Довідник підприємця. Обов’язкові реквізити податкової накладної

Обов’язкові реквізити

Особливість заповнення

Нормативний
документ

1

2

3

Порядковий номер

Порядковий номер ПН має відповідати порядковому номеру Реєстру отриманих і виданих ПН. На практиці під час присвоєння ПН порядкового номера використовують звичайний порядок реєстрації господарських операцій, тобто застосовують суцільну нумерацію ПН, починаючи в кожному новому році з першого номера. Утім, разом з цим ДПАУ в листі від 04.11.2005 р. № 1009/10/31-106 запропонувала альтернативний спосіб нумерації — щомісячний.
При цьому порядковий номер ПН має бути зазначено у вигляді цілого числа, без літер, крапок, тире та інших символів. З цього правила є два винятки: під час виписки податкової накладної на суму перевищення звичайної ціни над фактичною до порядкового номера, відповідного ПН, виписаній на фактичну вартість, додається через дріб позначення «ЗЦ», але така податкова накладна покупцю не видається (п. 19 Порядку № 165)

П.п. «а» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ; п. 3 Порядку № 165; п. 1 інформаційного
листа ВГСУ від 14.02.2002 р. № 01-8/157

Дата
виписки

ПН складається в момент виникнення податкових зобов’язань. У загальному випадку дата виникнення податкових зобов’язань визначається згідно з п.п. 7.3.1 Закону про ПДВ, тобто за першою подією: відвантаженням товарів (підписанням акта про надання послуг) або оплатою. Виписка ПН за другою подією (!) є порушенням, податківці під час перевірки можуть наполягати на її недійсності. Є й винятки з цього загального правила для:
— комітентів/комісіонерів (п.п. 4.7);
— операцій з реалізації через торговельні автомати (п.п. 7.3.2);
— продажів з використанням карток і чеків (п.п. 7.3.3);
— передачі об’єкта у фінансовий лізинг (п.п. 7.3.4);
— виконавців довгострокових договорів (п.п. 7.3.7);
— податкових агентів, які одержують послуги від нерезидентів (п.п. 7.3.6);
— експортерів товарів (п.п. 7.3.8);
— суб’єктів, що застосовують касовий метод (п.п. 7.3.9), а також при оплаті товарів (послуг) за рахунок бюджетних коштів — п.п. 7.3.5, при поставці теплової енергії, природного газу та послуг, перелічених у п. 11.11. Якщо складається зведена ПН, то датою її виписки є останній день п’ятиденки, декади або місяця (залежно від періодичності оплати поставленої продукції, передбаченої в договорі), але в ПН гр. 2 розділу I зазначаються дати виникнення податкових зобов’язань

П.п. «б» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ; п. 6 Порядку № 165; п. 1 оглядового листа ВГСУ від 23.11.2001 р. № 01-8/1271

Назва
покупця (постачальника)

Тут зазначається повна або скорочена назва, визначена в статутних документах покупця. Про те, що скорочена назва підприємства-покупця, зафіксована в установчих документах і відображена в податковій накладній, не є порушенням податкового законодавства, ідеться в консультації, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2006, № 19, с. 42. Податкові накладні, виписані на стару назву підприємства до внесення змін до Свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ, є дійсними, якщо отримані свого часу (лист ДПА у м. Києві від 17.03.2006 р. № 179/10/31-106 // «Вісник податкової служби України», 2006, № 5, с. 37)

П.п. «є» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ

Назва
продавця

Для підприємця — П. І. Б. фізособи — платника ПДВ

П.п. «в» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ

Податковий номер платника податку (продавця і покупця)

У цьому полі має стояти податковий номер платника ПДВ, який зазначено у Свідоцтві про реєстрацію платника ПДВ продавця і покупця. Індивідуальний податковий номер згідно з Положенням про реєстрацію платників податку на додану вартість, затвердженим наказом ДПАУ від 01.03.2000 р. № 79, містить для фізичних осіб — 10-значний індивідуальний ідентифікаційний номер. У полі «індивідуальний податковий номер покупця» ставиться відмітка «Х» у випадках виписування податкової накладної під час:
— експортних операцій;
— натуральних виплат працівникам у рахунок зарплати;
— отримання оподаткованих послуг від нерезидента, а також у разі виписування підсумкової податкової накладної в ситуаціях, передбачених п. 8.4 Порядку № 165. У полях «індивідуальний податковий номер продавця» та «індивідуальний податковий номер покупця» ставляться однакові номери у випадках:
— передачі товарів (послуг) у межах балансу для невиробничого використання;
— використання товарів (послуг) у неоподатковуваних операціях і операціях, що пільгуються;
— визнання умовного продажу товарних залишків на день анулювання реєстрації платника ПДВ;
— ліквідації ОФ та невиробничих фондів

