Посібник з розрахунку відпускних працівникам

Запитання

Відповідь (роз'яснення)

1

2

Кому надається щорічна відпустка?

Статтею 4 Закону про відпустки передбачено такі види щорічних відпусток:
— основні (стаття 6 Закону про відпустки);
— додаткові за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 Закону про відпустки);
— додаткові за особливий характер праці (стаття 8 Закону про відпустки);
— інші додаткові, передбачені законодавством.

Усе це види оплачуваних відпусток, за час перебування в них працівнику нараховується оплата (відпускні).

Щорічна основна відпустка надається в обов'язковому порядку всім працівникам. Додаткові щорічні відпустки надаються лише тим працівникам, які мають на них право згідно
зі статтями 6 — 8 Закону про відпустки

Яка тривалість відпустки?

Згідно зі статтею 6 Закону про відпустки мінімальна тривалість щорічної основної відпустки, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, становить 24 календарні дні. У тривалості відпустки не враховуються святкові та неробочі дні, тому, якщо вони припадають на період відпустки, то автоматично його подовжують.

Наприклад, працівник підприємця йде у відпустку з 7 червня 2010 рік на 24 календарні дні. Якщо від 7 червня 2010 року відлічити 24 календарні дні, то виходить, що останній день відпустки припадає на 30 червня. Однак у зв'язку з тим, що на цей період припадає один святковий день — 28 червня (День Конституції України), відпустка працівника закінчиться на один календарний день пізніше. Отже, останнім днем відпустки є 1 липня 2010 року.

Оплаті підлягають 24 календарні дні, незважаючи на те, що відпустка фактично продовжуватиметься 25 календарних днів. Це пов'язано з тим, що святковий день згідно із Законом про відпустки не оплачується.

Окремі категорії працівників мають право на щорічну основну відпустку більшої тривалості, що передбачено статтею 6 Закону про відпустки. Загальна тривалість щорічної основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів

Як поділити дні щорічної відпустки?

Працівник може відгуляти належні 24 календарні дні частинами. Щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка

Коли надається відпустка?

За загальним правилом щорічна основна відпустка (24 календарні дні) надається працівнику за кожний відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Черговість відпусток найманих працівників може визначатися шляхом складання графіка відпусток (у письмовій формі), з яким роботодавець знайомить працівників, або час відпустки кожний працівник погоджує з підприємцем за декілька тижнів або місяців до її передбачуваного початку.

Причому згідно зі статтею 10 Закону про відпустки існують категорії працівників, які можуть узяти відпустку в потрібний для них час: особи віком до 18 років; інваліди; жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї; жінки, які мають двох та більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда; одинока матір (батько); ветерани війни і праці та деякі інші особи

Чи може працівник піти в щорічну (оплачувану) відпустку, не відпрацювавши перший робочий рік?

Так, може, але на її тривалість впливатиме кількість відпрацьованих місяців. Перший раз узяти відпустку повної тривалості (24 календарні дні) можна після 6 місяців роботи. Однак якщо працівник не встиг пропрацювати на новому місці 6 місяців, то до закінчення цього строку за його заявою відпустка йому надається тривалістю пропорційно відпрацьованому часу (при приблизному підрахунку, якщо загальна тривалість відпустки 24 дні — по 2 дні за кожний місяць роботи). Причому працівник може «догуляти» решту днів щорічної відпустки після шестимісячного періоду.

У деяких випадках громадяни мають право на «достроковий» вихід у відпустку повної тривалості, зокрема: жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда, інваліди, особи віком до 18 років, чоловік, дружина якого перебуває у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, сумісники — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи та інші особи, зазначені у статті 6 Закону про відпустки

Як правильно оформити відпустку?

Роботодавець повинен отримати від працівника заяву з проханням надати щорічну відпустку на бажану кількість календарних днів (у загальному випадку не більше 24). Далі підприємець оформляє письмове розпорядження (наказ). Воно може бути складено в довільній формі або підприємець може придбати готовий бланк первинної документації форми № П-3 (наказ (розпорядження) про надання відпустки)

Чи може працівник-сумісник піти у відпустку без урахування черговості, установленої графіком?

