Новая форма № 1ДФ — без сучка и задоринки

Нюанс

Разъяснение

Налоговый период

Подается отдельно за каждый квартал (налоговый период) — без нарастающего итога. За календарный год не подается

Срок подачи

Необходимо отчитаться в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала.
Если последний день срока подачи приходится на выходной или праздничный день, то последним днем срока считается операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем.
Предельный срок подачи

Куда подавать

Предприниматели подают форму № 1ДФ в орган ГНС по своему налоговому адресу.
Согласно п. 45.1 НКУ налоговым адресом плательщика налогов — физического лица признается место его проживания, по которому он поставлен на учет в качестве плательщика налогов

Обязательно ли подавать в электронном виде и каким образом

В электронной форме налоговый расчет подается по добровольному решению налогового агента, если он не относится к крупным и средним налогоплательщикам (общие правила предоставления налоговой отчетности мы привели выше)

Требования к форме № 1ДФ на бумажном носителе

Предоставляется на неповрежденном бумажном носителе формата А4 (количество листов не ограничивается). Заполняется машинописным текстом или печатными буквами без помарок, зачеркиваний, исправлений и уточнений, указываются порядковые номера страниц. В незаполненных полях информационной строки ставится прочерк. Подача ксерокопии расчета не разрешается

Количество заполняемых экземпляров

Форма № 1ДФ составляется в двух экземплярах. Один экземпляр подается в орган ГНС. Другой, с подписью лица, ответственного за прием расчета, штампом и проставленным номером порции, возвращается налоговому агенту.
Если численность работников до 1000 человек, то отчет подается одной порцией

Подача при исправлении или уточнении данных

Если налоговый агент обнаружил ошибку в форме № 1ДФ, которая была предоставлена за текущий отчетный квартал до окончания предельного срока предоставления, он обязан подать новый налоговый расчет. При этом штрафные санкции и административные штрафы к налоговому агенту не применяются, а ранее поданный налоговый расчет отменяется.
Если же предельный срок истек, то нужно подать уточняющий налоговый расчет

Реквизит
формы № 1ДФ

Заполнение реквизита

1

2

«Стор.»

Порядковый номер страницы формы № 1ДФ

«Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий»

Ставится отметка в соответствующей клеточке :
— подается за отчетный квартал — «Звітний»;
— подается с исправлениями до окончания предельного срока предоставления — «Звітний новий»;
— подается с исправлениями после окончания предельного срока подачи — «Уточнюючий»

«Порція»

Проставляется номер порции отчетности (несколько порций может быть только у работодателей с большим штатом работников, более 1000 человек)

«Сума податкового боргу станом на 01.01.2011 (грн., коп.)»

Отражается сумма налогового долга (если он есть у предпринимателя) по состоянию на 01.01.2011 г., величина которого определяется в соответствии с п. 1 подразд. 1 разд. XX НКУ

«Звітний період»

Указываются квартал и год арабскими цифрами, например: за 1 квартал 2011 года

«Податковий номер юридичної особи
(податковий номер або серія та номер паспорта* самозайнятої фізичної особи)»

Предприниматели указывают десятиразрядный номер учетной карточки плательщика налога (для зарегистрированных в Государственном реестре физических лиц — плательщиков налогов и других обязательных платежей до вступления в силу НКУ — десятиразрядный идентификационный номер).
Те же, кто по своим религиозным убеждениям отказался от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налога (идентификационного номера), о чем имеют отметку в паспорте, и уведомили об этом соответствующий
орган ГНС, указывают серию и номер паспорта

«Працювало у штаті»

Наибольшее учетное количество штатных работников (на первое число месяца) среди показателей за каждый месяц.
Правила расчета этого показателя описаны в п. 2.2 Инструкции № 286. Это показатель численности работников, оформленных по основному месту работы, на определенную дату отчетного периода, например на первое или последнее число месяца, включая принятых и исключая тех работников, которые выбыли в этот день. Сюда не включаются те, с кем заключены ГП-договоры, а также работники-совместители.
Если предприниматель не работал первого числа месяца, то численность определяется на последний день работы, предшествующий этой дате

