Справочник предпринимателя. Обязательные реквизиты налоговой накладной

Обязательные реквизиты

Особенность заполнения

Нормативный
документ

1

2

3

Порядковый номер

Порядковый номер НН должен соответствовать порядковому номеру Реестра полученных и выданных НН. На практике при присвоении НН порядкового номера используют обычный порядок регистрации хозяйственных операций, т. е. применяют сплошную нумерацию НН, начиная в каждом новом году с первого номера. Впрочем, наряду с этим ГНАУ в письме от 04.11.2005 г. № 1009/10/31-106 предложила альтернативный способ нумерации — помесячный.
При этом порядковый номер налоговой накладной должен быть указан в виде целого числа, без букв, точек, тире и прочих символов. Из этого правила есть исключение: при выписке налоговой накладной на сумму превышения обычной цены над фактической к порядковому номеру, соответствующему налоговой накладной, выписанной на фактическую стоимость, добавляется через дробь обозначение «ЗЦ», но такая налоговая накладная покупателю не выдается (п. 19 Порядка № 165)

П.п. «а» п.п. 7.2.1 Закона об НДС; п. 3 Порядка № 165; п. 1 информационного письма ВХСУ от 14.02.2002 г. № 01-8/157

Дата
выписки

НН составляется в момент возникновения налоговых обязательств. В общем случае дата возникновения налоговых обязательств определяется согласно п.п. 7.3.1 Закона об НДС, т. е. по первому событию: отгрузке товаров (подписанию акта о предоставлении услуг) или оплате. Выписка налоговой накладной по второму событию (!) является нарушением, и налоговики при проверке могут настаивать на ее недействительности. Есть и исключения из этого общего правила для:
— комитентов/комиссионеров (п.п. 4.7);
— операций по реализации через торговые автоматы (п.п. 7.3.2);
— продаж с использованием карточек и чеков (п.п. 7.3.3);
— передачи объекта в финансовый лизинг (п.п. 7.3.4);
— исполнителей долгосрочных договоров (п.п. 7.3.7);
— налоговых агентов, получающих услуги от нерезидентов (п.п. 7.3.6);
— экспортеров товаров (п.п. 7.3.8);
— субъектов, применяющих кассовый метод (п.п. 7.3.9), а также при оплате товаров (услуг) за счет бюджетных средств (п.п. 7.3.5), при поставке тепловой энергии, природного газа и услуг, перечисленных в п. 11.11. Если составляется сводная НН, то датой ее выписки является последний день пятидневки, декады или месяца (в зависимости от периодичности оплаты поставленной продукции, предусмотренной в договоре), но в НН в графе 2 раздела I указываются даты возникновения налоговых обязательств

П.п. «б» п.п. 7.2.1 Закона об НДС; п. 6 Порядка № 165; п. 1 обзорного письма ВХСУ от 23.11.2001 г. № 01-8/1271

Название покупателя (поставщика)

Здесь указывается полное или сокращенное название, определенное в уставных документах покупателя. О том, что сокращенное название предприятия-покупателя, зафиксированное в учредительных документах и отраженное в налоговой накладной, не является нарушением налогового законодательства, идет речь в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 19, с. 42. Налоговые накладные, выписанные на старое название предприятия до внесения изменений в Свидетельство о регистрации плательщика НДС, являются действительными, если получены своевременно (письмо ГНА в г. Киеве от 17.03.2006 г. № 179/10/31-106 // «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 5, с. 37)

П.п. «є» п.п. 7.2.1
Закона об НДС

Название продавца

Для предпринимателя — Ф. И. О. физлица — плательщика НДС

П.п. «в» п.п. 7.2.1 Закона об НДС

Налоговый номер плательщика налога (продавца и покупателя)