Якщо працівник має декілька місць роботи, то час відпочинку за графіками різних роботодавців може не збігатися. Якщо він заздалегідь подбає про своє право на відпочинок, то він може домовитися з обома роботодавцями та скоригувати їх графіки, але часто про це забувають. Однак згідно зі статтею 25 Закону про відпустки роботодавець зобов'язаний надати працівнику-суміснику на строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи відпустку без збереження заробітної плати. Зауважимо, що відпустка за свій рахунок не замінює щорічної відпустки та надалі має бути надана працівнику

Коли виплачуються відпускні?

У період перебування працівника в щорічній відпустці за ним зберігається його заробітна плата (відпускні). Відпускні виплачуються не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (стаття 21 Закону про відпустки). На практиці ці суми зручно виплачувати разом із зарплатою (авансом), але з урахуванням дотримання триденного строку, тобто заздалегідь

Як розраховуються відпускні?

Сума відпускних розраховується згідно з Порядком № 100, виходячи з виплат за останні
12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Наприклад, якщо трудовий договір з працівником було укладено 12.04.2009 р., а працівник з 01.07.2010 р. збирається у відпустку, то до розрахунку суми відпускних потрапить період з 01.05.2009 р. по 30.06.2010 р.

Розрахунок відпускних (для розрахункового періоду 12 календарних місяців) провадиться за такою формулою:

В = ЗП : (365 - П) х N,

де В — сума відпускних;

ЗП — сумарний заробіток працівника за останні 12 календарних місяців (фактично відпрацьований період);

П — кількість святкових і неробочих днів, передбачених законодавством у розрахунковому періоді (стаття 73 КЗпП);

N — кількість календарних днів відпустки.

Приклад. Працівник пропрацював у підприємця більше року, він йде в щорічну відпустку на 24 календарні дні з 1 липня 2010 року. Розрахунковий період — з липня 2009 року по червень 2010 року, нарахована заробітна плата працівника за цей період становить 24000,00 грн.

Визначаємо середньоденну зарплату: 24000 : (365 - 10) = 67,61 грн.

Визначаємо суму відпускних: 67,61 х 24 = 1622,64 грн.

При розрахунку середньої заробітної плати слід мати на увазі, що час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали та за ними не зберігався заробіток, виключається з розрахункового періоду

Який береться розрахунковий період, якщо працівник пропрацював менше року?

Якщо працівник пропрацював у підприємця менше року, середня заробітна плата розраховується виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу по перше число місяця, в якому надається відпустка. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 5 квітня 2010 року, а з 19 липня він бажає піти у відпустку, то до розрахунку для нарахування відпускних потрапить заробітна плата працівника з 1 травня 2010 року по 30 червня 2010 року.

Якщо розрахунок здійснюється за період менше 12 календарних місяців, то до формули підставляються не 365 днів, а кількість календарних днів, що припадає на цей період. У наведеному прикладі до формули замість 365 підставимо 61 (кількість календарних днів травня
та червня)

Чи є особливості розрахунку відпускних у 2010 році?

Підприємцям, які розраховуватимуть відпускні за червень 2010 року, слід звернути увагу, що на розрахунковий період з червня 2009 року по травень 2010 року (12 календарних місяців) припадає 2 свята Трійці (7 червня 2009 року і 23 травня 2010 року). Отже, всього в цьому розрахунковому періоді буде 11 святкових і неробочих днів (показник П у формулі)

Які виплати, крім заробітної плати, включаються до розрахунку середньої зарплати для відпускних?

Якщо працівник отримував у розрахунковому періоді, крім заробітної плати, будь-які виплати ,то визначати, які з них уключаються, а які не включаються до розрахунку, потрібно згідно з пунктами 3 і 4 Порядку № 100.

Так, до розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних уключаються:
— уся сума оплати лікарняного листа (перші п'ять днів за рахунок роботодавця та допомога по тимчасовій непрацездатності). При цьому календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, уключаються до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період;
— допомога по вагітності та пологах. Прямо про цю допомогу в Порядку № 100 не йдеться, однак за аналогією з допомогою по тимчасовій непрацездатності вона виплачується як матеріальне забезпечення, що компенсує втрату зарплати за період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами (лист Мінпраці від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13);
— сума відпускних попередньої щорічної відпустки;
— суми індексації.

Не включається до розрахунку середньої зарплати сума матеріальної допомоги до відпустки (на оздоровлення тощо.) (підпункт «б» пункту 4 Порядку № 100)

Як впливає на розрахунок відпускних перебування працівника в розрахунковому періоді у відпустці за свій рахунок?