«Працювало за цивільно-правовими
договорами»

Отражается количество лиц, работавших по ГП-договорам. Кроме того, по аналогии с заполнением ежемесячной декларации по налогу на доходы сюда попадут и работники-совместители

Графа формы № 1ДФ

Заполнение графы

1

2

Графа 1
№ з/п

Ставится порядковый номер записи (строки)

Графа 2
«Податковий номер або серія та номер паспорта»*

В этой графе указываются:
— регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (для налогоплательщиков, которые были зарегистрированы в Государственном реестре физических лиц — плательщиков налогов до вступления в силу НКУ, — идентификационный номер согласно справке ГНИ;
— серия и номер паспорта физического лица (для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов, о чем имеют отметку в паспорте, и уведомили об этом соответствующий орган ГНС).
Что касается нерезидентов, то информация о таких лицах также в обязательном порядке включается в Государственный реестр физических лиц — плательщиков налогов (п. 70.1 НКУ). Следовательно, если предприниматель выплачивал доходы нерезиденту, такой
нерезидент должен предоставить работодателю информацию о своем регистрационном номере, который необходим для заполнения формы № 1ДФ.
Если одному физлицу было выплачено несколько видов доходов, предоставлялись разные налоговые социальные льготы (далее — НСЛ), заполняется несколько строк расчета, при этом графа 2 заполняется в каждой строке

Графа 3а
«Сума нарахованого доходу (грн., коп.)»

Отражается доход, начисленный физическому лицу за отчетный квартал, в соответствии с признаком дохода согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 1020.
В случае начисления дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачены такие доходы или нет.
Начисленный доход отражается полностью, без вычета налога на доходы, суммы единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ), суммы НСЛ при ее наличии

Графа 3
«Сума виплаченого доходу (грн., коп.)»

Отражается сумма фактически выплаченного налогоплательщику в отчетном квартале дохода. При этом заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце (за вторую половину месяца), должна быть отражена за тот период, в котором она была начислена.
Другими словами, если заработная плата выплачивается регулярно, то в графе 3 отражается сумма заработной платы за 3 месяца отчетного квартала:
— сумма выплаченной в отчетном периоде заработной платы за этот период (без учета зарплаты, выплаченной в этом периоде за последний месяц предыдущего отчетного периода);
— еще не выплаченная часть заработной платы за последний месяц отчетного квартала,
которая будет выплачена в установленный срок в следующем месяце.
Таким образом, предприниматели, своевременно выплачивающие заработную плату, в этой графе формы № 1ДФ за 1 квартал 2011 года отражают сумму заработной платы за январь, которая начислена в январе и выплачена в феврале, за февраль (начисленную в феврале и выплаченную в марте), за март (начисленную в марте и выплаченную в апреле). А вот сумма заработной платы за декабрь, выплаченная в январе, в эту графу попасть не должна.
По нашему мнению, в графе 3, как и ранее, отражается сумма фактически выплаченного плательщику налога дохода в соответствии с начисленным доходом, т. е. без вычета налога на доходы и ЕСВ. Кстати такого же мнения придерживаются и налоговики, о чем свидетельствует разъяснение, размещенное в Единой базе налоговых знаний.

Графа 4а
«Сума утриманого податку (грн., коп.), нарахованого»

Отражается сумма налога на доходы, начисленного и удержанного с дохода, начисленного плательщику налога, согласно действующему законодательству

Графа 4
«Сума утриманого податку (грн., коп.), перерахованого»

Отражается сумма налога на доходы, фактически перечисленного в течение отчетного квартала в бюджет. Учитывая правила заполнения старой формы № 1ДФ, заметим: если заработная плата выплачивается регулярно, то в данной графе отражается сумма удержанного в течение квартала налога (в том числе и за последний месяц квартала, подлежащая перечислению в бюджет в следующем месяце). То есть данные граф 4 и 4а должны совпадать, т. е. сумма начисленного налога на доходы будет равна сумме уплаченного налога

