Темы статей
Выбрать темы

Пособие по расчету отпускных работникам

Редакция СД
Статья

Пособие по расчету отпускных работникам

 

Приближается отпускная пора. В этот период все силы предпринимателя и его работников будут направлены на работу в условиях нехватки персонала. Но, кроме этого, отпуск каждого работника сопряжен для работодателя с хлопотами по его оформлению, а также начислению и выплате отпускных.

Для того чтобы этот период прошел у предпринимателей без сучка и задоринки, мы предлагаем таблицу, в которой собраны основные моменты предоставления отпуска работникам.

Оксана ПИРОЖЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»

 

Документы статьи

КЗоТ

— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон об отпусках

— Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Порядок № 100

— Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Инструкция № 455

— Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Министерства здравоохранения Украины от 13.11.2001 г. № 455.

 

Вопрос

Ответ (разъяснение)

1

2

Кому положен ежегодный отпуск?

Статьей 4 Закона об отпусках предусмотрены следующие виды ежегодных отпусков:

основные (статья 6 Закона об отпусках);

— дополнительные за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (статья 7 Закона об отпусках);

— дополнительные за особый характер труда (статья 8 Закона об отпусках);

— другие дополнительные, предусмотренные законодательством.

Все это виды оплачиваемых отпусков, за время пребывания в которых работнику начисляется оплата (отпускные).

Ежегодный основной отпуск предоставляется в обязательном порядке всем работникам. Дополнительные ежегодные отпуска положены только тем работникам, которые имеют на них право согласно статьям 6 — 8 Закона об отпусках

Какова продолжительность отпуска?

Согласно статье 6 Закона об отпусках минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска, предоставляемого работникам за отработанный рабочий год, составляет
24 календарных дня. В продолжительности отпуска не учитываются праздничные и нерабочие дни, поэтому если они попадают на период отпуска, то автоматически его продлевают.

Например, работник предпринимателя уходит в отпуск с 7 июня 2010 года на 24 календарных дня. Если от 7 июня 2010 года отсчитать 24 календарных дня, то получается, что последний день отпуска приходится на 30 июня. Но в связи с тем, что на данный период приходится один праздничный день — 28 июня (День Конституции Украины), отпуск работника закончится на один календарный день позже. Значит, последним днем отпуска является
1 июля 2010 года.

Оплате подлежат 24 календарных дня, несмотря на то что отпуск фактически будет продолжаться 25 календарных дней. Это связано с тем, что праздничный день согласно Закону об отпусках не оплачивается.

Отдельные категории работников имеют право на ежегодный основной отпуск большей продолжительности, что предусмотрено статьей 6 Закона об отпусках. Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней

Как «раздробить» дни ежегодного отпуска?

Работник может отгулять положенные 24 календарных дня частями. Ежегодный отпуск по просьбе работника может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная ее часть будет составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев по окончании рабочего года, за который предоставляется отпуск

Когда предоставляется отпуск?

По общему правилу ежегодный основной отпуск (24 календарных дня) предоставляется работнику за каждый отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора.

Очередность отпусков наемных работников может определяться путем составления графика отпусков (в письменной форме), с которым работодатель ознакамливает работников, либо время отпуска каждый работник согласовывает с предпринимателем за несколько недель или месяцев до его предполагаемого начала.

При этом согласно статье 10 Закона об отпусках существуют категории работников, которые могут взять отпуск в удобное для них время: лица в возрасте до 18 лет; инвалиды; женщины перед отпуском по беременности и родам или после него; женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида; одинокая мать (отец); ветераны войны и труда и некоторые другие лица

Может ли работник уйти в ежегодный (оплачиваемый) отпуск, не отработав первый рабочий год?

Да, может, но на его продолжительность будет влиять количество отработанных месяцев. Первый раз взять отпуск полной продолжительности (24 календарных дня) можно после 6 месяцев работы. Однако если работник не успел проработать на новом месте 6 месяцев, то до истечения этого срока по его заявлению отпуск ему предоставляется продолжительностью пропорционально отработанному времени (при грубом подсчете если общая продолжительность отпуска 24 дня, то по 2 дня за каждый месяц работы). Причем работник может догулять оставшиеся дни ежегодного отпуска по прошествии шестимесячного периода.