Згідно з пунктом 2 Порядку № 100 час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

У свою чергу, розрізняють два види відпустки без збереження заробітної плати. Так, згідно зі статтею 25 Закону про відпустки встановлено умови надання та тривалість відпустки без збереження заробітної плати, яка має бути надана працівнику в обов'язковому порядку. У статті 26 Закону про відпустки встановлено умови та тривалість відпустки без збереження заробітної плати, яка надається за погодженням сторін.

Слід зазначити, що у своїх усних консультаціях працівники інспекції праці, ґрунтуючись на роз'ясненні Мінпраці від 21.07.97 р. № 04-3022, наполягають на тому, що з розрахункового періоду виключається тільки відпустка без збереження заробітної плати, яку надано працівнику в обов'язковому порядку на підставі статті 25 Закону про відпустки.

Щодо відпустки без збереження заробітної плати, яку надано працівнику на підставі статті 26 Закону про відпустки, то на думку працівників інспекції праці, її період з розрахункового періоду не виключається.

На нашу думку, будь-яка відпустка без збереження заробітної плати (згідно зі статтею 25 і
зі статтею 26 Закону про відпустки) має виключатися з розрахункового періоду для визначення суми відпускних, адже і та й інша надається відповідно до чинного законодавства. Єдине важливе застереження: відпустка без збереження зарплати, надана на підставі статті 26 Закону про відпустки, виключається лише в тій межі, яку встановлено у зазначеній статті (не більше ніж на 15 календарних днів на рік).

Наприклад, найманий працівник іде в щорічну відпустку з 11.05.2010 р. на 15 календарних днів. Розрахунковий період — травень 2009 року — квітень 2010 року, зарплата за цей період становить 23000,00 грн. У вересні 2009 року працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати 5 днів.

Визначаємо середньоденну зарплату: 23000 : (365 - 10 - 5) = 65,71 грн.

Визначаємо суму відпускних: 65,71 х 15 = 985,65 грн.

Як оплачується відпустка, якщо працівник під час відпустки захворів?

Згідно зі статтею 11 Закону про відпустки щорічну відпустку має бути перенесено на інший період або продовжено в разі тимчасової непрацездатності працівника, посвідченої в установленому порядку.

Таким чином, працівник має право після закінчення періоду непрацездатності:
— продовжити відпустку на період, що дорівнює періоду хвороби;
— перенести частину відпустки, що припадає на час хвороби, на інший період.

У кожному окремому випадку розрахунок суми відпускних буде різним. У першому випадку відпускні не перераховуються. У другому випадку сума відпускних, точніше, їх частина за дні відпустки, перенесені на інший період, має бути розрахована виходячи з нової середньої заробітної плати згідно з Порядком № 100.

Крім того, коли працівник вийде на роботу і надасть лікарняний лист, підприємець повинен розрахувати суму оплати періоду тимчасової непрацездатності, а також провести перерахунок суми відпускних, оскільки працівник відгуляв менше днів, ніж планувалося.

Тим працівникам-відпускникам, які захворіли поза постійним місцем проживання, слід знати таке: згідно з пунктом 1.10 Інструкції № 455 особам, в яких тимчасова непрацездатність настала поза постійним місцем проживання, листок непрацездатності видається за місцем їх тимчасового перебування з дозволу лікаря лікувально-профілактичного закладу на кількість днів непрацездатності

Що робити, якщо у зв'язку з виробничою необхідністю роботодавець не може відпустити працівника у відпустку в погоджений час?

Що стосується перенесення відпустки на інший, ніж було обумовлено, строк, то згідно зі статтею 21 Закону про відпустки підприємець має таку можливість. Однак щорічну відпустку за ініціативи роботодавця, як виняток, може бути перенесено на інший період лише з письмової згоди працівника в разі, якщо надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо позначитися на нормальному ході роботи, і за умови, що частину відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використано в поточному робочому році.

Зауважимо, що на практиці роботодавці здебільшого замість відведених за графіком 24 днів прагнуть відпустити працівників на менший строк (два тижні, десять днів тощо). Фактично це також можна розглядати як перенесення відпустки з ініціативи роботодавця, і без згоди працівника тут не обійтися

Як оплачувати відпустку в разі роботи в режимі неповного робочого часу?

Перехід на цей режим роботи може здійснюватися у зв'язку зі зміною істотних умов праці (з ініціативи роботодавця) або за бажанням працівника на підставі статті 56 КЗпП.