Графа 5
«Ознака доходу»

Указывается признак дохода в соответствии со Справочником признаков доходов, приведенным в приложении к Порядку № 1020. При этом признак дохода определяется по начисленному доходу. Если в отчетном квартале доходы выплачены не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода в случае выплаты должен указываться в соответствии с начисленным в предыдущем квартале доходом.
Обратите внимание: по каждому физическому лицу необходимо заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет.
О каждом признаке дохода физического лица нужно заполнять только одну строку с обязательным заполнением графы 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта*», кроме случаев, указанных в п. 3.7 и 3.8 Порядка № 1020.
Другими словами, если в течение отчетного квартала налогоплательщику были начислены (выплачены) доходы, которые относятся к разным признакам, то на него заполняется количество строк, соответствующее количеству признаков доходов. Например, если в 1 квартале 2011 года работнику были выплачены доходы в виде заработной платы (признак дохода «101»), а также вознаграждение за сдачу имущества в аренду (признак дохода «106»), следует заполнить две строки, в каждой из которых в графе 2 будет указан идентификационный номер такого работника

Графа 6
«Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)»

Заполняются только на тех физических лиц, которые в отчетном квартале принимались на работу (графа 6) или увольнялись с места работы, на котором они получали доход в виде заработной платы, или уволены до начала отчетного квартала, но получали доходы в отчетном периоде (графа 7).
Для физических лиц, которые не меняли место работы в отчетном квартале, графы 6 и 7 не заполняются.
Для лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) по ГП-договорам, графы 6 и 7 не заполняются, поскольку выплачиваемое в таком случае вознаграждение не является заработной платой

Графа 7
«Дата звільнення з роботи
(дд/мм/рррр)»

Графа 8
«Ознака подат. соц. пільги»

Здесь отражается признак НСЛ согласно Справочнику признаков НСЛ, приведенному в приложении к Порядку № 1020. Заполняется только для работников, к заработной плате которых в течение отчетного квартала применялась НСЛ. При отсутствии у работника права на НСЛ в отчетном периоде в графе 8 ставится прочерк.
В случае если в отчетном квартале к заработной плате работника применялись НСЛ с разными признаками, на работника следует заполнить такое количество строк, которое соответствует количеству признаков НСЛ

Графа 9
«Ознака (0, 1)»

Эта графа заполняется, только когда подается новый отчетный или уточняющий расчет (форма № 1ДФ). Признак «0» указывается в том случае, если строку нужно ввести, а признак «1» — если строку нужно исключить

Вид начисленного дохода

1 квартал 2011 года

Итого

январь

февраль

март

Заработная плата

3000,00

3000,00

1772,73

7772,73

Отпускные

—

—

1115,51

1115,51

Всего начислено

3000,00

3000,00

2888,24

8888,24

ЕСВ

108,00

108,00

103,98

319,98

НДФЛ

222,08

222,08

205,91

650,07

1

2

3а

3

4а

4

5

6

7

8

9

<…>

1

2111111111

8888

24

8888

24

650

07

650

07

101

—

—

04

—

<…>

Вид начисленного дохода

1 квартал 2011 года

Итого

январь

февраль

март

Коваленко В. Ф. (идентификационный номер 2111111112)

Заработная плата

2500,00

1875,00

2500,00

6875,00

Больничные

—

585,95

—

585,95

Всего начислено

2500,00

2460,95

2500,00

7460,95

ЕСВ

90,00

79,22

90,00

259,22

НДФЛ

361,50

357,26

361,50

1080,26

Стеценко К. М. (идентификационный номер 2111111114)