В некоторых случаях граждане имеют право на «досрочный» выход в отпуск полной продолжительности, в частности: женщины перед отпуском по беременности и родам или после него, женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида, инвалиды, лица в возрасте до 18 лет, мужья, жены которых находятся в отпуске в связи с беременностью и родами, совместители (одновременно с отпуском по основному месту работы) и другие лица, перечисленные в статье 6 Закона об отпусках

Как правильно оформить отпуск?

Работодатель должен получить от работника заявление с просьбой предоставить ежегодный отпуск на желаемое количество календарных дней (в общем случае не более 24). Далее предприниматель оформляет письменное распоряжение (приказ). Оно может быть составлено в произвольной форме или предприниматель может купить готовый бланк первичной документации формы № П-3 (приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска)

Может ли работник-совместитель уйти в отпуск без учета очередности, установленной графиком?

Если у работника несколько мест работы, то время отдыха по графикам разных работодателей может не совпадать. Если он заранее побеспокоится о своем праве на отдых, то он может договориться с обоими работодателями и скорректировать их графики, но часто об этом забывают. Тем не менее согласно статье 25 Закона об отпусках работодатель обязан предоставить работнику-совместителю на срок до окончания отпуска по основному месту работы отпуск без сохранения заработной платы. Отметим, что отпуск за свой счет не заменяет ежегодного отпуска и впоследствии он должен быть предоставлен работнику

Когда выплачиваются
отпускные?

В период пребывания работника в ежегодном отпуске за ним сохраняется его заработная плата (отпускные). Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (статья 21 Закона об отпусках). На практике эти суммы удобно выплачивать вместе с зарплатой (авансом), но с учетом соблюдения трехдневного срока, т. е. заранее

Как рассчитываются отпускные?

 

Сумма отпускных рассчитывается согласно Порядку № 100 исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска.

Например, если трудовой договор с работником был подписан 12.04.2009 г., а работник
с 01.07.2010 г. собирается в отпуск, то в расчет суммы отпускных попадет период
с 01.05.2009 г. по 30.06.2010 г.

Расчет отпускных (для расчетного периода 12 календарных месяцев) производится по следующей формуле:

О = ЗП : (365 - П) х N,

где О — сумма отпускных;

ЗП — суммарный заработок работника за последние 12 календарных месяцев (фактически отработанный период);

П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных законодательством в расчетном периоде (статья 73 КЗоТ);

N — количество календарных дней отпуска.

Пример. Работник проработал у предпринимателя больше года и идет в ежегодный отпуск на 24 календарных дня с 1 июля 2010 года. Расчетный период — с июля 2009 года по июнь 2010 года, начисленная заработная плата работника за этот период составляет 24000,00 грн.

Определяем среднедневную зарплату: 24000 : (365 - 10) = 67,61 грн.

Определяем сумму отпускных: 67,61 х 24 = 1622,64 грн.

При расчете средней заработной платы следует иметь в виду, что время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок, исключается из расчетного периода

Какой берется расчетный период, если работник проработал меньше года?

Если работник проработал у предпринимателя меньше года, средняя заработная плата рассчитывается исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с первого числа месяца после оформления на работу по первое число месяца, в котором предоставляется отпуск. Например, если работник принят на работу 5 апреля 2010 года, а с 19 июля желает пойти в отпуск, то в расчет для начисления отпускных попадет заработная плата работника
с 1 мая 2010 года по 30 июня 2010 года.

Если расчет осуществляется за период меньше 12 календарных месяцев, то в формулу подставляются не 365 дней, а приходящееся на этот период количество календарных дней. В приведенном примере в формулу вместо 365 подставим 61 (количество календарных дней мая и июня)

Есть ли особенности расчета отпускных в 2010 году?