П.п. «г» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ; пп. 8.1 — 8.3 Порядку № 165

Місцезнаходження продавця (покупця)

У цьому полі зазначається юридична (нефактична!) адреса платника (див. п. 1 інформаційного листа ВГСУ від 14.02.2002 р. № 01-8/157). Заповнюючи зазначений реквізит, слід зазначити індекс продавця і покупця, оскільки його наявність передбачається у формах заяви про взяття на облік платника податку (ф. № 1-ОПП) і реєстраційної заяви платника ПДВ (ф. № 1-ПДВ)

П.п. «д» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ

Номенклатура поставки товарів (послуг) продавця (гр. 3 розділу I ПН)

Повний перелік товарів (робіт, послуг), що продаються, будь-якою — російською або українською — мовою (лист ДПАУ від 15.08.2003 р. № 12846/7/15-2317-22) має бути відображено в графі 3 ПН. Крім того, податківці не проти навіть такого варіанта, як англійська абревіатура номенклатури товару (див. консультацію податківців, опубліковану в газеті «Податковий, банківський, митний КОНСУЛЬТАНТ», 2005, № 45). У цій графі не можна писати «передоплата за такий і такий товар згідно з угодою», а треба перелічити товар «поіменно» із зазначенням кількості, відповідної сумі отриманого авансу. Це стосується і підсумкової ПН, яку платник ПДВ виписує за щоденними підсумками операцій при здійсненні поставки товарів (послуг) за готівку кінцевому споживачу (який не є платником податку). Хоча суди не проти відображення в ПН замість номенклатури товарів записів «аванс за послуги» (див. ухвалу ВАСУ від 17.04.2007 р.). Якщо товар неподільний, то навпроти в графі 5 «Кількість (об’єм, обсяг)» відображається дробове значення, що враховує коефіцієнт оплати. У ПН, виписаній на суму перевищення звичайної ціни над фактичною, у цій графі також зазначається «перевищення звичайної ціни над фактичною за товарами, послугами, зазначеними в податковій накладній № __» (зазначається номер ПН, виписаної на суму поставки цих товарів (послуг), визначену виходячи з їх договірної (контрактної) вартості)

П.п. «е» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ, п. 12.2 Порядку № 165

Кількість (об’єм)
(гр. 5 розділу I ПН)

Кількість товарів (послуг), перелічених у графі 3, відображається в графі 5 ПН. Якщо аванс надходить за неподільний товар, то в гр. 5 відображається дробове значення, що враховує коефіцієнт оплати. Якщо за умовами договору послуга має кількісний показник, то в гр. 4 ПН зазначається одиниця виміру — година, шт., кг, м, см, м куб., см куб., л тощо, а в гр. 5 — кількість (об’єм). Припустимо, підприємство отримало аванс за ксерокс у розмірі 1500 грн. (50 % від загальної вартості — 3000 грн.), графи ПН будуть заповнені таким чином: гр. 3 — ксерокс, гр. 4 — шт., гр. 5 — 0,5, гр. 6 — 2500, гр. 7 — 1250, гр. 11 р. V — 1250, гр. 11 р. VI — 250, гр. 11 р. VII — 1500.

Якщо ПН виписується на послугу, яка має тільки вартісне вираження, то в гр. 5 пишеться «послуга/проценти тощо» (причому під процентами тут розуміється один з різновидів послуг, наприклад, платіж за договором товарного кредиту) (див. консультацію, опубліковану в журналі «Вісник податкової служби України», 2006, № 7, с. 47). Припустимо, загальна вартість дизайнерської послуги — 1200 грн., графи ПН будуть заповнені так: гр. 3 — послуги дизайну, гр. 4 — грн., гр. 5 — послуги, гр. 6 — 1000,
гр. 7 — 1000, гр. 11 р. V — 1000, гр. 11 р. VI — 200, гр. 11 р. VII — 1200. Припустимо, що за послуги надійшов аванс у розмірі 50 %, тоді графи
будуть заповнені так: гр. 3 — послуги дизайну, гр. 4 — грн., гр. 5 —
послуги 0,5, гр. 6 — 1000, гр. 7 — 500, гр. 11 р. V — 500, гр. 11
р. VI — 100, гр. 11 р. VII — 600

П.п. «е» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ; п. 12.4 Порядку № 165; лист ДПАУ від 02.12.2005 р. № 24078/7/16-1117

Ціна поставки без урахування ПДВ (гр. 6 розділу I ПН)

Ціна поставки одиниці товарів (послуг) зазначається без урахування ПДВ. У звичайних випадках ціна поставки одиниці товару (послуги) без урахування ПДВ відповідає договірній ціні. Якщо договірна ціна товарів менша за звичайну, то виписується дві ПН. В одній зазначається договірна ціна, а в другій — перевищення звичайної над договірною (фактичною) ціною

П.п. «ж» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ; п. 12.5; п. 19 Порядку № 165

Ставка
податку (гр. 7 — 10 розділу I ПН) і сума податку

У формі ПН обсяги поставок (без ПДВ) відображаються в гр. 7 — 10 залежно від виду операцій: оподатковувані за ставкою 20 % (гр. 7), оподатковувані за ставкою 0 % (гр. 8 — на території України, гр. 9 — експорт), звільнені від обкладення ПДВ згідно зі ст. 5 Закону про ПДВ (гр. 10). У разі поставки одному покупцю оподатковуваних і неоподатковуваних операцій складаються окремі податкові накладні, тобто не допускається одночасне заповнення в одній ПН гр. 10 і гр. 7, 8, 9. Виняток становлять: операції з поставки товарів (послуг), до яких одночасно застосовується як ставка 0 %, так і ставка 20 % (або винагорода обкладається за повною ставкою).
Сума ПДВ. Значення гр. 7 розділу V х 20 % відображається в розділі VI — у гр. 7 (оподатковувані операції за ставкою 20 %). У цьому розділі в гр. 8 і 9 (оподатковувані операції за ставкою 0 %) робиться позначка «0». Під час оформлення ПН на товари, що звільняються від оподаткування, у розділі VI гр. 10 ПН необхідно проставляти відмітку «Без ПДВ» із посиланням на нормативно-правовий акт, що звільняє від оподаткування (п. 10 Порядку № 165)

П.п. «з» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ; пп. 9 — 11 Порядку № 165

Загальна сума коштів, що підлягає сплаті з урахуванням ПДВ (гр. 11 розділу I ПН)

Загальна сума оплати з урахуванням ПДВ відображається в розділі VII ПН

П.п. «и» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ; п. 12.10 Порядку № 165

Печатка і підпис у ПН

Обов’язковість цих реквізитів передбачена п. 18 Порядку № 165. Печатка платника-продавця має стояти на всіх примірниках ПН (якщо аркушів декілька, то податківці вимагають наявність печатки на кожному з них), на ПН обов’язково має бути ідентифікаційний номер фізособи. Підприємець — платник ПДВ має ставити на своїх ПН печатку (якщо вона є)(див. лист ДПАУ від 18.05.99 р. № 7155/7/17-0217, п. 2 р. IV листа ДПАУ від 04.11.99 р. № 16-112, від 21.12.2005 р. № 12922/6/16-1116 // «Вісник податкової служби України», 2006, № 41, с. 27). Податкова накладна підписується власноруч особою, уповноваженою платником ПДВ — продавцем. Факсимільний підпис на ПН не дозволяється. Так само вважає Держкомпідприємництва, про що зазначається в його листі від 19.03.2004 р. № 1699. Водночас, на думку ВГСУ, застосування факсимільного підпису в податковій накладній правомірне, і підписана таким чином податкова накладна не позбавляє покупця права на податковий кредит (постанова ВГСУ від 01.07.2004 р. № 5/1961-3/213). Хоча таке право потрібно ще відстояти. Покупець не ставить печатку і не підписує отриману від продавця ПН

П. 18 Порядку № 165