В этом поле должен стоять налоговый номер плательщика НДС, который указан в Свидетельстве о регистрации плательщика НДС продавца и покупателя. Индивидуальный налоговый номер согласно Положению о регистрации плательщиков налога на добавленную стоимость, утвержденному приказом ГНАУ от 01.03.2000 г. № 79, содержит для физических лиц 10-значный индивидуальный идентификационный номер. В поле «індивідуальний податковий номер покупця» ставится отметка «Х» в случаях выписки налоговой накладной при: экспортных операциях; натуральных выплатах работникам в счет зарплаты; получении налогооблагаемых услуг от нерезидента, а также в случае выписки итоговой налоговой накладной в ситуациях, предусмотренных п. 8.4 Порядка № 165. В полях «індивідуальний податковий номер продавця» и «індивідуальний податковий номер покупця» ставятся одинаковые номера в случаях: передачи товаров (услуг) в пределах баланса для непроизводственного использования; использования товаров (услуг) в необлагаемых и льготируемых операциях; признания условной продажи товарных остатков на день аннулирования регистрации плательщика НДС; ликвидации ОФ и непроизводственных фондов

П.п. «г» п.п. 7.2.1 Закона об НДС; пп. 8.1 — 8.3 Порядка № 165

Местонахождение продавца (покупателя)

В этом поле указывается юридический (не фактический!) адрес плательщика (см. п. 1 информационного письма ВХСУ от 14.02.2002 г. № 01-8/157). При заполнении указанного реквизита следует указать индекс продавца и покупателя, поскольку его наличие предусматривается в формах заявления о взятии на учет плательщика налога (ф. № 1-ОПП) и регистрационного заявления плательщика НДС (ф. № 1-ПДВ)

П.п. «д» п.п. 7.2.1 Закона об НДС

Номенклатура поставки товаров (услуг) продавца (гр. 3 раздела I НН)

Полный перечень продаваемых товаров (работ, услуг) на любом — русском или украинском — языке (письмо ГНАУ от 15.08.2003 г. № 12846/7/15-2317-22) должен быть отражен в графе 3 налоговой накладной. Кроме того, налоговики не против даже такого варианта, как английская аббревиатура номенклатуры товара (см. консультацию налоговиков, опубликованную в газете «Налоговый, банковский, таможенный КОНСУЛЬТАНТ», 2005, № 45). В этой графе нельзя писать «предоплата за такой-то товар согласно договору», а надо перечислить товар «поименно» с указанием количества, соответствующего сумме полученного аванса. Это касается и итоговой НН, которую плательщик НДС выписывает по ежедневным итогам операций при осуществлении поставки товаров (услуг) за наличные конечному потребителю (который не является плательщиком налога). Однако суды не против отражения в налоговой накладной вместо номенклатуры товаров записей «аванс за услуги» (см. определение ВАСУ от 17.04.2007 г.). Если товар неделимый, то напротив в графе 5 «Кількість (об'єм, обсяг)» отражается дробное значение, учитывающее коэффициент оплаты. В налоговой накладной, выписанной на сумму превышения обычной цены над фактической, в этой графе также указывается «превышение обычной цены над фактической по товарам, услугам, указанным в налоговой накладной № __» (указывается номер НН, выписанной на сумму поставки этих товаров (услуг), определенную исходя из их договорной (контрактной) стоимости)

П.п. «е» п.п. 7.2.1 Закона об НДС; п. 12.2 Порядка № 165

Количество (объем)
(гр. 5 р. I НН)

Количество товаров (услуг), перечисленных в графе 3, отражается в графе 5 налоговой накладной. Если аванс поступает за неделимый товар, то в гр. 5 отражается дробное значение, учитывающее коэффициент оплаты. Если по условиям договора услуга имеет количественный показатель, то в гр. 4 НН указывается единица измерения (ч, шт., кг, м, см, куб. м, куб. см, л и т. п.), а в гр. 5 — количество (объем). Предположим, предприятие получило аванс за ксерокс в размере 1500 грн. (50 % от общей стоимости — 3000 грн.), тогда графы налоговой накладной будут заполнены следующим образом: гр. 3 — ксерокс, гр. 4 — шт., гр. 5 — 0,5, гр. 6 — 2500, гр. 7 — 1250, гр. 11 р. V — 1250, гр. 11 р. VI — 250, гр. 11 р. VII — 1500.