Предпринимателям, которые будут рассчитывать отпускные за июнь 2010 года, нужно обратить внимание, что на расчетный период с июня 2009 года по май 2010 года (12 календарных месяцев) приходится 2 праздника Троицы (7 июня 2009 года и 23 мая 2010 года). Следовательно, всего в этом расчетном периоде будет 11 праздничных и нерабочих дней
(показатель П в формуле)

Какие выплаты, кроме заработной платы, включаются в расчет средней зарплаты для отпускных?

Если работник получал в расчетном периоде какие-либо выплаты, кроме заработной платы, то определять, какие из них включаются в расчет, а какие нет, нужно согласно пунктам 3 и 4 Порядка № 100.

Так, в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных включаются:
— вся сумма оплаты больничного листа (первые пять дней за счет работодателя и пособие по временной нетрудоспособности). При этом календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включаются в общее количество календарных дней за расчетный период;
— пособие по беременности и родам. Прямо об этом пособии в Порядке № 100 не говорится, но по аналогии с пособием по временной нетрудоспособности оно выплачивается в качестве материального обеспечения, компенсирующего потерю зарплаты за период отпуска в связи с беременностью и родами (письмо Минтруда от 22.06.2006 г. № 4201/0/14-06/13);
— сумма отпускных предыдущего ежегодного отпуска;
— суммы индексации.

Не включается в расчет средней зарплаты сумма материальной помощи к отпуску
(на оздоровление и т. д.) (подпункт «б» пункта 4 Порядка № 100)

Как влияет на расчет отпускных нахождение работника в расчетном периоде в отпуске за свой счет?

 

Согласно пункту 2 Порядка № 100 время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного
периода.

В свою очередь, различают два вида отпуска без сохранения заработной платы. Так, согласно статье 25 Закона об отпусках установлены условия предоставления и продолжительность отпуска без сохранения заработной платы, который должен быть предоставлен работнику в обязательном порядке. В статье 26 Закона об отпусках установлены условия и продолжительность отпуска без сохранения заработной платы, который предоставляется по согласованию сторон.

Следует отметить, что в своих устных консультациях работники инспекции по труду, основываясь на разъяснении Минтруда от 21.07.97 г. № 04-3022, настаивают на том, что из расчетного периода исключается только лишь отпуск без сохранения заработной платы, который предоставлен работнику в обязательном порядке на основании статьи 25 Закона об отпусках.

Что касается отпуска без сохранения заработной платы, который предоставлен работнику на основании статьи 26 Закона об отпусках, то, по мнению работников инспекции по труду, его период из расчетного периода не исключается.

По нашему мнению, любой отпуск без сохранения заработной платы (согласно статьям 25 и 26 Закона об отпусках) должен исключаться из расчетного периода для определения суммы отпускных, ведь и тот и другой предоставляется в соответствии с действующим законодательством. Единственная важная оговорка: отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный на основании статьи 26 Закона об отпусках, исключается только в том пределе, который установлен в указанной статье (не более чем на 15 календарных дней в год).

Например, наемный работник идет в ежегодный отпуск с 11.05.2010 г. на 15 календарных дней. Расчетный период — май 2009 года — апрель 2010 года, зарплата за этот период составляет 23000,00 грн. В сентябре 2009 года работник был в отпуске без сохранения заработной платы 5 дней.

Определяем среднедневную зарплату: 23000 : (365 - 10 - 5) = 65,71 грн.

Определяем сумму отпускных: 65,71 х 15 = 985,65 грн.

Как оплачивается отпуск, если работник в течение отпуска заболел?

Согласно статье 11 Закона об отпусках ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, засвидетельствованной в установленном порядке.

Таким образом, работник имеет право после окончания периода нетрудоспособности:
— продлить отпуск на период, равный периоду болезни;
— перенести часть отпуска, равную периоду болезни, на другой период.

В каждом отдельном случае расчет суммы отпускных будет разным. В первом случае отпускные не пересчитываются. Во втором случае сумма отпускных, точнее, их часть за дни отпуска, перенесенные на другой период, должна быть рассчитана исходя из новой средней заработной платы согласно Порядку № 100.

Кроме того, когда работник выйдет на работу и предоставит больничный лист, предприниматель должен рассчитать сумму оплаты периода временной нетрудоспособности, а также провести перерасчет суммы отпускных, так как работник отгулял меньше дней, чем планировалось.