Відповідно до пункту 2 Порядку № 100 період, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали та за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

Проте, на думку Мінпраці, викладену в листах від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07, від 25.05.2009 р. № 294/13/84-09, від

Таким чином, при розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпустки працівника, який працює на умовах неповного робочого тижня, відповідно до статті 56 КЗпП (тобто за погодженням з роботодавцем), дні, протягом яких він не працював, не виключаються (якщо працівник працює на умовах неповного робочого дня, то до розрахунку також беруться всі дні його роботи та заробітна плата за розрахунковий період).

Однак якщо працівник працював у режимі неповного робочого тижня у зв’язку зі зміною істотних умов праці (погодився із запропонованими роботодавцем умовами), то робочі дні за графіком роботи підприємця, протягом яких працівник не працював, з розрахунку виключаються

Як відпускні обкладаються ПДФО і внесками до соцфондів?

Відпускні виплати оподатковуються всіма внесками з доходів (далі — ПДФО) до соціальних фондів і в частині нарахувань, і в частині утримань в тому самому порядку, що й зарплата. При цьому при обчисленні суми податку з доходів слід пам'ятати про граничний розмір заробітної плати за місяць (з урахуванням відпускних), яка надає право на податкову соціальну пільгу (ПСП). При розрахунку соцвнесків слід пам’ятати про максимальний місячний дохід для сплати внесків (нарахувань і утримань) до соціальних фондів.

Отже, якщо дні відпустки припадають на один місяць, наприклад, працівник іде у відпустку на 12 днів — з 12 по 23 липня 2010 року, то сума відпускних уключається до доходу працівника за цей місяць (у нашому прикладі — липень). Оскільки відпускні повинні виплачуватися не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки, то суми відпускних буде виплачено разом з авансом.

Однак слід пам'ятати, що визначити заздалегідь місячний дохід працівника не завжди можливо (наприклад, при відрядній оплаті праці), тому в разі обов'язкового утримання та перерахування податку з доходів з суми відпускних при отриманні грошей в банку податкова соціальна пільга (ПСП) не враховується. Застосувати її можна буде лише після нарахування зарплати за місяць, в якому працівник перебував у відпустці, тобто в наступному місяці.

Якщо частина відпустки припадає на один місяць, а частина — на наступний (перехідні відпускні), то вся сума відпускних все одно має бути виплачена до початку відпустки.

У цьому випадку краще застосувати такий підхід: суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподілити пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. Таким чином, виплати, нараховані за один і другий місяці, обкладаються окремо як ПДФО, так і соцвнесками. Причому за перший місяць, як правило, працівник отримає зарплату та відпускні, а за другий місяць в день виплати — лише відпускні (зарплату за другий місяць він отримає вже після її закінчення).

Для того щоб визначити, чи має працівник право на отримання ПСП, потрібно:
— розподілити відпускні за періодами, на які вони припадають;
— порівняти окремо доходи за кожний місяць з граничним розміром заробітної плати, при якому зберігається право на ПСП.

При цьому слід мати на увазі, що ПСП до відпускних за другий місяць при їх виплаті застосовувати не слід, оскільки в момент виплати (не пізніше ніж за три дні до початку відпустки) ще не відома загальна сума оподатковуваного доходу за місяць, на який припадає друга частина відпускних.

Як бачимо, формально не всі платежі із зарплати обов'язково перераховувати під час їх виплати. Утім на практиці для зручності роботодавця ми радимо використовувати варіант, коли при виплаті відпускних, у тому числі перехідних, перераховуються всі зарплатні платежі.

Строки, в які мають бути перераховано соцвнески та ПДФО, див. «ВД», 2010, № 8, с. 27

Виплата

Сума,
грн.

Нарахування

Утримання

ПФ

ФТНП

ФБ

ФНВ

ПФ

ФТНП

ФБ

ПДФО

33,2 %

1,4 %

1,6 %

1 %

2 %

0,5 %; 1 %

0,6 %

15 %

Зарплата та відпускні за травень

1881,25 (1400,00 +
+ 481,25)

624,58

26,34

30,10

18,81

37,63

18,81

11,29

272,03

Відпускні за червень

618,75

205,43

8,66

9,90

6,19

12,38

3,09

3,71

89,94

Разом

2500,00

830,01

35,00

40,00

25,00

50,00

21,9

15,00

361,96