Если налоговая накладная выписывается на услугу, которая имеет только стоимостное выражение, то в гр. 5 пишется «услуги/проценты и т. п.» (причем под процентами здесь понимается одна из разновидностей услуг, например платеж по договору товарного кредита) (см. консультацию, опубликованную в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 7, с. 47). Предположим, общая стоимость дизайнерской услуги — 1200 грн., тогда графы налоговой накладной будут заполнены следующим образом: гр. 3 — услуги дизайна, гр. 4 — грн., гр. 5 — услуги, гр. 6 — 1000, гр. 7 — 1000, гр. 11 р. V — 1000, гр. 11 р. VI — 200, гр. 11 р. VII — 1200. Допустим, что за услуги поступил аванс в размере 50 %, тогда графы будут заполнены следующим образом: гр. 3 — услуги дизайна, гр. 4 — грн., гр. 5 — услуги 0,5, гр. 6 — 1000,
гр. 7 — 500, гр. 11 р. V — 500, гр. 11 р. VI — 100, гр. 11 р. VII — 600

П.п. «е» п.п. 7.2.1 Закона об НДС; п. 12.4 Порядка № 165; письмо ГНАУ от 02.12.2005 г. № 24078/7/16-1117

Цена поставки без учета НДС (гр. 6 р. I НН)

Цена поставки единицы товаров (услуг) указывается без учета НДС. В обычных случаях цена поставки единицы товара (услуги) без учета НДС соответствует договорной цене. Если договорная цена товаров меньше обычной, то выписываются две НН: в одной указывается договорная цена, а в другой — превышение обычной над договорной (фактической) ценой

П.п. «ж» п.п. 7.2.1 Закона об НДС; п. 12.5, п. 19 Порядка № 165

Ставка
налога (гр. 7 — 10 р. I НН) и сумма
налога

В форме НН объемы поставок (без НДС) отражаются в гр. 7 — 10 в зависимости от вида операций: облагаемые по ставке 20 % (гр. 7), облагаемые по ставке 0 % (гр. 8 — на территории Украины, гр. 9 — экспорт), освобожденные от обложения НДС согласно ст. 5 Закона об НДС (гр. 10). При поставке одному покупателю облагаемых и необлагаемых операций составляются отдельные налоговые накладные, т. е. не допускается одновременного заполнения в одной НН гр. 10 и гр. 7, 8, 9. Исключение составляют операции по поставке товаров (услуг), к которым одновременно применяется как ставка 0 %, так и ставка 20 % (или вознаграждение облагается по полной ставке).
Сумма НДС (значение гр. 7 р. V х 20 %) отражается в р. VI в гр. 7 (облагаемые операции по ставке 20 %). В этом же разделе в гр. 8 и 9 (облагаемые операции по ставке 0 %) делается пометка «0». При оформлении НН на товары, освобождаемые от налогообложения, в разделе VI гр. 10 НН необходимо проставлять отметку «Без НДС» со ссылкой на освобождающий от налогообложения нормативно-правовой акт (п. 10 Порядка № 165)

П.п. «з» п.п. 7.2.1 Закона об НДС; пп. 9 — 11 Порядка № 165

Общая сумма средств, подлежащая уплате с учетом НДС (гр. 11 р. I НН)

Общая сумма оплаты с учетом НДС отражается в разделе VII НН

П.п. «и» п.п. 7.2.1 Закона об НДС; п. 12.10 Порядка № 165

Печать и подпись в НН

Обязательность этих реквизитов предусмотрена п. 18 Порядка № 165. Печать плательщика-продавца должна стоять на всех экземплярах налоговых накладных (если листов несколько, то налоговики требуют наличие печати на каждом из них), на ней обязательно должен быть идентификационный номер физлица. Предприниматель — плательщик НДС должен ставить на своих налоговых накладных печать (при ее наличии) (см. письмо ГНАУ от 18.05.99 г. № 7155/7/17-0217; п. 2 р. IV письма ГНАУ от 04.11.99 г. № 16-112; письмо от 21.12.2005 г. № 12922/6/16-1116 // «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 41, с. 27). Налоговая накладная подписывается собственноручно лицом, уполномоченным плательщиком НДС — продавцом. Факсимильная подпись на налоговой накладной не разрешается. Так же считает Госкомпредпринимательства, о чем указано в его письме от 19.03.2004 г. № 1699. В то же время, по мнению ВХСУ, применение факсимильной подписи в налоговой накладной правомерно и подписанная таким образом налоговая накладная не лишает покупателя права на налоговый кредит (постановление ВХСУ от 01.07.2004 г. № 5/1961-3/213), хотя такое право нужно еще отстоять. Покупатель не ставит печать и не подписывает полученную от продавца налоговую накладную

П. 18
Порядка № 165