Тем работникам-отпускникам, которые заболели вне постоянного места проживания, нужно знать следующее. Согласно пункту 1.10 Инструкции № 455 лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места проживания, листок нетрудоспособности выдается по месту их временного пребывания с разрешения врача лечебно-профилактического заведения на количество дней нетрудоспособности

Как быть, если в связи
с производственной необходимостью работодатель не может отпустить работника в отпуск в согласованное время?

Что касается переноса отпуска на другой, нежели было оговорено, срок, то согласно статье 21 Закона об отпусках у предпринимателя есть такая возможность. Однако ежегодный отпуск по инициативе работодателя в порядке исключения может быть перенесен на другой период только с письменного согласия работника в случае, если предоставление ежегодного отпуска в ранее обусловленный период может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы, и при условии, что часть отпуска продолжительностью не менее 24 календарных дней будет использована в текущем рабочем году.

Заметим, что на практике работодатели часто вместо отведенных по графику 24 дней стремятся отпустить работников на меньший срок (две недели, десять дней и т. д.). Фактически это также можно рассматривать как перенос отпуска по инициативе работодателя,
и без согласия работника здесь не обойтись

Как оплачивать отпуск в случае работы в режиме неполного рабочего времени?

 

Переход на данный режим работы может осуществляться в связи с изменением существенных условий труда (по инициативе работодателя) или по желанию работника на основании статьи 56 КЗоТ.

В соответствии с пунктом 2 Порядка № 100 период, на протяжении которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода.

Однако, по мнению Минтруда, изложенному в письмах от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07, от 25.05.2009 г. № 294/13/84-09, от 07.08.2009 г. № 472/13/84-09, количество рабочих дней, на протяжении которых работник не работал при неполной рабочей неделе, исключается из расчета средней заработной платы для оплаты отпускных только в том случае, если работник работал в режиме неполного рабочего времени по независимым от него причинам, т. е. по инициативе работодателя.

Таким образом, при расчете средней заработной платы для оплаты отпуска работника, который работает на условиях неполной рабочей недели в соответствии со статьей 56 КЗоТ (т. е. по согласованию с работодателем), дни, в течение которых он не работал, не исключаются (если работник работает на условиях неполного рабочего дня, то в расчет также принимаются все дни его работы и заработная плата за расчетный период).

Однако если работник работал в режиме неполной рабочей недели в связи с изменением существенных условий труда (согласился с предложенными работодателем условиями), то рабочие дни по графику работы предпринимателя, в течение которых работник не работал, из расчета исключаются

Как отпускные облагаются НДФЛ и взносами в соцфонды?

Отпускные выплаты облагаются налогом с доходов (далее — НДФЛ) и всеми взносами в социальные фонды и в части начислений, и в части удержаний в том же порядке, что и зарплата. При этом при исчислении суммы налога с доходов следует помнить о предельном размере заработной платы за месяц (с учетом отпускных), которая дает право на налоговую социальную льготу (НСЛ). При расчете соцвзносов нельзя забывать о максимальном месячном доходе для уплаты взносов (начислений и удержаний) в социальные фонды.

Итак, если дни отпуска приходятся на один месяц (например, работник идет в отпуск
на 12 дней с 12 по 23 июля 2010 года), то сумма отпускных включается в доход работника за этот месяц (в нашем примере июль). Поскольку отпускные должны выплачиваться не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, то суммы отпускных будут выплачены вместе
с авансом.

Однако здесь следует помнить, что определить заранее месячный доход работника не всегда возможно (к примеру, при сдельной оплате труда), поэтому при обязательном удержании и перечислении налога с доходов с суммы отпускных при получении денег в банке налоговая социальная льгота (НСЛ) не учитывается. Применить ее можно будет только после начисления зарплаты за месяц, в котором работник был в отпуске, т. е. в следующем месяце.

Если часть отпуска приходится на один месяц, а часть на следующий (переходящие отпускные), то вся сумма отпускных все равно должна быть выплачена до начала отпуска.