Заработная плата

2000,00

2000,00

—

4000,00

Пособие по беременности и родам

—

—

8353,80

8353,80

Всего начислено

2000,00

2000,00

8353,80

12353,80

ЕСВ

72,00

72,00

—

144,00

НДФЛ

289,20

289,20

—

578,40

1

2

3а

3

4а

4

5

6

7

8

9

<…>

1

2111111112

7460

95

7460

95

1080

26

1080

26

101

—

—

—

—

2

2111111114

4000

00

4000

00

578

40

578

40

101

—

—

—

—

3

2111111114

8353

80

8353

80

—

—

—

—

128

—

—

—

—

<…>

1

2

3а

3

4а

4

5

6

7

8

9

<…>

2

2811111110

5000

00

5000

00

750

00

750

00

102

—

—

—

—

<…>

1

2

3а

3

4а

4

5

6

7

8

9

<…>

1

2711111111

1000

00

1000

00

—

—

—

—

157

—

—

—

—

<…>

Вид выплаты (дохода)

Признак дохода
(гр. 5
ф. № 1ДФ)

Примечание

1

2

3

Доходы в виде зарплаты, начисленные (выплаченные) физлицу согласно условиям трудового договора (контракта)
(п.п. 164.2.1 НКУ)

101

Под этим кодом указываются, в частности:
— зарплата, надбавки, премии, оплата работы в сверхурочное
время, в праздничные и нерабочие дни;
— суммы индексации зарплаты и компенсации за задержку
ее выплаты;
— отпускные;
— матпомощь систематического характера;
— больничные;
— суммы выходного пособия при увольнении;
— стоимость продукции, выданной работникам в счет зарплаты
(натуральная форма оплаты труда)

Суммы вознаграждений и других выплат, начисленных (выплаченных) физлицу согласно условиям гражданско-правового договора
(п.п. 164.2.2 НКУ)

102

Под данный признак дохода не подпадают доходы, начисленные по гражданско-правовым договорам физлицам-предпринимателям. Если доход выплачивается предпринимателю за работы (услуги), выполненные в рамках осуществляемых им видов предпринимательской деятельности, то такой доход отражается в ф. № 1ДФ с признаком дохода «157» (см. ниже)

Доход от предоставления имущества в лизинг, аренду или субаренду, определенный согласно п. 170.1 НКУ
(п.п. 164.2.5 НКУ)

106

С признаком «106» отражаются доходы от сдачи в аренду недвижимого имущества. Для доходов от сдачи в аренду движимого имущества отдельный признак не предусмотрен. На наш взгляд, логично было бы отражать такие доходы с признаком «127».
Что касается случая, когда арендодателем является физлицо-предприниматель и аренда относится к его предпринимательской деятельности, то такие доходы (арендная плата) отражаются с признаком «157»

Сумма задолженности по заключенным гражданско-правовым договорам, по которой истек срок исковой давности (п.п. 164.2.7 НКУ)

107

С признаком дохода «107» отражается сумма задолженности физлица по гражданско-правовому договору, по которой истек срок исковой давности (1095 дней) и которая превышает 50 % месячного прожиточного минимума для трудоспособного лица, установленного на 1 января отчетного года (в 2011 году — 470,50 грн.)

Доход в виде дивидендов, кроме дивидендов, определенных в п.п. 165.1.18 НКУ
(п.п. 164.2.8 НКУ)

109

Под данным признаком доходов не отражаются дивиденды, начисленные в пользу физлиц по акциям или другим корпоративным правам, которые имеют статус привилегированных или другой статус, предусматривающий выплату фиксированного размера дивидендов или суммы, превышающей сумму выплат, рассчитанную на любую другую акцию (корпоративное право). Такие дивиденды приравниваются к зарплате и отражаются с признаком
доходов «101»

Средства, полученные физлицом на командировку или под отчет,
в т. ч. излишне израсходованные и не возвращенные в установленные законодательством сроки (пп. 164.2.11,
165.1.11 НКУ)

118

С признаком дохода «118» в ф. № 1ДФ следует отражать не все средства, выданные на командировку или под отчет, а только те, которые не возвращены или несвоевременно возвращены физлицом.
(см. «Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 9)

Доход в виде неустойки (штрафов, пени), возмещения материального или морального ущерба (п.п. 164.2.14 НКУ)

120

С признаком «120» отражаются доходы, полученные физлицом от налогового агента в качестве возмещения материального или морального ущерба по решению суда

Доход, полученный физлицом в качестве дополнительного блага, кроме случаев, предусмотренных ст. 165 НКУ
(п.п. 164.2.17 НКУ)

126

С признаком «126» показываются доходы в виде дополнительного блага, облагаемые НДФЛ, в частности:
— стоимость использования жилья, другого имущества, предоставленного физлицу в бесплатное пользование;
— стоимость имущества и питания, бесплатно полученного физлицом;
— безвозвратная финпомощь;
— сумма долга физлица, аннулированного кредитором по его самостоятельному решению до окончания срока исковой давности;
— стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг) с учетом обычных цен, а также сумма скидки с обычной цены товаров (работ, услуг), индивидуально предназначенная для физлица

Другие доходы (пп. 164.2.18 и 165.1.49 НКУ)

127

С кодом «127» отражаются доходы, не отраженные под соответствующими признаками доходов в ф. № 1ДФ

Социальные выплаты из соответствующих бюджетов и соцфондов (п.п. 165.1.1 НКУ)

128

Под данным кодом отражаются адресные выплаты физлицам за счет бюджетов и соцфондов. При этом показывать такие выплаты в ф. № 1ДФ (отчитываться по выплатам) обязаны местные органы власти и соцфонды.

(см. «Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 9)
Обратите внимание, что предприниматель, выплачивающий работникам материальное обеспечение за счет соцфондов, такие выплаты в ф. № 1ДФ не отражает (например, выплата работнице пособия по беременности и родам за счет Фонда «временной нетрудоспособности» в ф. № 1ДФ не показывается)

Сумма единого соцвзноса, которая вносится за счет работодателя в размерах, определенных законом (п.п. 165.1.6 НКУ)

133

Ранее налоговики признавали, что суммы страховых взносов, начисленных на фонд оплаты труда, в ф. № 1ДФ не отражаются (письмо ГНАУ от 09.06.05 г. № 5264/6/17-2116). По нашему мнению, есть вероятность, что и в отношении ЕСВ сложится аналогичная практика. Но пока на этот счет разъяснений нет. Следовательно, можно порекомендовать указывать в данной строке сумму ЕСВ «начислений»

Алименты, выплачиваемые физлицу согласно решению суда или по добровольному решению сторон (п.п. 165.1.14 НКУ)

140

В соответствии с п.п. 165.1.14 НКУ алименты, выплачиваемые по решению суда или по добровольному решению сторон, не включаются в налогооблагаемый доход получателя. При отражении алиментов в ф. № 1ДФ необходимо помнить о том, что в графе 2 указывается идентификационный код получателя алиментов

Дивиденды, начисляемые в виде акций (долей, паев), эмитированных юрлицом-резидентом, при условии что такое начисление не изменяет пропорций (долей) участия всех акционеров (собственников) в уставном фонде эмитента (п.п. 165.1.18 НКУ)

142

В Порядке от 24.12.2010 г. № 1020 предусмотрено три признака доходов для отражения в ф. № 1ДФ дивидендов, в зависимости от порядка их налогообложения (см. также признак доходов «109»)

Денежные средства или стоимость имущества (услуг), предоставляемых как помощь на лечение и медобслуживание физлица за счет средств благотворительной организации или работодателя (п.п. 165.1.19 НКУ)

143

Согласно п.п. 165.1.19 НКУ физлицо имеет право получить от работодателя или благотворительной организации необлагаемую помощь на лечение и медобслуживание. Такая помощь не облагается НДФЛ независимо от суммы и наличия у физлица права на налоговую социальную льготу (при наличии подтверждающих документов — справок, выписок из амбулаторных карт, счетов медучреждений, рецептов и т. д.). Но в ф. № 1ДФ сумму помощи на лечение и медобслуживание нужно отразить с признаком дохода «143»

Сумма, уплаченная работодателем в пользу отечественных высших и профессионально-технических учебных заведений за физлицо для подготовки или переподготовки такого физлица (п.п. 165.1.21 НКУ)

145

С признаком дохода «145» в ф. № 1ДФ отражается не облагаемая НДФЛ сумма расходов на обучение работника, определенная согласно п.п. 169.4.1 НКУ (в 2011 году — 1320 грн. в расчете на каждый полный или неполный месяц обучения), независимо от того, состоит физлицо в трудовых отношениях с работодателем или нет, но при условии, что оно заключило письменный договор (контракт) о взятых обязательствах по отработке у работодателя после окончания ВУЗа или ПТУ не менее трех лет.
При невыполнении указанных требований суммы, уплаченные за обучение работника, являются его дополнительным благом и отражаются в ф. № 1ДФ с признаком дохода «126»

Помощь на погребение (п.п. 165.1.22 НКУ)

146

С признаком дохода «146» отражается не облагаемая НДФЛ помощь на погребение физлица, предоставленная работодателем по последнему месту работы такого физлица в размере, не превышающем двойного размера суммы, определенной согласно п.п. 169.4.1 НКУ (в 2011 году — 2640 грн.). Сумма превышения облагается НДФЛ и отражается в ф. № 1ДФ с признаком дохода «126»

Доходы от отчуждения непосредственно собственником сельхозпродукции (п.п. 165.1.24 НКУ)

148

—

Основная сумма возвратной финпомощи, которая была предоставлена физлицом другим лицам и возвращается ему, а также основная сумма возвратной финпомощи, полученная физлицом (п.п. 165.1.31 НКУ)

153

Согласно п.п. 165.1.31 НКУ основная сумма возвратной финпомощи, предоставленной физлицом другим лицам, которая возвращается ему, а также основная сумма возвратной финпомощи, полученная физлицом, не включаются в общий налогооблагаемый доход физлица и не облагаются НДФЛ. В ф. № 1ДФ указанные суммы отражаются с признаком доходов «153»

Доход, выплаченный самозанятому лицу
(п.п. 165.1.36, ст. 177, 178 НКУ)

157

Доходы предпринимателя, полученные по результатам операций, осуществляемых в пределах выбранных им видов деятельности, не облагаются НДФЛ и ЕСВ и отражаются в ф. № 1ДФ с признаком дохода «157». При этом в графах 3 и 3а ф. № 1ДФ указывается сумма начисленного дохода, а в графах 4 и 4а ставится прочерк

Выплаты или возмещения, осуществляемые профсоюзами своим членам
(п.п. 165.1.47 НКУ)

167

С кодом «167» отражаются выплаты профсоюзов своим членам в сумме, которая в течение года не превышает предельную сумму дохода, определенную согласно п.п. 169.4.1 НКУ (в 2011 году — 1320 грн.), при условии что указанные выплаты осуществлены в размерах и на цели, установленные общим собранием членов профсоюза

Сумма благотворительной помощи
(п. 170.7 НКУ)

169

Под данным кодом отражается целевая и нецелевая благотворительная помощь (как облагаемая, так и не облагаемая НДФЛ)

Сумма взноса физлица в уставный фонд юрлица — эмитента корпоративных прав в обмен на такие корпоративные права (п.п. 165.1.44 НКУ)

178

С признаком «178» отражаются взносы физлица в уставный фонд предприятия в виде денежных средств, движимого и недвижимого имущества. Напомним, что согласно п.п. 165.1.44 НКУ не облагаются НДФЛ суммы имущественных и неимущественных взносов налогоплательщиков в уставный фонд юрлица — эмитента корпоративных прав в обмен на такие корпоративные права

Вид НСЛ

Размер НСЛ в 2011 г.

Признак НСЛ (гр. 8 ф. № 1ДФ)

Обычная НСЛ (п.п. 169.1.1 НКУ)

470,50 грн.

01

Повышенная (п.п. 169.1.3 НКУ)

705,75 грн.

02

Максимальная (п.п. 169.1.4 НКУ)

941,00 грн.

03

Льгота для лиц, получающих льготу
«на детей» (п.п. 169.1.2 НКУ)

470,50 грн.

04