Как исправить ошибку в отчетности по персонификации
ВОПРОС. Предприниматель 30 июня 2010 года уволил нескольких работников. Трудовые договоры он снял с регистрации в июле, в июле же подал отчетность по персонификации за июнь, не указав уволенных лиц в таблице 5
приложения 4 . Кроме того, в августе текущего года одному из работников были выплачены отпускные, но предприниматель ошибочно показал их в таблице 6 приложения 4 , а не в таблице 7.Работники ПФ говорят, что принять корректировки отчетности они пока не могут, поскольку программа приема отчетов не настроена должным образом, но за указанные ошибки в будущем оштрафуют — взыщут по 170 грн. за каждый неправильный отчет (как за подачу недостоверных данных). Как быть предпринимателю в таком случае?
ОТВЕТ. Давайте сначала разберемся с моментом увольнения работников, потому что фактически увольнение состоялось не в июне, а в июле. Дело в том, что согласно пунктам 7 и 8 Порядка № 260 предприниматель имеет право произвести запись об увольнении работника в его трудовой книжке только после того, как снимет с регистрации трудовой договор с ним.
Поскольку в нашем случае трудовые договоры были сняты с регистрации в июле, формально работники числились у предпринимателя до тех пор, пока он не посетил центр занятости и не снял с регистрации трудовые договоры с ними. При этом не имеет значения тот факт, что на самом деле после 30 июня граждане, очевидно, на работу не выходили и предприниматель им зарплату не платил. Таким образом, по уволенным работникам сложилась следующая ситуация:
— предприниматель поступил правильно, не начислив зарплату работникам за часть июля, ведь они на работу не выходили и в табеле учета рабочего времени их присутствие не отмечалось. Значит, за июль не было необходимости начислять, удерживать и перечислять взносы в Пенсионный фонд (ПФ) и фонды социального страхования. Здесь предприниматель все сделал верно;
— однако информацию об уволенных лицах следовало подать в таблице 5 приложения 4 не за июнь, а за июль 2010 года. Впрочем, предприниматель ее все равно не подал, поэтому исправляться в этом отношении пришлось бы в любом случае. Как же это сделать?
Сказать однозначно о том, как правильно исправлять ошибки в отчетности по персонификации, на данный момент весьма сложно. Проблема заключается в том, что в Порядке № 26-1 указаны далеко не все возможные ошибки, которые приходится исправлять. Кроме того, программное обеспечение ПФ по приему отчетности порой содержит недоработки, например такие, как невозможность принять корректирующий отчет.
В силу сложившихся обстоятельств, в настоящее время вопросы исправления ошибок зачастую решаются на местах на усмотрение самих работников ПФ (к слову, мнения их могут быть совершенно разными). К примеру, в Харьковской области в данной ситуации рекомендуют поступить следующим образом: подать титульный лист приложения 4 и таблицу 5 за июль 2010 года с отметкой «початкова» (указав поименно всех уволенных работников и проставив июльские даты увольнения). При этом советуют учесть такой технический нюанс:
— если отчет будет сдаваться в бумажном виде, то необходимо предупредить инспектора, чтобы он зарегистрировал его со статусом «коригуюча/скасовуюча звітність», иначе (если он зарегистрирует ее как «початкову») может аннулироваться
приложение 4, поданное предпринимателем в свое время за июль 2010 года;— если же отчет планируется отправлять в электронном виде (с наложением ЭЦП), тип отчетности можно смело выбирать «початкова», при этом никаких проблем возникать не должно.
Теперь рассмотрим ошибку, связанную с отпускными.
Как известно, в таблице 6 приложения 4 показывается только зарплата, а отпускные и больничные отражаются в таблице 7 того же отчета. Вместе с тем пенсионные взносы, удержанные с работника, указываются в графе 12 таблицы 6 общей сумой: удержанные с зарплаты, с больничных и с отпускных.То есть получается, что в графе 12 таблицы 6 ошибки нет: взносы в ПФ были начислены, уплачены и отражены верно. А «сидит» ошибка в графе 10 (и 11) таблицы 6, где в августе нужно было отразить только зарплату, а предприниматель указал и зарплату, и отпускные.
Для того чтобы исправить ошибку, допущенную в таблице 6, заново подавать эту таблицу не нужно. Такие ошибки исправляются в ближайшем отчете, и применяется для этого таблица 7 («початкова»). То есть если предприниматель обнаружил ошибку в октябре, значит, за октябрь он должен подать
приложение 4, в котором будет таблица 7 с исправленными данными.Что касается исправления ошибок, допущенных в графе 10 таблицы 6 (фонд оплаты труда), то, к сожалению, на сегодняшний день
Порядком № 26-1 не предусмотрен механизм их корректировки. Именно поэтому некоторые специалисты ПФ считают, что эту ошибку исправить невозможно, пока не придет проверка ПФ и не обнаружит ее (естественно, начислив штраф за ошибку).Тем не менее есть и другая точка зрения. Так,
работники ПФ допускают исправления следующим образом:— сначала нужно
отразить сумму отпускных в графе 12 (и 13) таблицы 7 с кодом типа начислений «6» (таким образом отсторнируется сумма отпускных, показанная в составе зарплаты);—
затем (в следующей строке) записать сумму отпускных в графу 12 (и 13) таблицы 7 с кодом типа начислений «3».При этом в графе 10 («Месяц и год, за который проведено начисление») нужно будет указать август 2010 года, т. е. тот месяц, за который отпускные фактически были начислены. Как это должно выглядеть, сейчас покажем на примере.
ПРИМЕР
Допустим, предприниматель начислил работнику Пирогову Л. А. (ИНН — 2222222222) за август зарплату в сумме 600,00 грн. и отпускные — 1500,00 грн. В таблице 6
приложения 4 за август он показал:— в графах 10 и 11 — сумму 2100,00 грн. (ошибка в том, что 1500,00 грн. отпускных нужно было указать в таблице 7);
— в графе 12 — сумму 42,00 грн. (как мы уже говорили, здесь все верно).
Ошибка обнаружена в октябре 2010 года. Как исправиться?
По окончании октября предприниматель формирует отчет по форме
приложения 4 к Порядку № 26-1 и для исправления подает в его составе таблицу 7, заполненную следующим образом:
Таким образом, сумма начисленных взносов остается неизменной (поскольку в ней ошибки не было), а отпускные отражаются с необходимым кодом. Вместе с тем нельзя со стопроцентной уверенностью утверждать, что указанный способ исправления примут в любом отделении ПФ, поскольку код «6» все-таки предназначен только для сторнирования зарплаты в связи с начислением за этот период больничных.
И в заключение — о штрафах. За указанные нарушения до конца года никто на предпринимателя штраф не наложит, поскольку согласно
подпункту 9.3.5 Инструкции № 21-1 «До 31 декабря 2010 года решения о применении финансовых санкций за предоставление недостоверных сведений, которые используются в системе персонифицированного учета, принимается лишь в случае невыполнения страхователем предписывающего документа об устранении нарушений в течение 30 дней со дня его получения».Поэтому, если предприниматель исправится до конца года, штрафов можно не бояться. А вот в случае, когда исправиться не получится (допустим, работники ПФ не пойдут навстречу предпринимателю и просто не разрешат исправить ошибки описанным способом), с января 2011 года они по результатам проверки могут наложить штраф за недостоверные данные в отчетности по персонификации —
170 грн. Штраф не налагается только за ошибки, допущенные в написании фамилии, имени и отчества (письмо ПФ от 25.02.2009 г. № 3165/05-10).Документы консультации
Порядок № 260
— Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденный приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г. № 260.Порядок № 26-1
— Порядок формирования и подачи страхователями отчета о суммах начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование органам Пенсионного фонда Украины, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 24.11.2009 г. № 26-1.Инструкция № 21-1 — Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением ПФУ от 19.12.2003 г. № 21-1.