В этом случае лучше применить такой подход: суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределить пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце. То есть выплаты, начисленные за один и второй месяцы, облагаются отдельно как НДФЛ, так и соцвзносами. Причем за первый месяц, как правило, работник получит зарплату и отпускные, а за второй месяц в день выплаты — только отпускные (зарплату за второй месяц он получит уже после его завершения).

Для того чтобы определить, имеет ли работник право на получение НСЛ, нужно:
— распределить отпускные по периодам, на которые они приходятся;
— сравнить отдельно доходы за каждый месяц с предельным размером заработной платы, при котором сохраняется право на НСЛ.

При этом следует иметь в виду, что НСЛ к отпускным за второй месяц при их выплате применять не следует, так как в момент выплаты (не позднее чем за три дня до начала отпуска) еще не известна общая сумма налогооблагаемого дохода за месяц, на который приходится вторая часть отпускных.

Как видим, формально не все платежи с зарплаты обязательно перечислять при их выплате. Тем не менее на практике для удобства работодателя мы советуем использовать вариант, когда при выплате отпускных, в том числе переходящих, перечисляются все зарплатные платежи.

Сроки, в которые должны быть перечислены соцвзносы и НДФЛ, см. в «СД», 2010, № 8, с. 27

 

Пример

налогообложения переходящих отпускных у предпринимателя на общей системе.

Наемный работник уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 16 календарных дней с 25.05.2010 г. Работнику начислены («грязными») в мае:

1) заработная плата за май (авансом) — 1400 грн.;

2) отпускные в сумме 1100 грн., из них 481,25 грн. за 7 дней мая и 618,75 грн. за 9 дней в июне.

Права на НСЛ в мае у работника нет.

Определим сумму НДФЛ и страховые взносы, подлежащие уплате в связи с выдачей работнику отпускных.

 

Выплата

Сумма,
грн.

Начисления

Удержания

ПФ

ФВНС

ФБ

ФНС

ПФ

ФВНС

ФБ

НДФЛ

33,2 %

1,4 %

1,6 %

1 %

2 %

0,5 %; 1 %

0,6 %

15 %

Зарплата и отпускные за май

1881,25 (1400,00 +
+ 481,25)

624,58

26,34

30,10

18,81

37,63

18,81

11,29

272,03

Отпускные за июнь

618,75

205,43

8,66

9,90

6,19

12,38

3,09

3,71

89,94

Итого

2500,00

830,01

35,00

40,00

25,00

50,00

21,9

15,00

361,96

 

Все начисления и удержания перечисляются в мае

(с получением денежных средств в банке). Далее, когда работодатель будет перечислять взносы, начисленные и удержанные с выплат за июнь, нужно учесть, что с части дохода за июнь (отпускных) взносы и налог с доходов были рассчитаны и перечислены, т. е. перечисляется оставшаяся часть суммы.

 

Выводы

Ежегодный отпуск положен всем работникам предпринимателя (на основном месте работы и совместителям) и предоставляется за каждый отработанный год.

Продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 24 календарных дня, работник может «раздробить» его и взять частями при условии, что одна часть будет не менее 14 календарных дней.

Возможность взять отпуск полной продолжительности в 24 календарных дня наступает после шести месяцев работы. Если работник проработал меньше, то он может взять отпуск пропорционально отработанным месяцам (2 дня за полный месяц), а остальные дни догулять позже.

Работники-совместители, проработавшие у предпринимателя менее шести месяцев, имеют право на ежегодный отпуск полной продолжительности (24 календарных дня) при условии, что в это время им положен отпуск по основному месту работы.

Очередность отпусков устанавливается графиком или заранее согласовывается с работодателем.

До начала отпуска предприниматель рассчитывает работнику отпускные согласно

Порядку № 100 и выплачивает их не позднее чем за 3 дня до его начала. Порядок налогообложения таких выплат налогом с доходов и соцвзносами в целом совпадает с выплатой аванса.

Существуют особенности расчета отпускных, если работник в расчетном периоде для начисления отпускных был в отпуске за свой счет или работал в режиме неполного рабочего времени.

Работник имеет право перенести дни отпуска на более поздний срок, если в течение отпуска он заболел.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше