін’юст у листі від 14.04.2004 р. № 19-5-381). Необов’язково також посвідчувати довіреність у нотаріуса (крім випадків передовіреності).Ну а дуже
обережним підприємцям можна порадити надсилати складену бухгалтером або консультантом звітність поштою або подавати її в електронному вигляді (за допомогою e-mail).
Хто підпише?
Як ми вже з’ясували, заповнити звітність може, або спеціально найнятий для цього працівник (бухгалтер), або консультант, з яким укладено цивільно-правовий договір. Але наступне важливе запитання: хто має право її підписати?
Зрозуміло, що в ідеалі звітність має підписувати сам підприємець. Але якщо він з якихось причин зробити це не може, чи допускається підпис іншої особи, зокрема, особи, яка склала цю звітність, або хоча б факсиміле підприємця?
На жаль,
як у разі складання звітності самостійно, так і в разі складання її бухгалтером або консультантом (неважливо, хто він: підприємець чи працівник аудиторської фірми, з якою підприємець уклав договір), звітність має бути підписано особисто підприємцем. І ось чому:1. Чинне законодавство окремо не передбачає можливість представництва суб’єктів господарювання перед контролюючими органами
(як це існує, наприклад, у Росії).Крім того, у
частині 2 статті 238 ЦКУ зазначено, що представник не має права вчиняти дії, які можуть бути вчинені лише особисто тією особою, яку він представляє. А враховуючи той факт, що власник завжди ставить на звітності свій підпис (і відповідає за достовірність інформації, наведеної в ній), представник підписувати за нього звітність не може довідка 2.Тут слід згадати нещодавнє роз’яснення Фонду «тимчасової непрацездатності» і Фонду «безробіття» про те, що бухгалтер — приватний підприємець (тобто консультант) має право підписувати звітність того, у кого веде бухоблік за договором (
лист Фонду соціального страхування на випадок тимчасової втрати працездатності від 15.06.2009 р. № 03-27-1242, лист Центру зайнятості від 22.06.2009 р. № ДЦ-04-5664/0/6-09). Але в згаданих листах ішлося про юридичних осіб і про те, що такий підпис замінює підпис головного бухгалтера, а не власника. Ну а оскільки фізособа-підприємець підписує свої звіти одноосібно (ведення бухобліку і наявність бухгалтера у нього взагалі не передбачено), само собою зрозуміло, що його підпис на звітах нічиїм підписом замінити не можна.2.
Звітність, підписану за допомогою факсиміле довідка 3, найімовірніше, теж не приймуть. І хоча в нормативних документах чіткої заборони на підписання звітності за допомогою факсиміле немає (за винятком ДПАУ, яка в пункті 4.5 Методрекомендацій № 827 заборонила на податковій звітності факсиміле), але й дозвіл на факсимільний підпис теж відсутній. До того ж, чесно кажучи, проставляти факсиміле, навіть якби це й допускалося, мав би сам підприємець.Отже, у будь-якому разі підписати звітність підприємцю все-таки доведеться особисто.
Якщо замість підприємця звітність надасть кур’єр
Підприємець, який складає звітність сам, але з якихось причин не встигає здати її особисто до закінчення граничного строку подання, може передати звітність за допомогою кур’єра безпосередньо до податкового органу або Фонду.
Як правило, ці звіти передаються до канцелярії відповідного органу в запечатаних конвертах. Про отримання конверта зі звітом працівник канцелярії розписується на бланку повідомлення, який знаходиться у кур’єра (бажано потім цей бланк у кур’єра отримати і зберігати, як доказ того факту, що звіт було здано).Для ще більшої надійності
можна домовитися з кур’єром про те, щоб він сам здав звіт у руки представника податкової або Фонду і того ж дня доставив підприємцю один з примірників звіту з відміткою про його прийняття (зрозуміло, це коштуватиме дорожче). Щоправда, в такому разі можуть виникати проблеми з представниками ДПІ або соцфондів, оскільки звіт здається не особисто підприємцем, а сторонньою особою.Про те, що такі претензії — надумані, ми вже говорили (див. розділ «Якщо замість підприємця звітність подасть бухгалтер»). Тепер лише зауважимо, що
з кур’єром бажано укласти окремий договір на подання звітності безпосередньо в руки представникові відповідного органу (або хоча б внести такий пункт до кур’єрського договору доставки). Крім того, має сенс видати йому довіреність на подання звітів від імені підприємця (можна використовувати зразок довіреності на ім’я бухгалтера, див. с. 13).
Висновки
Підприємець, який не може самостійно скласти та/або подати звітність, має право скористатися такими варіантами:
1) для складання звітності
найняти працівника-бухгалтера або укласти договір з консультантом (підприємцем або юрособою);2) уже складену
звітність передати до податкової, фондів або інших інстанцій не особисто, а за допомогою:—
найманого працівника-бухгалтера або консультанта (попередньо виписавши на його ім’я довіреність на подання звітів);—
кур’єра (уклавши з ним договір доставки звіту в руки інспектору та виписавши на його ім’я довіреність на подання звітів).Проте важливо пам’ятати таке:
незалежно від того, який варіант обере підприємець, підписувати звітність він зобов’язаний особисто.Довідкова інформація (довідка)
1 Сама довіреність є документом, що засвідчує факт одностороннього правочину, тому окремий договір доручення на здавання звітів можна і не складати. Але якщо підприємець може включити відповідний пункт (про доставку) до договору з кур’єром або консультантом, це зайвим не буде.
2 А от подавати її представнику не заборонено (про що ми вже зазначали), оскільки законодавство не містить вимоги, щоб звітність подавалася виключно власником (її можна надіслати поштою, за допомогою e-mail, передати через кур’єра).
3
Факсиміле — печатка для механічного відтворення підпису.
